Cómo usar Notion Calendar: bases de datos, móvil y límites

Notion Calendar es la aplicación de calendario gratuita de Notion. Se conecta a las cuentas que ya usas (Google, Microsoft Outlook o Apple iCloud) y reúne todos tus eventos en una sola ventana, junto a tus bases de datos de Notion.

Para empezar a usarlo, descarga la app, conecta tus cuentas de calendario, vincula tu espacio de trabajo de Notion y añade las bases de datos cuyas fechas quieras ver en el calendario.

Ponerlo en marcha es sencillo. Las dudas llegan después:

• qué hace exactamente con tus bases de datos;
• qué no puede hacer todavía en el móvil;
• dónde acaban guardados tus eventos.

¿Qué es Notion Calendar?

Tres cosas que conviene saber antes de empezar:

• Es la antigua Cron, una app de calendario que Notion compró en 2022 y relanzó con su propio nombre en enero de 2024.
• Es una aplicación distinta de Notion, con su propia descarga y sus propios ajustes.
• No guarda eventos propios. Los eventos que ves pertenecen a las cuentas de Google, Outlook o iCloud que conectas, y lo que cambias en Notion Calendar se guarda en esas mismas cuentas.

En Notion hay dos cosas que se llaman «calendario», y es fácil confundirlas:

• La vista de calendario ordena por fechas cualquier base de datos, dentro del propio Notion. No necesita ninguna app adicional.
• Notion Calendar es la aplicación independiente que se descarga aparte. Muestra tus cuentas de calendario reales y puede superponer los elementos con fecha de tus bases de datos.

Si lo que buscas son diseños para la vista de calendario, empieza por nuestra selección de plantillas de calendario para Notion.

Descargar Notion Calendar: Mac, Windows, web y móvil

Notion Calendar no viene dentro de la app de Notion: se descarga aparte y gratis desde la página de descarga de Notion Calendar, o directamente para tu plataforma:

• Mac (macOS 11 o posterior): descarga Notion Calendar para Mac.
• Windows: descarga Notion Calendar para Windows.
• Web: abre calendar.notion.com en Chrome, Safari, Firefox, Edge o Arc, también desde ChromeOS y Linux. No hay que instalar nada.
• iPhone: Notion Calendar en la App Store.
• Android: Notion Calendar en Google Play.

Las apps móviles traen widgets para la pantalla de inicio (iOS 14 o posterior y Android 8 o posterior) y para la pantalla de bloqueo (iOS 16 o posterior).

Empieza por el ordenador o la web, porque hay pasos de la configuración, como añadir bases de datos, que el móvil no permite.

Para tablet no existe una versión optimizada: Notion dice que está trabajando en ella.

Cómo configurar Notion Calendar paso a paso

La guía de inicio de Notion sigue este mismo orden. Respetarlo te ahorra el tropiezo más habitual, que es intentar añadir una base de datos antes de haber vinculado el espacio de trabajo.

Paso 1: inicia sesión

1. Entra con tu cuenta de Notion o con la de Google.
2. Activa las notificaciones cuando te lo pida. En el ordenador verás además una cuenta atrás hasta tu próxima reunión en la barra de menús.

Dos consejos de la ayuda de Notion:

• Si ya usas Notion, entra con esa cuenta. Las dos aplicaciones comparten sesión: al entrar o salir de una, lo haces también en la otra.
• Usa un correo al que siempre vayas a tener acceso. La cuenta con la que te registras pasa a ser la principal, y sin ella no puedes entrar en Notion Calendar. Si aún no tienes cuenta de Notion, se crea una con ese mismo correo.

Paso 2: conecta tus cuentas de calendario

1. Abre Configuración.
2. Ve a Cuentas de calendario.
3. Elige Añadir cuenta de calendario y selecciona tu proveedor.

A partir de ahí, cada proveedor tiene su particularidad.

Google Calendar

1. Elige Google.
2. Inicia sesión con tu cuenta de Google y concede el acceso.

Todos los calendarios de esa cuenta aparecen en la barra lateral izquierda, donde puedes ocultarlos, reordenarlos y cambiarles el color.

Microsoft Outlook y Microsoft 365

1. Elige Microsoft Outlook.
2. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.
3. Autoriza a Notion Calendar. Si es una cuenta del trabajo, puede que tu administrador de TI tenga que aprobarlo antes.

Con Outlook conectado puedes:

• añadir Microsoft Teams como videoconferencia al crear un evento;
• ver y editar eventos recurrentes, ya sea una sola repetición o todas las siguientes;
• abrir los calendarios de Outlook que otras personas te hayan delegado.

Hay una salvedad. Según la ayuda de Notion, los calendarios de Outlook funcionan en escritorio y web, y la compatibilidad con el móvil «llegará próximamente». Por ahora, gestiona Outlook desde el ordenador.

Si has leído que Notion Calendar no es compatible con Outlook, la confusión viene de su página de producto en español, que aún lo presenta como algo que llegará pronto. El centro de ayuda ya explica la conexión paso a paso.

Apple iCloud

Apple te pide una contraseña específica para apps en lugar de la contraseña de tu cuenta de Apple.

1. Inicia sesión en account.apple.com.
2. Entra en Contraseñas específicas para apps y crea una nueva.
3. En Notion Calendar, elige iCloud en Añadir cuenta de calendario.
4. Pega la contraseña específica cuando te pida la de iCloud.

Notion Calendar lee los calendarios guardados en tu cuenta de iCloud. Uno que solo esté en el teléfono, en el apartado En mi iPhone, no está en iCloud y no aparecerá.

Dos límites valen para cualquier proveedor:

• Unos cinco calendarios como máximo. Notion Calendar puede no dejarte añadir más, porque según Notion a partir de ahí el rendimiento se resiente.
• No puedes suscribirte a calendarios desde la app. Suscríbete en Google Calendar y el calendario aparecerá en Notion Calendar.

Paso 3: vincula tu espacio de trabajo de Notion

1. Desde el ordenador o la web, abre Configuración.
2. En Espacios de trabajo de Notion, elige Añadir espacio de trabajo de Notion.
3. Concede el acceso. El espacio aparecerá en tus ajustes.

Si tienes varios, conéctalos uno a uno, aunque usen el mismo correo.

Dos aclaraciones:

• Conectar un espacio de trabajo no le da a tu empresa acceso a tus calendarios.
• Un administrador no puede activar Notion Calendar para todo el espacio de trabajo: cada persona conecta su propia cuenta.

Con el espacio vinculado, puedes adjuntar notas de reunión a cualquier evento:

1. Abre el evento.
2. Haz clic en Añadir Anotador con IA.
3. Crea en Notion una página de reunión con el nombre, la fecha y la hora del evento, o añade la nota a una página que ya existe.

Paso 4: añade tus bases de datos de Notion

1. Abajo del todo en la barra lateral izquierda, pasa el cursor por tu espacio de trabajo.
2. Haz clic en ••• y elige Añadir base de datos de Notion, o pulsa O.
3. Busca la base de datos y selecciónala.
4. Si tiene varias propiedades de fecha, elige la que rellena el calendario.

También puedes empezar desde Notion:

1. Abre la base de datos en Notion.
2. Haz clic en el nombre de la vista.
3. Elige Gestionar en Notion Calendar.

Ten en cuenta estas reglas:

• La base de datos necesita una propiedad de fecha.
• Puedes añadir hasta 20 bases de datos, y solo desde escritorio o web.
• Necesitas el permiso Puede ver para añadirla y Puede editar contenido para modificar sus páginas desde el calendario.

Una vez añadida, sus elementos se comportan así:

• Con hora de inicio y de fin, aparecen como eventos con su horario.
• Solo con fecha, aparecen como eventos de todo el día en la parte superior de la cuadrícula.
• Si arrastras un elemento a otra hora, su propiedad de fecha cambia en Notion.
• Si haces clic en un elemento, se abre un panel lateral para editar el título, la fecha, el estado y las propiedades de selección.
• Las fechas que salen de una propiedad de fórmula, de hora de creación o de última edición son de solo lectura.

Haz clic en el nombre de la base de datos en la barra lateral para ver la lista de todas sus páginas. Desde ahí puedes:

• arrastrar al calendario las tareas que aún no tienen fecha;
• crear una página nueva con +.

Funciones que conviene aprender la primera semana

Bloquear tiempo con una base de datos de tareas

Con tu base de datos de tareas ya añadida, tienes dos formas de reservar tiempo para una tarea:

• Ponle hora de inicio y de fin en Notion. Aparece en el calendario como un bloque con su horario.
• Arrastra una tarea de todo el día a una franja concreta en Notion Calendar. Su fecha en Notion se actualiza sola.

Notion lo propone en su guía como la manera de llevar las tareas personales: planificas en Notion y ves qué cabe en el día.

Si quieres una estructura de partida, tienes ideas en nuestras plantillas de bloqueo de tiempo.

Enlaces de programación

Un enlace de programación permite que otras personas reserven una reunión contigo. Hay dos tipos:

• Puntuales, para quedar con una persona concreta en un momento concreto.
• Periódicos, para lo que se repite con gente distinta, como entrevistas o llamadas comerciales.

Para crear uno:

1. Pulsa S o abre Programación en el panel izquierdo.
2. Elige un enlace puntual o uno periódico.
3. Añade los detalles que necesites: URL personalizada, fecha de vencimiento, ubicación, enlace de videoconferencia, margen de reserva y descripción.
4. Activa Evitar conflictos para que tu disponibilidad se actualice a medida que se llena el calendario.
5. Comparte el enlace o el mensaje ya redactado con tus huecos libres.

Los enlaces de programación se crean desde escritorio o web.

Bloqueo de eventos entre calendarios

Si separas el trabajo y la vida personal en dos calendarios:

1. Haz clic en tu calendario personal en la barra lateral izquierda.
2. Activa el bloqueo de eventos.

Notion Calendar marca entonces ese tiempo como ocupado en tu calendario de trabajo, y tus compañeros dejan de ponerte reuniones a la hora del dentista.

Videoconferencias y zonas horarias

• Videoconferencias: los eventos nuevos pueden llevar un enlace de Zoom o de Google Meet, y los de Outlook o Microsoft 365, uno de Microsoft Teams.
• Zonas horarias: para cuadrar reuniones con otros países, haz clic en la zona horaria de la esquina superior izquierda y añade otra.

Atajos de teclado

Notion Calendar está pensado para usarse con el teclado. Estos atajos salen de la propia documentación de Notion:

Notion Calendar en iPhone y Android

Las apps móviles sirven para consultar el día y apuntar un evento rápido, pero todavía no sustituyen a la de escritorio.

Según la ayuda de Notion, de momento en el móvil no puedes:

• Buscar eventos o contactos.
• Editar eventos, salvo los que hayas creado desde el móvil y organices tú.
• Crear enlaces de programación.
• Crear reuniones con enlace de videoconferencia automático o con una página de Notion adjunta.
• Usar Notion Calendar como app de calendario predeterminada.
• Cambiar a la vista de semana, mes o agenda (en el móvil ves uno, dos o tres días).
• Crear eventos de tiempo de concentración o de fuera de la oficina.
• Ver tus calendarios de Outlook (Notion dice que llegará próximamente).
• Añadir bases de datos de Notion (solo desde escritorio o web).

Los widgets son lo mejor de la versión móvil. Al configurarlos, puedes:

• elegir cuántos días de eventos mostrar;
• ocultar los eventos de todo el día;
• quitar los títulos de los eventos de la pantalla de bloqueo, si quieres más privacidad.

Si lo que buscas son widgets para tus páginas de Notion, como relojes o temporizadores Pomodoro, los repasamos en los mejores widgets para Notion.

¿Notion Calendar es gratis?

Sí. Notion lo ofrece gratis y no anuncia ningún plan de pago para la app. Todas las versiones (Mac, Windows, web, iPhone y Android) se descargan sin coste, y basta con una cuenta de Notion.

Lo que sí depende de tu cuenta de calendario son algunos tipos de evento. Los de tiempo de concentración y fuera de la oficina, por ejemplo, solo funcionan con cuentas profesionales o educativas de Google Workspace.

Limitaciones de Notion Calendar: lo que no puede hacer

Las pegas que más se notan aparecen si esperabas que juntara tu calendario y tus bases de datos de Notion. Son dos:

• Los elementos de tus bases de datos no salen de Notion Calendar. El centro de ayuda de Notion es claro: por ahora, tu base de datos de Notion solo se puede ver en Notion Calendar, no en Google Calendar ni en iCloud. El calendario de tu móvil, tus compañeros y cualquier herramienta que lea tu calendario de Google u Outlook nunca ven esas tareas.
• Tus eventos no se convierten en páginas de Notion. Las reuniones se quedan en tu cuenta de Google, Outlook o iCloud, y la propia ayuda de Notion confirma que, de momento, no puedes integrar calendarios como Google Calendar en Notion.

Hay una excepción parcial: puedes usar una base de datos como calendario predeterminado.

1. Abre Configuración > Calendarios > Calendario predeterminado.
2. Elige la base de datos.

Desde entonces, los eventos nuevos que crees en Notion Calendar se guardan como páginas de esa base de datos. Pero esas páginas solo existen en Notion: nunca llegan a tu calendario de Google, Outlook o iCloud.

El resto de limitaciones sale de la documentación de Notion:

• Hasta 20 bases de datos, que solo se añaden desde escritorio o web.
• Unos cinco calendarios como máximo: Notion puede no dejarte añadir más, porque a partir de ahí el rendimiento se resiente.
• Sin suscripciones a calendarios desde la propia app.
• Sin tiempo de desplazamiento en los eventos.
• Tiempo de concentración y fuera de la oficina, solo con cuentas profesionales o educativas de Google Workspace.
• Outlook, de momento solo en escritorio y web.
• Una app móvil recortada, con las carencias de la sección anterior.

Si quieres compararlo con el calendario que casi todo el mundo conecta primero, tienes Notion Calendar frente a Google Calendar. Y si alguna de estas limitaciones te lo descarta, en las alternativas a Notion Calendar comparamos las apps que resuelven lo que a Notion Calendar le falta.

Si necesitas tus eventos dentro de una base de datos de Notion

Hay flujos de trabajo que necesitan cada reunión como una fila de base de datos:

• un registro de clientes que se rellena con cada llamada;
• un CRM que sabe cuándo viste a alguien por última vez;
• un calendario editorial visible desde Google Calendar;
• las horas que quieres sumar por proyecto.

Eso ya no es trabajo de una app de calendario, sino de una sincronización. 2sync guarda cada evento de Google Calendar o de Outlook en una base de datos de Notion como una página editable y mantiene la sincronización bidireccional cada dos a cinco minutos, según el plan.

Eliges qué campos del evento van a qué propiedades, y si cambias la página en Notion, el evento cambia también en tu calendario.

Las dos herramientas se complementan. Cuando tus eventos ya son filas de una base de datos, puedes añadir esa base de datos a Notion Calendar y verlo todo en la misma cuadrícula.

Para configurarlo:

• Google Calendar: empieza por la integración con Google Calendar. La guía para sincronizar Google Calendar con Notion repasa todos los métodos.
• Outlook o Microsoft 365: empieza por la integración con Outlook Calendar. La guía para sincronizar Notion con Outlook Calendar explica cada método.
• Si aún lo estás decidiendo: en 2sync frente a Notion Calendar tienes en qué casos encaja cada uno.

Conclusión

Si ya planificas en Notion, merece la pena instalar Notion Calendar. Para sacarle partido:

1. Configúralo en el ordenador o en la web.
2. Conecta tus cuentas de calendario.
3. Añade tu base de datos de tareas.
4. Apréndete tres atajos: T, S y N.

Tendrás reuniones y tareas en una sola ventana sin pagar nada.

Eso sí, ten claro su alcance: muestra tus bases de datos de Notion junto a tu calendario, pero no los fusiona. Cuando necesites las reuniones como páginas de Notion, de eso se encarga una sincronización bidireccional.

Preguntas frecuentes

Las capturas de Notion Calendar de este artículo son de Notion.