Encontrar la forma correcta de organizar tus tareas diarias marca una gran diferencia en tu productividad y tranquilidad. Para ayudarte a decidir en la gran cantidad de opciones hoy en día, hemos recopilado una lista de las 10 mejores apps para organizar tu día en 2025. Sigue leyendo para saber cuál podría ser la mejor opción para ti.
Las mejores aplicaciones para organizar tu día de un vistazo
| App | Características clave | Plataformas | Precio |
|---|---|---|---|
| Notion | Suite de productividad todo en uno, bases de datos, IA, plantillas, colaboración en tiempo real | Web, Windows, Mac, iOS, Android | Gratis | Plus: 11,50 €/mes |
| Todoist | Interfaz intuitiva, subtareas, tareas recurrentes, gamificación (Karma), etiquetas personalizadas | Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android | Gratis | Pro: 5 €/mes |
| Google Calendar | Integración con Google Workspace, programación recurrente, uso compartido de calendarios | Web, iOS, Android | Gratis |
| Trello | Gestión de proyectos Kanban, listas de tareas, arrastrar y soltar, colaboración en tiempo real | Web, Windows, Mac, iOS, Android | Gratis | Standard: 5 €/mes |
| Things 3 | Diseño atractivo, listas de tareas, envío de tareas por correo, integración con calendario, recordatorios | Mac, iOS, Apple Watch | 9,99 € (pago único) |
| Evernote | Notas manuscritas, OCR, notas de voz, recorte web, potente motor de búsqueda | Web, Windows, Mac, iOS, Android | Gratis | Personal: 12,99 €/mes |
| Microsoft Outlook | Email, tareas, programación, integración con Microsoft 365, IA Copilot | Web, Windows, Mac, iOS, Android | Gratis | Microsoft 365: 10 €/mes |
| Fantastical | Sugerencias inteligentes, programación, integración con Zoom, conjuntos de calendarios, widgets | Web, iPhone, iPad, Mac, Apple Watch | Gratis | Premium: desde 7,99 €/mes |
| TickTick | Temporizador Pomodoro, productividad gamificada, múltiples vistas de calendario, listas inteligentes | Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, Apple Watch | Gratis | Premium: 35,99 $/año |
| Microsoft To Do | Seguimiento de tareas, recordatorios, interfaz simple, sincronización con Microsoft Office 365 | Web, Windows, Mac, iOS, Android | Gratis |
1. Notion
✅ Pros:
- Suite de productividad todo en uno
- Bases de datos, plantillas y vistas altamente personalizables
- Experiencia de usuario intuitiva de arrastrar y soltar
- Colaboración interfuncional
- Soporte de IA
❌ Contras:
- Curva de aprendizaje elevada
- Algunas funciones pueden resultar abrumadoras
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Plus: 11,50 €/mes
Notion brilla como una de las mejores apps para organizar tu día a día gracias a su revolucionaria amalgama de funciones de productividad. A diferencia de los planificadores tradicionales, Notion consolida varias funciones, incluyendo más de 40 tipos de contenido para adaptar tu espacio de trabajo, wikis, documentos y notas, páginas y bloques ilimitados, plantillas altamente personalizables, tareas recurrentes, colaboración en tiempo real, un calendario nativo y soporte de IA.
2. Todoist
✅ Pros:
- Fácil de usar
- Bonita interfaz
- Potentes integraciones
- Tareas recurrentes
- Útil widget para iPhone
❌ Contras:
- Falta de funciones avanzadas y personalización
- Puede no ser adecuado para la gestión de proyectos complejos
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Pro: 5 €/mes
Todoist hace que gestionar tareas sea pan comido con su interfaz fácil de usar y funciones potentes, como subtareas, tareas recurrentes y etiquetas personalizadas, para organizar todo al detalle. Es súper flexible y se adapta a cualquier necesidad, desde listas diarias hasta proyectos más complicados. Además, sus integraciones hacen que todo sea más productivo. Y lo mejor: el sistema Karma convierte la productividad en un juego, dándole un toque motivador a tu rutina.
👉 Aprende más: Notion vs. Todoist: ¿cuál es la mejor? [2025]
3. Google Calendar
✅ Pros:
- Interfaz intuitiva
- Integración de las tareas de Google
- Gestión sin fisuras de diferentes calendarios
- Uso compartido de calendarios
❌ Contras:
- La interfaz de usuario móvil podría ser menos confusa a la hora de gestionar varios calendarios
- Los calendarios con muchas suscripciones pueden parecer confusos
💻 Plataformas: Web, iOS, Android
💶 Precio: Gratis
Google Calendar destaca como uno de los principales planificadores diario gracias a su perfecta integración con las aplicaciones de Google Workspace y a sus amplias funciones. Los usuarios pueden previsualizar fácilmente sus horarios, controlar objetivos, gestionar rutinas con la programación de eventos recurrentes y mejorar el compromiso visual añadiendo imágenes y mapas. Con sus actualizaciones automáticas desde Gmail, como los detalles de vuelos y hoteles, es ideal tanto para individuos como para equipos, y está especialmente dirigido a estudiantes y profesionales.
4. Trello
✅ Pros:
- Listas de tareas pendientes con pasos y fechas de vencimiento
- Función intuitiva de arrastrar y soltar
- Ideal para equipos grandes
❌ Contras:
- Es fácil mover o eliminar una tarjeta por error
- No es tan personalizable como otras herramientas
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Standard: 5 $/mes
El innovador estilo Kanban de gestión de proyectos de Trello, combinado con su diseño eficiente y su interfaz intuitiva, lo ha llevado a lo más alto de las listas. Puedes hacer un seguimiento eficaz de las listas de tareas pendientes, establecer fechas de vencimiento o delegar tareas. La colaboración se realiza fácilmente; invita a quien quieras y trabajad juntos sin problemas. La plataforma también facilita el debate en tiempo real con su función de mensajería instantánea.
👉 Aprende más: Trello vs. Asana: ¿Cuál es la mejor herramienta para tu proyecto?
5. Things 3
✅ Pros:
- Crea listas de tareas pendientes enviando un correo electrónico
- Tareas recurrentes
- Recordatorios
- Integración con el calendario
- Bonitos widgets
❌ Contras:
- Solo disponible en productos Apple
- Sin funciones de colaboración
- No hay versión gratuita
- Sin aplicación web
💻 Plataformas: Mac, iOS, Apple Watch
💶 Precio: 9,99 €
Things 3 es uno de los mejores gestores de tareas para dispositivos iOS gracias a su interfaz increíblemente fácil de usar y su funcionalidad versátil. No solo tiene un diseño visualmente atractivo, sino que también ofrece una serie de valiosas funciones, como listas de tareas interactivas, listas de comprobación, notas, reprogramación mediante arrastrar y soltar, recordatorios y repeticiones.
6. Evernote
✅ Pros:
- Notas escritas a mano
- Grabación de voz a texto y audio
- Excelente organizador para listas de lectura y notas permanentes
- Tareas, subtareas, carpetas y listas
- Potente función de búsqueda
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
❌ Contras:
- La interfaz puede parecer un poco anticuada
- La cuenta gratuita tiene una limitación de 60 MB al mes
- Los planes Premium son costosos
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Personal: 12,99 €/mes
Evernote se erige como una de las mejores apps para organizar tu día. Aprovecha sus sólidas funciones para optimizar tu productividad y mantener las tareas al día sin esfuerzo con notas escritas a mano, notas de voz, integraciones, plantillas personalizadas, recordatorios y acceso sin conexión. Al mismo tiempo, la extensión de navegador Web Clipper te permite capturar y guardar páginas web, imágenes y texto cuando navegas por internet.
👇 Explora más comparativas:
7. Microsoft Outlook
✅ Pros:
- Programación de correos electrónicos, tareas y eventos
- Uso compartido del calendario
- Colaboración con grupos de Microsoft 365
- Filtrado avanzado
- Integración con Microsoft Office
- IA Copilot
❌ Contras:
- La interfaz presenta demasiadas funciones
- Experiencia de usuario de la app deficiente
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis | Microsoft 365: 10 €/mes
Microsoft Outlook puede funcionar como una aplicación de planificación diaria que ofrece diversas funciones. Los usuarios pueden acceder fácilmente a las herramientas de Office, y su sistema de gestión de tareas permite encontrar, filtrar, agrupar y supervisar las tareas de forma eficaz. La app se integra con los grupos de Microsoft 365, facilitando la colaboración en equipo. Sus funciones de programación te ayudan a organizar tareas, eventos y correos electrónicos. Además, la IA Copilot de Microsoft está disponible como asistente virtual para ayudarte con tus tareas diarias.
8. Fantastical
✅ Pros:
- Interfaz de usuario atractiva
- Sugerencias inteligentes
- Fácil integración con múltiples herramientas y cuentas
- Widgets útiles
- Atención al cliente fiable
❌ Contras:
- Modelo de suscripción caro
- Solo disponible en dispositivos Apple
💻 Plataformas: Web, iPhone, iPad, Mac, Apple Watch
💶 Precio: Gratis | Prémium: desde 7,99 €/mes
Fantastical es una galardonada aplicación de calendario para dispositivos Apple con funciones de gestión y útiles widgets. Puedes cambiar las vistas del calendario para mostrar tu día, semana, mes o año y planificar tareas y eventos utilizando plantillas. Se ha creado pensando en la centralización, por lo que no es necesario salir de la aplicación para integrar otras herramientas, como cuando se añade un enlace de Zoom a un evento creado por ti. Entre otras cosas, cuenta con una función de programación, conjuntos de calendarios, filtros de enfoque y archivos adjuntos para las tareas.
9. TickTick
✅ Pros:
- Temporizador Pomodoro para una mejor concentración
- Gamificación de la productividad con puntuaciones por logros
- Funciona y se sincroniza con múltiples dispositivos
- Bastante barata
❌ Contras:
- No tiene funciones avanzadas como el seguimiento del tiempo de tareas
- Problemas ocasionales con la sincronización de datos
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, Apple Watch
💶 Precio: Gratis | Premium: 35,99 $/año
TickTick ofrece listas de tareas y filtros inteligentes para una priorización óptima de las tareas, un temporizador Pomodoro para una gestión eficaz del tiempo, múltiples vistas del calendario para una visualización clara de tu agenda, y la puntuación de logros y estadísticas para supervisar las tendencias de productividad. Además, las suscripciones al calendario te mantienen al tanto de los acontecimientos más importantes.
👉 Aprende más: TickTick vs. Todoist: ¿Qué aplicación de listas de tareas es mejor?
10. Microsoft To Do
✅ Pros:
- Seguimiento de las tareas pendientes
- Navegación fácil
- Fácil seguimiento de las tareas
- Vista diaria
- Recordatorios
- Sincronización con Microsoft Office 365
❌ Contras:
- Podría ser más fácil editar y asignar tareas
- Las tareas atrasadas podrían gestionarse más fácilmente
- No permite el inicio de sesión de terceros (Google, LinkedIn, Apple)
💻 Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android
💶 Precio: Gratis
Microsoft To Do se erige como una aplicación de planificación digna de mención, que evoluciona a partir de la popular Wunderlist con funciones mejoradas y fáciles de usar. Ofrece un cuadro de «Ayer» para supervisar las tareas pendientes, garantizando que no se pase por alto ninguna tarea. Los usuarios pueden organizar las tareas en listas específicas como «Trabajo» o «Casa» y detallarlas aún más con subtareas. La aplicación presume de una interfaz fácil de emplear, que permite preferencias como el modo oscuro y la selección de diseños de fondo motivadores para las listas.
👉 Aprende más: Google Tasks vs. Microsoft To Do: ¿Cuál elegir?
Conclusión
Elegir una de las mejores apps para organizar tu día de esta lista depende de tus preferencias y necesidades. Algunas son suites de productividad todo en uno que pueden gestionar flujos de trabajo simples y complejos con múltiples bases de datos, bibliotecas y plantillas personalizables, como Notion. Otras están dirigidas a usuarios que necesitan interfaces más sencillas con calendarios o listas de tareas, como Todoist.
👉 Artículo relacionado: Los 10 mejores planificadores digitales gratuitos
También puedes beneficiarte de integrar y sincronizar distintas herramientas para mejorar la productividad y la comodidad. Por eso hemos creado 2sync.
Nuestras automatizaciones pueden ayudarte a integrar diferentes tareas, listas, datos y espacios de trabajo desde y hacia múltiples herramientas como Notion, para que puedas tenerlo todo en un solo lugar en una completa sincronización bidireccional.
