Cómo usar Google Tasks: la guía completa de 2026

Google Tasks es la lista de tareas integrada en toda cuenta de Google. Funciona en el panel lateral de Gmail, en la barra lateral de Google Calendar, en una web app independiente en tasks.google.com y en una aplicación para iOS y Android. El producto es gratuito, viene de serie con Gmail personal y Google Workspace, y admite listas, fechas de vencimiento con hora, plazos límite, un nivel de subtareas, tareas recurrentes, adjuntos de Google Drive y una conexión estrecha con Google Calendar. No admite prioridades, etiquetas, compartir listas de forma nativa, asignar tareas desde tus propias listas, notas con formato enriquecido ni varios niveles de anidación de subtareas.

¿Qué es Google Tasks?

Google Tasks es el gestor de tareas que viene incluido en toda cuenta de Google, ya sea Gmail personal o Workspace. Los datos están en la misma cuenta de Google que tu Drive, Calendar y Contactos, facturados y protegidos bajo el mismo paraguas, sin necesidad de un registro aparte.

Tasks aparece en cuatro lugares y todos comparten la misma lista por debajo:

• Panel lateral de Gmail en la web. Pulsa el icono azul de la marca de verificación en el panel derecho para abrirlo.
• Barra lateral de Google Calendar en la web. El mismo icono, el mismo panel, las mismas listas.
• La web app independiente en tasks.google.com. Una vista a página completa de los mismos datos.
• La aplicación móvil para iOS y Android. Captura desde el móvil y se sincroniza con todo lo anterior.

Lo que crees en una superficie aparece en las demás en la siguiente sincronización. No hay un «espacio Tasks» distinto entre el que cambiar, ni una versión premium a la que pasarse. Google Tasks es la lista de tareas predeterminada incluida en toda cuenta de Google, accesible desde Gmail, Calendar, la web y el móvil.

Lo básico: capturar, completar, listas

El núcleo de Google Tasks son tres acciones: capturar una tarea, organizarla en una lista y marcarla como hecha cuando termines. Cuando sepas dónde pulsar para cada una, conoces el producto entero.

• Capturar. Pulsa el icono de Tasks en cualquiera de las cuatro superficies anteriores, pulsa Añadir una tarea, escribe un título y, si quieres, añade detalles o una fecha y hora. Pulsa Intro para guardar. En el móvil, el botón flotante + hace lo mismo. Una vez creada, el menú de tres puntos en cada fila expone cuatro acciones: Añadir fecha límite (un marcador solo con fecha, distinto del vencimiento con hora), Añadir una subtarea, Añadir un adjunto (un archivo desde Google Drive) y Eliminar.
• Listas. Tasks agrupa todo por listas. La lista por defecto es Mis tareas; crea más desde el menú desplegable en la parte superior del panel (Crear lista nueva). Usa una lista por contexto: Trabajo, Personal, Lectura, Recados. Puedes arrastrar tareas entre listas desde la web app independiente.
• Completar. Pulsa el círculo vacío a la izquierda de cualquier tarea para marcarla como hecha. Las tareas completadas se contraen bajo un encabezado Completadas al final de la lista, con un contador al lado. Para desmarcar una tarea, expande la sección y vuelve a pulsar el círculo relleno.

Convierte un correo de Gmail en una tarea

Google Tasks toma el contenido directamente de un correo abierto, así que un mensaje que necesita seguimiento se convierte en tarea sin volver a escribir nada. Una vez creada, la tarea se guarda en tu lista de Google Tasks, aparece en el panel lateral de Gmail y puedes añadirle una fecha u otros detalles al momento.

• Añadir a Tasks. Abre el correo y pulsa Añadir a Tasks en la parte superior. Si no lo ves, abre el menú Más y elige Añadir a Tasks.
• Arrastrar y soltar. Abre el panel lateral de Tasks (el icono de la marca de verificación a la derecha de Gmail) y arrastra el correo hasta el panel.
• Pulsar Mayús + T. Con los atajos de teclado de Gmail activados, selecciona un correo y pulsa Mayús + T para enviarlo a Tasks en un solo paso.

Tareas recurrentes

Las tareas recurrentes son la zona donde Google Tasks se comporta distinto a la mayoría de gestores de tareas, y la diferencia importa. La configuración es corta: pulsa una tarea de la lista para abrir su panel de detalle, asígnale una fecha y una hora, pulsa Repetir y elige Diariamente, Semanalmente, Mensualmente, Anualmente o Personalizado para un intervalo arbitrario. La recurrencia se guarda al cerrar el panel y la siguiente ocurrencia aparece en la fecha prevista.

La peculiaridad: Google Tasks guarda una sola tarea con una fecha de vencimiento que avanza. No crea una tarea nueva por ocurrencia. Cuando completas la «Revisión semanal» de este lunes, la fecha de la misma tarea pasa al lunes siguiente. No hay historial por ocurrencia, no hay un registro de «¿lo hice cuatro semanas seguidas?», y no hay forma de saltar una sola instancia sin saltarse el patrón entero.

Para la mayoría de la gente esto no es un problema. La ocurrencia actual es sobre la que tienes que actuar y la fecha avanza con fiabilidad. Para quien siga la consistencia de hábitos o las entregas recurrentes a lo largo de varias semanas, la falta de historial sí importa, y por eso quien va en serio con las rachas recurre a una app específica para hacer seguimiento de hábitos o a una plantilla de seguimiento de hábitos para Notion antes que intentar forzar a Google Tasks.

Un límite más que conviene conocer antes de apoyarte en la recurrencia: una tarea con subtareas no puede repetirse, según la propia ayuda de Google. Mantén la recurrencia solo en tareas principales, o separa la subtarea como una tarea independiente si necesitas que el patrón continúe.

Las tareas recurrentes de Google Tasks guardan una sola tarea con una fecha de vencimiento que avanza; completarla mueve la fecha en vez de crear una tarea nueva. Si necesitas filas por ocurrencia, refleja la tarea en una base de datos de Notion donde cada completado pueda convertirse en su propia página.

Subtareas y estructura de listas

Tasks admite subtareas con un único nivel de anidación, y nada más. Puedes añadir una de tres formas:

• Con sangría. Arrastra una tarea justo debajo de la que quieres que sea su tarea principal y pulsa Ctrl + ] (Cmd + ] en Mac).
• Desde el menú. Abre el menú de tres puntos de la tarea principal y elige Añadir una subtarea.
• Con el atajo. Mientras editas la tarea principal, pulsa Ctrl + Alt + Intro (Cmd + Opción + Retorno en Mac).

La subtarea aparece bajo su padre sangrada y no hereda nada automáticamente (ni fecha de vencimiento, ni notas); es una fila libre que está atada a un padre.

La regla dura: las subtareas no pueden tener sus propias subtareas. Si intentas sangrar más una subtarea, la interfaz no hace nada. El límite está impuesto por la API de Google Tasks, no es una decisión de diseño, lo que significa que ninguna extensión de Chrome, ninguna aplicación de terceros y ninguna actualización futura de Google va a añadir más profundidad sin romper el contrato de la API. Google Tasks admite un único nivel de anidación de subtareas. Las subtareas no pueden tener sus propias subtareas.

Si necesitas una estructura más profunda (proyecto → fase → tarea → subtarea → elemento de lista), Google Tasks no es la herramienta. Las dos soluciones prácticas:

• Usar una lista separada por fase del proyecto y tratar los nombres de las listas como un segundo nivel de anidación.
• Reflejar las tareas en Notion mediante una sincronización bidireccional, donde la misma relación tarea padre-tarea hija puede extenderse a cualquier profundidad gracias a la propiedad Relación de Notion.

Atajos de teclado que merece la pena aprender

Pulsa Ctrl + / (Cmd + / en Mac) dentro de cualquier lista de tareas para abrir la lista completa de atajos. Un puñado cubre casi todo lo que harás en el día a día:

• Intro para guardar una tarea nueva.
• Espacio para marcar como completada la tarea seleccionada.
• Ctrl + ] (Cmd + ] en Mac) para aplicar sangría a una tarea y convertirla en subtarea de la que tiene encima.
• Ctrl + [ (Cmd + [ en Mac) para quitar esa sangría.
• Ctrl + Alt + Intro (Cmd + Opción + Retorno en Mac) para añadir un subelemento directamente mientras editas la tarea principal.
• Ctrl + Z (Cmd + Z en Mac) para deshacer el último cambio.

Tasks en Google Calendar

Cualquier tarea de Google Tasks con fecha y hora aparece en la cuadrícula de Google Calendar como un bloque de tiempo, diferenciada por color de los eventos normales (suele ser un tono más claro con un icono de marca de verificación). Arrástrala por la cuadrícula para reprogramarla y la nueva hora se sincroniza de vuelta a Tasks en el siguiente ciclo.

El panel lateral de Tasks dentro de Calendar refleja con exactitud el de Gmail: las mismas listas, el mismo bucle de captura, las mismas opciones de recurrencia. Si pasas el día entero en Calendar, no necesitas salir para gestionar tareas. Las tareas de Google Tasks con hora aparecen en Google Calendar como bloques de tiempo que puedes arrastrar para reprogramar. Si quieres el paso a paso de cómo crear, ver y arreglar las tareas en Google Calendar, esa guía cubre el panel lateral, las tareas recurrentes y por qué a veces no aparecen.

Para el flujo completo Tasks + Calendar (vistas multilista, programar subtareas, bloquear trabajo profundo, encaminar todo a una sola vista de Notion), consulta cómo sincronizar Notion con Google Calendar para el emparejamiento por el lado del calendario.

El móvil y el widget de iPhone

La aplicación móvil de Google Tasks para iOS y Android lleva el mismo bucle de captura a una pantalla más pequeña. Las dos preguntas que la gente plantea de verdad son cómo instalarla y cómo conseguir un widget útil en la pantalla de inicio.

• Instalación. Descarga Google Tasks desde la App Store o desde Google Play. Inicia sesión con la misma cuenta de Google que usas en la web y tus listas aparecen en el primer arranque. No existe una cuenta de Tasks aparte.
• Widget de iPhone. Mantén pulsada una zona vacía de la pantalla de inicio hasta que los iconos empiecen a temblar, pulsa el + de la esquina superior izquierda, busca Tasks y elige el widget pequeño o mediano. El widget muestra las tareas de una sola lista a la vez; pulsa el widget para cambiar de lista en la aplicación.
• Widget de Android. Mantén pulsada la pantalla de inicio → Widgets → desplázate hasta Tasks → arrastra el widget a la pantalla de inicio. Android expone una superficie de widget algo mayor que iOS, pero el límite por lista es el mismo.

El límite honesto: el widget de iPhone muestra una lista de tareas a la vez; combinar listas en una sola vista de widget no está disponible. Si mantienes separadas las listas Trabajo y Personal, mantienes widgets separados, o las colapsas en una sola lista y pierdes la separación. La mayoría de la gente acaba con una sola lista mixta en el móvil y deja que los filtros por contexto hagan el trabajo en el escritorio. Si esas listas ya están reflejadas en una base de datos de Notion, la aplicación móvil de Notion te da una sola vista filtrada sobre todas ellas y la restricción del widget deja de importar.

Cómo compartir listas (y los trucos que existen)

Google Tasks no tiene nada nativo para compartir. No puedes compartir una lista, asignar una tarea a un compañero desde dentro de Tasks ni ver las tareas de otro usuario, ni siquiera dentro del mismo Workspace. El producto está pensado como herramienta personal y Google no lo ha extendido en esta dirección.

Los tres trucos que existen:

1. Asignar desde un espacio de Google Chat. Dentro de un espacio de Chat, pulsa la pestaña Tareas → Añadir tarea del espacio → asigna a un miembro. La tarea aparece en la lista de Google Tasks de esa persona, con el nombre del espacio de Chat como lista. Para asignar hace falta un espacio; un hilo de mensajes directos no basta. La otra vía que ofrece Google está en Documentos de Google: si tu cuenta de Google Workspace es apta, puedes asignar una tarea a otra persona dentro del propio documento.
2. Reflejar una lista en una base de datos de Notion compartida. Cada compañero conecta su propia lista de Google Tasks con una base de datos de Notion compartida mediante una sincronización bidireccional; el equipo ve las tareas de todos en una misma vista, filtradas y agrupadas como dicte la vista de Notion. La ventaja respecto a la asignación por Chat es que no obliga a quien asigna a estar en Chat: la vista de Notion es la superficie.
3. Una sola cuenta de Google compartida. Varios usuarios entran en la misma cuenta de Google con credenciales compartidas. Lo mencionamos por completitud; no es recomendable (el rastro de auditoría se viene abajo, rotar contraseñas se vuelve doloroso y todos los cambios parecen venir de la misma persona).

Lo que Google Tasks no puede hacer

Leer una guía de Tasks que solo cubre las funciones es leer la mitad de la foto. Los límites son cortos, reales y los mismos en todas las superficies.

• Sin niveles de prioridad. Ni P1/P2/P3 ni alta/media/baja: lo único que tienes es la estrella para destacar una tarea. El menú Ordenar por de cada lista ofrece Mi orden, Fecha, Fecha límite, Destacadas recientemente y Título, pero ninguna opción ordena por importancia. Apaño: anteponer al título un prefijo [P1], o mantener la prioridad en Notion mediante el mapeo de campos.
• Sin etiquetas ni tags. Ni @casa, ni @oficina, ni #recado. Lo más parecido son listas separadas, que funcionan como una etiqueta de andar por casa.
• Sin asignaciones en tareas personales. Solo puedes asignar tareas desde un espacio de Chat o desde Documentos de Google (más arriba), no en las tareas que creas en tus propias listas.
• Sin listas compartidas de forma nativa. Tratado en la sección anterior.
• Las notas son solo texto plano. Ni formato, ni listas de comprobación dentro de la nota, ni imágenes. Los adjuntos están permitidos desde el menú por tarea, pero aparecen junto a la nota, no dentro de ella; el propio campo de notas se queda en texto plano.
• Un solo nivel de anidación de subtareas. Tratado en la sección de subtareas.
• Sin vista de proyecto, sin Kanban, sin Gantt. Tasks es una lista, no un gestor de proyectos. Si necesitas algo así, estás mirando una categoría de producto distinta.

Google Tasks no admite niveles de prioridad, etiquetas, listas compartidas nativas, notas con formato enriquecido ni varios niveles de anidación de subtareas.

Si la mayoría de estas carencias te afecta, la decisión es entre cambiar de herramienta del todo (consulta Todoist vs. Google Tasks para la ruta de mejora más habitual, o las recopilaciones más amplias de mejores aplicaciones de listas de tareas y mejores apps para organizar tu día) o colocar Notion encima de Google Tasks para que cada app haga lo que mejor sabe. La siguiente sección cubre la segunda opción.

Llevar Google Tasks a Notion

La mayoría de quien trabaja a diario en Notion topa con los límites del apartado anterior (sin prioridad, sin etiquetas, sin compartir nativo) y acaba queriendo reflejar las tareas en una base de datos de Notion donde esos huecos desaparecen. La captura se queda en Google Tasks por el móvil; la estructura (relaciones de proyecto, vistas personalizadas, rollups, dashboards) se gestiona en Notion.

Notion no tiene una integración nativa con Google Tasks, así que la conexión pasa por una capa de sincronización de terceros. 2sync es la opción más completa: bidireccional total, 15 campos mapeados, jerarquía de subtareas conservada mediante relaciones de Notion y tareas recurrentes manejadas con la misma semántica de fecha móvil que Google Tasks usa de forma nativa.

Para la guía paso a paso de configuración completa, la comparativa de los 9 métodos alternativos (Pleexy, Zapier, Make, IFTTT, TaskClone, n8n, scripts DIY gratuitos) y la referencia campo a campo, consulta cómo sincronizar Notion con Google Tasks. Hieronymus Machine es el caso de cliente más cercano a este patrón.

Un ejemplo de nuestro Google Tasks ya sincronizado en Notion a través de 2sync.

Conclusión

Google Tasks es la herramienta adecuada para un único trabajo: captura rápida en una lista plana, con un lazo estrecho a Gmail y a Google Calendar. Sus límites lo dejan corto como gestor independiente: sin prioridad, sin etiquetas, sin compartir nativo, sin vista de proyecto. Dentro de su trabajo es fiable, gratuito y está construido en superficies que ya usas a diario.

Para la mayoría de quienes trabajan a diario en Notion, lo más práctico es dejar Google Tasks como la capa de captura y que Notion lleve la estructura. Cada app hace el trabajo que mejor sabe y una sincronización bidireccional las mantiene alineadas sin copiar y pegar a mano.

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