Correos marcados en Outlook: cómo verlos y recuperarlos

Marcar un correo cuesta un clic. Encontrarlo una semana después ya cuesta más, porque cada versión de Outlook enseña las marcas en un sitio distinto y los filtros solo miran la carpeta en la que estás.

Lo que te conviene depende de lo que busques. Para echar un vistazo a la bandeja de entrada basta un filtro; para tener todas tus marcas en una sola lista, una carpeta de búsqueda o To Do.

Cómo ver solo los correos marcados en el nuevo Outlook y en la web

1. Abre la carpeta que quieras revisar, normalmente la Bandeja de entrada.
2. Selecciona Filtro en la parte superior de la lista de mensajes.
3. Elige Marcados.

La lista se queda solo con los mensajes marcados de esa carpeta. Para volver a verlo todo, quita el filtro desde el mismo menú.

El filtro trabaja carpeta a carpeta. Si archivas los correos marcados en otras carpetas, o una regla de Outlook los mueve allí, en la bandeja de entrada no salen. Para eso está la carpeta de búsqueda.

Cómo ver los correos marcados de todas las carpetas

Una carpeta de búsqueda no es una carpeta de verdad. Es una vista guardada que muestra los mensajes que cumplen un criterio, estén donde estén, y si la borras los correos siguen en su sitio.

En el nuevo Outlook:

1. En el panel de carpetas, ve a Carpetas de búsqueda, selecciona el botón Carpetas de búsqueda y después Crear nueva carpeta de búsqueda.
2. En Correo de lectura, elige Marcado para seguimiento.
3. Si quieres limitar la búsqueda, activa Filtrar por carpetas específicas y, si hace falta, Buscar en subcarpetas. Si no, busca en todo el buzón.
4. Selecciona Crear.

Todas tus carpetas de búsqueda aparecen también en Configuración > Correo > Carpetas de búsqueda, donde puedes añadir otras, editarlas o borrarlas.

En Outlook en la Web los pasos son los mismos, aunque Microsoft solo ofrece las carpetas de búsqueda con una cuenta profesional o educativa, o en Outlook.com con una suscripción a Microsoft 365 que las incluya.

En el Outlook clásico ya tienes una carpeta de búsqueda Para seguimiento, y cada mensaje que marcas aparece en ella. Si la borraste, vuelve a crearla:

1. En la pestaña Carpeta, selecciona Nueva carpeta de búsqueda (o pulsa Ctrl+Mayús+P).
2. En Correo de lectura, elige Correo marcado para su seguimiento.
3. Selecciona Aceptar.

El número que acompaña a la carpeta cuenta todos los mensajes, leídos o no, así que no coincidirá con tus no leídos.

Cómo encontrar los correos marcados en el Outlook clásico

Además de la carpeta Para seguimiento, el clásico tiene tres atajos:

• Filtrar: en la pestaña Inicio, grupo Buscar, selecciona Filtrar correo electrónico y después Marcado. Outlook busca con ese filtro y deja su abreviatura escrita en el cuadro de búsqueda.
• Ordenar: en la vista de varias líneas, selecciona Organizado por y elige Marca: Fecha de inicio o Marca: Fecha de vencimiento. En la vista de una sola línea, haz clic en el encabezado de la columna de estado de la marca. Los marcados quedan juntos.
• Barra de To-Do: en la pestaña Vista, grupo Diseño, abre el menú de la barra de To-Do y elige Tareas. Los correos marcados se quedan a la vista a la derecha, estés en la carpeta que estés.

La misma ordenación funciona en Elementos enviados. Ahí ves juntos los mensajes que mandaste con una marca para sus destinatarios, siempre que ellos también usen Outlook.

Cómo ver los correos marcados en el móvil

En la app de Outlook para iPhone y Android, toca el icono Filtros, arriba a la derecha de la bandeja de entrada, y elige Marcados. Para quitar el filtro, toca la X que aparece a su lado o vuelve a tocar el icono.

Si lees una cuenta de Gmail en la app de Outlook, los mensajes destacados con estrella cuentan como marcados.

Cómo ver los correos marcados en Microsoft To Do

Cada correo que marcas en Outlook aparece también como tarea en la lista Correo electrónico marcado de To Do, venga de la carpeta que venga y en todos los dispositivos donde uses To Do. Es lo más parecido a una lista única con todo lo que has marcado.

Para activarla, abre la Configuración de To Do y, en Conexiones, activa Correo electrónico marcado.

Lo que puedes hacer después con esas tareas, como ponerles fecha o llevarlas a Mi día, está en para qué sirve Microsoft To Do y cómo usarlo. Si además trabajas con las tareas de Outlook, mira cómo se relacionan las marcas con las tareas en Outlook.

Por qué desaparecen los correos marcados en Outlook

Cuando un correo marcado parece haberse esfumado, casi siempre es por una de estas razones:

• El filtro mira otra carpeta. Los filtros solo revisan la carpeta abierta. Una carpeta de búsqueda o la lista de To Do te los muestran todos.
• La marca se completó. En el Outlook clásico, Marcar como completado cambia la bandera por una marca de verificación verde y el correo sale de la barra de To-Do. Sigue en su carpeta.
• La marca se borró. La opción Borrar marca quita la marca y también su aviso.
• Borraste el mensaje. La marca va con el mensaje, así que al borrarlo desaparece de todas las vistas de marcados. Búscalo en Elementos eliminados.
• Borraste la carpeta Para seguimiento. Vuelve a crearla con los pasos de arriba.

Si lo que falta es la tarea en To Do, repasa las condiciones que pone Microsoft:

• El buzón tiene que estar alojado en Microsoft: Outlook.com, Hotmail, Live o Microsoft 365, también con un dominio propio.
• Solo cuenta tu buzón principal. Las marcas de buzones y carpetas compartidos no se sincronizan.
• La primera sincronización tiene un tope: trae los 100 correos marcados más recientes de los últimos 30 días. Las marcas anteriores no llegan; las que pongas después, sí.
• Los eventos de calendario marcados no se convierten en tareas.

Cómo quitar o completar una marca en Outlook

Outlook tiene dos maneras de dar por cerrada una marca, y no hacen lo mismo:

• Marcar como completado deja constancia: la bandera se convierte en una marca de verificación y sabes que ese seguimiento está hecho.
• Borrar marca la quita del todo, junto con su aviso, sin dejar rastro en la barra de To-Do ni en Tareas.

En el Outlook clásico, haz clic derecho en la bandera, en la lista de mensajes, y elige una de las dos. Con el mensaje abierto en su propia ventana, ve a la pestaña Mensaje, grupo Etiquetas, y selecciona Seguimiento > Borrar marca.

En el nuevo Outlook y en la web, selecciona la bandera roja del mensaje para quitarla.

Para quitar muchas marcas a la vez, filtra antes por marcados, selecciona los mensajes y borra la marca de toda la selección.

Lleva tus correos marcados a Notion para planificarlos

La marca sirve para no olvidar un correo, pero no organiza el trabajo que trae. Un correo marcado no tiene proyecto, ni responsable, ni hueco en el calendario, y cuando la lista crece acaba siendo una segunda bandeja de entrada.

Si planificas tu trabajo en Notion, esa lista de To Do te sirve de puente. La integración de Microsoft To Do de 2sync sincroniza tus listas de To Do con una base de datos de Notion, y Correo electrónico marcado es una de esas listas.

Cada correo que marques llega a Notion como tarea: la relacionas con su proyecto, le pones fecha límite y la ves en un calendario o en un tablero.

Esa lista se sincroniza en un solo sentido: las marcas llegan a Notion, pero una tarea creada en Notion no puede convertirse en correo marcado, porque la marca pertenece a un mensaje.

Los límites de Microsoft también se mantienen: la lista arranca con tus 100 marcas más recientes de los últimos 30 días.

Si lo que quieres en Notion son los correos enteros, y no los seguimientos, es otra conexión: cómo sincronizar Notion con Outlook Mail. La configuración de To Do paso a paso está en cómo sincronizar Notion con Microsoft To Do.

Cómo no volver a perder un correo marcado

Lo que más ayuda es una carpeta de búsqueda de correo marcado. La creas una vez y cada marca aparece ahí, esté el correo en la carpeta que esté. En el móvil, el filtro Marcados hace lo mismo con la bandeja de entrada.

Después, decide qué significa una marca para ti. Si es «contestar esta semana», bórrala cuando contestes. Si es «esto es trabajo de verdad», lleva el correo a donde planificas tu trabajo, para que deje de competir con el que entra.

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