Todoist es el mejor gestor de tareas para la mayoría: tiene proyectos, etiquetas, filtros, vistas de tablero y de calendario, y una entrada en lenguaje natural que Microsoft To Do no puede igualar. Microsoft To Do es la mejor opción si trabajas dentro de Microsoft 365 y quieres algo limpio, sencillo y completamente gratis. La verdad es que apuntan a usuarios distintos: To Do es un planificador diario gratuito conectado a Outlook y Teams, mientras que Todoist es un sistema de productividad completo en el que puedes crecer. Esta guía los compara función por función, incluida la pregunta que a menudo lo decide todo: cuál de los dos lleva de verdad tus tareas al espacio donde planificas todo lo demás.
Microsoft To Do vs Todoist de un vistazo
La tabla puntúa cada app según las tareas para las que la gente usa de verdad un gestor. El desglose detallado viene en las secciones de debajo.
| Categoría | Microsoft To Do | Todoist | Ganador |
|---|---|---|---|
| Precio | Completamente gratis | Plan gratuito, Pro desde 5 $/mes | Microsoft To Do |
| Captura de tareas | Añadido rápido, sin interpretación | Entrada en lenguaje natural | Todoist |
| Organización | Listas y pasos | Proyectos, secciones, etiquetas, filtros | Todoist |
| Vistas | Una sola lista por página | Lista, tablero y calendario | Todoist |
| Recordatorios y repetición | Por hora, repetición básica | Repetición flexible en texto plano | Todoist |
| Colaboración | Listas compartidas | Proyectos compartidos, comentarios, responsables | Todoist |
| Planificación diaria | Mi día con sugerencias inteligentes | Vistas Hoy y Próximas | Microsoft To Do |
| Encaje con Microsoft 365 | Profundo: Outlook, Teams, Planner | Solo complementos de Outlook y Gmail | Microsoft To Do |
| Plataformas | Windows, web, iOS, Android, Mac | Añade Linux y extensiones de navegador | Todoist |
| Funciona con Notion | Solo automatización de terceros | Inserción oficial más sincronización bidireccional | Todoist |
En resumen: Todoist gana en funciones, flexibilidad y en lo lejos que puedes llevarlo. Microsoft To Do gana en precio y en encaje si tu trabajo ya pasa por Outlook y Teams. Si necesitas una lista diaria sencilla y gratuita, y trabajas dentro de Microsoft 365, elige To Do. Si gestionas algo más complejo que una lista plana de tareas, o quieres una app que encaje bien con el resto de tus herramientas, elige Todoist.
¿Qué es Microsoft To Do?
Microsoft To Do es una app de tareas gratuita construida sobre los cimientos de Wunderlist, la querida app de listas que Microsoft compró en 2015 y retiró en 2020. Está pensada para ser sencilla: un lugar limpio donde guardar listas diarias, muy ligado al mundo de Microsoft 365.
Su función estrella es Mi día, una lista nueva que reconstruyes cada mañana. To Do te sugiere elementos a partir de tus tareas vencidas y próximas, y tú eliges el puñado que merece la pena hacer hoy. Alrededor de eso están las listas normales, los pasos (subtareas), las fechas de vencimiento, los recordatorios, las tareas repetidas, los archivos adjuntos y las listas compartidas para una pareja o un equipo pequeño.
El verdadero atractivo es la integración con Microsoft. Los correos marcados en Outlook se convierten en tareas de To Do automáticamente, tus tareas aparecen en la app Tareas de Teams junto a Planner, y todo se sincroniza entre Windows, web, iOS, Android y Mac. Lo que To Do deja fuera es la estructura: no hay etiquetas, ni filtros personalizados, ni vista de tablero, ni forma de agrupar tareas por algo que no sea la lista en la que están.
¿Qué es Todoist?
Todoist es un gestor de tareas multiplataforma que lleva años puliendo una de las experiencias de listas de tareas más refinadas que existen. Mientras To Do es una lista diaria, Todoist es todo un sistema: un sitio donde puedes llevar toda tu vida y tu trabajo sin que se desmorone a medida que crece.
Lo primero que enamora es la entrada en lenguaje natural. Escribe «Redactar la agenda de la reunión del lunes cada semana #Trabajo +Paula» y Todoist interpreta la fecha de vencimiento, la repetición, el proyecto y el responsable mientras escribes. A partir de ahí tienes proyectos y subproyectos, secciones, etiquetas, filtros, cuatro niveles de prioridad y tres formas de mirar las mismas tareas: lista, tablero y calendario. También gestiona tareas repetidas, recordatorios, comentarios, plantillas y una capa ligera de gamificación llamada Karma.
Todoist funciona en Windows, Mac, Linux, iOS, Android y la web, con extensiones de navegador y complementos para Gmail, Outlook y Slack. El plan gratuito cubre lo básico (incluidos los recordatorios) pero te limita a 5 proyectos personales, 3 filtros y una semana de historial de actividad; Pro eleva esas cifras a 300 proyectos y 150 filtros con historial completo. Para verlo frente a otras herramientas, consulta Todoist vs. Google Tasks y TickTick vs. Todoist.
Diferencias clave
Las dos apps son rápidas, se sincronizan en todas partes y manejan bien una lista básica. Las diferencias aparecen en cuanto tus necesidades superan el «acuérdate de comprar leche».
Precio: gratis frente a freemium
Microsoft To Do es completamente gratis, sin ningún plan de pago. Todo lo que hace lo tienes sin coste con una cuenta personal de Microsoft o una suscripción a Microsoft 365.
Todoist usa un modelo freemium. El plan gratuito es perfectamente usable para una persona con un puñado de proyectos, pero quien le exige más choca con los topes (5 proyectos, 3 filtros, una semana de historial). Pro cuesta 5 $ al mes con facturación anual (60 $ al año, o 7 $ al mes con facturación mensual) y sube los límites de forma drástica; Business añade funciones de equipo por 8 $ por usuario al mes con facturación anual (10 $ con facturación mensual). Si el precio es lo único que importa, To Do gana sin discusión.
Captura de tareas y lenguaje natural
Esta es la ventaja más clara de Todoist. Su intérprete de lenguaje natural te deja capturar una tarea totalmente estructurada en una sola línea (fechas, repetición, proyectos, etiquetas y prioridad incluidos) sin tocar ningún menú. A lo largo de meses de uso diario, esa rapidez termina marcando la diferencia.
Microsoft To Do tiene una casilla de añadido rápido a secas. Escribes la tarea y luego fijas la fecha de vencimiento, el recordatorio y la repetición desde controles separados. Para elementos sencillos va perfectamente bien, pero nunca se quita de en medio como hace el intérprete de Todoist.
Organización: proyectos, etiquetas y vistas
To Do organiza el trabajo en listas, que puedes agrupar, más pasos dentro de cada tarea. Esa es toda la jerarquía. No hay etiquetas, ni filtros, y solo una forma de ver una lista.
Todoist te da proyectos, secciones, etiquetas y filtros, de modo que la misma tarea puede estar en un proyecto y llevar etiquetas como @casa o @trabajo-profundo que filtras de golpe en todos los proyectos. También tienes tres vistas de cualquier proyecto, incluido un tablero estilo Kanban para mover el trabajo entre fases.
Recordatorios y tareas repetidas
Las dos apps hacen recordatorios y tareas repetidas, pero Todoist es más flexible. Defines una tarea repetida en lenguaje natural («cada segundo martes», «cada día laborable a las 9:00») y Todoist se encarga del resto. Microsoft To Do cubre los patrones habituales (diario, semanal, mensual, personalizado), pero los construyes con menús desplegables en vez de escribiéndolos.
Colaboración y uso compartido
To Do te deja compartir una lista con otras personas, lo que basta para una lista de la compra compartida o los recados de una pareja. Todoist va más allá: compartes proyectos enteros, asignas tareas a personas concretas, añades comentarios y adjuntas archivos, lo que lo hace viable para equipos pequeños, no solo para el hogar.
Plataformas y el ecosistema Microsoft
Si tu día pasa por Microsoft 365, To Do tiene una ventaja real. Los correos marcados en Outlook se convierten en tareas, tus elementos aparecen en la experiencia Tareas de Teams junto a Microsoft Planner, y todo es gratis con tu suscripción actual. Todoist iguala la amplia cobertura de plataformas (y añade Linux, que To Do no incluye) y ofrece complementos para Outlook y Gmail, pero se sitúa al lado del entorno Microsoft, no dentro de él.
Llevar tus tareas a donde planificas
Esta dimensión decide a menudo la cuestión para quienes planifican su trabajo en un sitio distinto de la app de tareas. Microsoft To Do no tiene conexión oficial con Notion; te quedas con la automatización de terceros, y casi toda funciona en un solo sentido. Todoist tiene una inserción oficial en Notion y un buen conjunto de herramientas de sincronización, incluidas opciones realmente bidireccionales. Si tus tareas necesitan aparecer en Notion junto a tus notas, proyectos y documentos, Todoist es la app mucho más fácil de conectar, que es de lo que trata la siguiente sección.
¿Cuál deberías elegir?
La respuesta correcta depende de lo compleja que sea tu manera de trabajar y de en qué ecosistema ya te mueves.
| Si lo que necesitas es... | Usa | Por qué |
|---|---|---|
| Una lista diaria sencilla y gratuita | Microsoft To Do | Sin coste, interfaz limpia, planificación con Mi día |
| Trabajar dentro de Outlook y Teams | Microsoft To Do | Los correos marcados se vuelven tareas; encaje nativo con Microsoft 365 |
| Gestionar proyectos con etiquetas y filtros | Todoist | Proyectos, etiquetas, filtros y vistas de tablero |
| Capturar tareas rápido, durante todo el día | Todoist | La entrada en lenguaje natural interpreta fechas y detalles |
| Compartir trabajo con un equipo pequeño | Todoist | Proyectos compartidos, comentarios y asignación de tareas |
| Ver tus tareas dentro de Notion | Todoist | Inserción oficial más sincronización bidireccional real (más abajo) |
Conectar tus tareas con tu espacio de trabajo
Una app de tareas es solo la mitad de un sistema. Si planificas proyectos, guardas notas de reuniones y haces el seguimiento de todo lo demás en Notion, una lista aparte significa cambiar de ventana sin parar y copiar elementos a mano. La solución es mantener tus tareas donde las haces y que aparezcan, de forma automática, en una base de datos de Notion junto al resto de tu trabajo.
Aquí es donde Todoist saca ventaja de una manera que importa. Para mantener ambos lados al día sin reescribir nada, 2sync conecta Todoist y Notion con sincronización bidireccional real: añade o completa una tarea en Todoist y se actualiza en Notion, edítala en Notion y el cambio vuelve a Todoist. Asigna los campos de Todoist a propiedades de Notion, incluidas fechas de vencimiento, prioridades, etiquetas, secciones y subtareas, y puedes filtrar para que solo se sincronicen ciertos proyectos o etiquetas.
Las mismas tareas de Todoist, ya en una base de datos de Notion tras una sincronización bidireccional, listas para vistas de tablero, tabla o calendario.
Si quieres adelantar camino, nuestra plantilla de Todoist para Notion gratuita te da una base de datos ya estructurada para reflejar tus tareas de Todoist, así la conectas y a funcionar.
Configurarlo lleva unos minutos: sigue cómo sincronizar Notion con Todoist para el paso a paso, o consulta la página de la integración de Todoist con Notion para ver exactamente a qué se asigna cada campo. Si todavía estás sopesando Todoist frente a las propias funciones de tareas de Notion, Notion vs. Todoist cubre esa decisión a fondo.
¿Y si te inclinas por Microsoft To Do? To Do en sí no se conecta a Notion mediante 2sync, pero si trabajas dentro de Microsoft 365, el resto de tu entorno sí: 2sync sincroniza tu Outlook Calendar, Outlook Mail y Outlook Contacts con Notion, así tus reuniones, tus correos importantes y tus contactos llegan al mismo espacio de trabajo. Consulta cómo sincronizar Notion con Outlook Calendar si esa es la parte de tu día que más quieres tener en Notion.
Conclusión
Microsoft To Do y Todoist están hechos para personas distintas. Microsoft To Do es la mejor opción si quieres un planificador diario gratuito y enfocado, y tu trabajo ya pasa por Outlook y Teams. Todoist es la mejor opción para casi todos los demás: captura tareas más rápido, las organiza con proyectos, etiquetas y filtros, las muestra en vista de lista, tablero o calendario, y escala de una lista personal al trabajo de un equipo pequeño sin romperse.
El factor decisivo para mucha gente es lo que ocurre fuera de la app de tareas. Si planificas tu vida en Notion, Todoist es el que se conecta sin fricciones, y una sincronización bidireccional convierte tu lista de tareas en parte del mismo espacio de trabajo que ya usas para todo lo demás. Para una visión más amplia, compara las mejores aplicaciones de listas de tareas o lee Google Keep vs. Google Tasks si te inclinas más por las herramientas de Google.
Lleva tus tareas de Todoist a Notion
Sincroniza Todoist en ambos sentidos con una base de datos de Notion: asignación de campos, filtros y tus tareas en vistas de tablero, tabla o calendario.
Preguntas frecuentes
¿Es Microsoft To Do mejor que Todoist?
Para la mayoría, no. Todoist ofrece más: proyectos, etiquetas, filtros, vistas de tablero y calendario, entrada en lenguaje natural y asignación de tareas. Microsoft To Do es mejor en dos casos concretos: cuando quieres una *app* completamente gratuita y cuando tu trabajo pasa por Outlook y Teams, donde To Do se integra de forma nativa. Si tus necesidades van más allá de una lista diaria sencilla, Todoist es el gestor de tareas más sólido.
¿Microsoft To Do es realmente gratis?
Sí. Microsoft To Do es completamente gratis con una cuenta personal de Microsoft o una suscripción a Microsoft 365, y no hay ninguna mejora de pago. Todoist, en cambio, tiene un plan gratuito más planes de pago Pro y Business que suben sus límites y añaden funciones de equipo.
¿Microsoft Planner va a sustituir a Microsoft To Do?
No. Microsoft ha reunido las tareas de To Do, Planner y Project en una *app* Planner unificada dentro de Teams, lo que generó algo de confusión, pero Microsoft To Do sigue existiendo como *app* independiente en web, Windows, Mac, iOS y Android. To Do está orientado a las listas de tareas personales, mientras que Planner apunta a los tableros de tareas de equipos y proyectos.
¿Puedo sincronizar Microsoft To Do o Todoist con Notion?
Todoist se sincroniza con Notion fácilmente. 2sync conecta Todoist y Notion con sincronización bidireccional real, asignando fechas de vencimiento, prioridades, etiquetas y subtareas a propiedades de Notion, de modo que los cambios fluyen en ambos sentidos automáticamente. Microsoft To Do no tiene conexión oficial con Notion y depende de automatización de terceros en un solo sentido. Si sincronizar tareas con Notion te importa, Todoist es la *app* más fácil de conectar.
¿Hay algo mejor que Todoist?
Depende de lo que necesites. TickTick añade un calendario integrado y un seguidor de hábitos, Google Tasks es más sencillo y gratuito, y Notion puede sustituir por completo a una *app* de tareas si quieres tener tareas y notas en un mismo sitio. Todoist sigue siendo una de las opciones más equilibradas en rapidez, estructura y soporte multiplataforma. Nuestras comparativas de TickTick vs. Todoist y Notion vs. Todoist repasan los pros y los contras.
¿Todoist funciona en Windows y Outlook como Microsoft To Do?
Todoist tiene una *app* de Windows y un complemento de Outlook que te deja convertir correos en tareas, así que funciona en un entorno Microsoft. Lo que no puede igualar es la profundidad nativa de To Do dentro de Microsoft 365: los correos marcados en Outlook que se convierten en tareas automáticamente y las tareas que aparecen en la *app* Tareas de Teams. Para un flujo de trabajo centrado en Microsoft, To Do encaja más a fondo; para todo lo demás, ganan las funciones de Todoist.
