Notion vs. Todoist: ¿cuál es la mejor? [2025]

Notion y Todoist son dos de las apps de organización y gestión de tareas más populares para individuos y equipos. También son excelentes para uso personal. Aun así, tienen diferencias importantes en la forma de gestionar tareas, organizar listas de tareas pendientes y almacenar datos. En este artículo, vamos a comparar Notion vs. Todoist para que puedas decidir cuál se adapta mejor a tus necesidades, tomando en cuenta sus funciones, experiencia de usuario, capacidades de personalización y precios.

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Notion vs. Todoist de un vistazo

Funcionalidad	Notion	Todoist
Facilidad de uso	Muy potente pero puede ser complejo	Sencillo, intuitivo
Curva de aprendizaje	Más pronunciada, más funciones por dominar	Menos pronunciada, fácil de empezar
Gestión de tareas	Flexible, admite varios flujos de trabajo	Enfocado en completar tareas
Organización y estructura	Bases de datos, páginas, jerarquías anidadas	Proyectos, etiquetas, filtros
Personalización	Extremadamente alta, muy adaptable	Moderada, enfocada en organización de tareas
Plantillas	Biblioteca amplia, categorías diversas	Plantillas orientadas a tareas y flujos de trabajo
Colaboración	Edición en tiempo real, espacios de trabajo compartidos	Asignación de tareas, comentarios, proyectos compartidos
IA	Notion AI: creación de contenido, resúmenes	Asistente IA: sugerencias de tareas
Búsqueda y filtrado	Filtros potentes, consultas en bases de datos	Filtros avanzados, filtros con IA
Apps móviles	Disponibles, muy completas	Disponibles, optimizadas para tareas
Acceso sin conexión	Limitado (en desarrollo)	Disponible
Integraciones	Gran variedad, en expansión	Crecientes, centradas en herramientas de productividad
Plataformas	Web, Windows, macOS, iOS, Android	Web, Windows, macOS, iOS, Android, Linux, Apple Watch, Wear OS
Precios y planes	Gratis | Planes de pago desde 11,50 €/mes	Gratis | Planes de pago desde 5 €/mes

¿Por qué elegir Notion?

• Funcionalidad superior para tomar notas
• Funciones muy personalizables
• Múltiples vistas de datos, como listas, tablas, calendarios y tableros Kanban
• Conjunto de herramientas muy completo
• Gran variedad de plantillas
• Potentes funciones de IA
• Funciona y se sincroniza en todas las plataformas
• Generosa versión gratuita

▶️ Elige Notion

¿Por qué elegir Todoist?

• Enfoque óptimo en seguimiento de tareas
• Uso de lenguaje natural para gestionar tareas fácilmente
• Interfaz limpia y fácil de usar
• Baja curva de aprendizaje
• Colaboración sencilla
• Muchas integraciones
• Bajo coste

▶️ Elige Todoist

¿Qué es Notion?

Notion es un espacio de trabajo todo en uno que combina toma de notas, gestión de proyectos y funciones de base de datos en una sola plataforma altamente personalizable.

Lanzado en 2016, Notion le da a personas y equipos la posibilidad de organizar su trabajo, ideas e información de la forma que mejor se ajuste a sus necesidades.

Desde listas de tareas sencillas y notas de reuniones hasta hojas de ruta de proyectos complejas y wikis, los bloques flexibles de Notion permiten crear sistemas a la medida para casi cualquier tarea.

Su fortaleza está en su adaptabilidad, al permitir que diseñes tu espacio con diferentes vistas, plantillas e integraciones.

Aunque su extenso conjunto de funciones puede requerir una curva de aprendizaje, la recompensa es una herramienta potente que te ayuda a optimizar tu flujo de trabajo y mejorar la productividad.

¿Qué es Todoist?

Todoist es una app de gestión de tareas sencilla e intuitiva, diseñada para ayudar a las personas y equipos a mantenerse organizados y productivos.

Su interfaz limpia y diseño amigable facilitan capturar tareas rápidamente, establecer fechas límite y hacer seguimiento al progreso.

Todoist simplifica la administración de tareas, ofreciendo funciones como tareas recurrentes, entrada de lenguaje natural, niveles de prioridad y proyectos colaborativos compartidos.

Aunque no ofrece el mismo nivel de personalización que otras plataformas como Notion, su simplicidad y confiabilidad lo hacen ideal para quienes buscan una forma directa y eficiente de manejar sus tareas pendientes.

Facilidad de uso

Notion, aunque es muy potente y flexible, presenta una curva de aprendizaje más pronunciada que Todoist.

Su interfaz, llena de opciones y posibilidades de personalización, puede abrumar al principio. Con un diseño limpio, la opción de crear páginas fácilmente y de incrustar otros sitios y aplicaciones, es genial para tomar notas y organizar información.

Pero hay que invertir tiempo para dominar sus menús, entender las bases de datos y familiarizarte con sus bloques.

Una vez que entiendes lo básico, Notion se convierte en un espacio perfecto para la productividad, permitiéndote diseñar tu entorno de trabajo a la medida.

Todoist, por el contrario, apuesta por la simplicidad.

Su interfaz limpia y sin distracciones es ideal para quien busca una herramienta directa de gestión de tareas. Agregar tareas, definir fechas límite y organizar proyectos es natural y sencillo y no requiere mucho esfuerzo para empezar.

Aunque Todoist no ofrece la misma profundidad de personalización que Notion, su facilidad de uso es una gran ventaja para quien prioriza la rapidez y la eficiencia en la gestión de tareas.

Tareas y subtareas

Ambas plataformas permiten crear tareas y dividirlas en subtareas, lo que proporciona una jerarquía clara para gestionar proyectos más complejos.

Sin embargo, la flexibilidad de Notion destaca al poder personalizar las propiedades de las tareas, añadir formato de texto enriquecido e incluso incrustar varios tipos de contenido dentro de cada tarea.

Además, puedes establecer dependencias para indicar qué tareas necesitan completarse antes que otras.

👉 Aprende más: Cómo crear subtareas en Notion (3 sencillos pasos)

Todoist, aunque también admite subtareas, mantiene un enfoque más directo y conciso.

Para añadir subtareas en Todoist, basta con crear una nueva tarea dentro de otra. Esto genera la relación de subtarea automáticamente.

Todoist soporta varios niveles de subtareas, permitiendo una estructura anidada similar a la de Notion. Por defecto, las subtareas heredan el proyecto y la fecha de vencimiento de su tarea principal, aunque se pueden modificar.

Tareas recurrentes

Ambas herramientas permiten crear tareas recurrentes, aunque su funcionamiento es diferente.

Notion, si bien ofrece más flexibilidad en cómo integrar tareas recurrentes en tu flujo de trabajo, requiere un proceso un poco más manual y complejo.

Notion no tiene un analizador de lenguaje natural para recurrencias. En su lugar, lo común es crear una plantilla para la tarea recurrente y luego automatizar la creación de nuevas instancias de esa plantilla usando la función de repetición dentro de la base de datos de Notion o, para casos más avanzados, integraciones de terceros o la API de Notion. Esto te da más personalización, aunque a costa de la simplicidad.

Todoist ofrece un método más amigable para crear tareas recurrentes, permitiéndote definir intervalos con lenguaje natural, como «cada lunes a las 8 pm,» o «cada dos miércoles».

Esto hace que configurar tareas recurrentes sea rápido e intuitivo. Además, Todoist permite recursividades más complejas, como «cada día de la semana excepto el miércoles».

Personalización

Las opciones de personalización en Notion parecen infinitas.

Puedes ajustar casi cualquier aspecto de tu espacio de trabajo, desde la paleta de colores y tipografías hasta la estructura y funcionalidades de tus páginas y bases de datos.

Este control detallado te permite crear un sistema que encaje perfectamente con tu flujo de trabajo y preferencias. Además de las plantillas, Notion ofrece personalización en varios aspectos:

• Propiedades personalizadas. Define propiedades de distintos tipos (texto, número, selección, fecha, fórmula, relación, etc.).
• Múltiples vistas. Crea tablas, tableros, listas, calendarios o galerías de la misma base de datos con filtros, orden y agrupaciones personalizadas.
• Fórmulas. Automatiza cálculos y crea contenido dinámico en función de otras propiedades.
• Bases de datos enlazadas. Conecta diferentes bases de datos para relacionar información.
• Integraciones. Vincula apps de terceros para ampliar funciones y automatizar flujos de trabajo.
• Diseño de páginas. Formato de texto enriquecido, contenido incrustado y diseño libre para personalizar el estilo visual.

Todoist, si bien ofrece algunas opciones de personalización, se centra en brindar una experiencia limpia y coherente.

Dispones de temas y paletas de colores, pero la estructura y funcionalidad se mantienen bastante estándares. Puedes personalizar:

• Temas y colores. Escoge entre varios temas y paletas disponibles.
• Etiquetas personalizadas. Crea etiquetas para clasificar y filtrar tareas.
• Filtros. Configura filtros personalizados para ver grupos específicos de tareas.
• Organización de proyectos. Estructura tus tareas en proyectos y subproyectos.
• Prioridades. Asigna distintos niveles de prioridad a tus tareas.
• Notificaciones. Ajusta cómo y cuándo recibir avisos.

Plantillas

Notion cuenta con una galería enorme de plantillas con miles de opciones clasificadas por casos de uso, como trabajo, estudios, personal, proyectos, wikis y documentos.

Estas plantillas van desde agendas de reuniones y listas de tareas simples hasta sistemas completos de gestión de proyectos y calendarios de contenido.

Además, puedes crear tus propias plantillas personalizadas, dándote un control total sobre la organización de tu espacio. La flexibilidad de Notion también se extiende a sus vistas: tablas, calendarios, listas, tableros Kanban, líneas de tiempo y galerías para visualizar tus datos.

Las plantillas de Todoist se enfocan más en guiar a los usuarios a través de tareas o flujos de trabajo específicos.

Cubren áreas como objetivos anuales, marketing y ventas, creatividad, productividad personal, soporte, diseño, gestión de productos, desarrollo, educación y trabajo general.

Aunque no son tan amplias como las de Notion, las plantillas de Todoist sirven como punto de partida útil para las tareas y proyectos más comunes.

Colaboración

Notion ofrece un conjunto completo de herramientas de colaboración, ideal para equipos que trabajan en proyectos complejos. Sus funciones incluyen:

• Espacios de trabajo compartidos. Crea espacios dedicados para tu equipo, con permisos específicos para cada usuario.
• Colaboración en tiempo real. Edita páginas y bases de datos al mismo tiempo con tu equipo y ve los cambios al instante.
• Cargas ilimitadas de archivos. Almacena y comparte cualquier tipo de archivo dentro de tu espacio.
• Edición de texto enriquecido. Colabora en documentos con herramientas avanzadas de formato e incrustación de contenido.
• Sistema de bloques. Trabaja en conjunto creando páginas con diferentes bloques de contenido para fomentar la creatividad.
• Comentarios y menciones. Comenta dentro de páginas y tareas usando @menciones para avisar a miembros específicos.
• Recordatorios y notificaciones. Mantén a todos al día con alertas para tareas y fechas límite.

Todoist, aunque también permite la colaboración, se centra más en la gestión de tareas. Sus funciones de equipo incluyen:

• Asignación de tareas. Delegar tareas a miembros del equipo en proyectos compartidos.
• Comentarios. Discutir tareas y dar retroalimentación directamente con comentarios.
• Proyectos compartidos. Comparte proyectos y controla el nivel de acceso de cada colaborador.
• Actualizaciones en tiempo real. Observa los cambios en tareas y proyectos al momento.

IA

Tanto Notion como Todoist han integrado funciones de IA para mejorar la productividad y agilizar el trabajo.

Notion AI funciona como un asistente de escritura dentro de tu espacio de trabajo, capaz de crear varios tipos de contenido, como:

• Notas y resúmenes. Resumir reuniones, artículos o documentos largos.
• Listas de tareas. Generar listas de pendientes a partir de tus apuntes o descripciones de proyecto.
• Posts de blog y artículos. Crear esquemas, redactar borradores y refinar tu estilo.
• Contenido creativo. Explorar ideas, redactar poemas o generar distintos formatos de texto creativo.
• Código. Generar fragmentos de código en distintos lenguajes de programación.
• Traducciones. Traducir texto a múltiples idiomas.

Notion AI también puede ayudarte a pulir tu contenido, mejorar la calidad de la escritura, cambiar el tono y resumir puntos clave.

👉 Más info: Notion AI vs. ChatGPT: ¿Qué herramienta de IA es la mejor?

Por su parte, el Asistente de IA de Todoist se centra principalmente en la gestión de tareas. Puede:

• Sugerir tareas. Analiza tus proyectos y te propone tareas que quizá falten.
• Dividir tareas grandes. Desglosa tareas grandes en subtareas más manejables.
• Priorizar tareas. Te ayuda a definir prioridades según fechas límite e importancia.
• Asignar fechas de vencimiento. Sugiere fechas de entrega adecuadas.
• Dar ideas de tareas. Ofrece inspiración y propuestas relacionadas con tus proyectos.

Búsqueda y filtrado

Notion ofrece una búsqueda muy completa que te permite rastrear todo tu espacio de trabajo, incluidas páginas, bases de datos e incluso texto dentro de imágenes.

Puedes usar palabras clave, filtros y operadores para refinar tu búsqueda y encontrar lo que necesites rápidamente.

Las vistas en sus bases de datos también ofrecen potentes opciones de filtrado, para crear visualizaciones personalizadas según la fecha de vencimiento, etiquetas o miembros del equipo asignados.

Todoist también cuenta con filtros y búsqueda avanzados.

Su función de búsqueda te permite buscar en todos tus proyectos y tareas usando palabras clave, etiquetas y filtros para afinar los resultados.

Además, tiene la función de búsqueda rápida que te deja localizar cualquier tarea, proyecto, etiqueta o filtro con unos pocos toques de teclado.

Los filtros de Todoist te permiten crear consultas complejas según criterios como fechas de entrega, prioridad y colaboradores asignados. Puedes guardar estos filtros para acceder fácilmente a las tareas que requieren tu atención.

Aplicaciones móviles

La app móvil de Notion brinda prácticamente la misma experiencia completa que encuentras en la versión de escritorio.

Puedes crear y editar páginas, acceder a bases de datos, gestionar tareas y colaborar con tu equipo directamente desde tu teléfono.

La interfaz está bien diseñada, adaptándose a la pantalla más pequeña sin perder las funcionalidades principales de Notion.

Sin embargo, algunos usuarios pueden sentir que la complejidad de Notion se nota más en el móvil, por la gran cantidad de funciones.

Por otro lado, la app móvil de Todoist está pensada específicamente para gestionar tareas en movimiento.

Su interfaz es rápida y sencilla, perfecta para agregar pendientes, establecer recordatorios y llevar un buen control de tus tareas.

Al enfocarse en la simplicidad y eficiencia, es ideal para capturar rápidamente nuevas tareas y mantenerte organizado sin necesidad de una computadora.

Acceso sin conexión

En el modo sin conexión, Todoist lleva la delantera.

Sus apps móviles y de escritorio funcionan bien sin conexión, permitiéndote acceder y gestionar tus tareas aunque no tengas internet.

Todos los cambios que hagas sin conexión se sincronizan automáticamente cuando vuelves a estar en línea.

Notion, lamentablemente, tiene un acceso sin conexión bastante limitado.

Aunque puedes ver parte del contenido que ya visitaste si estás sin conexión, no puedes crear nuevas páginas, editar lo que ya existe o acceder a bases de datos sin internet.

No obstante, vale la pena mencionar que el equipo de Notion está trabajando activamente para mejorar la funcionalidad offline. Es posible que en un futuro cercano esta limitación se solucione o mejore bastante.

Precios y planes

Notion y Todoist ofrecen planes gratuitos bastante completos, pero puedes ampliar sus funciones si te suscribes a un plan de pago.

Plan	Notion	Todoist
Gratis	0 €	0 €
Plus/Pro	11,50 € por usuario/mes	5 € por usuario/mes
Business	17 € por usuario/mes	8 € por usuario/mes
Enterprise	Precio personalizado	No disponible

⚠️ Nota: Notion ofrece un complemento de IA opcional a 9,50 € por usuario/mes.

Conclusión

Tanto Notion como Todoist son herramientas de productividad muy completas, cada una con fortalezas y debilidades diferentes.

👉 Elige Notion si necesitas un espacio de trabajo altamente adaptable y personalizable para gestionar distintos tipos de contenido, colaborar en proyectos complejos y aprovechar bases de datos y funciones de IA potentes.

👉 Elige Todoist si valoras la sencillez, la eficiencia y un enfoque total en la gestión de tareas, con una interfaz intuitiva, colaboración fluida y acceso offline robusto.

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Puede parecer difícil elegir solo una de las dos. Pero lo mejor es que estas herramientas, aunque distintas, pueden integrarse y automatizarse para usarlas de forma conjunta.

En 2sync ofrecemos la posibilidad de sincronizar herramientas distintas con Notion, como Google Calendar, Todoist y otras automatizaciones que llegarán pronto. Con nuestra ayuda, puedes disfrutar de la robustez de Notion y la sencillez de Todoist en un mismo entorno.

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