Microsoft To Do vs Google Tasks en 2026: ¿cuál es mejor?

Microsoft To Do y Google Tasks resuelven lo mismo sin cobrar nada, así que casi nunca decide una función concreta. Decide dónde pasas el resto del día: en Outlook y Microsoft 365, o en Gmail y Google Calendar.

Hemos comprobado cada dato de este artículo en las páginas de ayuda de Microsoft y de Google el 3 de octubre de 2026.

Microsoft To Do vs Google Tasks de un vistazo

¿Dónde puedes usar cada una?

🥇 Veredicto: Microsoft To Do, si quieres una aplicación de escritorio. Google Tasks no la tiene, pero se abre dentro de Gmail, Calendar y Documentos de Google.

Microsoft To Do es una aplicación independiente para Android, iOS, Mac, Windows y la web. Sus tareas se guardan en Exchange, el mismo sitio donde Outlook guarda las suyas, y por eso también las ves en Outlook.

Google Tasks tiene aplicaciones móviles para Android y iPhone. En el ordenador, se abre dentro de Google Calendar o en el panel lateral de Gmail, Chat, Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. No hay aplicación para Windows ni para Mac. Nuestra guía de Google Tasks explica lo básico.

Para cualquiera de las dos te basta una cuenta personal. Con una cuenta del trabajo o de un centro educativo, el administrador decide si puedes usar Google Tasks, mientras que To Do exige un plan de Microsoft 365 compatible y un buzón de Exchange Online.

Google pone un tope de 100 000 tareas entre todas tus listas y 20 000 tareas sin completar por lista. Microsoft no publica límites para To Do.

¿Cuál pone tus tareas en el calendario?

🥇 Veredicto: Google Tasks, sin discusión. Sus tareas aparecen solas en Google Calendar, con hora y duración si las quieres.

Una tarea de Google puede llevar fecha y hora, una fecha límite aparte y una regla de repetición. Toda tarea con fecha sale en Google Calendar. Si la creas desde Calendar, además puedes decir cuánto te va a llevar y marcarte como Ocupado durante ese bloque.

Los avisos llegan a la hora que hayas puesto. Si la tarea tiene fecha pero no hora, el aviso llega a las 9:00, igual que el de la fecha límite el día que vence.

Las opciones No molestar y Rechazar reuniones automáticamente de esos bloques solo funcionan con cuentas del trabajo o de un centro educativo. Nuestra guía de tareas en Google Calendar explica cómo configurarlo.

Microsoft To Do separa la fecha de la hora. La fecha de vencimiento es un día, sin hora, y solo el recordatorio admite fecha y hora. La tarea se puede repetir a diario, en días laborables, cada semana, cada mes, cada año o con un patrón propio.

To Do no tiene vista de calendario, y sus tareas no aparecen por su cuenta en el calendario de Outlook. En el nuevo Outlook y en Outlook en la Web, abres la pestaña Tareas pendientes del panel Mi día y arrastras la tarea hasta el calendario para crear un evento.

Una respuesta en Microsoft Q&A de febrero de 2026 lo confirma: por ahora, arrastrar la tarea es la forma admitida de llevarla al calendario.

Lo que To Do ofrece a cambio es Mi día, una lista diaria que llenas con tareas de tus otras listas. Se vacía a medianoche sin borrar ninguna tarea, algo que encaja si planificas por listas y no por horas.

¿Cuál convierte los correos en tareas?

🥇 Veredicto: la que vaya con tu correo. La función de Gmail sirve para cualquier dirección de Gmail; la de To Do exige un buzón alojado por Microsoft.

En Gmail abres un correo y haces clic en Añadir a Tasks, o lo arrastras al panel lateral de Tasks (los pasos de Google). En Google Chat funciona igual con los mensajes directos.

En Outlook, marcas un correo con la bandera y aparece en la lista Correo electrónico marcado de To Do, con una vista previa del mensaje y la opción Abrir en Outlook.

Desde ahí puedes cambiarle el nombre, ponerle fecha de vencimiento y recordatorio, añadirlo a Mi día o marcarlo como importante.

La página de Microsoft sobre el correo marcado pone tres límites:

• Solo correo alojado por Microsoft. Funciona con direcciones de Outlook.com, Hotmail.com y Live.com, y con dominios propios alojados en Microsoft. Una cuenta de Gmail añadida a Outlook no llega a la lista.
• Arranca con los últimos 30 días. Al activarla se cargan los 100 correos marcados más recientes de los últimos 30 días y, a partir de ahí, cada correo que marques.
• Solo el buzón principal. Los correos marcados en buzones y carpetas compartidos no se sincronizan.

¿En qué se diferencian los pasos de To Do y las subtareas?

🥇 Veredicto: Microsoft To Do guarda más información en cada tarea, mientras que Google Tasks divide mejor una tarea en partes.

Google Tasks tiene subtareas de verdad, anidadas bajo una tarea principal. Hay una pega que reconoce la propia ayuda de Google: una tarea con subtareas no se puede repetir.

Microsoft To Do usa pasos en su lugar. Un paso es una casilla dentro de la vista de detalles de la tarea, sin fecha ni recordatorio propios, así que hace de lista de comprobación más que de tarea pequeña.

A cambio, To Do da más espacio a cada tarea (ayuda de Microsoft):

• Archivos: de cualquier tipo, hasta 25 MB por tarea.
• Etiquetas: una palabra con almohadilla en el título, como #trabajo, que luego puedes buscar.
• Categorías: las mismas categorías de colores que usas en Outlook.

Google Tasks no tiene etiquetas ni categorías. Guarda notas, una estrella y cinco formas de ordenar: Mi orden, Fecha, Fecha límite, Destacadas recientemente y Título. Las dos aplicaciones marcan la prioridad con una sola estrella y ninguna tiene niveles de prioridad.

¿Cuál es mejor para compartir tareas?

🥇 Veredicto: Microsoft To Do. Tiene listas compartidas y Google Tasks no.

En To Do puedes compartir una lista y, con Asignar a, darle una tarea a cualquier miembro, tú incluido. Se comparte entre cuentas personales de Microsoft o entre cuentas de la misma organización, lo que sirve para una lista familiar o para un equipo dentro de una empresa.

Google Tasks no tiene listas compartidas, pero puedes repartir tareas desde dos sitios:

• Espacios de Google Chat: con Añadir tarea de espacio creas la tarea y con Asignar se la das a un miembro, que recibe un correo y la ve en su propia lista (Google).
• Documentos de Google: escribes @tarea para asignarte una tarea a ti o a otra persona, en los planes de Google Workspace que cumplen los requisitos.

¿Cuál deberías elegir?

• Elige Google Tasks si trabajas con Gmail y Google Calendar, planificas el día en bloques de tiempo y te basta con el navegador y la aplicación del móvil.
• Elige Microsoft To Do si trabajas con Outlook o Microsoft 365, quieres una aplicación de escritorio en Windows o Mac, o compartes listas con tu familia o con tus compañeros.
• Quédate con las dos si tu trabajo funciona con Microsoft 365 y tu vida personal con Gmail. No se sincronizan entre sí, así que en la siguiente sección tienes una forma de ver las dos listas en un mismo sitio.

Si en el fondo estás eligiendo ecosistema, nuestra comparativa Outlook Calendar vs Google Calendar cubre la parte del calendario. Si necesitas proyectos, filtros o vistas de tablero, que no tiene ninguna de las dos, mira Microsoft To Do vs Todoist y Todoist vs Google Tasks.

¿Usas las dos? Reúne las tareas del trabajo y las personales en Notion

A mucha gente no le toca elegir: la empresa trabaja con Microsoft 365 y la vida personal pasa por Gmail. Las dos aplicaciones de tareas no se comunican, así que acabas revisando dos listas.

Una salida es tener una sola base de datos en Notion, un espacio de trabajo que puede mostrar las mismas tareas como tabla, tablero o calendario.

2sync sincroniza Notion en los dos sentidos con Microsoft To Do y Google Tasks, y también conecta Google Calendar, Outlook Calendar, Todoist, Gmail, Outlook Mail y tus contactos. Creas una automatización por aplicación y apuntas las dos a la misma base de datos:

1. Conecta Microsoft To Do y elige las listas que quieres sincronizar.
2. Conecta Google Tasks y elige sus listas.
3. Añade a la base de datos una propiedad Origen y pon un filtro en cada automatización, para que cada una solo se ocupe de sus tareas (cómo usar varias automatizaciones en una base de datos).

Lo que se sincroniza de cada lado:

• Microsoft To Do: título, notas, fecha de vencimiento, fecha de inicio, recordatorio, importancia, categorías, estado, finalización y lista, en los dos sentidos. Los pasos y los correos marcados también llegan a Notion.
• Google Tasks: título, notas, fecha de vencimiento, finalización y lista, en los dos sentidos. Las subtareas conservan su tarea principal como relación de Notion.

Conclusión

Las dos son gratis, así que elige la que encaje con las herramientas que ya usas. Si tu día pasa por Gmail y Google Calendar, Google Tasks es la opción natural, sobre todo si planificas en bloques de tiempo.

Si pasa por Outlook, quieres una aplicación de escritorio en Windows o Mac o compartes listas con la familia, ve a por Microsoft To Do. Y si necesitas las dos, quédate con las dos y sincronízalas con una misma base de datos de Notion.

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