Notion y Todoist son dos de las aplicaciones de productividad más populares para organizar tareas y proyectos, tanto a nivel personal como en colaboración con equipos. Plantean enfoques distintos de la gestión de tareas. Notion ofrece un espacio de trabajo todo-en-uno muy personalizable, mientras que Todoist se centra en una gestión optimizada de listas de tareas.
En esta comparativa actualizada, vamos a analizar a fondo Notion frente a Todoist: funciones, experiencia de uso, personalización, precios y más, para ayudarte a identificar qué herramienta encaja mejor contigo. Nuestro objetivo es darte la guía más completa y, además, mostrarte cómo puedes usar ambas en conjunto para lograr la máxima productividad con las integraciones adecuadas.
⚡ ¿Sabías que puedes usarlas a la vez y en perfecta sincronización?
Tabla de contenidos
Notion vs. Todoist de un vistazo
| Función | Notion | Todoist |
|---|---|---|
| Facilidad de uso | Potente, pero puede ser compleja | Simple e intuitiva |
| Curva de aprendizaje | Más pronunciada: muchas funciones que dominar | Más suave: fácil empezar |
| Gestión de tareas | Flexible; admite varios flujos | Optimizada; centrada en completar tareas |
| Organización y estructura | Bases de datos, páginas, jerarquías anidadas | Proyectos (listas/tableros), secciones, etiquetas, filtros |
| Personalización | Muy alta; muy adaptable | Moderada; orientada a tareas y listas |
| Plantillas | Galería extensa; categorías diversas | Plantillas orientadas a tareas para flujos comunes |
| Colaboración | Edición en tiempo real; espacios compartidos | Asignación de tareas; comentarios; proyectos compartidos |
| IA | Notion AI (con agentes): contenidos, resúmenes, acciones en varios pasos | Todoist Assist: ideas de tareas, desglose, priorización |
| Búsqueda y filtrado | Búsqueda potente; filtros y consultas en bases | «Quick Find»; filtros avanzados (asistente de filtros con IA) |
| Aplicaciones móviles | Disponibles; casi con todas las funciones | Disponibles; optimizadas para registrar tareas rápido |
| Acceso sin conexión | Sin conexión total (reciente) | Sin conexión total; sincroniza al volver a estar en línea |
| Plataformas | Web, Windows, macOS, iOS, Android | Web, Windows, macOS, iOS, Android, Linux, Apple Watch, Wear OS |
| Precios y planes | Gratis | Plus 11,50 €/mes | Business 23,50 €/mes | Enterprise | Gratis | Pro 4,99 €/mes | Business 8 €/mes |
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Por qué elegir Notion
- Funcionalidad superior para tomar notas y documentar.
- Funciones y diseños altamente personalizables.
- Múltiples vistas de datos (listas, tablas, calendarios, tableros Kanban, cronogramas).
- Kit completo para gestión de proyectos, wikis y más.
- Gran variedad de plantillas disponibles.
- Potentes capacidades de Notion AI para contenidos y análisis.
- Funciona y sincroniza en todas las plataformas principales.
- Versión gratuita generosa con muchas funciones clave.
Por qué elegir Todoist
- Optimizada para seguimiento de tareas y listas muy focalizado.
- Entrada en lenguaje natural para programar tareas rápido («todos los lunes a las 8:00»).
- Interfaz limpia, sencilla y fácil de usar.
- Curva de aprendizaje muy baja.
- Funciones sencillas para compartir tareas y colaborar.
- Muchas integraciones con calendarios, correo y más.
- Coste bajo para funciones prémium frente a muchos competidores.
¿Qué es Notion?
Notion es un espacio de trabajo todo-en-uno que combina toma de notas, gestión de proyectos y bases de datos en una plataforma altamente personalizable.
Lanzado en 2016, Notion permite a personas y equipos organizar su trabajo, ideas e información de la forma que mejor se adapta a sus necesidades.
Desde listas de tareas simples y notas de reuniones hasta complejas hojas de ruta y wikis, los bloques de construcción de Notion te permiten crear sistemas para prácticamente cualquier tarea.
Su punto fuerte está en la adaptabilidad, ya que puedes ajustar tu espacio de trabajo con distintas vistas, plantillas e integraciones.
Aunque su amplio conjunto de funciones implica cierta curva de aprendizaje, el resultado es una herramienta muy potente para agilizar flujos y mejorar la productividad.
¿Merece la pena? Totalmente. Por eso creamos 2sync: para sincronizar Notion fácilmente, en un sistema bidireccional completo con otras apps, ¡incluida Todoist!
¿Qué es Todoist?
Todoist es una app de gestión de tareas enfocada e intuitiva, diseñada para ayudar a personas y equipos a mantenerse organizados y ser productivos.
Su interfaz limpia y el diseño fácil de usar permiten capturar tareas rápido, fijar fechas límite y seguir el progreso.
Todoist existe desde 2007; más de una década de refinamiento. Simplifica la gestión con tareas recurrentes, interpretación en lenguaje natural de fechas, niveles de prioridad y proyectos compartidos para colaborar.
Aunque no ofrece el mismo nivel de personalización que otras plataformas como Notion, su sencillez y fiabilidad la convierten en una gran opción para quien busque una forma directa y eficaz de gestionar sus tareas.
Notion vs. Todoist: comparativa a fondo
A continuación tienes una visión completa, punto por punto, de Notion vs. Todoist en usabilidad, funciones de tareas, personalización, colaboración, IA, búsqueda, uso móvil/sin conexión y precios, con notas sobre cuándo conviene usar ambas.
Facilidad de uso
Notion, aunque es increíblemente potente y flexible, presenta una curva de aprendizaje más pronunciada que Todoist.
Su interfaz, repleta de funciones y opciones de personalización, puede abrumar al principio. Crear páginas, configurar bases de datos y entender cómo funcionan los bloques requiere algo de tiempo y paciencia.
La naturaleza abierta de la app implica que tengas que diseñar tu propio sistema (o usar plantillas) para gestionar información y tareas.
La parte positiva: el diseño minimalista de Notion y la organización por arrastrar y soltar hacen que sea un placer una vez que dominas lo básico.
Tras esa fase inicial, Notion se convierte en una suite para la productividad, permitiéndote ajustar el espacio exactamente a tu flujo de trabajo.
Todoist, en cambio, abraza la simplicidad.
Su interfaz es despejada e intuitiva desde que abres la app.
Añadir una tarea es tan fácil como escribir una frase (por ejemplo, «Hacer la compra mañana a las 17:00»), gracias a la interpretación en lenguaje natural.
Organizar tareas en proyectos o añadir etiquetas y prioridades es directo, con menús claros. Prácticamente no necesitas configurar nada: puedes empezar a teclear tareas de inmediato.
Aunque Todoist no permite una personalización profunda de la interfaz, muchos usuarios valoran que «simplemente funciona».
Tareas y subtareas
Ambas plataformas te permiten crear tareas y desglosarlas en subtareas, con una jerarquía clara para proyectos complejos.
En Notion, una «tarea» puede ser tan simple como una casilla en una página o tan estructurada como una fila en una base de datos de tareas con numerosas propiedades (vencimiento, responsable, estado, etiquetas, etc.).
Puedes añadir subtareas libremente creando una lista o una subpágina dentro de la tarea, y personalizar qué información contiene cada tarea.
Notion también admite dependencias entre tareas. Por ejemplo, en una base de Proyectos puedes crear una relación «Depende de» que vincule una tarea con otra. Así indicas qué debe completarse antes de empezar lo siguiente.
Estas dependencias son útiles para planificar y pueden visualizarse en vistas de cronograma.
💡 Aprende más: Cómo crear subtareas en Notion (3 pasos sencillos)
Todoist también admite subtareas, pero mantiene un enfoque más depurado, centrado en la claridad y la simplicidad.
En Todoist, cualquier tarea puede tener subtareas: basta con indentar tareas bajo una tarea padre para crear la jerarquía.
Puedes anidar varios niveles (subtareas de subtareas), con una estructura similar a un esquema. Por defecto, una subtarea hereda el proyecto y fecha de la tarea padre, aunque puedes cambiarlos.
Al completar todas las subtareas, la tarea principal se marca como completada automáticamente.
Tareas recurrentes
Las tareas recurrentes son esenciales para gestionar rutinas y ambas apps las soportan, aunque de maneras distintas:
Notion no tiene un analizador de lenguaje natural para recurrencias. El enfoque habitual es crear una plantilla para la tarea recurrente y luego automatizar la creación de nuevas instancias con la función de repetición del propio Notion dentro de una base de datos.
Para casos más complejos, puedes recurrir a integraciones de terceros o a la API de Notion. Esto permite más personalización, a costa de sencillez.
Todoist ofrece una forma más amigable: puedes crear tareas recurrentes con lenguaje natural, usando frases como «todos los lunes a las 20:00», «miércoles alternos» o «a diario desde mañana».
Esto agiliza mucho la configuración. Además, Todoist ofrece control granular para especificar recurrencias complejas, como «todos los días laborables excepto el miércoles».
Haz que la planificación en Notion + la ejecución en Todoist trabajen juntas
Configúralo una vez. Las tareas se mantienen sincronizadas en ambos sentidos—sin duplicar.
Personalización
La personalización de Notion es prácticamente inagotable.
A menudo se la compara con un kit LEGO de productividad: construyes tu espacio como quieras. Eres libre de diseñar páginas con el diseño, formato y bloques de contenido que prefieras.
Puedes crear bases de datos para tareas, notas, proyectos u otros datos, y añadir propiedades personalizadas (texto, fechas, responsables, fórmulas, relaciones entre bases, etc.).
Después puedes visualizar los mismos datos de varias formas: tabla, tablero Kanban, calendario o galería, simplemente cambiando de vista.
Notion también permite incrustar contenido de otros servicios (Google Maps, vídeos, fragmentos de código, etc.), para crear paneles muy ricos.
Algunos puntos destacados de la personalización en Notion:
- Propiedades personalizadas de base de datos: define los campos que necesites (estado, prioridad, esfuerzo, etc.).
- Varias vistas: crea para cualquier base vistas como Tablero (Kanban), Calendario, Cronograma, Lista, Galería o Tabla, cada una con sus propios filtros/órdenes.
- Fórmulas y rollups: usa fórmulas tipo hoja de cálculo dentro de la base para cálculos y contenido dinámico; los rollups agregan datos a través de relaciones.
- Bases enlazadas: refleja una base en otra página (con subconjuntos filtrados si hace falta) para mostrar datos relevantes en distintos contextos.
- Temas y diseño: Notion admite tema claro/oscuro e iconos/portadas personalizados. No puedes cambiar por completo el aspecto global, pero sí dejar tu espacio muy cuidado con imágenes, separadores, avisos, etc.
- Integraciones y API: puedes ampliar Notion con herramientas de terceros para automatizar lo que no es nativo.
Todoist, por diseño, ofrece menos personalización, y para muchos eso es positivo.
Todoist se centra en una interfaz limpia y consistente para gestionar tareas, no en rediseñarla. No vas a reordenar la interfaz ni a añadir nuevos campos a las tareas; todas comparten propiedades básicas (fecha, prioridad, etiquetas, comentarios, etc.).
Aun así, Todoist te deja configurar ciertos aspectos:
- Temas de color para personalizar un poco el aspecto, incluido modo oscuro y varios temas.
- Reordenar y anidar proyectos dentro de grupos de proyectos; y anidar etiquetas en categorías.
- Etiquetas y filtros personalizados: usa etiquetas tipo «#urgente» y guarda filtros (por ejemplo, «@urgente y hoy»).
- Prioridades: cuatro niveles (P1–P4) con colores para ordenar. Tú decides qué significa cada uno.
- Notificaciones: controla qué avisos en la app/push recibes (recordatorios, comentarios, asignaciones…).
- En Pro o Business puedes usar Todoist Boards (vista Kanban) y la vista de Calendario.
Plantillas
Notion ofrece una galería de plantillas muy extensa con miles de opciones por casos de uso: trabajo, estudios, personal, proyectos, wikis y documentos.
Van desde agendas de reuniones y listas de tareas simples hasta sistemas completos de gestión de proyectos y calendarios de contenidos.
También puedes crear tus propias plantillas y tener control total sobre la organización. La flexibilidad se extiende a las vistas: tablas, calendarios, listas, tableros Kanban, cronogramas y galerías para visualizar tu información.
Las plantillas de Todoist se centran en guiarte por tareas o flujos concretos.
Cubren áreas como objetivos anuales, marketing y ventas, creatividad, productividad personal, soporte, diseño, producto, desarrollo, educación y trabajo general.
El número es menor que en el universo de Notion y, al ser menos personalizable, suelen ser listas de tareas muy bien pensadas más que paneles complejos.
Colaboración
Notion ofrece un conjunto completo de herramientas de colaboración, ideal para equipos con proyectos complejos. Entre sus funciones:
- Espacios de trabajo compartidos: crea espacios para tu equipo con permisos granulares.
- Colaboración en tiempo real: edita páginas y bases a la vez con tu equipo y ve los cambios al instante.
- Subidas de archivos ilimitadas: guarda y comparte cualquier tipo de archivo.
- Edición de texto enriquecido: escribe documentos con formato avanzado e incrustaciones.
- Sistema de bloques: construye páginas con bloques variados para máxima flexibilidad.
- Comentarios y menciones: conversa en páginas y tareas con comentarios y @menciones.
- Recordatorios y avisos: mantened fechas y entregas bajo control.
Todoist, aunque admite colaboración, ofrece un enfoque más sencillo centrado en las tareas. Sus funciones incluyen:
- Asignación de tareas: asigna tareas a personas en proyectos compartidos.
- Comentarios: comenta y da feedback dentro de cada tarea.
- Proyectos compartidos: comparte proyectos y controla el nivel de acceso.
- Actualizaciones en tiempo real: ve los cambios conforme suceden.
Deshacer e historial de versiones
Los errores ocurren. Tal vez borraste una tarea o cambiaste algo sin querer. Notion y Todoist tienen «redes de seguridad» para deshacer, pero con enfoques distintos:
- Deshacer al instante.
- En Notion, pulsar Ctrl/⌘ + Z (o agitar/tocar con tres dedos en móvil) deshace cada acción de la sesión actual.
- En Todoist aparece una pequeña banda de Deshacer tras completar o reprogramar; tienes unos segundos—o una pulsación de Z—antes de que desaparezca.
- Historial más profundo.
- Notion guarda instantáneas de la página cada ~10 minutos y conserva versiones 7 días (Free), 30 (Plus), 90 (Business) o ilimitado (Enterprise); las páginas borradas quedan 30 días en la papelera.
- Todoist registra cada evento en un historial de actividad—7 días en Free, ilimitado en los planes de pago—y añade copias de seguridad diarias de proyectos en Pro/Business (guarda las 21 más recientes).
🧠 Si quieres un tutorial paso a paso de todas las «redes de seguridad» de Notion, consulta nuestra guía sobre cómo deshacer en Notion.
Funciones de IA
Ambas apps han incorporado IA para ayudarte a trabajar mejor, aunque con alcance y enfoques distintos:
Notion AI: Notion presentó su asistente de IA en 2023 y, a finales de 2025, ha evolucionado mucho. Funciona como un asistente de escritura y productividad dentro de Notion. Puedes abrirlo en cualquier página para que te ayude, por ejemplo, a:
- Generar contenido: pide un esquema para un artículo, un párrafo a partir de viñetas o un primer borrador; también puede continuar donde lo dejaste.
- Resumir: resume documentos largos o notas de reuniones para quedarte con lo esencial.
- Modificar el tono o corregir: haz el texto más profesional o más cercano, o pide correcciones; hace de «corrector» integrado.
- Idear y hacer brainstorming: pide nombres de proyecto o ideas de contenidos y conversa con la IA.
- Generar to-dos: dale «planear un viaje» y te lo desglosa en lista de tareas.
- Traducción y código: traduce entre idiomas o genera fragmentos de código; algo así como tener un ChatGPT integrado en Notion.
En septiembre de 2025, Notion anunció Notion 3.0: Agents, que potenciaron su IA.
Ahora, Notion AI puede actuar como «agente» que ejecuta acciones por ti dentro de Notion. Por ejemplo, puedes pedirle que construya un plan de proyecto con tareas y fechas, y creará páginas y entradas en bases por todo tu espacio (siguiendo tus instrucciones).
En 2023–2024, Doist (la empresa de Todoist) introdujo funciones de IA en Todoist, hoy llamadas Todoist Assist.
Esta IA es más acotada que la de Notion y se centra en facilitar la gestión de tareas. Sus puntos clave:
- Lluvia de ideas de tareas: selecciona un proyecto y deja que sugiera tareas que quizá falten («Reservar vuelos», «Hacer la maleta», etc.).
- Desglosar tareas grandes: si tienes «Lanzar la nueva web», te propone subtareas («Cerrar diseño», «Configurar hosting», «QA»…).
- Priorización y planificación automática: sugiere qué hacer primero o reprograma en base a plazos y carga.
- Creación de filtros en lenguaje natural: escribe «tareas para la semana que viene asignadas a Juan» y genera el filtro sin memorizar sintaxis.
- Consejos contextuales: si un nombre es vago («Preparar presentación»), propone hacerlo más accionable o añadir subtareas.
Búsqueda y filtrado
Notion ofrece una búsqueda robusta en todo tu espacio: páginas, bases y hasta texto dentro de imágenes.
Puedes usar palabras clave, filtros y operadores para afinar resultados y encontrar rápidamente lo que buscas.
Las vistas de bases también permiten filtros potentes para crear vistas personalizadas por fecha, etiquetas o responsables.
Todoist también cuenta con búsqueda y filtrado avanzados.
Busca en todos tus proyectos y tareas con palabras clave, etiquetas y filtros para acotar.
Además, «Quick Find» te permite encontrar al instante tareas, proyectos, etiquetas o filtros con unas teclas.
El sistema de filtros admite consultas complejas por vencimientos, prioridades o colaboradores. Puedes guardarlos para acceder rápido a lo importante.
Aplicaciones móviles
La app móvil de Notion es muy completa y replica la mayor parte de la funcionalidad del escritorio.
Puedes crear y editar páginas, acceder a bases, gestionar tareas y colaborar desde el móvil.
La interfaz está bien adaptada a pantallas pequeñas sin perder funciones clave.
Eso sí, por la complejidad de Notion puede resultar algo menos intuitiva que la versión de escritorio.
La app móvil de Todoist, por su parte, está pensada para gestionar tareas sobre la marcha.
Interfaz agilizada e intuitiva: añade tareas, pon recordatorios y sigue el progreso sin complicaciones.
Su foco en la simplicidad la hace ideal para capturar tareas rápido y mantenerte organizado lejos del ordenador.
Acceso sin conexión
Antes era un punto débil de Notion, pero desde agosto de 2025 Notion incorporó modo sin conexión en la versión 2.53.
Ahora puedes ver, editar y crear páginas sin conexión en las apps de escritorio y móvil. Puedes marcar páginas para tenerlas sin conexión (o Notion mantendrá en caché un conjunto limitado de páginas recientes; en planes de pago descarga automáticamente tus favoritas y recientes).
Si te quedas sin conexión, puedes abrir esas páginas, hacer cambios e incluso crear nuevas. Al reconectar, todo se sincroniza con la nube.
Hay límites: no todo el contenido funciona sin conexión (por ejemplo, incrustaciones que requieren Internet). Algunas funciones avanzadas o bases muy grandes pueden no estar plenamente operativas.
💡 Aprende más: Notion sin conexión: cómo usarlo paso a paso
Todoist lleva tiempo con un soporte sólido sin conexión. En las apps de móvil o escritorio, puedes seguir añadiendo/completando/reordenando tareas como si estuvieras en línea.
La app sincroniza los cambios cuando recupera la conexión.
Prácticamente todas las funciones clave de Todoist funcionan sin conexión (salvo lo que dependa del servidor, como añadir colaboradores).
La experiencia es fluida; apenas notarás el modo sin conexión más allá de un pequeño icono o aviso.
Precios y planes
Notion y Todoist ofrecen planes gratuitos generosos, pero puedes ampliar funciones con planes de pago.
| Plan | Notion | Todoist |
|---|---|---|
| Free | 0 € | 0 € |
| Plus/Pro | Plus: 11,50 €/mes | Pro: 4,99 €/mes |
| Business | Business: 23,50 €/mes | Business: 8 €/mes |
| Enterprise | Precios personalizados | N/D (no hay nivel Enterprise; Business es el más alto) |
⚠️ Nota: Notion ofrecía antes un complemento de IA por 10 $/mes en cualquier plan, pero desde mediados de 2025 la IA completa de Notion solo está incluida en Business/Enterprise. Free y Plus tienen acceso limitado o funciones básicas de IA.
Conclusión
Entonces, ¿cuál deberías elegir? Depende de tus prioridades y del tipo de trabajo que gestiones. Resumen rápido:
👉 Elige Notion si quieres un espacio de trabajo todo en uno y muy adaptable para gestionar distintos contenidos (tareas, notas, documentos, bases) en un mismo lugar. Ideal para quien desea personalizar su sistema o colaborar más allá de las tareas (wikis, especificaciones, etc.).
👉 Elige Todoist si priorizas la simplicidad y la eficiencia en la gestión diaria de tareas, plazos y trabajos en equipo. Es difícil de superar en facilidad de uso y te permite arrancar de inmediato con mínima configuración.
⚡ Pero… ¡también puedes usar ambas con 2sync!
Notion y Todoist se complementan de maravilla. Por ejemplo, usa Notion para planificar (objetivos, ideas, cronogramas) y Todoist para ejecutar las tareas diarias. Con 2sync, las haces trabajar juntas sin fricción.
Nuestra automatización sincroniza tareas entre Notion y Todoist en tiempo real: cuando creas o actualizas en una, aparece en la otra. Nada de duplicar ni perder cambios, y aprovechas lo mejor de ambas.
Con 2sync puedes:
- Planificar y documentar tus proyectos en Notion. 🧠
- Gestionar y completar tus tareas diarias en Todoist. ✅
- Mantener ambas perfectamente sincronizadas, sin esfuerzo. 🔄
Simplifica tu flujo de trabajo, mantén el enfoque y ahorra cientos de horas.
