Den Überblick über Aufgaben und To-Dos zu behalten und Dinge zu erledigen, ist eine ständige Herausforderung in unserem geschäftigen modernen Leben. Das Jonglieren mit Arbeitsprojekten, familiären Verpflichtungen und täglichen Besorgungen kann schnell überwältigend werden, wenn Sie nicht die richtigen Tools für Organisation und Produktivität verwenden. Zum Glück gibt es heute einige großartige Apps zur Aufgabenverwaltung, die Ihnen dabei helfen können. Zwei der beliebtesten Optionen sind Todoist und Google Tasks, die ständig mit neuen Funktionen aktualisiert werden. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche App im Jahr 2024 die beste für Sie ist.

Todoist vs. Google Tasks: Überblick

Funktion Todoist Google Tasks
Benutzeroberfläche Erweiterte Benutzeroberfläche mit mehr Funktionen und Konfigurationsoptionen Einfache, optimierte Oberfläche, die sich nur auf die Aufgabenverwaltung konzentriert
Erstellung von Aufgaben Schnelles Hinzufügen von Optionen von jedem Bildschirm aus
Detaillierte Formulare zur Aufgabenerstellung mit Prioritäts-, Projekt-, Label- und Datumseinstellungen
Einfaches Formular zum Hinzufügen von Aufgaben und schnelle Aufgabenerstellung aus dem Google Mail-Posteingang
Organisation von Aufgaben Robuste Tools wie anpassbare Projekte, Etiketten, Filter und Zeitplanung Einfache Listen zum Gruppieren von Aufgaben
Unteraufgaben Ja Ja
Erinnerungen/Fälligkeitsdaten Viele Optionen für Fälligkeitsdaten und Erinnerungen pro Aufgabe, Kalenderansicht Fälligkeitsdaten und grundlegende Erinnerungen pro Aufgabe
Integrationen Integriert mit mehr als 100 Anwendungen wie Google Kalender, Alexa, Slack usw. Integriert in Google Mail, Synchronisierung mit Google Kalender
Erweiterungen/Plugins Add-ons zur Erweiterung der Funktionen verfügbar Nutzt Google Add-ons
Plattformen Windows, macOS, iOS, Android und verschiedene Browser-Erweiterungen Android, iOS und Webbrowser
Preis Kostenloser Plan mit grundlegenden Funktionen
Pro Plan für $4/Monat für einen einzelnen Nutzer
Kostenlos für alle Nutzer mit einem Google-Konto

Todoist vs. Google Tasks: Was sind die Unterschiede?

Schauen wir uns die Unterschiede zwischen Todoist und Google Tasks an und vergleichen sie.

Schnittstelle und Benutzerfreundlichkeit

Todoist

Todoist Beispiel im Web

Todoist bietet beim Start eine funktionsreiche Benutzeroberfläche. Das Design ist sowohl funktional als auch optisch ansprechend und folgt den Prinzipien des modernen Material Designs.

Das Erstellen von Aufgaben in Todoist ist einfach, aber es bietet zusätzliche Optionen wie das Hinzufügen von Labels, Unteraufgaben und Erinnerungen, das Setzen von Prioritäten und das Teilen von Projekten. Dies macht Todoist zu einem vielseitigeren Tool, insbesondere für Benutzer, die einen detaillierteren und strukturierteren Ansatz für die Aufgabenverwaltung benötigen.

Die Benutzeroberfläche von Todoist ist so konzipiert, dass sie auch komplexere Anforderungen an die Aufgabenverwaltung erfüllt. Das Menü in der Seitenleiste kategorisiert die Aufgaben in verschiedene Abschnitte, wie z.B. Posteingang, Heute und Bevorstehend, so dass sich die Benutzer auf die unmittelbaren Aufgaben konzentrieren können, während sie gleichzeitig die bevorstehenden Aufgaben im Auge behalten.

Diese Organisationsebene ist vorteilhaft für Benutzer, die eine große Anzahl von Aufgaben verwalten oder die den Überblick über Aufgaben in verschiedenen Projekten oder Bereichen behalten müssen.

Google Tasks

Google Tasks Beispiel im Web

Wenn Sie dagegen Google Tasks zum ersten Mal öffnen, werden Sie von einer noch minimalistischeren Oberfläche begrüßt , bei der Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund stehen.

Das Design der Anwendung ist einfach und bietet einen unkomplizierten Ansatz für die Verwaltung von in Listen unterteilten Aufgaben. Das Erstellen einer neuen Aufgabe ist so einfach wie das Tippen auf die Schaltfläche “Aufgabe hinzufügen” und das Ausfüllen der Details, des Datums und der Uhrzeit.

Das minimalistische Design von Google Tasks konzentriert sich auf das Wesentliche und macht es zu einer ausgezeichneten Wahl für Nutzer, die einen einfachen, leicht zu bedienenden Aufgabenmanager benötigen. Die Hauptschnittstelle dreht sich um eine einfache Listenansicht, in der Aufgaben mit minimalem Aufwand hinzugefügt, abgehakt und organisiert werden können.

Mobile Apps

Todoist

Screenshot von Todoist auf dem iPhone

Die mobile Anwendung von Todoist überträgt ihr benutzerfreundliches Design auf kleinere Bildschirme und behält dabei das gleiche Aussehen wie ihr Desktop-Pendant.

Die Oberfläche der App ist übersichtlich und intuitiv, so dass die Benutzer leicht durch ihre Aufgaben und Projekte navigieren können. Trotz ihrer kompakten Größe macht die mobile Version keine Kompromisse bei der Funktionalität. Die Benutzer können Aufgaben erstellen, Prioritäten zuweisen und mit Etiketten organisieren, genau wie auf dem Desktop.

Darüber hinaus gewährleistet Todoist eine nahtlose Synchronisierung zwischen verschiedenen Geräten und ist damit ein zuverlässiges Tool für die Verwaltung von Aufgaben unterwegs.

Google Tasks

Screenshot von Google Tasks auf dem iPhone

Das mobile Google Tasks hingegen verfolgt einen minimalistischen Ansatz. Die Benutzeroberfläche ist einfach gehalten und konzentriert sich in erster Linie auf die Aufgabenverwaltung, ohne die Komplexität zusätzlicher Funktionen.

Diese Einfachheit macht einen Teil ihres Charmes aus, insbesondere für Nutzer, die ein schlankes Erlebnis bevorzugen.

Die App lässt sich nahtlos in andere Google-Dienste wie Gmail und Google Calendar integrieren, so dass die Nutzer ihre Aufgaben innerhalb des vertrauten Google-Ökosystems verwalten können.

Google Tasks für Mobiltelefone ist eine hervorragende Option für alle, die ein einfaches und effizientes Tool für die Verwaltung täglicher Aufgaben und deren Synchronisierung zwischen Geräten benötigen.

Erweiterte Funktionen

Todoist

Todoist zeichnet sich durch seine umfassenden Funktionen zur Aufgabenverwaltung aus. Im Kern ermöglicht es eine detaillierte Organisation von Aufgaben in Projekten und Abschnitten, die der Benutzer zur Unterscheidung farblich kennzeichnen kann. Diese Funktion ist besonders nützlich für die Verwaltung komplexer Arbeitsabläufe oder die Trennung von beruflichen und privaten Aufgaben.

Wenn Sie ein neues Projekt in Todoist anlegen, können Sie zwischen einem traditionellen “Listen”-Projekt und einem “Board”-Projekt wählen. Diese Flexibilität ermöglicht die Planung und Verwaltung von Projekten nach der Kanban-Methode. Die Benutzer können ganz einfach zwischen der Listen- und der Board-Ansicht wechseln und so verschiedene Perspektiven auf den Projektfortschritt einnehmen.

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Screenshot des Kanban-Boards in Todoist
Todoist Kanban-Tafel

Eine der herausragenden Eigenschaften von Todoist ist die Eingabe in natürlicher Sprache. Diese intuitive Funktion vereinfacht die Erstellung von Aufgaben und ermöglicht es Benutzern, Aufgaben in einfachem Englisch direkt im Titel der Aufgabe hinzuzufügen (z.B. E-Mail an George jeden Dienstag um 17 Uhr). Diese Funktion ist praktisch für die Eingabe von Aufgaben unterwegs und die Erstellung wiederkehrender Aufgaben.

Die App bietet auch eine Reihe von Produktivitätsberichten, die Einblicke in Trends bei der Aufgabenerledigung, Aktivitätsprotokolle und ein einzigartiges Karma-System zur Verfolgung der Produktivität bieten. Diese Funktionen helfen dem Benutzer, seine Produktivitätsmuster im Laufe der Zeit zu analysieren und Gewohnheiten zu pflegen.

Google Tasks

Google Tasks ist zwar einfacher als Todoist, bietet aber dennoch Funktionen, die den grundlegenden Anforderungen an die Aufgabenverwaltung gerecht werden. Seine Hauptfunktion besteht darin, Aufgaben und Unteraufgaben zu erstellen und diese in verschiedenen Listen zu organisieren.

Die Integration von Google Tasks in das breitere Google-Ökosystem, insbesondere in Google Calendar und Gmail, ist eine bemerkenswerte Funktion. Sie können E-Mails direkt aus Google Mail in Aufgaben umwandeln und diese in Google Calendar anzeigen lassen, so dass Sie einen einheitlichen Überblick über Ihre Zeitpläne und Aufgaben haben.

Google Tasks bietet auch wichtige Aufgabenverwaltungsfunktionen wie das Festlegen von Fälligkeitsdaten und den Empfang von Desktop-Benachrichtigungen.

Darüber hinaus unterstützt Tasks die Erstellung von wiederkehrenden Aufgaben, eine wichtige Funktion für Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen. Das Hinzufügen von Anhängen und detaillierten Notizen zu Aufgaben erhöht den Nutzen noch weiter und bietet dem Benutzer einen umfassenden Überblick über die Anforderungen jeder Aufgabe.

Wie Sie es von einem Google-Produkt erwarten können, enthält es auch eine leistungsstarke Suchfunktion, die für das schnelle Auffinden bestimmter Aufgaben unerlässlich ist, vor allem wenn viele davon über mehrere Listen und Termine verteilt sind.

Teamwork und Zusammenarbeit

Todoist

Todoist ist auf kollaboratives Arbeiten zugeschnitten und bietet eine Reihe von Funktionen, die Teamarbeit und Projektmanagement erleichtern:

  1. Erstellen und Verwalten von Teams. Todoist ermöglicht es Benutzern, ein Team zu erstellen, das als gemeinsames Zuhause für die Aufgaben und Projekte des Teams dient. Jedes Teammitglied kann aktive oder archivierte Projekte durchsuchen, sich eine Vorschau ansehen oder ihnen beitreten, so dass Todoist ein zentraler Knotenpunkt für die Zusammenarbeit wird.
  2. Projektfreigabe und Aufgabenzuweisung. Teams können damit beginnen, Projekte für wichtige Aufgaben zu erstellen und relevante Aufgaben aufzulisten. Die Freigabe dieser Projekte für Teammitglieder ist so einfach wie ein Klick auf das Freigabesymbol, und die Mitglieder müssen einem Projekt beitreten, um Aufgaben zugewiesen und in Kommentaren markiert zu werden. Die App legt großen Wert auf die Klarheit der Aufgabenverantwortung. Jede Aufgabe kann nur einer Person zugewiesen werden, so dass es keine Unklarheiten darüber gibt, wer für was verantwortlich ist.
  3. Verbesserte Kommunikation und Berichterstattung. Todoist erleichtert die Kommunikation innerhalb einer Aufgabe durch die Möglichkeit, Details zu diskutieren und Dateien in Kommentaren hochzuladen. Außerdem bietet es ein Aktivitätsprotokoll, das einen Überblick über die Arbeit des Teams gibt, und anpassbare Projektberichte mit der Google Sheets-Erweiterung. Diese Funktionen ermöglichen es Teams, den Projektstatus effizient zu dokumentieren und darüber zu berichten.

Google Tasks

Google Tasks verfügt zwar nicht über so umfangreiche integrierte Funktionen für die Zusammenarbeit wie Todoist, bietet aber dennoch einige Funktionen, insbesondere in Verbindung mit TasksBoard, einer Drittanbieter-Integration.

  1. Integration mit TasksBoard. Nach der Integration mit TasksBoard können Benutzer ihre Aufgabenlisten über einen Link teilen. In den kostenpflichtigen Premium-Plänen können Sie außerdem mehrere Taskboards erstellen. Die kostenlose Version von TasksBoard ermöglicht die gemeinsame Nutzung mit bis zu fünf Personen und erleichtert so die grundlegende Zusammenarbeit.
  2. Exportieren von Aufgaben in Google Sheets mit TasksBoard. Für Benutzer, die den Fortschritt von Aufgaben oder Fälligkeitsdaten in einem detaillierteren Format verfolgen müssen, bietet TasksBoard die Möglichkeit, Aufgabenlisten in Google Sheets zu exportieren. Auf diese Funktion können Sie über das Menü Aufgabenliste zugreifen, so dass Sie eine umfassende Tabelle mit Aufgaben erstellen können. Diese Funktion kann für ein detailliertes Projektmanagement oder die Berichterstattung von entscheidender Bedeutung sein.
  3. Gemeinsame Nutzung von Aufgabenlisten. Die Freigabe einer Aufgabenliste in Google Tasks ist ein unkomplizierter Vorgang. Nutzer können auf das Drei-Punkte-Menü neben der gewählten Aufgabenliste klicken und “Liste teilen” wählen Dadurch wird ein Link generiert, der geteilt werden kann. Wenn Sie diesen Link an andere weitergeben, können diese die Aufgabenliste anzeigen und bearbeiten. Diese Funktion ist nützlich für kleine Teams oder Gruppen, die an gemeinsamen Aufgaben oder Projekten arbeiten.

Beschränkungen und Nachteile

Todoist

  1. Begrenzte kostenlose Version. Die kostenlose Version von Todoist ist mit Einschränkungen verbunden, insbesondere fehlen Funktionen wie Erinnerungen, Etiketten und erweiterte Filter. Dies könnte den Nutzen für Benutzer einschränken, die nicht bereit sind, für die Premium-Version zu zahlen.
  2. Einschränkungen bei der Anpassung. Die Benutzer haben nur eine begrenzte Kontrolle über die Anpassung der Benutzeroberfläche, wie z.B. die Anpassung der Schriftgröße oder des Layouts, was die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigen kann.
  3. Komplexität für einfache Bedürfnisse. Die Fülle der Funktionen von Todoist könnte für Benutzer, die ein einfaches Aufgabenmanagement-Tool suchen, überwältigend und unnötig erscheinen.
  4. Herausforderungen bei der Dateneingabe. Das Hinzufügen von Notizen oder das Planen von sich wiederholenden Aufgaben kann im Vergleich zu anderen Apps weniger intuitiv sein, und das Verschieben von Elementen innerhalb der Gliederungshierarchie kann umständlich sein.

Google Tasks

  1. Grundlegende Funktionalität. Im Vergleich zu Alternativen wie Todoist ist Google Tasks recht einfach gehalten und bietet weniger Funktionen und weniger Flexibilität bei der Aufgabenverwaltung.
  2. Begrenzte Funktionen für die Zusammenarbeit. Google Tasks verfügt über keine robusten nativen Funktionen für die Zusammenarbeit, was es weniger ideal für das Projektmanagement im Team macht. Tools von Drittanbietern wie TasksBoard können hier zwar Abhilfe schaffen, erfordern aber eine zusätzliche Einrichtung und Verwaltung.
  3. Abhängigkeit vom Google-Ökosystem. Der volle Nutzen von Google Tasks lässt sich am besten innerhalb des Google-Ökosystems – insbesondere Google Calendar – verwirklichen, was die Attraktivität von Google Tasks für Nutzer einschränkt, die andere oder nicht von Google bereitgestellte Plattformen bevorzugen oder einen direkteren Zugang wünschen.
  4. Keine erweiterte Aufgabenverwaltung. Funktionen wie Prioritäten und Fortschrittsverfolgung sind in Google Tasks nicht vorhanden, wodurch es sich weniger für komplexes Projektmanagement eignet.

Fazit

Todoist und Google Tasks bieten jeweils einzigartige Stärken für die Verwaltung von Aufgaben und Projekten:

  • Todoist zeichnet sich durch seine umfassenden Funktionen und robusten Integrationen aus und ist damit ideal für Benutzer, die ein funktionsreiches Aufgabenmanagement-Tool suchen.
  • Google Tasks bietet Einfachheit und eine nahtlose Integration in das Google-Ökosystem und eignet sich für alle, die einen unkomplizierten und minimalistischen Ansatz bevorzugen.

Um diese Plattformen weiter zu verbessern, bietet 2sync eine leistungsstarke Lösung, indem es Google Calendar, Google Tasks und Todoist mit Notion vereint. Diese Integration bringt mehrere Vorteile mit sich:

  1. Einheitlicher Arbeitsbereich: Durch die Kombination der Funktionen von Todoist und der Einfachheit von Google Tasks mit dem umfangreichen Arbeitsbereich von Notion entsteht eine der leistungsstärksten Produktivitätssuiten auf dem Markt. Dieser einheitliche Ansatz rationalisiert das Aufgabenmanagement und die Projektverfolgung und reduziert die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln.
  2. Google Tasks in Notion: Nutzer von Google Tasks können die Vorteile der Anpassbarkeit und Flexibilität von Notion nutzen, um ihre Aufgabenverwaltung zu verbessern. 2sync ermöglicht die Synchronisierung von Aufgaben mit Notion und bietet detailliertere Organisations- und Planungsmöglichkeiten als TasksBoard.
  3. Todoist Synergie mit Notion: Für Todoist-Benutzer bedeutet die Synchronisierung mit Notion einen verbesserten Einblick in Projekte und Ressourcenmanagement in einem breiteren Arbeitsbereich. Diese Integration ermöglicht eine tiefere Analyse und eine effektivere Bearbeitung von Aufgaben.

Testen Sie Ihre erste Automatisierung noch heute

Hinweis: Unsere Google Tasks-Automatisierung befindet sich zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels noch in der Entwicklung. Wenn sie noch nicht verfügbar ist, wenn Sie diesen Leitfaden lesen, wird sie bald veröffentlicht: https://2sync.com/de/google-tasks. Sie können jedoch jederzeit Google Kalender und Todoist mit Notion synchronisieren.