Todoist es el mejor gestor de tareas. Microsoft To Do es el mejor gratuito. Las dos cosas son ciertas a la vez, y por eso esta comparación cuesta más de lo que parece.
La línea que las separa es la del pago. Todo lo que hace To Do sale gratis, recordatorios a la hora que quieras y listas compartidas incluidos. Todoist te da la estructura que To Do nunca ha tenido (proyectos, secciones, etiquetas, filtros, vistas de tablero), pero su plan gratuito Beginner te deja en cinco proyectos y guarda las fechas límite, la vista de calendario y los recordatorios más flexibles para Pro, así que elegir Todoist suele significar pagar Todoist.
Más abajo van punto por punto: precio, captura, organización, colaboración y encaje con Microsoft 365. Y después, las dos preguntas con las que llega casi todo el mundo: qué te da cada uno sin gastar nada, y qué parte de cada uno llega al espacio donde planificas el resto del trabajo.
Respuesta rápida
Microsoft To Do si quieres una lista diaria gratuita y tu correo está en Outlook: los recordatorios a la hora que elijas, las tareas repetidas y las listas compartidas no cuestan nada, y los correos marcados en Outlook pueden llegarte como tareas. Todoist si llevas algo más que una lista plana, pero cuenta con pagarlo: Pro son 5 € por usuario al mes con facturación anual, y el plan gratuito Beginner te limita a cinco proyectos y se queda sin fechas límite, sin vista de calendario y sin recordatorios por ubicación. Las dos se pueden sincronizar en los dos sentidos con una base de datos de Notion, aunque Todoist se lleva más estructura.
Microsoft To Do vs Todoist de un vistazo
Las filas cubren lo que de verdad cambia entre las dos: cuánto cuestan, cómo se capturan las tareas, cómo se organizan y con qué se conectan. El desglose detallado viene en las secciones de debajo.
| Categoría | Microsoft To Do | Todoist | Ganador |
|---|---|---|---|
| Precio | Gratis, sin plan de pago | Plan gratuito Beginner; Pro 5 €/mes (anual) | Microsoft To Do |
| Captura de tareas | Lee fechas y repeticiones del título | Añade proyectos, etiquetas, prioridad y voz | Todoist |
| Organización | Listas y pasos | Proyectos, secciones, etiquetas, filtros | Todoist |
| Vistas | Una sola disposición de lista | Lista y tablero gratis; calendario en Pro | Todoist |
| Recordatorios | Gratis, a la hora que elijas | Gratis, atado a la hora de vencimiento; extras en Pro | Empate |
| Tareas repetidas | De diaria a totalmente personalizada | Lo mismo, escrito en texto normal | Empate |
| Colaboración | Listas compartidas | Proyectos compartidos, comentarios, responsables | Todoist |
| Planificación diaria | Mi día con sugerencias inteligentes | Vistas Hoy y Próximas | Microsoft To Do |
| Encaje con Microsoft 365 | Profundo: Outlook, Teams, Planner | Solo complementos de Outlook y Gmail | Microsoft To Do |
| Plataformas | Windows, web, iOS, Android, Mac | Añade Linux y extensiones de navegador | Todoist |
| Funciona con Notion | Sincronización bidireccional; pasos en solo lectura | Inserción oficial más sincronización bidireccional, con subtareas | Todoist |
¿Qué es Microsoft To Do?
Microsoft To Do es una app de tareas gratuita construida sobre los cimientos de Wunderlist, la querida app de listas que Microsoft compró en 2015 y retiró en 2020. Está pensada para ser sencilla: un lugar limpio donde guardar listas diarias, muy ligado al mundo de Microsoft 365.
Su función estrella es Mi día, una lista nueva que reconstruyes cada mañana. To Do te sugiere elementos a partir de tus tareas vencidas y próximas, y tú eliges el puñado que merece la pena hacer hoy. Alrededor de eso están las listas normales, los pasos (una lista de comprobación dentro de cada tarea), las fechas de vencimiento, los recordatorios, las tareas repetidas, los archivos adjuntos y las listas compartidas para una pareja o un equipo pequeño.
El verdadero atractivo es la integración con Microsoft. Los correos marcados en Outlook se convierten en tareas de To Do automáticamente, tus tareas aparecen en la app Tareas de Teams junto a Planner, y todo se sincroniza entre Windows, web, iOS, Android y Mac. Lo que To Do deja fuera es la estructura: no hay etiquetas, ni filtros personalizados, ni vista de tablero, ni forma de agrupar tareas por algo que no sea la lista en la que están.
¿Qué es Todoist?
Todoist es un gestor de tareas multiplataforma que lleva años puliendo una de las experiencias de listas de tareas más refinadas que existen. Mientras To Do es una lista diaria, Todoist es todo un sistema: un sitio donde puedes llevar toda tu vida y tu trabajo sin que se desmorone a medida que crece.
Lo primero que enamora es la entrada en lenguaje natural. Escribe «Redactar la agenda de la reunión del lunes cada semana #Trabajo +Paula» y Todoist interpreta la fecha de vencimiento, la repetición, el proyecto y el responsable mientras escribes. A partir de ahí tienes proyectos y subproyectos, secciones, etiquetas, filtros, cuatro niveles de prioridad y tres formas de mirar las mismas tareas: lista, tablero y calendario (la vista de calendario es una función de Pro). También gestiona tareas repetidas, recordatorios, comentarios, plantillas y una capa ligera de gamificación llamada Karma.
Todoist funciona en Windows, Mac, Linux, iOS, Android y la web, con extensiones de navegador y complementos para Gmail, Outlook y Slack. Su plan gratuito se llama Beginner y da bastante menos de lo que promete el escaparate: 5 proyectos personales activos, 3 vistas de filtro, 7 días de historial de actividad y 5 MB de archivos adjuntos, sin vista de calendario y sin fechas límite. Pro sube los topes a 300 proyectos y 150 vistas de filtro con historial completo, y añade los extras de planificación: fechas límite, vista de calendario, varios recordatorios personalizados por tarea y recordatorios por ubicación.
Para verlo frente a otras herramientas, consulta Todoist vs. Google Tasks y TickTick vs. Todoist.
Diferencias clave
Las dos apps son rápidas, se sincronizan en todas partes y manejan bien una lista básica. Las diferencias aparecen en cuanto tus necesidades superan el «acuérdate de comprar leche».
Precio: gratis frente a freemium
Microsoft To Do es completamente gratis, sin ningún plan de pago. Todo lo que hace lo tienes sin coste con una cuenta personal de Microsoft o una suscripción a Microsoft 365.
Todoist usa un modelo freemium, y sus tres planes se separan con claridad:
- Beginner (gratis): suficiente para una persona con pocos proyectos, pero los topes llegan enseguida: 5 proyectos personales activos, 3 vistas de filtro, 7 días de historial de actividad y 5 MB de archivos adjuntos.
- Pro: 5 € por usuario al mes con facturación anual (60 € al año), o 7 € con facturación mensual.
- Business: 8 € por usuario al mes con facturación anual (96 € por usuario al año), o 10 € con facturación mensual.
Las dos tarifas de pago entraron en vigor el 10 de diciembre de 2025. Si el precio es lo único que importa, To Do gana sin discusión.
Captura de tareas y lenguaje natural
Todoist sigue capturando más rápido, pero la distancia se ha acortado. Microsoft To Do lee fechas, horas y patrones de repetición directamente del título mientras escribes: tecleas «submit invoice friday 5pm» y la tarea aparece con fecha de vencimiento y recordatorio ya puestos. Ese reconocimiento funciona en la app de Windows a partir de la versión 2.66 y en iOS, solo en inglés en Windows, y se apaga en cuanto editas una tarea que ya existe desde la vista de detalles.
Lo que To Do no sabe leer es la estructura. El intérprete de Todoist saca de la misma línea el proyecto, la etiqueta, la prioridad y el responsable, así que la tarea aterriza donde le toca en lugar de quedarse esperando a que la coloques. Todoist además ha llevado la captura más allá del teclado: Ramble convierte lo que dices en tareas estructuradas en más de 40 idiomas, con 10 sesiones al mes en el plan gratuito e ilimitadas en Pro y Business. Las herramientas de Todoist Assist que construyen filtros a partir de una frase y convierten correos reenviados en tareas son exclusivas de Pro y Business.
Organización: proyectos, etiquetas y vistas
To Do organiza el trabajo en listas, que puedes agrupar, más pasos dentro de cada tarea. Esa es toda la jerarquía. No hay etiquetas, ni filtros, y solo una forma de ver una lista.
Todoist te da proyectos, secciones, etiquetas y filtros, de modo que la misma tarea puede estar en un proyecto y llevar etiquetas como @casa o @trabajo-profundo que filtras de golpe en todos los proyectos. También tienes tres vistas de cualquier proyecto, incluido un tablero estilo Kanban para mover el trabajo entre fases. Lista y tablero son gratuitas; la vista de calendario llega con Pro.
Recordatorios y tareas repetidas
En repeticiones hay poco que rascar. To Do repite a diario, en días laborables, semanal, mensual, anual o con un patrón a medida. Todoist acepta las mismas instrucciones escritas («cada segundo martes», «cada día laborable a las 9:00»), algo que nuestra guía de tareas recurrentes en Todoist explica paso a paso.
Los recordatorios están más cerca de lo que sugieren las páginas de precios, y lo que cambia es la flexibilidad, no el acceso. Los dos planes gratuitos te avisan. El recordatorio de To Do no cuesta nada y admite la hora que le digas: más tarde hoy, mañana, la semana que viene o una fecha y una hora concretas, tenga la tarea fecha de vencimiento o no.
El Todoist gratuito también te avisa, pero cuelga el aviso de la propia tarea. Pon a una tarea fecha y hora y Todoist añade un recordatorio automático, 30 minutos antes por defecto y ajustable en tus preferencias. Lo que suma Pro es apilar varios recordatorios personalizados en una misma tarea, escribirlos sobre la marcha con el atajo ! y disparar un aviso por ubicación en vez de por hora. Así que el hueco del plan gratuito no es «no hay recordatorios», sino «un recordatorio, atado a cuándo vence la tarea».
Colaboración y uso compartido
To Do te deja compartir una lista con otras personas, lo que basta para una lista de la compra compartida o los recados de una pareja. Todoist va más allá: compartes proyectos enteros, asignas tareas a personas concretas, añades comentarios y adjuntas archivos, lo que lo hace viable para equipos pequeños, no solo para el hogar.
Plataformas y el ecosistema Microsoft
Si tu día pasa por Microsoft 365, To Do tiene una ventaja real. Los correos marcados en Outlook se convierten en tareas, tus elementos aparecen en la experiencia Tareas de Teams junto a Microsoft Planner, y todo es gratis con tu suscripción actual.
Un matiz sobre el truco de los correos marcados, que es justo por lo que mucha gente elige To Do: la lista de correos marcados solo funciona con buzones alojados por Microsoft (Outlook.com, Hotmail.com, Live.com o un dominio propio alojado en Microsoft), y tienes que activarla antes de que aparezca nada en ella.
Si tu correo está en Gmail, Google Tasks cumple la misma función con su botón Añadir a Tasks; lo vemos en Microsoft To Do vs Google Tasks.
Todoist iguala la amplia cobertura de plataformas (y añade Linux, que To Do no incluye) y ofrece complementos para Outlook y Gmail, pero se sitúa al lado del entorno Microsoft, no dentro de él.
Llevar tus tareas a donde planificas
Esta dimensión decide a menudo la cuestión para quienes planifican su trabajo en un sitio distinto de la app de tareas. Ni Microsoft ni Notion ofrecen una conexión con To Do, así que To Do llega a Notion a través de una herramienta de sincronización dedicada.
Esa sincronización va en los dos sentidos: notas, fechas de vencimiento y de inicio, recordatorio, importancia, categorías, estado y lista pasan de una app a la otra. Los pasos llegan como texto de solo lectura y, como To Do no tiene subtareas ni secciones, no hay jerarquía que trasladar.
Todoist tiene una inserción oficial en Notion y herramientas de sincronización bidireccional que se llevan toda su estructura: proyectos, secciones, etiquetas, prioridades y subtareas.
Si quieres en Notion los datos de tareas más completos, Todoist sigue por delante. Si To Do es la app que usas todo el día, no tienes que cambiar de app para tener tus tareas en Notion. Más abajo verás cómo se conecta cada una.
Si solo vas a usar la versión gratuita
Casi todo el mundo que compara estas dos apps piensa no gastar nada, y eso cambia la respuesta.
El To Do gratuito es el producto entero:
- Listas, pasos, fechas de vencimiento y archivos adjuntos
- Recordatorios a la hora que tú elijas y tareas repetidas, desde diarias hasta patrones a medida
- Listas compartidas, Mi día y las conexiones con Outlook y Teams
El Todoist gratuito es una muestra del producto:
- 5 proyectos personales activos y 3 vistas de filtro
- 7 días de historial de actividad y 5 MB de archivos adjuntos
- Vistas de lista y tablero, pero sin vista de calendario y sin fechas límite
- Un recordatorio automático por tarea, atado a su hora de vencimiento; varios recordatorios personalizados y los de ubicación piden Pro
- Captura por voz con Ramble limitada a 10 sesiones al mes, y sin Todoist Assist
En una comparación estricta de gratis contra gratis, Microsoft To Do te da más. Todoist se gana el sitio en cuanto necesitas etiquetas y filtros que crucen proyectos, o una app de tareas que enlace con el resto de tus herramientas. Ahí la comparación justa es To Do contra Todoist Pro a 5 € por usuario al mes con facturación anual, no contra el plan gratuito Beginner.
Si antes prefieres ver el panorama completo, nuestras selecciones de mejores aplicaciones de listas de tareas y mejores aplicaciones para organizar tu día repasan las alternativas.
¿Cuál deberías elegir?
La respuesta correcta depende de lo compleja que sea tu manera de trabajar y de en qué ecosistema ya te mueves.
| Si lo que necesitas es... | Usa | Por qué |
|---|---|---|
| Una lista diaria sencilla y gratuita | Microsoft To Do | Sin coste, interfaz limpia, planificación con Mi día |
| No gastar nada, nunca | Microsoft To Do | No hay nada reservado para un plan de pago |
| Trabajar dentro de Outlook y Teams | Microsoft To Do | Los correos marcados se vuelven tareas; encaje nativo con Microsoft 365 |
| Gestionar proyectos con etiquetas y filtros | Todoist | Proyectos, etiquetas, filtros y vistas de tablero |
| Capturar tareas rápido, durante todo el día | Todoist | Interpreta proyectos, etiquetas y prioridad; también captura por voz |
| Compartir trabajo con un equipo pequeño | Todoist | Proyectos compartidos, comentarios y asignación de tareas |
| Ver tus tareas en Notion con toda su estructura | Todoist | Proyectos, secciones, etiquetas y subtareas se sincronizan en los dos sentidos (más abajo) |
| Seguir con To Do y planificar en Notion | Microsoft To Do | La sincronización bidireccional lleva la importancia, el estado, los recordatorios y las listas (más abajo) |
Conectar tus tareas con tu espacio de trabajo
Una app de tareas es solo la mitad de un sistema. Si planificas proyectos, guardas notas de reuniones y haces el seguimiento de todo lo demás en Notion, una lista aparte significa cambiar de ventana sin parar y copiar elementos a mano. La solución es mantener tus tareas donde las haces y que aparezcan, de forma automática, en una base de datos de Notion junto al resto de tu trabajo.
Las dos apps se pueden conectar, y Todoist es la que más estructura se lleva. Para mantener ambos lados al día sin reescribir nada, 2sync conecta Todoist y Notion con sincronización bidireccional real: añade o completa una tarea en Todoist y se actualiza en Notion, edítala en Notion y el cambio vuelve a Todoist. Asigna los campos de Todoist a propiedades de Notion, incluidas fechas de vencimiento, prioridades, etiquetas, secciones y subtareas, y puedes filtrar para que solo se sincronicen ciertos proyectos o etiquetas. Si estás comparando los conectores dedicados de Todoist a Notion, la comparativa 2sync vs Pleexy los pone frente a frente.
Las mismas tareas de Todoist, ya en una base de datos de Notion tras una sincronización bidireccional, listas para vistas de tablero, tabla o calendario.
Si quieres adelantar camino, nuestra plantilla de Todoist para Notion gratuita te da una base de datos ya estructurada para reflejar tus tareas de Todoist, así la conectas y a funcionar. Hay más disposiciones que merecen un vistazo: nuestra selección de mejores plantillas de lista de tareas para Notion recoge tableros, planificadores semanales y montajes GTD a los que puedes apuntar una sincronización.
Configurarlo lleva unos minutos: sigue cómo sincronizar Notion con Todoist para el paso a paso, o consulta la página de la integración de Todoist con Notion para ver exactamente a qué se asigna cada campo. Si todavía estás sopesando Todoist frente a las propias funciones de tareas de Notion, Notion vs. Todoist cubre esa decisión a fondo.
Si te inclinas por Microsoft To Do, funciona igual. 2sync sincroniza Microsoft To Do y Notion en los dos sentidos: título, notas, fechas de vencimiento y de inicio, recordatorio, importancia, categorías, estado y lista van y vienen entre las dos, y los correos que marcas en Outlook llegan a Notion como tareas.
Los pasos llegan como texto de solo lectura, uno por línea. Puedes sincronizar varias listas en una sola base de datos o darle a cada lista la suya, y la página de la integración de Microsoft To Do con Notion detalla a qué se asigna cada campo.
Para To Do inicias sesión con la misma cuenta de Microsoft que usas en Outlook Calendar, Outlook Mail y Outlook Contacts, así que tus reuniones, tus correos importantes y tus contactos pueden llegar al mismo espacio que tus tareas. Consulta cómo sincronizar Notion con Outlook Calendar si el calendario es lo siguiente que quieres tener en Notion.
Conclusión
Microsoft To Do y Todoist están hechos para personas distintas. Microsoft To Do es la mejor opción si quieres un planificador diario gratuito y enfocado, y tu trabajo ya pasa por Outlook y Teams; y también es la mejor opción si tu presupuesto para software de tareas es cero, porque no reserva nada para un plan de pago. Todoist es la mejor opción para casi cualquiera dispuesto a pagar: captura tareas más rápido, las organiza con proyectos, etiquetas y filtros, las muestra en vista de lista, tablero o calendario, y escala de una lista personal al trabajo de un equipo pequeño sin romperse.
El factor decisivo para mucha gente es lo que ocurre fuera de la app de tareas. Si planificas tu vida en Notion, las dos se conectan con sincronización bidireccional: Todoist se lleva sus proyectos, etiquetas y subtareas, y To Do mantiene al día la importancia, el estado y los recordatorios. En los dos casos, tu lista de tareas pasa a formar parte del espacio de trabajo que usas para todo lo demás. Para una visión más amplia, compara las mejores aplicaciones de listas de tareas o lee Google Keep vs. Google Tasks si te inclinas más por las herramientas de Google.
Lleva tus tareas a Notion
Sincroniza Todoist o Microsoft To Do en ambos sentidos con una base de datos de Notion: asignación de campos, filtros y tus tareas en vistas de tablero, tabla o calendario.
Preguntas frecuentes
¿Es Microsoft To Do mejor que Todoist?
Para la mayoría, no. Todoist ofrece más: proyectos, etiquetas, filtros, vistas de tablero y calendario, un intérprete que saca proyectos y prioridades de la propia línea de la tarea, y asignación de tareas. Microsoft To Do es mejor en dos casos concretos: cuando quieres una aplicación completamente gratuita y cuando tu trabajo pasa por Outlook y Teams, donde To Do se integra de forma nativa. Si tus necesidades van más allá de una lista diaria sencilla, Todoist es el gestor de tareas más sólido.
¿Microsoft To Do es realmente gratis?
Sí. Microsoft To Do es completamente gratis con una cuenta personal de Microsoft o una suscripción a Microsoft 365, y no hay ninguna mejora de pago. Todoist, en cambio, tiene un plan gratuito más planes de pago Pro y Business que suben sus límites y añaden funciones de equipo.
¿Microsoft Planner va a sustituir a Microsoft To Do?
No. Microsoft ha reunido las tareas de To Do, Planner y Project en una aplicación Planner unificada dentro de Teams, lo que generó algo de confusión, pero Microsoft To Do sigue existiendo como aplicación independiente en web, Windows, Mac, iOS y Android. To Do está orientado a las listas de tareas personales, mientras que Planner apunta a los tableros de tareas de equipos y proyectos.
¿Puedo sincronizar Microsoft To Do o Todoist con Notion?
Sí, las dos. 2sync sincroniza cada una en los dos sentidos con una base de datos de Notion. En Todoist asigna fechas de vencimiento, prioridades, etiquetas, secciones y subtareas. En Microsoft To Do asigna notas, fechas de vencimiento y de inicio, recordatorios, importancia, categorías, estado y listas, y lleva los pasos a Notion como texto de solo lectura. Ni Microsoft ni Notion ofrecen una conexión nativa con To Do, así que para conectarlo necesitas una herramienta de sincronización. Si quieres la máxima estructura en Notion, Todoist traslada más datos.
¿Hay algo mejor que Todoist?
Depende de lo que necesites. TickTick añade un calendario integrado y un seguidor de hábitos, Google Tasks es más sencillo y gratuito, y Notion puede sustituir por completo a una aplicación de tareas si quieres tener tareas y notas en un mismo sitio. Todoist sigue siendo una de las opciones más equilibradas en rapidez, estructura y soporte multiplataforma. Nuestras comparativas de TickTick vs. Todoist y Notion vs. Todoist repasan los pros y los contras.
¿Basta con el plan gratuito de Todoist o necesito Pro?
El plan gratuito de Todoist se llama Beginner y te deja en 5 proyectos personales activos, 3 vistas de filtro personalizadas, 7 días de historial de actividad y 5 MB de archivos adjuntos. También se queda sin vista de calendario y sin fechas límite. Los recordatorios sí funcionan en Beginner: ponle fecha y hora a una tarea y Todoist te avisa automáticamente, 30 minutos antes por defecto. Lo que añade Pro son varios recordatorios personalizados sobre una misma tarea y los avisos que saltan por ubicación. Si llevas un puñado de proyectos, con Beginner vas servido. Si quieres más de cinco proyectos, fechas límite o la vista de calendario, hablamos de Pro, que cuesta 5 $ por usuario al mes con facturación anual o 7 $ con facturación mensual. Microsoft To Do sigue ganando la comparación estricta de gratis contra gratis, porque no limita nada y te deja poner un recordatorio a la hora que quieras, haya fecha de vencimiento o no.
¿Puedo pasar mis tareas de Microsoft To Do a Todoist?
La vía de importación de Todoist es un archivo CSV: descargas su plantilla, la rellenas con tus tareas, la guardas en UTF-8 y la importas en un proyecto. Cada proyecto admite hasta 300 tareas, así que una lista larga hay que repartirla entre varios. Tómatelo como una reconstrucción más que como una migración: recrea primero tu estructura de listas en Todoist, luego mueve las tareas y no borres To Do hasta comprobar que no se ha quedado nada por el camino.
¿Todoist funciona en Windows y Outlook como Microsoft To Do?
Todoist tiene una aplicación de Windows y un complemento de Outlook que te deja convertir correos en tareas, así que funciona en un entorno Microsoft. Lo que no puede igualar es la profundidad nativa de To Do dentro de Microsoft 365: los correos marcados en Outlook que se convierten en tareas automáticamente y las tareas que aparecen en la aplicación Tareas de Teams. Para un flujo de trabajo centrado en Microsoft, To Do encaja más a fondo; para todo lo demás, ganan las funciones de Todoist.
