Para compartir un calendario de Google, abre calendar.google.com en un ordenador, pasa el cursor sobre el calendario que quieres compartir, haz clic en los tres puntos y elige Configurar y compartir. Desde ahí puedes añadir personas o grupos concretos, hacer el calendario público y fijar el nivel de permiso de cada destinatario. Desde el ordenador tienes todos los controles, pero las apps de Android y iPhone ya dejan añadir personas para compartir.
Esta guía cubre las tres formas de compartir (con personas concretas, con un grupo o públicamente), en qué se diferencian los cinco niveles de permiso, qué hacer si solo tienes el móvil a mano y cómo ir más allá del uso compartido nativo de Google cuando necesitas control campo por campo o cuando lo que hace falta no es compartir, sino una de las herramientas para sincronizar calendarios que copian los eventos de una cuenta a otra. Los consejos vienen de años creando integraciones con Google Calendar.
Pasos rápidos
- Abre Google Calendar y elige un calendario.
- Ve a Configurar y compartir y luego a Compartido con.
- Introduce direcciones de correo electrónico o identificadores de grupo.
- Elige el nivel de permiso: Google ofrece cinco, desde ver solo libre/ocupado hasta hacer cambios y gestionar el uso compartido.
- Haz clic en Enviar y luego revisa o ajusta los permisos según sea necesario.
Respuesta rápida
Para tener todos los controles, abre calendar.google.com desde un ordenador. Las apps de Android y iPhone también dejan añadir personas: ve a Ajustes > tu calendario > Compartido con > Añadir personas o grupos. Hacer el calendario público sigue necesitando un ordenador. Más abajo tienes los detalles para compartir desde el móvil.
Cómo compartir un calendario de Google con personas específicas
- Abre Google Calendar en un ordenador
- Visita calendar.google.com en un navegador web. Estos pasos son para el ordenador; las apps de Android y iPhone ya cubren lo básico, pero hacer el calendario público sigue necesitando un ordenador. Consulta cómo compartir desde el móvil más abajo.
- Elige el calendario que deseas compartir
- En la sección de Mis calendarios, a la izquierda, busca el calendario que quieres compartir.
- Accede a la configuración y uso compartido del calendario
- Pasa el cursor sobre el nombre del calendario, haz clic en los tres puntos verticales que aparecen y selecciona Configurar y compartir.
- Desplázate a «Compartido con»
- Busca el apartado Compartido con.
- Haz clic en + Añadir personas y grupos para abrir las opciones de uso compartido.
- Añade direcciones de correo electrónico o identificadores de grupo
- Escribe las direcciones de Gmail (o alias de correo de grupo, si usas Google Workspace) de las personas con las que deseas compartir.
- Establece los permisos de acceso
- Elige en el menú desplegable junto a cada dirección:
- Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles): ve cuándo estás ocupado, pero no los nombres ni los detalles de los eventos.
- Ver detalles de eventos: ve todos los detalles (nombre, hora, lugar y descripción), pero no puede editar.
- Hacer cambios (ver eventos privados como libre/ocupado): edita los eventos que no son privados; los privados no puede editarlos ni ver sus detalles.
- Hacer cambios y ver todos los detalles de los eventos: edita los eventos y ve con quién más está compartido el calendario.
- Hacer cambios y gestionar el uso compartido: control total sobre los eventos y, además, puede compartir el calendario con otras personas.
- Elige en el menú desplegable junto a cada dirección:
- Envía la invitación
- Haz clic en Enviar para finalizar.
- Los destinatarios recibirán un correo con un enlace para agregar tu calendario a su lista.
- Quienes no tengan cuenta de Google podrán ver el calendario igualmente desde el enlace del correo. Para editar eventos necesitarán una cuenta de Google con el nivel de permiso adecuado.
- Confirma o revisa los permisos compartidos
- Después de compartir, verás quién tiene acceso y qué nivel de permiso poseen.
- Puedes volver a estos ajustes en cualquier momento para modificar o quitar permisos.
Cómo compartir un calendario de Google con tu grupo
Un calendario de grupo facilita la coordinación de eventos, plazos y reuniones para un equipo u organización. Al crear un calendario específicamente para tu grupo y otorgar acceso compartido, todos en el grupo verán el mismo horario y podrán contribuir cuando sea necesario. Así es como puedes hacerlo en el calendario de Google:
- Crea o identifica tu Grupo de Google
- Asegúrate de tener un Grupo de Google existente o créalo a través de Google Groups.
- Verifica que todos los miembros del equipo estén añadidos a este grupo.
- Abre el calendario de Google y crea un nuevo calendario
- Visita calendar.google.com.
- En Otros calendarios, selecciona el ícono de más (+) y haz clic en Crear nuevo calendario.
- Asígnale un nombre descriptivo (por ejemplo, «Calendario de equipo») y haz clic en Crear calendario.
- Accede a la configuración y uso compartido
- Busca tu calendario recién creado en el panel izquierdo. Haz clic en los tres puntos verticales junto a él y selecciona Configurar y compartir.
- Comparte con tu grupo
- Haz clic en + Añadir personas y grupos e ingresa la dirección de correo electrónico del Grupo de Google con el que deseas compartir.
- Selecciona el nivel de permiso.
- Notifica a tu equipo
- Haz clic en Enviar para finalizar.
- Todos los miembros del Grupo de Google recibirán un correo notificándoles sobre el nuevo calendario compartido.
- Gestiona actualizaciones y permisos
- Vuelve a Configurar y compartir en cualquier momento para añadir o quitar miembros del grupo o ajustar los niveles de permiso.
- Los miembros del grupo heredarán automáticamente cualquier cambio, facilitando mantener actualizado el acceso de tu equipo.
Cómo compartir un calendario de Google públicamente
Compartir tu calendario de Google públicamente permite que cualquier persona con el enlace o código de inserción lo vea, lo cual es útil para organizaciones, eventos o blogs personales donde quieras que una audiencia amplia conozca tu agenda. Así es como puedes hacerlo:
- Abre Google Calendar en un ordenador
- Visita calendar.google.com en un navegador web.
- Selecciona el calendario
- En Mis calendarios, encuentra el calendario específico que deseas compartir.
- Accede a la configuración y uso compartido
- Pasa el cursor sobre el nombre del calendario, haz clic en los tres puntos verticales y selecciona Configurar y compartir.
- Activa «Hacer disponible para el público»
- En Permisos de acceso a los eventos, marca la casilla Hacer disponible para el público.
- Confirma que entiendes que ahora cualquiera puede ver este calendario.
- Elige qué detalles mostrar
- Decide si los demás pueden ver solo tus horarios disponibles/ocupados o todos los detalles de los eventos.
- Si muestras todos los detalles de los eventos, ten en cuenta cualquier información privada.
- Obtén el enlace público o el código de inserción (opcional)
- Debajo o cerca de la sección de Permisos de acceso a los eventos, busca Crear enlace para compartir.
- Copia el enlace para compartirlo directamente o usa el código HTML para insertar el calendario en un sitio web.
⚠️ Ten cuidado: Los calendarios disponibles públicamente pueden revelar detalles sensibles si no se configuran correctamente.
Cómo compartir un calendario de Google desde el móvil
Google añadió el uso compartido nativo a la app de Calendar en Android y iPhone: abre la app y busca Compartido con dentro de los ajustes del calendario.
- Abre los ajustes del calendario. Toca el icono de menú, luego Ajustes y elige el calendario que quieres compartir.
- Añade personas o grupos. En Compartido con, toca Añadir personas o grupos, escribe un correo o un Grupo de Google y elige el nivel de permiso.
- Guarda los cambios. Toca Guardar para enviar la invitación. La persona recibe un correo con el enlace para añadir el calendario.
Es posible que una versión antigua de la app todavía no muestre Compartido con. Actualiza la app; si sigue sin aparecer, usa el método del navegador de más abajo.
Hacer un calendario público sigue necesitando un ordenador. Lo dice el propio Google: esa opción solo se cambia desde un ordenador, no desde la app móvil.
El menú completo de Configurar y compartir también es más cómodo en el ordenador, aunque la app ya cubra lo básico. Reúne el acceso de todas las personas en un solo sitio y ahí está el enlace iCal.
Si tu app todavía no muestra la opción de compartir, o necesitas hacer el calendario público:
- Abre el navegador del móvil en modo escritorio. Abre Chrome o Safari, entra en calendar.google.com y cambia a la versión de escritorio (en Chrome: toca los tres puntos y elige Versión para ordenador; en Safari: toca aA y luego Solicitar sitio web para ordenadores).
- Sigue los pasos del ordenador. Aparecerán todos los controles de uso compartido, así que puedes seguir los pasos para compartir con personas concretas de más arriba, o hacer el calendario público.
Recibir un calendario que te comparten ya funciona sin trucos desde el móvil. Toca el enlace del correo de invitación, o abre la app de Google Calendar, ve a Ajustes y selecciona el calendario compartido para activar su visibilidad.
Una vez que compartes un calendario, cualquier cambio que hagas en cualquier dispositivo aparece en todos los demás de forma automática.
Compartir no es lo único que ya se hace desde la app: también puedes cancelar un evento de Google Calendar desde el móvil.
Permisos de uso compartido en Google Calendar
Al compartir un calendario de Google, puedes elegir entre cinco niveles de permiso por persona o grupo. Cada nivel controla cuánto puede ver y hacer el destinatario:
| Nivel de permiso | Qué pueden ver | Qué pueden hacer |
|---|---|---|
| Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles) | Cuándo estás ocupado | Nada más. Sin nombres ni detalles de los eventos. |
| Ver detalles de eventos | Nombre, hora, lugar y descripción de los eventos | Solo ver. No pueden editar ni añadir eventos. |
| Hacer cambios (ver eventos privados como libre/ocupado) | Los detalles de los eventos no privados. Un evento privado marcado como ocupado sale como un bloque sin detalles; uno marcado como libre no aparece | Editar los eventos que no son privados. Los privados, no. |
| Hacer cambios y ver todos los detalles de los eventos | Todos los detalles de los eventos y con quién más está compartido el calendario | Editar los eventos. |
| Hacer cambios y gestionar el uso compartido | Todos los detalles de los eventos | Control total de los eventos, más compartir el calendario con otras personas. |
Consejos para gestionar permisos
- Marcar eventos como privados: Aunque alguien tenga acceso a «Ver detalles de eventos», los eventos privados se muestran solo como bloques de ocupado. Útil en calendarios colaborativos que ocasionalmente contienen entradas personales.
- Revocar o ajustar en cualquier momento: Vuelve a la configuración de uso compartido del calendario para actualizar, cambiar o eliminar el nivel de permiso de una persona.
- Restricciones de la organización: Los administradores de Google Workspace pueden limitar las opciones de uso compartido. Algunos dominios solo permiten compartir internamente o bloquean los calendarios públicos por completo.
¿Los destinatarios usan iPhone o Mac? Indícales cómo sincronizar Google Calendar con Apple Calendar para que los eventos compartidos aparezcan en la app de Apple.
Más allá de los permisos nativos: control por campo
Los cinco niveles de permiso de Google Calendar se aplican a todos los eventos por igual. No puedes, por ejemplo, dejar que alguien vea los títulos y horarios de las reuniones pero ocultar la lista de asistentes, ni permitir editar la descripción manteniendo la fecha bloqueada.
Si necesitas ese nivel de control, sincroniza tu calendario con una base de datos de Notion mediante la integración de Google Calendar de 2sync, que te da permisos por campo. Cada campo (título, fecha, ubicación, asistentes, descripción y 11 más) se puede configurar de forma independiente como:
- Bidireccional: editable tanto en Google Calendar como en Notion
- Unidireccional hacia Notion: Google Calendar controla los datos, Notion es solo lectura
- Unidireccional hacia Google Calendar: Notion controla los datos, Google Calendar es solo lectura
Esto te permite mantener el organizador y el enlace de conferencia como solo lectura mientras los miembros del equipo editan títulos y fechas desde cualquiera de las dos apps. Más información sobre el mapeo de campos.
Lo que compartir calendarios nativamente no puede hacer
Compartir calendarios en Google Calendar funciona bien para visibilidad básica. Pero cuando tu equipo crece, usas más herramientas o necesitas organizar eventos junto con otro trabajo, las limitaciones nativas se hacen evidentes.
Añadir personas una a una no escala
Cada nuevo miembro del equipo necesita ser añadido individualmente con permisos específicos. Cuando alguien se va, tienes que volver a revocar el acceso. Para equipos grandes o con rotación frecuente, esto se convierte en una tarea recurrente.
Con 2sync + Notion: Sincroniza tu calendario con una base de datos compartida en Notion. El acceso del equipo se gestiona a través de los permisos del espacio de trabajo de Notion, no con la configuración individual de Google Calendar. Una persona configura la conexión compartida, comparte un enlace, y los miembros del equipo sincronizan sus calendarios personales al mismo espacio de trabajo de Notion.
Sin filtros: compartes todo o nada
Compartir en Google Calendar le da al destinatario tu calendario completo. No puedes excluir reuniones recurrentes de standup, eventos autogenerados por Gmail, bloques de tiempo de concentración ni entradas de fuera de la oficina. El destinatario ve todos los eventos según su nivel de permiso.
Con 2sync: Aplica filtros antes de que los eventos lleguen a Notion. Filtra por color del evento, tipo de evento (omite tiempo de concentración y fuera de la oficina), lista de asistentes, nombre del calendario o si el evento es recurrente. Ejemplo: sincroniza solo los eventos que tengan asistentes, no sean de día completo y sean de tipo «Predeterminado». Todo lo demás se queda en Google Calendar sin saturar tu base de datos de Notion.
Múltiples calendarios se vuelven caóticos
Calendario de trabajo, calendario personal, calendario de equipo, calendario de clientes. Google Calendar los apila en una sola vista con colores alternables. No hay forma de crear vistas personalizadas, añadir metadatos ni conectar eventos con proyectos relacionados.
Con 2sync: Sincroniza varios calendarios en una sola base de datos de Notion. El campo «Nombre del calendario» crea un desplegable que muestra de qué calendario proviene cada evento. Construye vistas filtradas en Notion: una para reuniones de trabajo, otra para citas personales, otra para llamadas con clientes. Cada vista muestra solo lo relevante para ese contexto.
Las reuniones compartidas aparecen varias veces
Cuando tres miembros del equipo sincronizan una reunión compartida a la misma base de datos de Notion, aparece tres veces: una desde el calendario de cada persona.
Con 2sync: Usa deduplicación basada en fórmulas en Notion. Una fórmula de «Evento principal» marca solo la copia del organizador como la entrada principal. Filtra tu vista de base de datos para mostrar solo eventos principales, y cada reunión aparece exactamente una vez. Como alternativa, configura un filtro para que cada persona solo sincronice eventos donde sea el organizador.
Un calendario es solo un calendario
Google Calendar muestra fechas y horarios. No puede mostrar tus notas de reunión, enlazar al proyecto al que pertenece la reunión ni conectar asistentes con una base de datos de contactos.
Con 2sync: Los eventos se convierten en páginas de Notion. Cada página tiene los datos completos del evento (título, fecha, ubicación, asistentes, descripción) más lo que tú añadas: notas de reunión, tareas pendientes, enlaces a proyectos relacionados. Mapea el campo de asistentes a una propiedad de relación en Notion, y cada asistente se vincula automáticamente a su registro de contacto en una base de datos sincronizada de Google Contacts. Tu calendario se convierte en un espacio de trabajo.
Si has mirado la app de calendario propia de Notion para esto, muestra tus eventos dentro de la interfaz de Notion, pero no puede enviar de vuelta a Google Calendar los datos de tus bases de datos. Nuestra comparativa 2sync frente a Notion Calendar explica cuándo encaja cada uno.
Lleva tu calendario compartido más allá de los límites de Google
Sincroniza Google Calendar con una base de datos de Notion mediante sincronización bidireccional, control campo por campo y filtros, para que cada persona vea los eventos que le corresponden junto a sus tareas, notas y proyectos.
FAQ
¿Cómo funciona un calendario compartido de Google?
La persona con la que lo compartes recibe un correo con un enlace y, al hacer clic en él, el calendario se añade a su Google Calendar, en «Otros calendarios». Desde ese momento ve y edita lo que le permita su nivel de permiso, y los cambios que hace cualquiera con acceso los ven todos los demás.
¿Cómo hacer un calendario familiar compartido en Google?
Crea una familia en Google: al hacerlo se crea automáticamente un calendario llamado «Familia», que cada miembro encuentra en Google Calendar en cualquier dispositivo con su cuenta. Cualquier miembro puede modificar sus eventos, cambiarle el nombre y decidir con quién se comparte. Si alguien sale del grupo familiar, pierde el acceso.
¿Cómo ver el calendario de Google de otra persona?
Si ya te lo ha compartido, lo tienes en «Otros calendarios». Si no, abre Google Calendar en un ordenador, haz clic en «Añadir otros calendarios» (+) junto a «Otros calendarios», elige «Suscribirse a un calendario» y escribe su correo: le llegará un mensaje pidiéndole que te dé acceso a su calendario principal. Suscribirse solo se puede desde el navegador del ordenador, pero una vez aprobado el calendario aparece también en la aplicación del móvil.
¿Cómo unir los calendarios de dos cuentas de Google?
Google no fusiona cuentas, así que la solución es compartir el calendario de una cuenta con la otra. Si quieres gestionarlo también desde la segunda cuenta, elige «Hacer cambios y gestionar el uso compartido». El calendario aparece en «Otros calendarios» de esa cuenta y en la aplicación de cualquier dispositivo donde hayas iniciado sesión con ella.
¿Por qué no puedo compartir mi calendario o no llega la invitación?
Si el calendario es de tu trabajo o de tu centro educativo, es el administrador quien decide si puedes compartirlo. Si la invitación no llega, comprueba que la dirección es correcta y pide a la otra persona que mire en correo no deseado y en la papelera o que busque el mensaje. Si sigue sin aparecer, quítala de «Compartido con» y vuelve a añadirla.
