Microsoft To Do: para qué sirve y cómo usarlo [guía 2026]

La primera vez que abres To Do parece casi vacío: una columna de listas y un campo para escribir. Lo que lo hace útil aparece al abrir una tarea, en las listas inteligentes y en su conexión con Outlook.

Qué es Microsoft To Do y para qué sirve

Microsoft To Do es un gestor de tareas personal. Guardas las tareas en listas, y unas cuantas listas inteligentes (Mi día, Importante, Planeado) reúnen en una sola vista tareas de todas ellas.

En el día a día sirve para:

• Apuntar una tarea en cuanto se te ocurre, desde el móvil o desde el ordenador.
• Separar lo pendiente por áreas: la compra, la casa, cada cliente, un viaje.
• Elegir cada mañana lo que toca hoy sin repasar todo lo que tienes abierto.
• No olvidar una fecha, con vencimientos, recordatorios y tareas que se repiten.
• Convertir correos de Outlook en tareas con solo marcarlos.
• Repartir tareas con tu pareja, tu familia o tu equipo en una lista compartida.

Cómo crear listas y tareas

Las listas son la base. Crea una por cada área de tu vida o de tu trabajo y ve llenándolas:

1. Selecciona Nueva lista en la barra lateral y escribe el nombre.
2. Abre la lista, haz clic en Agregar una tarea, escribe el título y pulsa Intro. La tarea se coloca al final de la lista.
3. Para agrupar listas relacionadas (Casa, Trabajo, Proyecto personal), selecciona el icono de grupo de listas, a la derecha de Nueva lista, ponle nombre al grupo y arrastra las listas dentro.

Todas las cuentas traen además una lista Tareas integrada. Lo que añades desde una lista inteligente, como Mi día, se guarda ahí.

Para borrar una tarea, ábrela y selecciona el icono de la papelera. Si la borras sin querer, puedes recuperarla en Outlook para escritorio, con la misma cuenta: abre Elementos eliminados, haz clic derecho en la tarea, elige Mover y llévala a la carpeta Tareas.

Cómo planificar el día con Mi día

Mi día, la lista del icono del sol, es la función con la que más compensa crear un hábito. Cada mañana empieza en blanco, así que decides a qué dedicas el día en vez de enfrentarte a todo lo pendiente.

• Añadir una tarea: ábrela y selecciona Agregar a Mi día, o escríbela directamente en Mi día.
• Ver sugerencias: selecciona el icono de la bombilla, arriba en Mi día, y elige entre las tareas que te propone To Do, incluidas las que ayer se quedaron sin terminar.
• Dejar que se reinicie: Mi día se vacía todas las noches. Lo que no terminaste sigue en su lista (las tareas creadas en Mi día se guardan en Tareas) y vuelve al día siguiente entre las sugerencias.

Si ordenas Mi día por importancia, las tareas con estrella suben arriba del todo. Así ves de un vistazo las dos o tres que de verdad importan hoy.

Cómo dividir una tarea en pasos, notas y archivos

Selecciona cualquier tarea y se abre su panel de detalles a la derecha. Ahí una tarea de una línea se convierte en algo que de verdad puedes terminar.

• Pasos: selecciona Agregar paso, escribe y pulsa Intro. Bajo el nombre de la tarea aparece un contador con los pasos hechos y el total.
• Notas: selecciona Agregar nota para dejar detalles, enlaces o contexto. En la versión web puedes dar formato a las notas con negrita, cursiva, subrayado y listas numeradas.
• Archivos: adjunta un documento a la tarea con el icono del clip.

Los pasos son una lista de comprobación sin más. Cada uno es una casilla y una línea de texto, sin fecha, sin recordatorio y sin pasos propios.

Úsalos como una pequeña lista dentro de la tarea, no como subtareas.

Cómo poner fechas de vencimiento, recordatorios y repeticiones

El mismo panel reúne las tres opciones para programar una tarea:

• Agregar fecha de vencimiento: Hoy, Mañana, Semana próxima o Elegir una fecha.
• Recordarme: Más tarde hoy, Mañana, Semana próxima o Elegir una fecha y una hora.
• Repetir: Diariamente, Días laborables, Semanalmente, Mensualmente, Anualmente o Personalizado.

Hay un detalle que confunde a mucha gente: la fecha de vencimiento no lleva hora. Si algo tiene que estar hecho a las 15:00, pon un recordatorio a las 15:00. El recordatorio es la única fecha de To Do que guarda la hora.

Todas las tareas con fecha aparecen también en la lista inteligente Planeado, agrupadas en Anterior, Hoy, Mañana y los días siguientes. Es lo más parecido a una agenda que tiene To Do.

También puedes escribir la fecha dentro del título. La app de Windows lo reconoce desde la versión 2.66, pero solo en inglés: «Call the bank tomorrow 5pm» crea el recordatorio y «every Monday», la repetición. Si lo escribes en español, de momento no lo entiende.

La app de iOS sugiere fechas de la misma forma. Para desactivar el reconocimiento en Windows, ve a Configuración y apaga Reconocer fechas y horas en los títulos de tareas.

Importancia, etiquetas y categorías

To Do te da tres formas de clasificar el trabajo, y cada una sirve para algo distinto:

• Importancia: selecciona la estrella de la tarea. Las tareas con estrella aparecen en la lista inteligente Importante, y puedes ordenar cualquier lista por importancia.
• Etiquetas: añade un hashtag al título, como #trabajo o #clase. Selecciona la etiqueta, o búscala, y verás todas las tareas, notas y pasos que la llevan, estén en la lista que estén.
• Categorías: en el panel de detalles, selecciona Elegir una categoría para aplicar las mismas categorías de color que usas en Outlook, varias por tarea si quieres. Microsoft lo documenta para To Do en la web.

Las tareas que salen de un correo marcado heredan sus categorías, y las dos se mantienen sincronizadas: si cambias la categoría de la tarea, cambia también en el correo.

Cómo convertir correos de Outlook en tareas

Si tu trabajo pasa por Outlook, esta es la conexión más útil de To Do. Marcas un correo en Outlook y aparece en la lista Correo electrónico marcado de To Do, con el asunto como nombre de la tarea y una vista previa del mensaje dentro.

Para activarlo, abre la Configuración de To Do y, en Conexiones, activa Correo electrónico marcado.

Microsoft pone unas condiciones que explican casi todas las quejas de «no me aparecen los correos marcados»:

• El buzón tiene que estar alojado en Microsoft: Outlook.com, Hotmail, Live o una cuenta de Microsoft 365, incluidas las que usan un dominio propio.
• La primera sincronización tiene un tope: trae los 100 correos marcados más recientes de los últimos 30 días. A partir de ahí, cada correo que marques llega al momento.
• Solo cuenta tu buzón principal: los correos marcados en buzones y carpetas compartidos no se sincronizan.
• Los eventos de calendario marcados no se convierten en tareas.

Una vez convertido en tarea, el correo admite lo mismo que cualquier otra: cambiarle el nombre, ponerle fecha, añadirlo a Mi día o marcarlo como importante. Con Abrir en Outlook, en el panel de detalles, vuelves al mensaje.

En Outlook para Windows también puedes arrastrar un correo hasta el icono de Tareas del panel de navegación para crear la tarea. Y si no quieres marcar a mano, una regla de Outlook puede marcar por ti los correos que cumplan una condición.

Cómo compartir una lista y asignar tareas

Las listas compartidas funcionan bien para una casa, un equipo pequeño o un viaje:

1. Abre una lista que hayas creado tú y selecciona el icono de compartir, arriba a la derecha.
2. Selecciona Crear vínculo de invitación, después Copiar vínculo, y manda el enlace por correo o por chat.
3. Para que no entre nadie más, ve a Administrar acceso y limita el acceso a los miembros actuales. Con Dejar de compartir, la lista vuelve a ser privada.

Antes de mandar el enlace, ten en cuenta un límite: solo se comparte entre cuentas Microsoft personales, o entre cuentas de la misma organización del trabajo o del centro educativo. Una cuenta personal no puede unirse a la lista de una cuenta del trabajo.

Dentro de una lista compartida, abre una tarea y selecciona Asignar a para dársela a un miembro. En Windows puedes escribir @ y el nombre mientras creas la tarea.

Todo lo que te asignan se reúne en la lista inteligente Asignado a mí, incluidas las tareas de Planner si activas la conexión con Planner en la configuración. Si mueves una tarea asignada a otra lista, pierde la asignación.

To Do, tareas de Outlook y Planner: qué hace cada uno

Microsoft tiene tres sitios para las tareas, y se solapan menos de lo que sugieren los nombres:

Las tareas de Outlook y To Do son los mismos datos vistos desde dos ventanas: añade una tarea en uno y aparece en el otro.

La excepción son los campos antiguos de las tareas del Outlook clásico. Microsoft avisa de que To Do no muestra el estado de la tarea, el porcentaje completado, los distintos niveles de prioridad ni las horas de trabajo, aunque esos datos se quedan en el servidor.

Planner es otro producto, pensado para el trabajo en equipo. Aun así, lo que te asignan allí puede llegarte a To Do por la lista Asignado a mí.

Atajos de teclado de Microsoft To Do en Windows

Microsoft documenta estos atajos para la app de Windows:

Lo que Microsoft To Do no hace

To Do es sencillo a propósito, y sus carencias se notan en cuanto las tareas dependen de un proyecto:

• Sin vista de calendario. Las tareas no salen solas en ningún calendario. En el nuevo Outlook y en Outlook en la Web puedes arrastrar una tarea desde el panel Mi día (pestaña Tareas pendientes) hasta el calendario, pero eso crea un evento aparte.
• Sin hora en la fecha de vencimiento. Solo el recordatorio la lleva.
• Sin subtareas. Los pasos son una lista plana.
• Sin campos personalizados, tableros ni cronogramas. Una tarea tiene los campos que le da Microsoft y ninguno más.
• Límites en el correo marcado. Un solo buzón y, en la primera sincronización, 100 correos de los últimos 30 días.

Para la lista de la compra, nada de esto importa. Empieza a importar cuando las tareas son de un cliente, de un plan de proyecto o de un calendario editorial.

To Do para apuntar, Notion para planificar

No hace falta dejar To Do para resolverlo. Apuntar en To Do sigue siendo rápido, sobre todo con los correos marcados, y la planificación puede pasar a Notion.

Notion es un espacio de documentos y bases de datos donde cabe lo que To Do no tiene: vistas de calendario y de tablero, relaciones con proyectos y propiedades a tu medida.

Para que las dos vayan a la par, 2sync mantiene una sincronización bidireccional entre tus listas de To Do y una base de datos de Notion, con los correos marcados incluidos. Algunas cosas se comportan igual que en To Do, porque vienen de cómo Microsoft ha diseñado la app:

• Los pasos llegan a Notion como texto, uno por línea, y lo que edites en Notion no vuelve a To Do.
• Los correos marcados se sincronizan con Notion, pero una tarea creada en Notion no puede entrar en la lista Correo electrónico marcado.
• Las fechas de vencimiento y de inicio solo llevan el día, sin hora, igual que en To Do.
• Las tareas repetidas añaden una página nueva en Notion cada vez que completas una repetición.

Qué campo viaja en cada dirección lo tienes en la referencia de campos de Microsoft To Do. La configuración paso a paso, y cómo se compara con Zapier, Make y Power Automate, está en cómo sincronizar Notion con Microsoft To Do.

Por dónde empezar

No necesitas todas las funciones el primer día. Con tres costumbres aprovechas casi todo:

1. Una lista por área, y grupos cuando pases de cinco o seis.
2. Mi día cada mañana, elegido entre las sugerencias y no de memoria.
3. Marcar en vez de copiar, para que los seguimientos del correo lleguen solos a To Do.

Los pasos, las etiquetas y las listas compartidas ya llegarán cuando una tarea o tu casa los pidan. Y si To Do se te queda pequeño para un proyecto, suele ser señal de que ese proyecto pide una base de datos.

Si todavía estás comparando aplicaciones, Microsoft To Do vs Todoist repasa la alternativa más habitual.

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