Respuesta rápida
Notion no trae ninguna integración nativa con Microsoft To Do, así que la elección real está entre una receta en un solo sentido y una sincronización bidireccional.
Una receta montada en Zapier o en Make mueve la tarea en el momento en que se crea y después se olvida de ella. Nada guarda qué página de Notion corresponde a qué tarea de To Do, así que a la primera edición las dos copias dejan de coincidir.
Para que los cambios y las tareas terminadas viajen en los dos sentidos necesitas una herramienta de sincronización.
Microsoft To Do es donde cae la tarea: un correo marcado en Outlook, una línea escrita en el móvil, algo que te asignan en una lista compartida. Notion es donde la planificas, la cuelgas de un proyecto y la vuelves a mirar la semana que viene.
Mantener las dos al día a mano aguanta un par de semanas. Después dejas de actualizar una, y justo esa es la que leen los demás.
Hay seis maneras de conectarlas, y no son variantes de la misma idea. Se diferencian en una sola pregunta, la que decide si la conexión aguanta el trabajo real: ¿puede modificar una tarea que ya existe?
¿Notion se integra con Microsoft To Do?
No. Notion no publica ningún conector para Microsoft To Do, y Microsoft tampoco publica uno para Notion. Los conectores de IA de Notion llegan al correo y al calendario de Outlook, no a las listas de To Do.
Así que todos los métodos que siguen son un tercero colocado entre las dos aplicaciones, y lo que cada uno puede hacer depende de las acciones que esas dos le exponen.
Conviene separar antes una cosa que en España se mezcla mucho: Microsoft Planner no es Microsoft To Do. Planner es el tablero del equipo, con tareas repartidas entre varias personas.
To Do es tu lista personal, la que recoge tu correo marcado y lo que escribes en el móvil, y es la única de las dos que llega a una base de datos de Notion. Ninguna herramienta de esta página toca Planner.
Los 6 métodos, comparados
La columna central es la primera que hay que leer. Crear una tarea es fácil y lo hacen todos. Modificarla después es donde se quedan casi todos.
| Método | Una tarea nueva de To Do llega a Notion | Recuerda qué elementos van emparejados | Una página nueva de Notion se convierte en tarea | Precio |
|---|---|---|---|---|
| 2sync | Sí, automáticamente | Sí, y los cambios viajan campo a campo | Sí | Desde 7 €/mes con facturación anual |
| Pleexy | Solo las que ha creado desde Notion | Sí, con las tareas que ha creado | Sí | 4 $/mes, o 40 $/año |
| Zapier | Sí, con un zap | No, las empareja por título | Sí, con un segundo zap | Plan gratuito y planes de pago |
| Make | Sí, con un escenario | No, salvo que montes un data store | Sí, con un segundo escenario | Plan gratuito y planes de pago |
| Power Automate | Sí, si lo construyes | No, el registro lo guardas tú | Solo consultando la base cada cierto tiempo | Licencia de conector Premium |
| n8n | Sí, si lo construyes | Solo si lo construyes | Sí, si lo construyes | Gratis autoalojado, de pago en la nube |
Dos cosas parecen opciones aquí y no lo son.
- Morgen no sincroniza las dos aplicaciones. Su propia documentación dice que las unifica en la capa del calendario, así que las tareas se quedan donde estaban y lo único que ganas es verlas juntas.
- La importación CSV de Notion es una copia puntual, sin nada que la mantenga después.
1. 2sync: sincronización bidireccional con dirección por campo
2sync conecta una lista de Microsoft To Do con una base de datos de Notion y mantiene los dos lados al día. Añade una tarea en cualquiera de las dos aplicaciones y aparece en la otra. Cambia la fecha de vencimiento, la importancia o las notas, y el cambio se va con ella.
Lo que se nota en el día a día es el control de la dirección. Eliges una de las tres direcciones para toda la automatización y luego la cambias en la fila que quieras.
El título y la fecha pueden ir en los dos sentidos mientras el estado solo entra en Notion. Así, un esquema de estados que te hayas inventado en Notion no pisa lo que ven tus compañeros en Outlook.
Paso 1: conecta Microsoft To Do
Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft. Valen tanto las personales (Outlook.com, Hotmail) como las de trabajo o de centro educativo.
Los permisos que se piden son el inicio de sesión y el perfil básico, lectura y escritura sobre tus tareas y listas de To Do, y lectura de la configuración de tu buzón. Después marcas las listas que quieras.
Eliges listas, no la cuenta entera. Llevar varias a una sola base de datos es lo normal: asigna el campo List a una propiedad de tipo Select o Relation y cada tarea mostrará de dónde viene, lo que además te deja reconstruir en una vista de Notion las agrupaciones que tenías en To Do.
Paso 2: conecta Notion
- Elige tu workspace de Notion en el desplegable Connected as (Conectado como).
- Selecciona la base de datos de Notion que va a albergar las tareas sincronizadas de Microsoft To Do.
- Haz clic en Continue (Continuar).
Paso 3: mapea los campos
Elige primero la dirección general y ajusta después las filas que haga falta. 2sync rellena unos valores por defecto razonables, así que el mapeo ya es utilizable antes de que lo toques.
Paso 4: añade filtros
Opcional, y editable más adelante. Las condiciones funcionan sobre el título de la tarea, la descripción, el nombre de la lista, la categoría, la importancia y el estado, o sobre cualquier propiedad de tu base de datos de Notion.
Paso 5: fija valores por defecto
También opcional. Escriben un valor fijo en una propiedad de Notion en cada página que crea la automatización, que es la forma de etiquetar de dónde viene una tarea cuando varias automatizaciones comparten la misma base de datos.
Paso 6: ajustes de sincronización
Ponle nombre a la automatización y abre el panel avanzado, donde están los tres ajustes que deciden cómo se comporta la sincronización cada día.
Allow task deletion viene desactivado, y por eso borrar una tarea en un lado la desvincula en lugar de eliminar su gemela. Sync completed tasks up to marca hasta dónde atrás viajan las tareas terminadas, y cuanto más amplia sea esa ventana, más lenta es cada sincronización.
El comportamiento del borrado y el detalle de los permisos están en la documentación de Microsoft To Do.
Paso 7: prueba la sincronización
Lanza una prueba antes de dejarlo activo, para ver qué llega a Notion mientras todavía es fácil cambiar el mapeo.
Qué mapea 2sync
| Campo | Dirección |
|---|---|
| Título, descripción, fecha de vencimiento, fecha de inicio y recordatorio | Bidireccional |
| Importancia, categorías, estado y finalización | Bidireccional |
| Lista, como Select o como Relation | Bidireccional |
| Pasos, fecha de finalización, fecha de creación, marca de repetición y enlace a la tarea | Hacia Notion |
La lista completa, con los tipos de propiedad de Notion que admite cada campo, está en la referencia de campos de Microsoft To Do.
Los precios arrancan en 7 €/mes con facturación anual, que cubre una automatización sincronizando cada cinco minutos. Pleexy sale más barato si te basta con un solo sentido. Todos los planes incluyen 14 días de prueba gratuita.
Captura en To Do, planifica en Notion
Conecta tu cuenta de Microsoft, elige las listas que te interesan y asigna cada campo a una propiedad de Notion con su propia dirección.
2. Pleexy: tareas de Notion empujadas a To Do
Pleexy es una herramienta de sincronización de tareas y, para este par, funciona en un solo sentido. Su propia descripción es precisa: cada elemento de Notion se convierte en una tarea de Microsoft To Do. Los cambios que hagas después en To Do vuelven al elemento de Notion del que salieron.
Lo que no hace es empezar por el otro lado. Cuando le preguntan si puede crear elementos de Notion a partir de tareas de To Do, Pleexy responde que no, y que lo tiene en el radar.
Su pantalla de configuración deja clara la dirección: el panel que configuras se llama Source of tasks, y la fuente es Notion.
Eso marca a quién le sirve. Si Notion es el único sitio donde nace el trabajo y To Do es solo la superficie donde lo ejecutas, Pleexy hace el trabajo por 4 $/mes, o 40 $/año, menos que cualquier otra opción de esta lista.
Si las tareas se capturan primero en To Do, que es exactamente para lo que están el correo marcado y el widget del móvil, esas tareas no llegan nunca a Notion.
La comparativa 2sync vs Pleexy repasa el resto de las diferencias.
3. Zapier: un zap por sentido, emparejado por título
La aplicación de Microsoft To Do en Zapier ofrece cuatro disparadores (New Task, Updated Task, Completed Task, New List) y un juego de acciones: Create Task, Create List, Complete Task, Find a Task, Find or Create Task y una petición de API en bruto.
Dos de esos nombres delatan el modelo. Find a Task y Find or Create Task existen porque un zap no guarda ningún registro de lo que hizo la vez anterior. Cuando algo cambia en Notion y hay que actualizar la tarea correspondiente en To Do, Zapier tiene que salir a buscarla, y la busca por título.
En la práctica:
- De To Do a Notion funciona bien. El disparador Updated Task salta y una acción de Notion escribe el cambio en tu base de datos.
- De Notion a To Do es un segundo zap, con su propio mapeo de campos, y nada coordina los dos.
- El emparejamiento va por el título, así que renombrar una tarea en cualquiera de los dos lados rompe el vínculo, y dos tareas llamadas Hacer seguimiento pueden acabar emparejadas entre sí.
- En el plan gratuito, Zapier comprueba si hay datos nuevos cada 15 minutos.
Si estás valorando Zapier para trabajar con Notion en general, lo medimos frente al resto en 2sync vs Zapier y en alternativas a Zapier para Notion.
4. Make: el mismo modelo sobre un lienzo
Make te da módulos de Microsoft To Do para vigilar tareas y para crearlas, completarlas, borrarlas y consultarlas, enlazados en un lienzo en vez de en una lista de pasos.
El modelo de debajo es el de Zapier. Un escenario va en una dirección y entre ejecuciones no queda guardado qué página de Notion corresponde a qué tarea. Esa contabilidad te la puedes montar tú con un data store de Make, que es trabajo de verdad y te toca mantenerlo a ti.
La ventaja de Make está en el lado de Notion y en cómo aguanta el volumen: los enrutadores, los filtros y los iteradores permiten que un solo escenario gestione ramificaciones que en Zapier serían varios zaps.
Es la mejor opción si ya construyes escenarios en Make. No cambia lo que Microsoft To Do acepta.
5. Power Automate: dentro de Microsoft, fuera del camino fácil
Es el método que todo el mundo espera que funcione mejor, porque Microsoft To Do y Power Automate salen de la misma casa. La fricción está en el extremo de Notion.
El conector de Notion para Power Automate lo publica un editor independiente, no Microsoft ni Notion, y está en el nivel Premium, así que necesita una licencia de pago de Power Automate por encima del Microsoft 365 que ya pagas.
Más limitante que la licencia: el conector de Notion no expone ningún disparador. Nada de lo que ocurra en Notion puede arrancar un flujo.
De To Do a Notion sí es viable, porque el conector de To Do es de Microsoft y sí reacciona a las tareas nuevas y a las modificadas.
De Notion a To Do significa montar un flujo programado que consulte la base de datos, la compare con lo que vio la última vez y actúe sobre la diferencia. Eso es una pieza de software pequeña, y la mantienes tú.
Merece la pena si tu organización ya está estandarizada sobre Power Platform y tiene las licencias. Fuera de ese caso, cuesta justificarlo.
6. n8n: control total, y la contabilidad corre de tu cuenta
El nodo de Microsoft To Do de n8n incluye una operación Task Update, así que modificar una tarea existente viene de serie. Aquí sí cabe una sincronización bidireccional de verdad, y autoalojarlo la hace barata de mantener.
El coste se mueve de la factura a tu agenda. El nodo no es un disparador, así que las consultas periódicas las programas tú.
También escribes tú la lógica de emparejamiento: guardar qué página de Notion va con qué tarea de To Do, decidir qué lado gana cuando los dos han cambiado desde la última ejecución y resolver la tarea que se borró en una aplicación pero no en la otra.
Eso es un fin de semana de trabajo y algo que luego mantienes. Para quien programa y quiere un control exacto, es la opción más flexible de la lista. Para el resto, es un proyecto, no una configuración.
Repasamos la plataforma a fondo en alternativas a n8n.
Lo que se sincroniza y lo que no
Hay comportamientos de To Do que sorprenden en cuanto la sincronización está en marcha. Ninguno es un fallo: todos vienen de cómo Microsoft ha modelado la aplicación.
- Los pasos llegan como texto, uno por línea, y no vuelven. Los elementos de la lista de comprobación de To Do aterrizan en una propiedad de texto de Notion con marcas ☑ y ☐. Edítalos en To Do; escribir en esa propiedad de Notion no cambia nada del lado de Microsoft.
- Mi día, Importante y Planeado no pueden ser destino de una sincronización. Son vistas sobre tus tareas, no listas, así que Microsoft no las expone. Sincroniza las listas a las que pertenecen de verdad las tareas y reconstruye esas mismas vistas en Notion con filtros de fecha e importancia.
- Las fechas de vencimiento y de inicio llevan día, no hora. Si pones una hora en la fecha de Notion, la tarea cae igualmente en el día correcto, pero la hora se pierde. El recordatorio es la única fecha editable que conserva la hora.
- No hay subtareas, ni tareas padre, ni secciones, ni responsables. To Do no tiene nada de eso, así que no hay nada que mapear. Si necesitas jerarquía, Todoist y Google Tasks sí sincronizan las subtareas como páginas relacionadas.
- Las tareas repetidas añaden una fila por ocurrencia. Al completar una se cierra esa tarea y se crea la siguiente como tarea nueva con un ID nuevo, así que Notion gana una página completada y otra recién abierta. Filtra las completadas fuera de tu vista principal.
- El borrado viene desactivado. Quitar una tarea en un lado la desvincula en vez de borrar su gemela, hasta que actives el borrado a conciencia. To Do no tiene papelera, así que una tarea borrada ahí no vuelve.
Los correos marcados en Outlook
Marcar un correo en Outlook lo mete en una lista integrada de To Do, y esa lista entra en Notion como cualquier otra, así que el seguimiento que marcaste esta mañana aparece al lado del proyecto al que pertenece.
Funciona en un solo sentido. Las tareas creadas en Notion no se pueden empujar a la lista de correo marcado, porque la marca pertenece al mensaje y no a una tarea.
Si lo que quieres es archivar los mensajes en sí, y no los seguimientos, esa es otra conexión: mira cómo sincronizar Notion con Outlook Mail.
Cuentas de trabajo y de centro educativo: la pantalla de aprobación del administrador
Iniciar sesión con una cuenta de trabajo de Microsoft 365 puede acabar en una pantalla que dice que la aplicación necesita la aprobación del administrador. No es un fallo de la herramienta y reintentarlo no lo resuelve.
Microsoft Entra deja que un administrador decida si cada persona puede dar su consentimiento a aplicaciones de terceros por su cuenta. Cuando ese ajuste está restringido, cualquier aplicación que tu organización no haya aprobado choca con el mismo muro, y solo un administrador puede desbloquearla.
Lo que funciona es pedirlo con datos concretos. Los permisos que se solicitan son el inicio de sesión y el perfil básico, lectura y escritura sobre tus propias tareas y listas de To Do, y lectura de la configuración de tu buzón.
Esa última sirve únicamente para acertar con tu zona horaria, y la petición cubre tu buzón, no el de tus compañeros.
Una cuenta personal de Microsoft no tiene esa barrera. Si el inquilino del trabajo está cerrado y las tareas son tuyas y no de la empresa, sincronizar una lista personal es el camino rápido.
Qué método encaja contigo
- Las tareas llegan a To Do y se planifican en Notion. Necesitas los dos sentidos y que las ediciones se queden. 2sync, o n8n si prefieres construirlo.
- Todo nace en Notion y To Do es solo la aplicación del móvil. Pleexy, el más barato de aquí.
- Solo quieres una copia de las tareas nuevas en algún sitio de Notion. Con Zapier o Make en su plan gratuito te sobra, siempre que asumas que las ediciones se quedan en la frontera.
- Tu empresa va sobre Power Platform. Power Automate, con licencia Premium y un flujo programado para el lado de Notion.
- Quieres ver las tareas en un calendario, no sincronizarlas. Ninguno de estos. Eso es trabajo de una herramienta de calendario.
Elige primero la dirección y después la herramienta
Casi todos los montajes que acaban decepcionando empiezan al revés: primero se elige plataforma y el techo se descubre después. Decide antes si lo que necesitas es una copia o una sincronización.
Una copia es un problema resuelto y no cuesta nada: Zapier y Make la hacen en su plan gratuito. Una sincronización, donde una edición en cualquiera de las dos aplicaciones llega a la otra y «completada» significa lo mismo en las dos, deja el campo reducido a las herramientas hechas para eso.
Resuelto eso, lo demás es mapeo de campos, y 2sync conecta Notion con Microsoft To Do en los dos sentidos junto a Outlook Calendar, Outlook Mail, Outlook Contacts, Todoist, Google Calendar y más.
Si el calendario de Outlook es la otra mitad de tu jornada, sincronizar Notion con Outlook Calendar funciona con el mismo inicio de sesión de Microsoft.
¿Todavía estás eligiendo gestor de tareas? Microsoft To Do vs Todoist y Microsoft To Do vs Google Tasks cubren esa decisión, las mejores aplicaciones de listas de tareas amplían el campo y las mejores integraciones de Notion repasan el resto del conjunto.
Deja de reescribir las mismas tareas en los dos sitios
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FAQ
¿Es gratuito Microsoft To Do?
Sí. Microsoft To Do es gratis con cualquier cuenta de Microsoft, personal o de trabajo, y no tiene plan de pago ni funciones reservadas. Lo que puede costar dinero es conectarlo con Notion: la sincronización bidireccional de 2sync arranca en 7 €/mes con facturación anual, y Pleexy, que solo va de Notion a To Do, cuesta 4 $/mes.
¿Qué es mejor, To Do o Planner?
Resuelven cosas distintas y mucha gente con Microsoft 365 acaba usando las dos. To Do es personal: tus listas, tu correo marcado, tu día. Planner es para el trabajo compartido, con tableros y tareas repartidas entre un equipo. Para sincronizar con Notion la diferencia es decisiva, porque To Do sí se conecta con una base de datos de Notion y Planner no: ninguna de las seis herramientas de esta página llega a los tableros de Planner.
¿Para qué sirve Microsoft To Do?
Para capturar tareas deprisa y tenerlas en una lista: escribes una línea en el móvil, marcas un correo en Outlook o alguien te añade algo en una lista compartida. Donde se queda corto es en planificar, porque no tiene proyectos, ni vistas, ni sitio para el contexto. De ahí que tanta gente capture en To Do y planifique en Notion, con una sincronización entre medias.
¿Cómo usar To Do de Microsoft?
Creas listas, metes tareas en ellas y, si te hace falta, les pones fecha de vencimiento, recordatorio, importancia y pasos. Mi día se vacía cada noche y es tu selección de lo que vas a hacer hoy. Si piensas sincronizarlo con Notion, organiza el trabajo en listas de verdad desde el principio: las listas son lo único que viaja a Notion.
¿Cómo instalar Microsoft To Do?
Está en la web, en la Microsoft Store para Windows, en la App Store, en Google Play y dentro de Outlook, como el módulo de tareas; Microsoft reúne todas las descargas en la ayuda de To Do. Inicias sesión con tu cuenta de Microsoft y tus listas aparecen en todos los dispositivos. Para sincronizar con Notion no hace falta instalar nada: la conexión se hace con tu cuenta, no con la aplicación de tu ordenador.
¿Qué versión de Microsoft es gratis?
Microsoft To Do es gratis entero, sin suscripción, igual que las versiones web de Word, Excel y PowerPoint con una cuenta personal de Microsoft. Microsoft 365 de pago añade las aplicaciones de escritorio, más almacenamiento y las funciones de empresa, pero no hace falta ni para usar To Do ni para sincronizarlo con una base de datos de Notion.
¿Puedo sincronizar Mi día o Importante con Notion?
No, y no lo consigue ninguna herramienta. Mi día, Importante y Planeado son vistas sobre tus tareas, no listas, así que Microsoft no las expone fuera de la aplicación. La salida es sincronizar las listas reales a las que pertenecen las tareas y reconstruir esas vistas en Notion con filtros de fecha de vencimiento e importancia, que además sobreviven al vaciado nocturno de Mi día.
Imágenes: Microsoft, Pleexy, 2sync
