¿Necesitas compartir tu agenda con compañeros de trabajo, familia o amigos? El calendario de Google lo hace increíblemente fácil, y te vamos a mostrar cómo. Esta guía rápida te lleva paso a paso a compartir todo tu calendario de Google, no solo un evento, con tan solo unos clics. Además, te compartiremos nuestros mejores consejos basados en nuestra amplia experiencia usando el calendario.
Índice de contenidos
- Pasos rápidos
- Cómo compartir un calendario de Google con personas específicas
- Cómo compartir un calendario de Google con tu grupo
- Cómo compartir un calendario de Google públicamente
- ¿Cuáles son los diferentes permisos para compartir un calendario de Google?
- Consideraciones adicionales
- ¿Por qué compartir tu calendario de Google?
- Automatiza tu calendario
- Preguntas frecuentes
Pasos rápidos
- Abre Google Calendar y elige un calendario.
- Ve a Configurar y compartir y luego a Compartido con.
- Introduce direcciones de correo electrónico o identificadores de grupo.
- Establece el nivel de permiso deseado (solo ver o editar).
- Haz clic en Enviar y luego revisa o ajusta los permisos según sea necesario.
Cómo compartir un calendario de Google con personas específicas
- Abre el calendario de Google
- Visita calendar.google.com o abre la app de Google Calendar en tu dispositivo.
- Elige el calendario que deseas compartir
- En la sección de Mis calendarios a la izquierda (en escritorio) o en el menú lateral (en móvil), busca el calendario que quieres compartir.
- Accede a la configuración y uso compartido del calendario
- En escritorio: Haz clic en los tres puntos verticales o en el ícono de engranaje junto al nombre del calendario, y selecciona Configurar y compartir.
- En móvil: Abre el menú de Configuración, busca calendarios y elige el calendario que quieres compartir.
- Desplázate a «Compartido con»
- Busca el encabezado que dice Compartido con (en escritorio).
- Haz clic en + Agregar personas y grupos para abrir las opciones de compartición.
- Añade direcciones de correo electrónico o identificadores de grupo
- Escribe las direcciones de Gmail (o alias de correo de grupo, si usas Google Workspace) de las personas con las que deseas compartir.
- Establece los permisos de acceso
- Elige en el menú desplegable junto a cada dirección:
- Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles): Permite ver tu disponibilidad sin mostrar detalles de los eventos.
- Ver todos los detalles de los eventos: Permite ver los títulos, ubicaciones y descripciones de los eventos, pero sin editar.
- Modificar los eventos: Permite agregar, editar o eliminar eventos.
- Hacer cambios y gestionar el uso compartido: Otorga control total, incluyendo ajustar la configuración de compartición.
- Elige en el menú desplegable junto a cada dirección:
- Envía la invitación
- Haz clic en Enviar para finalizar.
- Los destinatarios recibirán un correo con un enlace para agregar tu calendario a su lista.
- Confirma o revisa los permisos compartidos
- Después de compartir, verás quién tiene acceso y qué nivel de permiso poseen.
- Puedes volver a estos ajustes en cualquier momento para modificar o quitar permisos.
Cómo compartir un calendario de Google con tu grupo
Un calendario de grupo facilita la coordinación de eventos, plazos y reuniones para un equipo u organización. Al crear un calendario específicamente para tu grupo y otorgar acceso compartido, todos en el grupo verán el mismo horario y podrán contribuir cuando sea necesario. Así es como puedes hacerlo en el calendario de Google:
- Crea o identifica tu Grupo de Google
- Asegúrate de tener un Grupo de Google existente o créalo a través de Google Groups.
- Verifica que todos los miembros del equipo estén añadidos a este grupo.
- Abre el calendario de Google y crea un nuevo calendario
- Visita calendar.google.com.
- En Otros calendarios, selecciona el ícono de más (+) y haz clic en Crear nuevo calendario.
- Asígnale un nombre descriptivo (por ejemplo, «Calendario de equipo») y haz clic en Crear calendario.
- Accede a configurar y compartir
- Busca tu calendario recién creado en el panel izquierdo. Haz clic en los tres puntos verticales junto a él y selecciona Configurar y compartir.
- Comparte con tu grupo
- Haz clic en + Agregar personas y grupos e ingresa la dirección de correo electrónico del Grupo de Google con el que deseas compartir.
- Selecciona el nivel de permiso.
- Notifica a tu equipo
- Haz clic en Enviar para finalizar.
- Todos los miembros del Grupo de Google recibirán un correo notificándoles sobre el nuevo calendario compartido.
- Gestiona actualizaciones y permisos
- Vuelve a Configurar y compartir en cualquier momento para añadir o quitar miembros del grupo o ajustar los niveles de permiso.
- Los miembros del grupo heredarán automáticamente cualquier cambio, facilitando mantener actualizado el acceso de tu equipo.
Cómo compartir un calendario de Google públicamente
Compartir tu calendario de Google públicamente permite que cualquier persona con el enlace o código de inserción lo vea, lo cual es útil para organizaciones, eventos o blogs personales donde quieras que una audiencia amplia conozca tu agenda. Así es como puedes hacerlo:
- Abre el calendario de Google
- Visita calendar.google.com o abre la app de Google Calendar.
- Selecciona el calendario
- En Mis calendarios, encuentra el calendario específico que deseas compartir.
- Accede a Configurar y compartir
- En escritorio: Haz clic en los tres puntos verticales o en el ícono de engranaje junto al nombre del calendario, y selecciona Configurar y compartir.
- En móvil: Abre los ajustes de la app, localiza el calendario y toca sus opciones de compartición.
- Activa «Compartir públicamente»
- En Permisos de acceso a los eventos, marca la casilla que dice Compartir públicamente.
- Confirma que entiendes que ahora cualquiera puede ver este calendario.
- Elige qué detalles mostrar
- Decide si los demás pueden ver solo tus horarios disponibles/ocupados o todos los detalles de los eventos.
- Si seleccionas «Ver todos los detalles de los eventos», ten en cuenta cualquier información privada.
- Obtén el enlace público o el código de inserción (opcional)
- Debajo o cerca de la sección de Permisos de acceso a los eventos, busca Crear enlace para compartir.
- Copia el enlace para compartirlo directamente o usa el código HTML para insertar el calendario en un sitio web.
⚠️ Ten cuidado: Los calendarios disponibles públicamente pueden revelar detalles sensibles si no se configuran correctamente.
¿Cuáles son los diferentes permisos para compartir un calendario de Google?
Como hemos visto anteriormente, al compartir un calendario de Google, puedes elegir diferentes niveles de permiso para cada persona o grupo. Estos ajustes determinan cuánto control y visibilidad tiene el destinatario sobre tu calendario. A continuación, se muestra un resumen detallado de cada tipo de permiso.
| Permiso | Lo que ven | Lo que pueden hacer | Casos de uso | Nota importante |
|---|---|---|---|---|
| Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles) | Solo horarios de ocupado/disponible, sin títulos ni detalles de eventos | Ninguno—solo ver si estás ocupado | Entornos laborales o para quien solo necesite saber tu disponibilidad | Los destinatarios saben cuándo estás ocupado y por cuánto tiempo, pero no los detalles específicos |
| Ver todos los detalles de los eventos | Títulos completos de eventos, ubicaciones, descripciones y horarios | Solo ver | Colaboración más estrecha: equipos, familia o amigos que necesiten información detallada de eventos | Ven todo, pero no pueden editar |
| Modificar los eventos | Igual que «Ver todos los detalles del evento» | Agregar, editar y eliminar eventos | Ideal para colegas en un proyecto compartido o asistentes que gestionen tareas de otra persona | Otorga un control significativo—compártelo solo con personas de confianza |
| Hacer cambios y gestionar el uso compartido | Igual que lo anterior | Editar eventos y controlar quién más tiene acceso | Para copropietarios, gerentes o administradores que supervisen tanto la agenda como los permisos | Efectivamente, un estatus casi de propietario—otorga con moderación |
Consideraciones adicionales
A continuación, se incluyen algunas consideraciones adicionales para ayudarte a mantener el equilibrio adecuado entre colaboración y privacidad.
- Marcar eventos como privados. Aunque alguien tenga acceso a «Ver todos los detalles de los eventos», puedes marcar eventos individuales como privados. Los eventos privados se muestran como bloques ocupados en tu calendario sin revelar información, lo cual resulta útil en calendarios colaborativos que ocasionalmente contienen entradas personales.
- Revocar o ajustar permisos. Puedes volver a la configuración de uso compartido del calendario en cualquier momento para actualizar, cambiar o eliminar el nivel de permiso de una persona.
- Configuración de la organización. Si tienes un plan de Google Workspace, el administrador de tu organización puede imponer restricciones sobre quién puede ver o compartir calendarios. En algunos casos, solo puedes compartir dentro de tu dominio, o puede que no tengas la posibilidad de hacer públicos los calendarios.
¿Por qué compartir tu calendario de Google?
Dado que Gmail tiene más de 1800 millones de usuarios activos en todo el mundo, es evidente que el conjunto de herramientas de Google desempeña un papel crucial en la forma en que las personas se comunican, organizan tareas y programan eventos.
A continuación, te explicamos cómo compartir tu calendario de Google puede agilizar la colaboración, aumentar la productividad y garantizar que todos estén en sintonía:
Colaboración en equipos y proyectos
Si trabajas en equipo, dar acceso a tus compañeros a tu calendario les ayuda a ver tu disponibilidad para reuniones, plazos y eventos.
Esto reduce las idas y vueltas en la programación de citas y fomenta una mejor gestión del tiempo.
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Coordinación en el hogar y la familia
Llevar un control de las actividades, citas y recados de los niños puede complicarse.
Al compartir un calendario familiar central, cada miembro se mantiene informado de los eventos y compromisos próximos.
👉 Más información: Las 21 mejores apps para organizarse
Programación con clientes y transparencia
Autónomos, consultores o proveedores de servicios pueden compartir un calendario con sus clientes para mostrar disponibilidad en tiempo real y reducir la necesidad de múltiples correos para agendar citas.
Los clientes pueden identificar rápidamente los espacios disponibles y solicitar reuniones.
Equipos en múltiples ubicaciones y trabajo remoto
En entornos de trabajo distribuidos, compartir calendarios simplifica la programación de citas a través de diferentes zonas horarias.
Los compañeros pueden ver cuándo estás en línea o fuera de línea, asegurando que las solicitudes de reunión se ajusten a los horarios de todos.
Planificación y coordinación de eventos
Para eventos grandes como bodas, recaudaciones de fondos o conferencias, compartir un calendario con organizadores, voluntarios o proveedores garantiza que tareas y plazos sean visibles para todos los involucrados.
Delegación de tareas
Si dependes de apoyo administrativo o tienes un asistente, compartir tu calendario les permite gestionar la programación en tu lugar: agendar reuniones, añadir eventos y reprogramar según sea necesario.
Automatiza tu calendario
¿Qué tal sería automatizar tu calendario de Google? Las automatizaciones e integraciones pueden transformar tu flujo de trabajo al eliminar tareas repetitivas, reducir errores de entrada manual y asegurar que la información importante siempre esté actualizada.
Por eso ofrecemos un servicio completo de sincronización entre Notion y el calendario de Google para individuos y equipos de todos los tamaños: 2sync.
Notion es un espacio de trabajo todo en uno que combina toma de notas, gestión de bases de datos, colaboración y seguimiento de proyectos en una sola plataforma flexible. Te permite organizar casi cualquier cosa en la estructura que mejor se adapte a ti, desde listas de tareas simples hasta flujos de trabajo complejos.
Al conectar el calendario de Google con Notion, 2sync actuará como un puente que mantendrá ambas plataformas sincronizadas. Con 2sync, puedes:
- Mapear campos entre el calendario de Google y las bases de datos de Notion para que los eventos y entradas se mantengan precisos en ambos lugares.
- Filtrar datos para incluir solo los elementos que son realmente relevantes para ti o tu equipo.
- Personalizar modos de sincronización (unidireccional o bidireccional) según los requerimientos únicos de tu flujo de trabajo.
Al automatizar tu agenda y centralizar tus tareas, 2sync te libera de cambiar constantemente entre aplicaciones.
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Preguntas frecuentes
Si compartes tu calendario públicamente con un enlace, las personas pueden verlo sin una cuenta de Google. Sin embargo, para editar o añadir eventos, en general se requiere una cuenta de Google y el nivel de permiso correcto (por ejemplo, «Modificar los eventos»).
Marca los eventos como «privado», de modo que quien tenga permiso para ver tu calendario solo vea bloques de «ocupado» en lugar de títulos y detalles de los eventos.
Pídeles que revisen su carpeta de spam, verifica que hayas usado la dirección correcta y vuelve a enviar la invitación. También puedes compartir directamente el enlace público o el ID del calendario.
Ve a «Configurar y compartir» de ese calendario. En «Compartido con», localiza a la persona o grupo. Usa el menú desplegable para cambiar los niveles de permiso o eliminar el acceso por completo.
En «Configurar y compartir», desplázate a «Integrar el calendario». Verás la URL iCal (que termina en .ics). Copia este enlace y pégalo en aplicaciones de calendario externas, como Apple Calendar o Outlook.
Sí. En la configuración del calendario de Google, abre «Papelera». Los eventos eliminados se almacenan allí por un cierto período, lo que te permite recuperarlos si es necesario.
El administrador de tu organización puede restringir las opciones de compartición del calendario. Algunos dominios solo permiten compartir internamente o no permiten hacer calendarios públicos por razones de seguridad o privacidad.
Claro que sí. Puedes crear varios calendarios para diferentes propósitos (por ejemplo, personal, de trabajo o de proyectos). Asigna nombres y colores distintos para mantenerlos organizados y fácilmente identificables.
Sí, puedes compartir eventos individuales agregando invitados al evento. Abre el evento en tu calendario, haz clic en «Añadir invitados», introduce sus direcciones de correo y envía la invitación. Esto otorga acceso a ese evento específico sin compartir todo tu calendario.
Google Calendar no ofrece una función para rastrear quién ha visto tu calendario. Puedes ver quién tiene acceso en los ajustes de uso compartido, pero no su actividad de visualización.
