Utilizar Notion para aumentar tu productividad siempre es una buena idea. Este potente software permite a los usuarios crear bases de datos, plantillas, listas de tareas, listas de lectura, calendarios, resúmenes y casi cualquier cosa que puedas imaginar para organizar tu vida personal y profesional. Notion también cuenta con una de las mejores herramientas para llevar un control de tus obligaciones diarias, semanales o mensuales: las tareas recurrentes. En este artículo, te explicaremos cómo crear tareas recurrentes en Notion de forma nativa y sencilla, sin necesidad de utilizar aplicaciones, plantillas o código de terceros.

¿Qué es una tarea recurrente en Notion?

Una tarea recurrente en Notion es una tarea configurada para repetirse en intervalos regulares como diarios, semanales, mensuales o incluso anuales.

Las tareas recurrentes pueden crearse en Notion de forma nativa desde la actualización de noviembre de 2022 y no requieren ninguna solución externa o técnica.

La importancia de las tareas recurrentes radica en su capacidad para ayudar en la gestión de la productividad y ayudar a mantener un flujo de trabajo sistemático.

Al programar tareas para que se repitan a intervalos específicos, se te recuerda constantemente que debes realizarlas, reduciendo así el riesgo de olvidos y mejorando tu eficiencia. Las tareas recurrentes pueden ser vitales tanto en la vida personal como en la profesional.

Ejemplos de tareas recurrentes

He aquí algunos ejemplos de tareas recurrentes que pueden ser útiles para tus bases de datos Notion:

Vida personal

  • Rutinas diarias de meditación o ejercicio
  • Recordatorios diarios de toma de medicación
  • Compras semanales o preparación de comidas
  • Tareas semanales como la colada o la limpieza
  • Pagos mensuales de facturas o aportaciones a los ahorros
  • Reuniones mensuales del club de lectura o clases de aficiones
  • Recordatorios anuales para renovaciones de seguros o revisiones médicas
  • Acontecimientos anuales como cumpleaños o aniversarios

Vida profesional

  • Priorización diaria de tareas o seguimiento de correos electrónicos
  • Reuniones diarias o comprobaciones de progreso
  • Reuniones semanales de departamento o sesiones de formación
  • Actualizaciones semanales de proyectos o reuniones de equipo
  • Objetivos de ventas mensuales o revisión de presupuestos
  • Presentación de informes mensuales o seguimiento de clientes
  • Evaluaciones trimestrales del rendimiento empresarial o actividades de creación de equipos
  • Revisiones anuales del rendimiento o sesiones de planificación estratégica

Mediante el uso de tareas recurrentes en Notion para este tipo de actividades, puedes mantenerte organizado y asegurarte de que las tareas importantes no se pierdan, fomentando así un estilo de vida productivo y eficaz.

Cómo crear tareas recurrentes en Notion de forma nativa

1. Ve a tu base de datos de Tareas

Asegúrate de que estás dentro de tu base de datos de Tareas en Notion. Aquí es donde crearás y gestionarás las plantillas utilizadas para crear tareas recurrentes.

2. Crea una nueva plantilla de base de datos

En tu base de datos de Tareas, haz clic en la flecha azul hacia abajo junto a Nuevo y luego en + Nueva plantilla.

3. Configura las propiedades de tu nueva plantilla

En la siguiente ventana, personaliza tu nueva plantilla añadiendo un nombre, un icono, una descripción y todas las propiedades que quieras tener al crear una tarea recurrente.

Cuando hayas terminado, puedes hacer clic fuera de la ventana para salir de ella.

4. Configura los ajustes de la tarea recurrente

De vuelta a la base de datos de Tareas, haz clic de nuevo en la flecha azul hacia abajo junto a Nuevo, localiza la plantilla que acabas de crear y haz clic en el icono de los tres puntos.

Nota: también puedes establecer esta plantilla como predeterminada en este menú.

A continuación, haz clic en Repetir.

En la siguiente ventana, podrás establecer repeticiones diarias, semanales, mensuales o anuales, junto con los intervalos, la fecha de inicio, los días de la semana, la hora y la zona horaria. Haz clic en Guardar cuando estés listo.

5. Crea una nueva tarea recurrente

Tu plantilla está lista. Ahora es el momento de crear una nueva tarea basada en esta plantilla. Para ello, haz clic en la flecha azul hacia abajo junto a Nuevo y selecciona su plantilla.

Alternativamente, puedes crear una tarea vacía haciendo clic en Nuevo y seleccionando tu plantilla debajo de las propiedades.

Por último, rellena los detalles y la fecha de tu tarea recurrente. La tarea se creará automáticamente a la hora y los días especificados en la plantilla.

Nota: Ten en cuenta que puedes crear varias plantillas de Notion para tareas recurrentes con diferentes propósitos y configuraciones.

La mejor forma de crear tareas recurrentes en Notion

Crear tareas recurrentes en Notion es sencillo una vez que sabes cómo hacerlo, aunque tiene una limitación importante: no puedes ver tus tareas recurrentes por adelantado. La base de datos de Notion creará automáticamente las tareas según las fechas e intervalos establecidos en tu plantilla, pero no puedes verlas en ninguna vista de tu base de datos antes de que se creen.

Sin embargo, tenemos una solución perfecta para esto. Puedes utilizar nuestra automatización de Google Calendar para sincronizar eventos con tu base de datos de Notion. Dirígete a 2sync para obtener más información y saber cómo aumentar aún más tu productividad utilizando nuestras automatizaciones.