Tareas en Outlook: cómo crearlas, asignarlas y encontrarlas

Microsoft lleva unos años pasando las tareas de Outlook a To Do. Las tareas siguen ahí, pero dónde las encuentras y cómo las creas o las asignas depende de la versión de Outlook que uses.

Dónde están las tareas en Outlook

Para saber qué Outlook tienes, Microsoft propone mirar la cinta de opciones: si hay una pestaña Archivo, es el Outlook clásico para Windows. Si no la hay, es el nuevo Outlook, que funciona igual que Outlook en la Web.

Las tareas son las mismas en las dos versiones. Outlook y Microsoft To Do leen una sola lista, guardada en los servidores de Exchange Online de Microsoft, así que lo que añades en uno aparece en el otro.

Cómo crear una tarea en el nuevo Outlook y en Outlook en la Web

1. Selecciona To Do en la barra lateral izquierda. Se abre el panel de tareas con tus listas.
2. Elige una lista, o crea otra con Nueva lista.
3. Haz clic en Agregar una tarea, escribe el título y pulsa Intro.

Si estás en una lista inteligente, como Mi día, la tarea se guarda en la lista Tareas y queda vinculada a la lista en la que estabas.

En el panel de detalles de cada tarea añades pasos, fechas, recordatorios, repeticiones, categorías, archivos y notas. Las etiquetas con # y las listas compartidas también funcionan; los tienes explicados en para qué sirve Microsoft To Do y cómo usarlo.

Cómo convertir un correo en tarea en Outlook

Casi todas las tareas de Outlook empiezan siendo un correo. Hay tres maneras de convertirlo en tarea, y no dan el mismo resultado:

• Marcarlo. En el nuevo Outlook, el mensaje aparece en la lista Correo electrónico marcado de To Do; en el clásico, en la Lista de tareas pendientes. La tarea es el propio correo.
• Arrastrarlo, en el nuevo Outlook y en la web. Abre Mi día en la barra de herramientas superior y suelta el mensaje en la pestaña To Do del panel. Outlook crea una tarea aparte.
• Arrastrarlo, en el clásico. Suéltalo sobre el icono Tareas o sobre la barra de To-Do. Si lo arrastras con el botón derecho y eliges Copiar aquí como tarea con datos adjuntos, el correo va adjunto.

La diferencia se nota al limpiar la bandeja. Según Microsoft, si en el clásico borras un mensaje marcado, desaparece también de la lista de tareas. Una tarea creada a partir del mensaje sigue ahí, con el texto del correo dentro.

Y si no quieres marcar a mano, una regla de Outlook puede marcar por ti los correos que cumplan una condición en cuanto llegan.

Cómo ver las tareas junto al calendario

Las tareas no salen solas en el calendario de Outlook, porque no tienen hora hasta que tú se la das. Lo que sí puedes es tener las dos cosas a la vista.

En el nuevo Outlook y en la web, selecciona Mi día en la barra de herramientas superior. Se abre un panel con dos pestañas, Calendario y To Do, estés en el correo, en el calendario o en los contactos.

Para reservar tiempo a una tarea, ve al calendario, abre Mi día, entra en la pestaña To Do y arrastra la tarea hasta una hora. Outlook crea un evento aparte: si luego lo mueves, la tarea no cambia.

Mi día se vacía cada noche a las doce, pero las tareas siguen en sus listas.

En el Outlook clásico, activa la barra de To-Do: en la pestaña Vista, grupo Diseño, abre el menú de la barra de To-Do y elige Tareas. La lista queda fija a la derecha, y las tareas salen también en la lista de tareas diarias del calendario.

Cómo usar las tareas en el Outlook clásico

El clásico mantiene el formulario de tareas de siempre, con más campos que To Do. Para crear una tarea:

1. Selecciona Tareas en la barra de navegación y después Nueva tarea (o Nuevos elementos > Tarea, o Ctrl+Mayús+K).
2. Escribe un Asunto corto y deja los detalles para el cuerpo.
3. Rellena Fecha de inicio, Fecha de vencimiento y Prioridad si hacen falta.
4. Activa Aviso y elige fecha y hora para recibir una alerta.
5. Guarda y cierra la tarea.

Para apuntar algo rápido, escribe en el cuadro Escriba una nueva tarea de la barra de To-Do y pulsa Intro. La tarea se crea con la fecha de hoy.

Cuando termines con un correo marcado, haz clic derecho en su bandera y elige Marcar como completado. La bandera se convierte en una marca verde y el correo sale de la barra de To-Do.

Cómo pasar el Outlook clásico a To Do

En el clásico puedes elegir con qué se abren las tareas. Puede que el propio Outlook te proponga el cambio con un aviso azul, Administrar tareas con To Do, que trae un botón para probarlo.

Para cambiarlo cuando quieras, ve a Archivo > Opciones > Tareas y activa Abrir tareas en la aplicación To Do.

A partir de ahí, el botón Tareas pasa al menú Todas las aplicaciones de la barra de navegación, y Nuevos elementos > Tarea abre To Do en lugar del formulario clásico. Para volver atrás, desactiva la casilla.

Cómo asignar tareas en Outlook

Aquí es donde más se separan las dos versiones.

En el Outlook clásico puedes mandar una tarea a otra persona:

1. Crea una tarea con Nueva tarea o Ctrl+Mayús+K.
2. Selecciona Asignar tarea y escribe un nombre o una dirección de correo en Para.
3. Rellena Asunto, Fecha de inicio y Fecha de vencimiento, y la Periodicidad si la tarea se repite.
4. Selecciona Enviar.

La otra persona tiene que aceptar o rechazar la tarea en Outlook para Windows. Tú sigues el avance con % completado y con los informes de estado que te envía.

Para ver todo lo que has repartido, ve a Ver > Cambiar vista > Asignadas.

Cada tarea va a una sola persona. Si un trabajo lo hacen tres, Microsoft aconseja dividirlo en tres tareas, una para cada persona.

¿No ves las tareas que has asignado? Ve a Archivo > Opciones > Tareas y activa Mantener mi lista de tareas actualizada con copias de las tareas que asigno a otras personas. Solo vale para las que asignes después.

En el nuevo Outlook y en Outlook en la Web no hay botón Asignar tarea. Un agente de soporte de Microsoft lo confirmó en enero de 2026 en Microsoft Q&A (en inglés): To Do está pensado para la gestión personal y no permite asignar tareas a otros.

Tienes dos alternativas:

• Una lista compartida de To Do: comparte la lista, abre la tarea y elige Asignar a. Va bien para un equipo pequeño o para casa.
• Planner: crea la tarea en un plan y asígnala allí. Si la otra persona tiene activada la conexión con Planner, la verá en Asignado a mí, en To Do.

Por qué no aparecen tus tareas en Outlook

Cuando las tareas «desaparecen», casi siempre es por una de estas razones:

• Te has pasado al nuevo Outlook. Las tareas están en To Do, en la barra de la izquierda: el nuevo Outlook no tiene un módulo de Tareas aparte.
• El Outlook clásico se ha pasado a To Do. El botón Tareas está ahora en Todas las aplicaciones.
• Falta un correo marcado. Según Microsoft, solo llegan los de tu buzón principal (no los compartidos) y de cuentas alojadas en Microsoft, y la primera sincronización trae solo los 100 más recientes de los últimos 30 días. Si no es eso, mira por qué desaparecen los correos marcados en Outlook.
• Has borrado el mensaje. Un correo marcado que borras se va de la lista de tareas con él.
• Tu organización ha desactivado las tareas. Microsoft avisa de que puede pasar según la configuración de cada organización.
• Estás en el móvil. La app de Outlook para el móvil no tiene lista de tareas. Para eso está la app gratuita To Do, con la misma cuenta.

Apunta en Outlook, planifica en Notion

Outlook es buen sitio para apuntar tareas, sobre todo las que salen del correo. Para planificarlas se queda corto:

• Sin vista de calendario. Llevas las tareas al calendario de una en una, y el evento no cambia si luego cambia la tarea.
• Sin tableros ni cronogramas. Solo tienes la lista.
• Sin hora en las fechas de vencimiento de To Do. Solo el recordatorio la lleva.
• Asignar exige Planner en cuanto dejas el Outlook clásico.

Si organizas tus proyectos en Notion, un espacio de trabajo hecho de documentos y bases de datos, no tienes que elegir: apuntas en Outlook y planificas en Notion.

La integración de Microsoft To Do de 2sync mantiene una sincronización bidireccional entre tus listas de To Do (las mismas tareas que ves en Outlook) y una base de datos de Notion, con los correos marcados incluidos.

En Notion puedes ver esas tareas en calendario, tablero o cronograma, relacionarlas con su proyecto y añadirles propiedades propias. Y como Notion Calendar conecta calendarios de Outlook, las tareas con fecha se ven en la misma pantalla que tus reuniones.

Algunas cosas se comportan igual que en To Do, porque vienen de cómo Microsoft ha diseñado las tareas:

• Los pasos llegan a Notion como texto de solo lectura.
• Una tarea creada en Notion no puede entrar en la lista Correo electrónico marcado.
• Las fechas solo llevan el día, sin hora.

La configuración paso a paso está en cómo sincronizar Notion con Microsoft To Do.

Decide dónde empiezan tus tareas

Lo que más ayuda a no perder tareas en Outlook es fijar dónde nacen. Para casi todo el mundo, en la bandera: un clic en la bandeja de entrada y el seguimiento aparece en To Do, en el ordenador y en el móvil.

Después, adapta el hábito a tu versión. En el nuevo Outlook, ten a mano Mi día y arrastra al calendario lo que necesite hora. En el clásico, deja visible la barra de To-Do y usa Asignar tarea para lo que le toca a otro.

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