Reglas en Outlook: cómo crearlas, ejecutarlas y borrarlas

Una regla de Outlook actúa sobre el correo en cuanto llega. La configuras una vez y sigue funcionando sola.

Puede llevar todo lo que te escribe un cliente a su carpeta, reenviar las facturas a tu gestoría o apartar los mensajes en los que solo vas en copia para que dejen de parecer urgentes.

Dónde se crea depende del Outlook que uses. El nuevo Outlook, Outlook en la Web y Outlook.com comparten la misma página de reglas. Outlook clásico para Windows tiene su propio Asistente para reglas, Outlook para Mac va por su lado y la aplicación del móvil no tiene reglas.

¿Dónde están las reglas de Outlook?

Lo primero es saber qué Outlook tienes. En Outlook para Windows, mira la esquina superior derecha: si ves el engranaje de Configuración, es el nuevo Outlook, que funciona igual que Outlook en la Web. Si no está, usas Outlook clásico.

Cada versión guarda las reglas en un sitio distinto, y no todas permiten lo mismo:

Fuentes: Soporte de Microsoft sobre reglas en Outlook, reglas en Outlook para Mac y Outlook para iOS y Android.

En esa misma pantalla ves todas las reglas que tienes, en el orden en que se aplican. Cada una lleva un interruptor (una casilla en Outlook clásico) para activarla o desactivarla sin borrarla.

Cómo hacer que los correos vayan directamente a una carpeta en Outlook

La regla más habitual lleva todo lo que llega de un remitente a una carpeta, y se crea desde el propio correo, sin entrar en Configuración:

1. Haz clic derecho en un correo de ese remitente y selecciona Reglas > Crear regla. En Outlook.com el menú se llama Regla > Crear regla, y en Outlook en la Web aparece directamente Crear regla.
2. Elige la carpeta y selecciona Aceptar.

Desde ese momento, el correo nuevo de ese remitente ya no pasa por la bandeja de entrada. Para ordenar también el que ya tienes, selecciona Más opciones en lugar de Aceptar y marca Ejecutar esta regla ahora en la bandeja de entrada antes de guardar.

En Outlook clásico el atajo se parece. Tras Reglas > Crear regla, elige una condición como El asunto contiene, marca Mover el elemento a una carpeta y escoge la carpeta (o crea una nueva).

Si quieres mover también los correos que ya están en la carpeta donde estás, marca Ejecutar esta nueva regla ahora en los mensajes que ya están en la carpeta actual y pulsa Aceptar.

Cómo crear una regla completa en el nuevo Outlook y en Outlook en la Web

Toda regla necesita un nombre, una condición y una acción. Las excepciones son opcionales.

1. Selecciona Configuración en la parte superior de la página.
2. Ve a Correo > Reglas.
3. Selecciona Agregar nueva regla.
4. Escribe un nombre, por ejemplo «Correo de Acme».
5. En Agregar una condición, elige qué debe cumplir el correo, por ejemplo De y el remitente.
6. En Agregar una acción, elige qué hacer con él, por ejemplo Mover a y una carpeta.
7. Si quieres dejar fuera parte de ese correo, usa Agregar una excepción, por ejemplo para los mensajes de importancia alta.
8. Marca Detener el procesamiento de más reglas si ninguna otra regla debe tocar estos correos después.
9. Selecciona Guardar.

Cómo crear reglas en Outlook clásico con el Asistente para reglas

Para reglas con varias condiciones, acciones o excepciones, Outlook clásico usa el Asistente para reglas:

1. Selecciona Archivo > Administrar reglas y alertas > Nueva regla.
2. Elige una plantilla, como Mover mensajes de alguien a una carpeta, o, en Iniciar desde una regla en blanco, selecciona Aplicar regla a los mensajes que recibo y pulsa Siguiente.
3. Marca las condiciones. En la descripción de la regla, en la parte de abajo, haz clic en cada valor subrayado (un remitente, una carpeta) para rellenarlo. Pulsa Siguiente.
4. En ¿Qué desea hacer con el mensaje?, marca las acciones y rellena sus valores subrayados. Pulsa Siguiente, añade las excepciones que necesites en ¿Hay alguna excepción? y vuelve a pulsar Siguiente.
5. Ponle nombre a la regla. La casilla Activar esta regla ya viene marcada.
6. Selecciona Finalizar.

Si Outlook te avisa de que la regla solo se ejecutará cuando Outlook esté activado, pulsa Aceptar. Acabas de crear una regla de solo cliente, que se comporta de otra manera (lo explicamos más abajo).

Cómo crear una regla en Outlook para Mac

1. En el menú Outlook, selecciona Configuración.
2. En el panel lateral, selecciona Reglas.
3. Selecciona +Agregar regla y ponle nombre.
4. Usa Seleccionar una condición para decidir qué correo entra en la regla y Seleccionar una acción para decidir qué le pasa.
5. Afínala con Agregar otra condición o Agregar una excepción y guarda la regla.

Outlook para Mac solo crea reglas de servidor. Si todavía usas Outlook para Mac heredado, su soporte termina en octubre de 2026 y, a partir de ese mes, deja de funcionar con buzones de Exchange Online, así que sigue los pasos de la versión actual.

¿Se pueden crear reglas en Outlook para iPhone o Android?

No. La comparativa de aplicaciones de Microsoft marca «Crear reglas de bandeja de entrada» como no disponible en Outlook para iOS y para Android.

Eso no deja al móvil sin reglas. Las de servidor que creas en el ordenador o en la web «se ejecutan sin importar si el usuario ha iniciado sesión en Outlook en el equipo», así que el correo ya llega ordenado cuando abres la aplicación.

Qué condiciones, acciones y excepciones puedes usar

El editor de reglas del nuevo Outlook puede fijarse en:

• Quién envía o recibe el correo: De, Para, Estoy en la línea CC, Soy el único destinatario, La dirección del remitente incluye y La dirección del destinatario incluye.
• Lo que dice: palabras del asunto, del cuerpo (El cuerpo del mensaje incluye) o del encabezado (El encabezado del mensaje incluye).
• Qué tipo de mensaje es: si tiene datos adjuntos, su importancia, su confidencialidad, su tamaño, si llegó antes o después de una fecha, y tipos como invitaciones a reuniones, respuestas automáticas o avisos de no entrega.

Y esto es lo que puede hacer con el correo que coincide:

• Moverlo o quitarlo de en medio: Mover a, Copiar o eliminarlo.
• Marcarlo: asignarle una categoría, Marcar como leído, Marcar con importancia o Marcar como correo no deseado.
• Mandarlo a otra persona: Reenviar a, Reenviar como datos adjuntos o Redirigir a.
• Detener el procesamiento de más reglas, para que ninguna regla de las de debajo toque ese mensaje.

Microsoft ha ido ampliando la lista durante 2026, según sus notas de la versión:

• Marzo: las categorías se pueden usar como condición.
• Mayo: acciones para borrar categorías, eliminar mensajes de forma permanente y gestionar marcas.
• Agosto: condiciones para los mensajes que te mencionan o que llegan de fuera de tu organización.

Algunas acciones del Outlook clásico siguen sin equivalente en el nuevo, como imprimir un mensaje o enviar una respuesta automática desde el servidor.

Cinco reglas que conviene configurar

Con cinco reglas se ordena casi cualquier bandeja. Los nombres son los del nuevo Outlook; el asistente del clásico dice lo mismo con otras palabras.

1. Cada cliente en su carpeta. Condición: La dirección del remitente incluye el dominio del cliente, como @acme.com. Acción: Mover a la carpeta de ese cliente.
2. Los boletines, fuera de la bandeja. Condición: El cuerpo del mensaje incluye «suscripción». Acción: Mover a una carpeta «Para leer». Añade una excepción para los remitentes cuyo correo deba quedarse donde está.
3. El correo en el que solo vas en copia. Condición: Estoy en la línea CC. Acción: Mover a una carpeta «En copia», o Marcar como leído si prefieres dejarlo donde está.
4. Lo que no puede esperar. Condición: De tu jefa o tu cliente más importante. Acción: Marcar con importancia o una categoría de un color que salte a la vista. Deja esta regla arriba del todo.
5. Las facturas, a tu gestoría. Condición: que el asunto incluya «factura». Acción: Reenviar a la dirección de tu gestoría.

En la última, piensa bien si te conviene reenviar o redirigir. Microsoft lo resume así: «Los mensajes reenviados aparecerán reenviados por usted. Los mensajes redirigidos parecen proceder del remitente original» (Soporte de Microsoft).

Con las respuestas pasa lo mismo: las de un correo reenviado vuelven a ti y las de uno redirigido van al remitente original.

En una cuenta del trabajo, el reenvío a una dirección externa puede estar bloqueado. Microsoft 365 lo desactivó por defecto para las organizaciones nuevas en 2021.

Si es tu caso, la regla rebota con un aviso de no entrega con el código 5.7.520, que indica que tu organización no permite el reenvío externo (Microsoft Learn). Solo el administrador puede cambiarlo.

Cómo ejecutar las reglas en Outlook sobre el correo que ya tienes

Una regla nueva solo actúa sobre lo que llega después de guardarla. «De forma predeterminada, una regla de bandeja de entrada se ejecuta en mensajes entrantes después de que haya creado la regla», recuerda Microsoft. Para ordenar lo acumulado, ejecútala a mano:

• Nuevo Outlook y Outlook en la Web: en Configuración > Correo > Reglas, selecciona el botón de reproducir (Ejecutar regla ahora) junto a la regla. Desde enero de 2026 también puedes ejecutarla en otras carpetas además de la bandeja de entrada, como Elementos enviados o tus propias carpetas.
• Outlook clásico: Archivo > Administrar reglas y alertas > Ejecutar reglas ahora. Marca las reglas, elige la carpeta en Ejecutar en la carpeta (con Incluir subcarpetas si te hacen falta), indica en Aplicar reglas a si van todos los mensajes, los leídos o los no leídos, y pulsa Ejecutar ahora.
• Outlook para Mac: tres puntos (...) junto a la regla > Ejecutar regla ahora.
• Outlook.com: las páginas de ayuda de Microsoft se contradicen sobre si se puede. Al crear una regla desde un correo, busca Ejecutar esta regla ahora en la bandeja de entrada en Más opciones. Si no aparece, usa Limpiar para mover de una vez todo lo de ese remitente.

¿Las reglas de Outlook se ejecutan automáticamente?

Casi todas. Las reglas del lado del servidor se ejecutan en los servidores de correo de Microsoft en cuanto llega el mensaje, tengas o no Outlook abierto en algún sitio.

Las del lado del cliente son la excepción, y solo las crea Outlook clásico. Una regla pasa a ser de cliente cuando depende de algo que solo hace la aplicación de escritorio.

Según Microsoft, una regla de cliente «solo se ejecuta en el equipo en el que se crea y solo se ejecuta si Outlook se está ejecutando».

Estas acciones del Outlook clásico convierten una regla en regla de cliente:

• Asignarla a la categoría
• Marcar mensaje para seguimiento en este momento
• Reproducir un sonido, Imprimirla o Mostrar una alerta de escritorio
• Eliminarla de manera permanente
• Mover el correo a una carpeta que solo existe en tu ordenador, porque «una regla de servidor no puede mover correo a una carpeta que solo existe en su dispositivo»

Qué cambia con las reglas en el nuevo Outlook

Las reglas siguen ahí, en Configuración > Correo > Reglas. Lo que cambia es lo que pueden hacer:

• Las reglas de cliente no se pasan al nuevo Outlook. El nuevo Outlook, Outlook en la Web y Outlook.com «solo admiten reglas del lado servidor». Una regla de cliente del clásico aparece con el aviso Esta regla no se puede editar ni ver, y la solución es crear otra que la sustituya.
• Las cuentas de Gmail, Yahoo e iCloud no tienen reglas en el nuevo Outlook, de momento.
• No se pueden importar ni exportar reglas. Un archivo .rwz del clásico no se abre en el nuevo Outlook.
• Faltan algunas acciones del clásico, aunque Microsoft añadió varias a lo largo de 2026.

Outlook clásico no desaparece todavía. Según la guía de migración de Microsoft, las instalaciones que ya existen tendrán soporte hasta 2029 como mínimo.

Por qué importa el orden de las reglas

Outlook revisa las reglas de arriba abajo. Cuando un mensaje cumple una regla que tiene marcada Detener el procesamiento de más reglas, las de debajo se saltan, «incluso si se aplican al mensaje».

Esa casilla viene marcada por defecto en Outlook en la Web y en Outlook para Mac. Y es el motivo más habitual de que una regla bien hecha no salte nunca: otra más general, situada más arriba, se quedó antes con el mensaje.

Dos costumbres lo evitan:

• Coloca las reglas concretas (una persona, un cliente) por encima de las generales (todos los boletines).
• Cambia el orden con las flechas arriba y abajo de cada regla en el nuevo Outlook, en la web y en Mac. En Outlook clásico, usa las flechas del cuadro Reglas y alertas.

Cómo exportar e importar reglas de Outlook

Solo Outlook clásico permite exportar las reglas, y conviene hacerlo antes de tocar muchas a la vez, porque es tu copia de seguridad:

1. Selecciona Archivo > Administrar reglas y alertas.
2. Selecciona Opciones.
3. Para guardar una copia, selecciona Exportar reglas, elige la carpeta y escribe un nombre en Nombre de archivo.
4. Para recuperarlas, selecciona Importar reglas, elige el archivo y selecciona Abrir.

Las reglas se guardan en un archivo .rwz, un tipo de archivo que, según Microsoft, «solo se puede abrir y usar en Outlook clásico». Las reglas importadas se añaden al final de tu lista, y solo puedes importar un conjunto cada vez.

El nuevo Outlook no exporta ni importa reglas. Las de servidor no lo necesitan, porque se guardan en tu buzón y siguen apareciendo en la lista. Las de cliente, en cambio, hay que crearlas de nuevo.

Cómo editar, desactivar o borrar reglas en Outlook

Desactivar una regla la guarda para más adelante, y mientras está apagada no ocupa espacio de reglas.

Para borrar todas las reglas de golpe en Outlook clásico, Microsoft documenta un comando. Cierra Outlook clásico, haz clic derecho en el botón Inicio de Windows, selecciona Ejecutar, escribe Outlook.exe /cleanrules y selecciona Aceptar (Soporte de Microsoft).

El comando las elimina todas, así que exporta antes una copia si quieres recuperar alguna.

Por qué no funcionan tus reglas de Outlook

Repasa esta lista en orden. Casi todas las reglas que fallan lo hacen por uno de los tres primeros motivos.

1. La regla está desactivada. En el nuevo Outlook y en la web, revisa su interruptor. En el clásico, revisa su casilla en Reglas y alertas, donde una regla rota aparece en rojo y marcada con «Error».
2. Solo actúa sobre el correo nuevo. Ejecútala a mano para procesar lo que ya tienes.
3. Otra regla de más arriba se quedó antes con el mensaje. Busca Detener el procesamiento de más reglas en las reglas de arriba y cambia el orden.
4. Es una regla de cliente. Espera a que abras Outlook clásico, y el nuevo Outlook no la puede ejecutar. Créala de nuevo sin la acción de cliente.
5. La cuenta es de Gmail, Yahoo o iCloud y estás en el nuevo Outlook. Crea el filtro en ese proveedor.
6. El buzón se ha quedado sin espacio para reglas. Exchange Online reserva 256 KB para todas las reglas activas de un buzón, sin límite en el número de reglas. Acorta los nombres, borra o combina reglas antiguas, o desactiva las que casi no usas, porque las desactivadas no cuentan.
7. Tu organización bloquea el reenvío. Un rebote con el código 5.7.520 viene de un ajuste del administrador, no de tu regla.
8. El buzón está lleno. Las reglas de reenvío pueden dejar de funcionar hasta que vuelvas a estar por debajo del límite del buzón.

Lleva a Notion el correo que ordena una regla

Una regla decide adónde va el correo. Parte de ese correo merece estar donde sigues el trabajo, y no en una carpeta que no vuelves a abrir: hilos con clientes, facturas, candidaturas, presupuestos de proveedores.

En una base de datos de Notion, cada uno de esos correos puede llevar un estado, un responsable y un enlace al proyecto al que pertenece.

La regla hace la clasificación y la integración de Outlook Mail de 2sync lleva el resultado a Notion:

1. Crea una carpeta en Outlook, por ejemplo «A Notion», o una por cliente.
2. Crea una regla con Mover a que lleve a ella el correo que te interesa.
3. Abre una automatización de Outlook Mail, conecta tu cuenta de Microsoft y marca esa carpeta en Carpetas de correo personalizadas.
4. Conecta tu base de datos de Notion y asigna los campos.

Para esto, una carpeta funciona mejor que una categoría. Una regla que mueve correo se ejecuta en el servidor, así que la carpeta se sigue llenando con el ordenador apagado. En cambio, una regla del clásico que asigna una categoría es de cliente.

Cada correo llega a Notion como una página con su asunto, remitente, destinatarios, vista previa, fecha de recepción, la lista de adjuntos y un enlace al mensaje. Además, el campo Carpeta de correo indica de qué carpeta viene.

La sincronización va en un solo sentido, de Outlook a Notion, así que en tu buzón no cambia nada. El correo nuevo llega cada 2 a 5 minutos, según tu plan.

Si además llevas Outlook Contacts como CRM, relaciona cada correo con la ficha del remitente mediante Remitente (Relación). Y cuando un correo es en realidad una tarea, márcalo: los correos marcados de Outlook llegan a Notion como tareas a través de Microsoft To Do.

La guía para sincronizar Notion con Outlook Mail compara 2sync con las demás formas de llevar el correo a Notion.

Empieza por una sola regla

Las reglas compensan antes si empiezas con poco. Elige el remitente que más te llena la bandeja, crea una regla en dos clics desde uno de sus correos y mira la carpeta mañana.

Añade la siguiente cuando la primera se haya ganado su sitio, deja las concretas arriba y ejecuta cada regla nueva una vez para limpiar lo acumulado.

FAQ