En una era definida por un ritmo acelerado y un mundo lleno de información, mantenerse organizado ha pasado de ser una mera ventaja a una necesidad. Ya sea para hacer malabarismos con los compromisos laborales, controlar las tareas domésticas o intentar sacar un poco de tiempo personal, una sólida herramienta de organización puede ser tu mejor aliada. Sumérgete en nuestra lista de las 21 mejores apps para organizarse y descubre cuáles pueden ayudarte a agilizar tu vida en el trabajo y en casa. ¡Empecemos!
Índice de contenidos
1. Notion
✅ Pros:
- Potente gestor y planificador de proyectos
- Plataforma centralizada para diversas tareas y bases de datos
- Capacidades avanzadas de IA
- Diseño de arrastrar y soltar fácil de usar
- Admite varios idiomas
- Empieza gratis y escala según necesites
❌ Contras:
- Puede resultar difícil para los principiantes
- Las enormes funciones pueden resultar abrumadoras al principio
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Plus: desde 7,50 €/mes
En la era del desorden digital, Notion surge como una solución perfecta, fusionando wikis, documentos, tareas recurrentes y proyectos en un único espacio de trabajo. Diseñada para adaptarse a las necesidades de usuarios individuales hasta empresas globales, es una herramienta que se adapta a cualquier proyecto. Además, la IA de Notion es un avance que incorpora las vastas capacidades de la inteligencia artificial directamente en la plataforma. Si lo tuyo es la personalización, apreciarás cómo el software permite visualizar desde tableros y líneas de tiempo hasta tablas y listas. Todo ello sin hablar de las extensiones de Notion para Chrome, que pueden mejorar aún más tu experiencia.
👉 Aprende más: Notion AI vs. ChatGPT: ¿Qué herramienta de IA es la mejor?
2. Asana
✅ Pros:
- Plataforma integral para el trabajo interfuncional
- Vistas intuitivas de las tareas: Lista, Línea de tiempo, Tableros
- Funciones de automatización para agilizar los flujos de trabajo
- Más de 200 integraciones para un espacio de trabajo conectado
- Sólido soporte: plantillas prediseñadas, demostraciones y un equipo de soporte especializado
❌ Contras:
- La interfaz puede resultar abrumadora
- No es ideal para equipos y proyectos pequeños
- No hay seguimiento del tiempo
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Premium: 10,99 €/mes por usuario
Diseñada para impulsar la eficiencia en varios equipos, Asana ofrece una interfaz flexible y fácil de usar que permite a los equipos producir trabajo de máxima calidad a un ritmo más rápido. En el corazón de Asana se encuentra su capacidad para gestionar el trabajo complejo sin esfuerzo. Ya sea planificando un calendario de desarrollo de contenidos u organizando tareas, la herramienta aclara lo que hay que hacer, quién es responsable de ello y los plazos que hay que cumplir. Desde priorizar las tareas que más repercuten en los ingresos y automatizar los flujos de trabajo repetitivos hasta garantizar que el trabajo se alinea con los objetivos empresariales más amplios, Asana lo cubre todo.
3. Clockify
✅ Pros:
- Muchas funciones están disponibles de forma gratuita
- Puede añadir eventos desde Google Calendar y Outlook
- Excelente para la gestión de equipos
- Completa función de seguimiento del tiempo
- Planes de inicio baratos
❌ Contras:
- La interfaz de usuario y la experiencia de usuario podrían ser mejores
- Curva de aprendizaje pronunciada
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Plan básico: desde 3,99 $/mes
Clockify es una práctica y completa app para organizarse que te permite hacer un seguimiento de cada parte de tu proyecto. Entre otras cosas, puedes encontrar un registro de tiempo, una hoja de horas, un calendario, informes, proyectos, programación y funciones de facturación dentro de la aplicación. Visualizar tu semana laboral con el calendario te permitirá organizar mejor tus tareas, y los proyectos en equipo pueden gestionarse sin problemas creando grupos, hitos y asignaciones. Además, sus integraciones también te permiten conectar Cloficky con Trello, Asana, QuickBooks, Jira, Google, Notion y más. Clockify es una magnífica herramienta de productividad todo en uno para equipos.
4. Todoist
✅ Pros:
- Interfaz limpia y fácil de usar
- Perfecto para principiantes
- Tareas recurrentes
- Excelente widget para iPhone
- Buenas integraciones
❌ Contras:
- No es adecuado para proyectos muy complejos
- Falta de funciones de personalización
- No hay mensajería con los compañeros de equipo
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Plan Pro: desde 4 €/mes
Todoist puede parecer una simple app de planificación diaria, pero su intuitiva interfaz es perfecta para gestionar tu vida personal y profesional como solo unas pocas herramientas pueden hacerlo. Es sin duda una de las mejores apps de organización del mercado, apta para particulares y equipos, con múltiples funciones, como tareas recurrentes, subtareas, notificaciones, prioridades y reconocimiento del lenguaje natural. Su interfaz limpia, su diseño y su minimalismo se adaptan a todos los casos de uso, desde pequeñas tareas hasta grandes proyectos con numerosas tareas y prioridades.
👉 Aprende más: Notion vs. Todoist: ¿Qué aplicación de gestión de tareas es mejor?
5. Google Calendar
✅ Pros:
- Integración con tareas de Google
- Facilidad para compartir calendarios
- Fácil de usar
- Interfaz limpia
- Utilizado por muchas aplicaciones populares
❌ Contras:
- Gestionar varios calendarios en aplicaciones móviles puede ser un poco confuso
- Los calendarios con muchas suscripciones pueden parecer un poco saturados
💻 Plataformas: Web, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Google Workspace: desde 5,75 €/mes
Google Calendar es uno de los calendarios digitales más usados desde hace muchos años. Su sencillez se combina con las valiosas funciones dirigidas tanto a particulares como a profesionales. Tiene una interfaz minimalista y fácil de utilizar que se integra con las apps de organización más importantes del mercado y puede añadir automáticamente eventos de tu bandeja de entrada de Gmail, como billetes de avión y reuniones. Programa sincronizaciones, controla tareas, crea eventos recurrentes y mejóralos con imágenes, ubicación y otras propiedades útiles.
6. Trello
✅ Pros:
- Sistema sencillo e intuitivo: tableros, listas y tarjetas
- Múltiples vistas como Cronología y Calendario para gestionar las tareas eficazmente
- Rico ecosistema de integración para mejorar la funcionalidad
- Automatización integrada con Butler para agilizar los procesos
- Modelos de precios flexibles que se adaptan tanto a particulares como a empresas
❌ Contras:
- Puede ser demasiado simplista para proyectos que requieran detalles en profundidad
- Los equipos más grandes pueden encontrar limitadas las funciones predeterminadas
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Plan estándar: desde 5 $/mes
Trello es sencillo pero poderoso. Presenta un sistema intuitivo para reunir tus tareas, compañeros de equipo y herramientas en una sola plataforma, garantizando una coordinación eficaz incluso cuando los equipos están dispersos. La brillantez de Trello reside en sus tres elementos principales: tableros, listas y tarjetas. Sin embargo, Trello no se limita a tableros y listas estáticos. Ofrece vistas dinámicas como la línea de tiempo para ayudarte a supervisar las tareas desde una perspectiva centrada en el tiempo, garantizando que se cumplan los plazos. Por otra parte, la vista de calendario ofrece una visión general de las tareas en función de la programación, garantizando que siempre estés preparado para el día siguiente.
7. Notas de Apple
✅ Pros:
- Adjuntos, listas de comprobación, estilos de texto e incluso bocetos con el Apple Pencil
- Potente organización con carpetas, subcarpetas, etiquetas e incluso carpetas inteligentes
- Búsqueda avanzada
- Bonita interfaz
❌ Contras:
- Restringido al ecosistema de Apple para un rendimiento óptimo
- Conjunto de funciones limitado
- Sin funciones de colaboración
💻 Plataformas: Web, iPhone, iPad, Mac
💶 Precio: Gratis
Ya sea una idea fugaz o un plan bien pensado, Notas facilita su captura, organización y revisión. Gracias a la perfecta integración con iCloud, tus notas se sincronizan sin esfuerzo en todos los dispositivos Apple, garantizando un acceso constante independientemente de dónde hayas empezado a apuntar tus ideas. Si quieres una aplicación para tomar notas sencilla, pero potente, para organizar tu vida, tareas y pensamientos, Notas de Apple puede ser tu elección, especialmente si utilizas un iPhone o un iPad.
8. TickTick
✅ Pros:
- Una amplia gama de funciones de productividad
- Organización exhaustiva en una interfaz intuitiva
- Vistas de calendario versátiles
- Funciones colaborativas
- Sincronización entre plataformas
❌ Contras:
- Los recordatorios se limitan a notificaciones, no a correos electrónicos
- La app móvil es un poco lenta
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Apple Watch, Android
💶 Precio: Gratis | Plan anual: 35,99 $
TickTick proporciona una combinación única de gestión de tareas y mejora de la productividad, lo que la convierte en la favorita de millones de personas en todo el mundo. Con sus versátiles funciones y su sincronización multiplataforma, está diseñado para adaptarse perfectamente a todos los aspectos de tu vida, desde las tareas personales a los esfuerzos de colaboración. Sus recordatorios, vistas flexibles del calendario, entrada de voz, widgets, carpetas, etiquetas, temporizador Pomodoro y funciones de colaboración la convierten en una de las mejores y más versátiles aplicaciones de organización que existen.
9. Calendly
✅ Pros:
- Hasta 6 calendarios conectados
- Comunicaciones previas y posteriores automatizadas
- Programación instantánea de reuniones
- Reserva versátil
❌ Contras:
- Algunos usuarios informan de problemas de integración con Outlook
- Los eventos de grupo y los calendarios múltiples solo están disponibles con un plan de pago
💻 Plataformas: Web, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | A partir de 10 $/mes
Calendly se ha convertido en una herramienta fundamental para los profesionales de todo el mundo, ya que automatiza la tediosa tarea de programar y gestionar citas y reuniones. Ayuda a eliminar las interminables idas y venidas en la comunicación que a menudo se producen al intentar encontrar un hueco adecuado. Ampliamente conocida por los profesionales de RR. HH. y las personas que buscan trabajo, Calendly puede ser una de las mejores apps para organizarse cuando se trata de gestionar agendas semanales completas.
10. Evernote
✅ Pros:
- Reconocimiento de voz
- Notas enriquecidas
- Notas escritas a mano
- Espacio de trabajo unificado con notas, tareas, horarios y recordatorios
- Sincronización perfecta con varios dispositivos
❌ Contras:
- La carga de datos está limitada a 60 MB al mes en la versión gratuita
- Los planes prémium son más caros que los de algunos competidores
- La interfaz podría ser mejor
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Plan Personal: desde 8,33 €/mes
Desde su creación, Evernote se ha labrado una reputación como una de las herramientas digitales más versátiles para tomar notas. Con el tiempo, se ha transformado con elegancia, y no se ha limitado a ser un mero anotador, sino que ha evolucionado hasta convertirse en un espacio de trabajo digital multifuncional que puede hacer frente a casi cualquier cosa que le propongas. La práctica extensión de navegador Web Clipper te permite capturar y guardar rápidamente contenidos de todo internet.
11. Toggl Plan
✅ Pros:
- Seguimiento del tiempo sin esfuerzo
- Amplias funciones de informes
- Asignación de tareas y control del tiempo
- Planificación de la capacidad del equipo
❌ Contras:
- Curva de aprendizaje pronunciada al utilizar Toggl Track con Toggl Plan
- Demasiados datos pueden resultar abrumadores
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Toggl Plan: desde 8 $/mes por usuario
Toggl Plan es una versátil herramienta de gestión de proyectos diseñada para simplificar la gestión del trabajo tanto de los equipos remotos como de los que trabajan en la oficina. Destaca por sus líneas de tiempo de arrastrar y soltar, fáciles de usar, que permiten una planificación, priorización y seguimiento eficaces de los proyectos. Ideal para equipos pequeños y medianos, sobre todo en agencias y consultorías creativas, la aplicación ofrece herramientas visuales para equilibrar la capacidad y la carga de trabajo de los equipos.
Cuando se combina con Toggl Track, el software de seguimiento del tiempo de la empresa, Toggl Plan mejora sus capacidades, permitiendo una gestión precisa del tiempo y una productividad mejorada para la facturación y la presupuestación de proyectos.
12. Google Drive
✅ Pros:
- Fácil de usar
- Funciones de seguridad robustas
- Excelente integración con Windows
- Funciones de búsqueda avanzadas
❌ Contras:
- Almacenamiento gratuito limitado
- No es adecuado para el seguimiento de tareas
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Google One: desde 1,99 €/mes
Google Drive es una plataforma de colaboración y almacenamiento en la nube de Google que permite a los usuarios almacenar, compartir y trabajar con archivos y carpetas desde varios dispositivos. La plataforma se integra perfectamente con otros productos de Google, como Docs, Sheets y Slides, facilitando la colaboración en tiempo real. Mejorado con la tecnología de Búsqueda e IA de Google, Drive ayuda a buscar y gestionar archivos de forma eficiente. Es una herramienta excelente para gestionar y almacenar archivos y también para añadir comentarios a archivos de cualquier tamaño en cualquier tipo de proyecto.
13. 24me
✅ Pros:
- Aplicación de organización todo en uno
- Amplia sincronización de calendarios, como Google Calendar, Microsoft Outlook y Apple iCal
- Integración de voz
- Compatibilidad con smartwatch
- Alertas inteligentes
❌ Contras:
- Falta de automatizaciones
- El diseño está demasiado saturado
💻 Plataformas: Web, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Pro: desde 3,49 €/mes por usuario
24me es una versátil app móvil de asistente personal inteligente diseñada para mejorar la productividad. Reconocida por muchos usuarios, la aplicación ofrece una solución integrada para gestionar calendarios, listas de tareas, notas y cuentas personales en un solo lugar. Está diseñada para ser una herramienta de organización integral que prioriza la facilidad de uso, garantizando que todo lo relacionado con la agenda de cada uno esté en un lugar único y fácilmente accesible.
14. Any.do
✅ Pros:
- Espacio de trabajo intuitivo
- Casos de uso versátiles
- Integración multiplataforma
- Flujos de trabajo personalizables
- Fácil importación desde plataformas como Trello y Asana
- Plan prémium barato
❌ Contras:
- Las tareas recurrentes son de pago
- No hay subtareas
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Premium: 5 $/mes
Any.do es una versátil herramienta de productividad diseñada para personas y equipos que desean gestionar tareas, proyectos y actividades diarias. Con más de 30 millones de usuarios, Any.do ofrece un espacio de trabajo integrado que combina gestión de tareas, integración con calendarios, recordatorios, chat y colaboración. Se adapta tanto a las necesidades individuales como a las del equipo, y es famosa por su diseño fácil de usar y su amplia gama de capacidades de integración.
15. Microsoft To Do
✅ Pros:
- Fácil de navegar
- Seguimiento intuitivo de tareas y planificador diario
- Recordatorios útiles
- Integración con Microsoft Office 365
❌ Contras:
- Editar y asignar tareas podría ser más fácil
- Sin inicio de sesión de terceros
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis
Microsoft To Do es una intuitiva aplicación de gestión de tareas ofrecida por Microsoft, diseñada para ayudar a los usuarios a organizar sus tareas, ya estén relacionadas con el trabajo, las actividades personales o el ocio. Esta versátil aplicación garantiza que los usuarios puedan hacer un seguimiento de sus grandes y pequeñas responsabilidades en varias plataformas y dispositivos.
👉 Aprende más: Google Tasks vs. Microsoft To Do: ¿Cuál elegir?
16. Smartsheet
✅ Pros:
- Se adapta a diferentes necesidades de trabajo
- Gestión detallada del trabajo
- Interoperabilidad
- Control informático exhaustivo
- Muchas plantillas para elegir
❌ Contras:
- No es adecuado para particulares
- Ligeramente lento al trabajar con hojas de cálculo grandes
💻 Plataformas: Web, Windows, Escritorio, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Pro: 6 €/mes
Smartsheet es una sólida plataforma de gestión del trabajo empresarial que proporciona una base para gestionar proyectos, programas y procesos a un nivel escalable. Su objetivo es ofrecer a las organizaciones las herramientas que necesitan para capturar, seguir y adaptar eficazmente sus estrategias de trabajo, independientemente de su escala o complejidad.
17. Dropbox
✅ Pros:
- Almacenamiento centralizado
- Almacenamiento de archivos grandes de hasta 2 TB
- Fácil de usar
- Buenas integraciones
❌ Contras:
- Escasos límites de almacenamiento para los usuarios gratuitos
- Falta de funciones de búsqueda avanzada
- Planes de pago costosos
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Plus: 9,99 €/mes
Dropbox es un servicio de almacenamiento y uso compartido de archivos en la nube que ofrece una gran variedad de funciones tanto para uso personal como profesional. Con más de 700 millones de usuarios registrados, proporciona una plataforma para almacenar, organizar y compartir archivos de forma segura. Dropbox también ofrece integración con otras herramientas populares como Zoom, Slack, Adobe Creative Cloud, Microsoft Office y Google Workspace. Es perfecto para organizar tus archivos con equipos, proyectos o clientes en la nube.
18. Flow
✅ Pros:
- Gran transparencia
- Excelente sistema de seguimiento de tareas
- Adecuado para varios equipos, incluidos pequeños equipos remotos, equipos creativos y empresas comerciales
❌ Contras:
- No hay plan gratuito
- Curva de aprendizaje elevada
- Aplicaciones móviles limitadas
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Desde 6 $/mes por usuario
Flow es un moderno software de gestión de tareas y proyectos diseñado para mejorar la colaboración en equipo. Centraliza tareas, proyectos, plazos y discusiones, y se integra perfectamente con muchas herramientas populares para ayudar a los equipos a conseguir más. Con la confianza de más de 300.000 equipos en todo el mundo, Flow pretende hacer que el trabajo sea más ágil y eficiente.
19. Monday.com
✅ Pros:
- Líneas de tiempo, tableros Kanban y diagramas de Gantt
- Excelente para la colaboración
- Adecuado para muchos casos de uso
- Sólidas funciones de seguimiento
- Diseño limpio y bonito
❌ Contras:
- La interfaz puede resultar abrumadora
- La aplicación móvil podría ser mejor
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Desde 8 €/mes por usuario
Monday.com es una versátil herramienta de gestión de proyectos con una interfaz ordenada y bonita que ofrece tableros personalizables para la gestión de tareas, proyectos y procesos. Presenta múltiples opciones de visualización, como tableros Kanban y diagramas de Gantt, junto con flujos de trabajo automatizados e integraciones con herramientas populares. Diseñado para equipos de todos los tamaños, mejora la organización, la eficiencia y la productividad en entornos profesionales y personales.
20. ClickUp
✅ Pros:
- Fácil de aprender y utilizar
- Bonito diseño
- Invitados gratis
- Grandes vistas
- Plan gratuito para siempre (con mapas mentales)
❌ Contras:
- Curva de aprendizaje pronunciada
- Las aplicaciones móviles podrían ser mejores
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | A partir de 7 $/mes por usuario
ClickUp es una bonita herramienta de gestión de proyectos diseñada para adaptarse a diversos flujos de trabajo, apta para equipos de distintos sectores. Integra tareas, documentos, objetivos y recordatorios para impulsar la productividad y el trabajo en equipo. Con una interfaz fácil de usar, ClickUp permite un seguimiento eficaz de los proyectos y del rendimiento del equipo. Su integración con otras herramientas agiliza los procesos de trabajo, por lo que es una solución ideal para organizar tanto las tareas profesionales como los proyectos personales.
👉 Aprende más: Notion vs. ClickUp: ¿Cuál es la mejor?
21. Zoho Projects
✅ Pros:
- Perfecto para la gestión de proyectos
- Gestión de tareas y asuntos
- Colaboración en tiempo real
- Fácil onboarding
- Diagramas de Gantt
❌ Contras:
- La personalización y el panel de control podrían ser más intuitivos
- Plan gratuito limitado
- Apps móviles limitadas
💻 Plataformas: Web, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Desde 4 €/mes por usuario
Zoho Projects es una plataforma de gestión de proyectos que ofrece funciones como diagramas de Gantt para la planificación y seguimiento de proyectos, módulos de hoja de horas para registrar las horas facturables y opciones personalizables para adaptar los proyectos a necesidades específicas. También proporciona automatización para tareas rutinarias, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Esta aplicación es útil tanto para equipos pequeños como grandes, ya que agiliza los procesos y mejora la colaboración.
Conclusión
En el acelerado panorama digital actual, aprovechar las mejores apps para organizarse disponibles es algo más que una comodidad: es una estrategia para el éxito. Mientras navegamos por la compleja maraña de plazos profesionales, compromisos personales y objetivos en constante evolución, estas aplicaciones nos ayudan a mantener el rumbo y a asegurarnos de que siempre vamos un paso por delante. La enorme variedad de herramientas disponibles significa que siempre hay una que se adapta al caso de uso de cada individuo o equipo.
👉 Descubre más: Las 10 mejores apps para organizar tu día a día
Si te encanta tenerlo todo organizado, puedes considerar Notion, una de las potentes herramientas mencionadas anteriormente. Además, nuestro servicio, 2sync, ofrece una ventaja sin igual. Con la capacidad de integrar y sincronizar varias herramientas, incluidas algunas de esta lista, puedes centralizar tu flujo de trabajo e impulsar tu productividad en un único espacio de trabajo de Notion.
