Notion y Todoist son dos de las aplicaciones de organización y gestión de tareas más populares para particulares y miembros de equipos. También son una excelente opción para el uso personal. Aunque útiles, presentan diferencias significativas en la forma en que gestionan las tareas, organizan tus listas de tareas pendientes y almacenan tus datos. En este artículo, compararemos Notion vs. Todoist para que puedas identificar cuál es mejor para tus necesidades particulares, teniendo en cuenta las funciones, la experiencia de usuario, la personalización y el precio, entre otras cosas.
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Índice de contenido
Razones para elegir Notion
- Funcionalidad superior para tomar notas, con opciones similares a las de los procesadores de texto avanzados
- Funciones altamente personalizables que se adaptan a cualquier tarea y página
- Múltiples vistas de datos, incluyendo listas, tablas, calendarios y vistas Kanban
- Ofrece un completo conjunto de herramientas con múltiples funcionalidades que normalmente requieren aplicaciones distintas
- Gran variedad de plantillas y opciones de personalización
- Función de IA
- Funciona y se sincroniza en todas las plataformas
- Versión gratuita para usuarios individuales
Razones para elegir Todoist
- Óptimo enfoque en el seguimiento de tareas
- Función de lenguaje natural para una mejor gestión
- Interfaz de usuario limpia y sencilla
- Baja curva de aprendizaje
- Fácil colaboración
- Muchas integraciones
- Bajo coste
¿Qué es Notion?
Notion es un software de productividad todo en uno lanzado en 2016. Combina la toma de notas, la gestión de tareas y colaboración documental, lo que mejora la eficiencia del usuario y del equipo. Orientado a la gestión integral de proyectos, Notion parece ideal para personas que desean funciones avanzadas y flujos de trabajo más complejos, y para equipos que necesitan una suite de productividad todo en uno.
¿Qué es Todoist?
Todoist es una aplicación de gestión de tareas elegante e intuitiva para organizar proyectos y tareas diarias. Es menos flexible que Notion, pero tiene una interfaz muy personalizable y limpia, y ofrece una experiencia más ágil para el seguimiento de tareas. Los profesionales que necesiten un enfoque más estructurado para gestionar las tareas apreciarán Todoist, mientras que Notion se dirige a quienes prefieren un flujo de trabajo fluido y centrado en las notas.
Notion vs. Todoist: ¿cuáles son las diferencias?
Comparemos a fondo Notion vs. Todoist, característica por característica, para identificar qué aplicación te conviene más.
Misión
La misión de Notion, centrada en hacer el trabajo más productivo y menos agotador, resonaba con la necesidad de coordinar las tareas en el trabajo.
Por otro lado, la misión de Todoist, cuyo objetivo es liberar la mente de la presión de recordar tareas, busca una productividad sin estrés.
Notion parece mejor para entornos de grupo que requieren sistemas de trabajo estructurados y para individuos que necesitan más personalización, mientras que Todoist parece más adecuado para quienes anhelan paz mental en medio de la gestión de tareas.
Bases de datos
Notion ofrece espacios de trabajo totalmente personalizables con bases de datos avanzadas que permiten visualizar fácilmente la información mediante filtros, rollups, relaciones y vistas vinculadas. Admite numerosas integraciones y facilita la edición y compartición de documentos.
Todoist ofrece una funcionalidad más básica orientada a la gestión de tareas en páginas similares a notas y carece de funciones complejas como líneas de tiempo y campos personalizados.
Mientras que Notion parece ideal para quienes buscan una ventanilla única para la gestión de proyectos y la consolidación de flujos de trabajo, Todoist parece más adecuada para personas o equipos que necesitan una herramienta de gestión de documentos clara y estructurada.
Interfaz
La interfaz de Notion es capaz de casi todo, atendiendo eficazmente a una gran variedad de necesidades de trabajo. Con un diseño limpio, páginas fáciles de configurar y la opción de incrustar otros sitios web y aplicaciones, es una gran herramienta para tomar notas y organizar toda tu información. Sin embargo, la interfaz puede parecer algo abarrotada fácilmente cuando crece el espacio de trabajo.
Por el contrario, Todoist ofrece en general una bonita interfaz más directa y centrada en las tareas, diseñada para una gestión y seguimiento rápidos de las mismas. Sin duda, tiene un aspecto más limpio que Notion, pero carece de todas las funciones que esta aplicación puede ofrecer para la gestión de proyectos.
Gestión de tareas
La gestión de tareas de Notion está orientada a la toma de notas, la planificación de eventos y la creación de contenidos, mientras que Todoist destaca en la organización de tareas diarias y el establecimiento de plazos para proyectos.
Mientras que Notion se adapta a los creadores de contenidos y a la gestión de proyectos, Todoist puede beneficiar a las personas con necesidades sencillas de planificación de tareas.
Plantillas
Notion y Todoist ofrecen plantillas personalizables gratuitas y de pago para personalizar las tareas y las vistas de los proyectos.
En primer lugar, Notion proporciona una amplia variedad de vistas nativas, como tablas, calendarios, listas, Kanban, líneas de tiempo y galerías, incluyendo la posibilidad de personalizarlas aún más a voluntad. Notion también tiene una amplia colección de plantillas con miles para elegir, que abarcan plantillas de trabajo, escuela, personales, proyectos, wiki y docs.
Las plantillas de Todoist están diseñadas para guiar al usuario en una serie de pasos para una tarea específica, como una agenda de reuniones, la búsqueda de empleo o los objetivos de fitness. Cubren objetivos anuales, marketing y ventas, creatividad, personal, soporte, diseño y producto, reuniones, desarrollo, educación, trabajo y gestión.
Personalización
Notion destaca en personalización, ofreciendo diversas funciones como bases de datos avanzadas, funciones de agrupación y una interfaz de usuario fácil de usar. Sus funciones superan a las de herramientas similares, y la aplicación es perfecta para crear espacios de trabajo completos y bases de datos personalizadas hasta el más mínimo detalle.
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Por el contrario, Todoist carece de riqueza de personalización, pero es sencilla y directa. La sencillez de esta aplicación es preferible para los usuarios que quieren un gestor de tareas sin demasiadas complicaciones.
Filtros
Notion hace que la información salga a la superficie fácilmente con filtros y tiene características como funciones de agrupación, rollups y vistas enlazadas que juegan a su favor.
Todoist ofrece filtros avanzados de consulta de bases de datos que son fácilmente accesibles y personalizables. Incluso permite crear sentencias or/and, eliminar determinados resultados de las consultas y guardarlas como filtros codificados por colores para facilitar su consulta. Por último, puedes utilizar IA para crear filtros potentes.
Colaboración
Tanto Notion como Todoist ofrecen herramientas de colaboración, como asignación de tareas, comentarios y actualizaciones en tiempo real. Mientras que Notion permite la subida ilimitada de archivos, la edición de texto enriquecido, los sistemas de creación de bloques, los recordatorios y los espacios de trabajo compartidos, Todoist ofrece funciones de colaboración más sencillas centradas en compartir tareas y comentarios.
Para los grupos pequeños que valoran la simplicidad, la versión gratuita de Todoist admite hasta cinco usuarios y es una buena opción. Sin embargo, los equipos más grandes que emprendan proyectos intrincados se beneficiarían del sólido conjunto de funciones de Notion, con una versión de pago que puede incluir hasta 250 usuarios.
Tareas recurrentes
En Todoist, configurar tareas recurrentes es práctico, aunque un poco complicado, gracias a su sintaxis en lenguaje natural. Puedes utilizar frases como «cada 3 días» y «la semana que viene», que parecen orgánicas, pero a veces poco fiables si no hay suficiente retroalimentación.
Notion ha introducido recientemente tareas recurrentes nativas, aunque el sistema para configurarlas, siendo potente y con múltiples opciones, es un poco complicado, ya que es necesario crear una nueva plantilla como primer paso. Para alguien que requiera un seguimiento intensivo de tareas recurrentes, como en productividad personal o seguimiento de objetivos, el enfoque de Todoist podría ser más accesible a pesar de sus ligeros inconvenientes.
Curva de aprendizaje
La potencia de Notion y sus capacidades reside en sus muchas funciones, vistas, relaciones, fórmulas, integraciones, personalizaciones y plantillas, lo que hace que sea más difícil de dominar que Todoist. Por esta razón, el software tiene una curva de aprendizaje inicial elevada debido a su amplia funcionalidad, pero su flexibilidad es inestimable una vez dominado. Una vez que entiendas cómo funciona, todo resulta mucho más sencillo de utilizar.
Todoist tiene una interfaz sencilla, similar a la de muchas otras aplicaciones de toma de notas y gestión de tareas, lo que facilita el aprendizaje y es fácil de usar para principiantes. Sin embargo, carece de cierta complejidad, tiene menos funciones y es menos personalizable que Notion.
IA
Tanto Notion como Todoist ofrecen atractivas funciones de IA.
La IA de Notion destaca por ayudar a crear listas de tareas, resúmenes, esquemas de entradas de blog, ensayos, elementos de acción y mucho más. Por ejemplo, Notion AI puede resumir un informe extenso y destacar las acciones clave necesarias.
Todoist ofrece su Asistente de IA para ayudarte a crear y sugerir tareas, hacer que tus ideas sean más procesables, desglosarlas e incluso dar consejos.
👉 Más información: Notion AI vs. ChatGPT: ¿Qué herramienta de IA es la mejor?
Precios
Notion tiene un plan gratuito y tres planes de pago:
- Plus: 9,50 €/mes
- Business: 14 €/mes
- Enterprise: bajo solicitud
Todoist también tiene un plan gratuito y dos planes de pago:
- Personal Pro: 4 €/mes
- Team Business: 6 €/mes
Conclusión
En conclusión, Notion y Todoist son dos formidables herramientas de productividad, cada una de ellas adaptada a las necesidades específicas del usuario. Notion es un completo espacio de trabajo «todo en uno» que ofrece una plétora de funciones ideales para personas y equipos que quieren alta personalización, una intrincada gestión de proyectos y destreza para tomar notas. Todoist, por otro lado, brilla por su sencillez, haciendo que la gestión de tareas sea fluida y directa para quienes desean una experiencia clara, más directa y fácil de usar.
Se podría pensar que elegir entre las dos es todo un reto. Sin embargo, la buena noticia es que estas herramientas, aunque distintas, pueden integrarse y automatizarse para trabajar juntas. Nuestro servicio en 2sync ofrece la ventaja única de fusionar distintas herramientas con Notion, como Google Calendar y Todoist.
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