20 mejores plantillas de lista de tareas en Notion

La mejor plantilla gratuita de lista de tareas en Notion para la mayoría es Ultimate Tasks de Thomas Frank. Incluye bandeja de entrada para captura rápida, vistas filtradas inteligentes (Hoy, Próximos 7 días, Atrasadas), subtareas, tareas recurrentes y tableros de proyectos, todo sin pagar nada. Si buscas algo más sencillo, la plantilla oficial To-do List de Notion cubre lo básico en menos de un minuto.

Notion gestiona bien las tareas porque su motor de bases de datos permite vistas filtradas, rollups, relaciones y automatizaciones para tareas recurrentes. Con más de 100 millones de usuarios (Notion, 2024), la galería de plantillas ya incluye más de 900 plantillas de listas de tareas. Probamos decenas y las redujimos a 20 que cubren todos los casos de uso, desde checklists básicas hasta sistemas completos de productividad.

Vista rápida

1. Ultimate Tasks: la mejor en general

Ultimate Tasks es la plantilla gratuita de tareas en Notion más recomendada de la web, y con razón. Incluye una bandeja de entrada para captura rápida, vistas inteligentes filtradas por Hoy, Mañana y Próximos 7 días, además de un tablero de proyectos con columnas al estilo Trello. Las subtareas, prioridades, etiquetas y tareas recurrentes ya vienen configuradas.

La función de «tareas frías» oculta los elementos inactivos anteriores a un umbral definido, manteniendo limpia tu vista diaria. Si ya gestionas proyectos en Notion, la base de datos de proyectos vinculada te permite asociar tareas con objetivos concretos. Thomas Frank también publica tutoriales en vídeo que cubren la configuración y personalización.

2. To-do List: la mejor para principiantes

La plantilla oficial de lista de tareas de Notion es la forma más rápida de empezar. Incluye una vista de tabla con nombre de la tarea, persona asignada y fecha de vencimiento. Nada más, nada de sobra. Duplícala, renombra algunos campos y tendrás una lista de tareas funcional en menos de un minuto.

Como usa una base de datos real (no una simple página de casillas), puedes añadir vistas más adelante: un tablero Kanban para seguimiento de estado, un calendario para fechas límite o vistas filtradas para recordatorios y subtareas. Esa flexibilidad la convierte en un buen punto de partida aunque tus necesidades crezcan.

3. Task List: la mejor vista Kanban

Otra plantilla oficial de Notion, esta vez con vista Kanban agrupada por estado como opción predeterminada. Arrastra las tareas entre las columnas Por hacer, En progreso y Hecho, exactamente como en Trello o Asana. Cada tarjeta muestra una breve descripción y puedes añadir tantas propiedades personalizadas como necesites.

Si prefieres flujos de trabajo visuales a listas planas, empieza por aquí. La vista de tablero deja claro qué estás haciendo, qué está pendiente y qué has terminado. Siempre puedes añadir una vista de tabla o calendario junto a ella.

4. Task Tracker: la mejor para minimalistas

Task Tracker reduce la gestión de tareas a lo esencial: importancia, categoría, estado y fecha. Sin paneles de control, sin gráficos de progreso, sin gamificación. Marca la casilla y pasa a lo siguiente.

La plantilla permite subtareas para desglosar elementos grandes e incluye una vista de calendario para visualizar las fechas límite. Con una valoración de 4,95, es una de las plantillas de tareas mejor puntuadas de la galería de Notion. Ideal para quienes encuentran la mayoría de plantillas de productividad demasiado cargadas.

5. Advanced To-Do List: la mejor para seguimiento del progreso

Esta plantilla añade un indicador visual de progreso que muestra tu avance en porcentaje. Las tareas se organizan por estado (No iniciada, En progreso, Hecha) y por período (Hoy, Esta semana, Este año), con vistas de calendario y galería incluidas.

La barra de progreso es la función estrella: se actualiza automáticamente a medida que completas tareas, lo que ayuda con la motivación en proyectos largos. Si necesitas algo más que una checklist plana pero menos que un sistema completo de gestión de proyectos, esta plantilla ocupa el punto intermedio.

Más información: 7 mejores plantillas de seguimiento de hábitos en Notion

6. Weekly To-Do List: la mejor para planificación semanal

Esta plantilla organiza las tareas por día de la semana en lugar de por estado o prioridad. Cada día tiene su propia sección con casillas y una lista «Más tarde» recoge las tareas que aún no has programado.

La planificación semanal es uno de los hábitos de productividad más efectivos: un estudio publicado en el Journal of Personality and Social Psychology concluyó que escribir planes específicos para los objetivos aumentó su cumplimiento en un 42 % (Gollwitzer & Sheeran, 2006). Esta plantilla convierte esa práctica en algo concreto.

Más información: 7 mejores plantillas de horario semanal

7. To Do List Calendar: la mejor con vista de calendario

Esta plantilla combina una vista de calendario con una base de datos de tareas, para que veas qué toca cada día de un vistazo. Incluye un generador de rutinas con un clic y una función de autoordenado por prioridades.

Si gestionas fechas límite y quieres una línea de tiempo visual sin cambiar a una aplicación de calendario independiente, esta plantilla mantiene todo en una sola página de Notion. Combínala con 2sync para enviar esas mismas fechas a Google Calendar o Outlook y recibir notificaciones push reales.

8. The Eisenhower To Do List: la mejor para priorizar

La matriz de Eisenhower clasifica cada tarea en uno de cuatro cuadrantes según urgencia e importancia: hacer primero, programar, delegar o eliminar. Esta plantilla aplica ese marco dentro de una base de datos de Notion, para que etiquetes cada tarea y las vistas se encarguen del orden.

Funciona bien para quienes tienen problemas con la priorización. En lugar de una lista plana donde todo parece igual de importante, la matriz te obliga a decidir qué importa de verdad. Para más opciones de Eisenhower, consulta nuestras 5 mejores plantillas de matriz de Eisenhower en Notion.

9. Quick To-Do List: la mejor para captura rápida

Quick To-Do List está diseñada para la velocidad. Las tareas caen en cubos de prioridad (alta, media, baja) y los elementos completados pasan a un archivo para que la vista activa se mantenga limpia. Sin propiedades complejas, sin tableros de proyectos, sin paneles de control.

Úsala cuando necesites volcar tareas rápidamente y ordenarlas después. La función de archivo es especialmente útil: en vez de borrar tareas terminadas, conservas un registro que puedes consultar cuando necesites revisar lo que ya has hecho.

10. Simple Notes Board: la mejor para notas y listas

Simple Notes Board combina listas de tareas con notas rápidas en un panel visual. Es menos estructurada que las plantillas anteriores, lo que la convierte en una buena opción para quienes mezclan tareas con material de referencia, listas de la compra y marcadores.

Si organizar por día o prioridad te resulta demasiado rígido, este tablero te permite crear secciones libres para lo que necesites. La contrapartida es menos automatización: no hay vistas filtradas ni indicadores de progreso, solo secciones limpias que rellenas tú.

11. Personal Task HQ: el mejor panel todo en uno

Personal Task HQ va más allá de las listas de tareas. Combina una lista de pendientes, un rastreador de hábitos, un tablero Kanban, un temporizador Pomodoro y un seguimiento de proyectos en un panel visual y cuidado. Las tareas se organizan por proyecto con objetivos claros.

Con un precio de $9, es la opción de pago más asequible de esta lista y un buen paso adelante si las plantillas gratuitas se te quedan cortas pero un sistema completo como Ultimate Brain te parece excesivo.

12. Ultimate Brain 3.0: el mejor sistema premium

Ultimate Brain 3.0 es el sistema de productividad completo de Thomas Frank para Notion. Combina todo lo de Ultimate Tasks (su plantilla gratuita) con una base de datos de notas, organización con el método PARA, seguimiento de objetivos y gestión avanzada de proyectos. Tareas, notas y proyectos están interconectados a través de relaciones en Notion.

Es la opción adecuada si quieres que Notion sustituya a varias aplicaciones en vez de limitarse a gestionar listas de tareas. El precio es elevado, pero el sistema cubre gestión de tareas, toma de notas, planificación de proyectos y gestión del conocimiento en un único espacio. Thomas Frank publica tutoriales detallados en vídeo sobre cada función.

13. Daily & Weekly To-Do Lists: la mejor combinación diaria y semanal

Esta plantilla pone la planificación diaria y semanal en la misma página. El tablero diario organiza tareas a lo largo de los siete días, mientras que el tablero semanal las agrupa por semana del mes. Ambas vistas se alimentan de la misma base de datos.

Es una de las plantillas de tareas con más reseñas en la galería de Notion, y tiene su razón: la vista dual elimina la necesidad de elegir entre planificación diaria y semanal. Tienes las dos sin duplicar tareas. Buena opción para estudiantes, freelancers o cualquiera que planifica por semanas pero ejecuta por días.

14. Recurring Tasks: ideal para tareas repetitivas

Recurring Tasks utiliza las automatizaciones de bases de datos integradas en Notion para repetir tareas segun el calendario que definas. Configura un standup diario, una revision semanal o un recordatorio mensual de facturas, y la plantilla crea la siguiente instancia automaticamente al completar la anterior.

Con 40 resenas y una valoracion de 4,85/5, resuelve la queja mas comun sobre la gestion de tareas en Notion: no existe una funcion nativa de tareas recurrentes sin soluciones alternativas. Esta plantilla ofrece esa solucion lista para usar. Para una guia mas completa sobre flujos de trabajo repetitivos, consulta como crear tareas recurrentes en Notion.

15. Simple To Do List: la mejor para ordenar por prioridad

Creada por un Notion Ambassador oficial, esta plantilla se centra en una cosa: ordenar tareas por prioridad. Añade una tarea, asígnale prioridad y la plantilla se encarga del resto. Una integración de calendario permite visualizar las fechas límite junto a tu lista priorizada.

Con más de 255 reseñas, es una de las plantillas simples más valoradas de la galería. Los usuarios destacan de forma consistente la propiedad de prioridad como la función que marca la diferencia. Si la plantilla oficial To-do List de Notion se te queda corta y las opciones avanzadas te parecen excesivas, empieza por aquí.

16. Support Task List: la mejor para equipos

La mayoría de plantillas de tareas están pensadas para uso individual. Support Task List está pensada para equipos. Cada tarea se puede asignar a un miembro del equipo con niveles de prioridad, etiquetas y fechas de vencimiento. Las páginas individuales de cada tarea permiten notas, documentación, imágenes y subtareas.

Es la plantilla oficial de Notion para seguimiento de tareas en equipo. Si compartes un espacio de trabajo con compañeros y necesitas asignar, seguir y traspasar tareas, es un mejor punto de partida que adaptar una plantilla personal. Combínala con 2sync para enviar las fechas límite del equipo al Google Calendar de cada persona.

17. Daily Agenda & To-Do List: la mejor para vincular agenda y tareas

Esta plantilla conecta tu agenda y tu lista de tareas en dos bases de datos vinculadas. Las tareas se asocian directamente a elementos de la agenda, para que veas no solo qué hacer sino cuándo y por qué. Una vista de calendario semanal mantiene el foco en la semana en curso.

También incluye tareas repetitivas preconfiguradas con botones para añadir nuevas entradas. El autor actualiza la plantilla regularmente a medida que Notion lanza nuevas funciones. Ideal para quienes organizan su día en torno a reuniones y citas, no solo a tareas sueltas.

18. Simple School To-do list: la mejor para estudiantes

Diseñada específicamente para estudiantes, esta plantilla divide las tareas en categorías de escuela, actividades extraescolares y hogar. La configuración es mínima a propósito: sin propiedades complejas, sin bases de datos, sin curva de aprendizaje. Ábrela, escribe tus tareas y márcalas como hechas.

Para una configuración académica más detallada con seguimiento de trabajos, fechas de entrega y gestión de asignaturas, consulta nuestras mejores plantillas de Notion para estudiantes y plantillas de seguimiento de tareas académicas. Esta plantilla funciona cuando necesitas algo rápido y sencillo.

19. GTD Dashboard: la mejor para la metodología GTD

Si sigues la metodología Getting Things Done de David Allen, esta plantilla implementa el flujo de trabajo GTD completo dentro de Notion. Captura todo en la bandeja de entrada, procésalo en acciones siguientes, listas de espera o «algún día/quizá» y revísalo semanalmente.

El precio de $30 incluye un sistema personalizable que desglosa objetivos grandes en pasos manejables con seguimiento de proyectos y metas integrado. Si prefieres un enfoque de priorización más ligero sin el marco GTD, consulta las plantillas de matriz de Eisenhower o las plantillas de bloqueo del tiempo.

20. Aesthetic To-Do List: la mejor plantilla estética

Esta plantilla demuestra que una lista de tareas puede ser funcional y tener buen aspecto al mismo tiempo. Incluye automatización inteligente de tareas recurrentes (ciclos diarios, semanales y entre semana), cálculos dinámicos de fechas que muestran los días restantes y un panel de análisis semanal con tasas de finalización.

El diseño modular con drag and drop te permite reorganizar las secciones a tu gusto. Pensada para estudiantes, desarrolladores y profesionales creativos que pasan suficiente tiempo en Notion como para preocuparse por el aspecto de su espacio de trabajo. Para más diseños visuales, consulta nuestras mejores plantillas estéticas de Notion.

Cómo crear una lista de tareas en Notion desde cero

Si ninguna de estas plantillas encaja del todo, puedes crear la tuya en dos minutos.

Método de base de datos (recomendado):

1. Abre una página en blanco en Notion y escribe /database. Selecciona Database - Full page o Database - Inline.
2. Renombra la primera columna a Tarea. Añade propiedades para Estado (selección: Por hacer, En progreso, Hecho), Fecha límite (fecha) y Prioridad (selección: Alta, Media, Baja).
3. Haz clic en + Add a view y elige Board para obtener un diseño Kanban agrupado por Estado.
4. Añade una vista de Calendar filtrada por Fecha límite para ver las fechas visualmente.

Método de checklist (rápido y sencillo):

1. Abre una página en blanco y escribe /to-do list. Notion inserta un bloque de casilla de verificación.
2. Escribe tus tareas, pulsando Enter después de cada una.
3. Marca los elementos a medida que los completes.

El método de base de datos es más potente porque permite vistas, filtros, ordenación, recordatorios y relaciones con otras bases de datos. El método de checklist funciona para listas desechables que no vas a revisar.

Cómo sincronizar tu lista de tareas de Notion con otras aplicaciones

Una lista de tareas en Notion cubre la planificación, pero no puede enviar notificaciones push a tu móvil ni sincronizar fechas con tu calendario. Si también usas Todoist, Google Calendar o Google Tasks, acabas copiando tareas entre aplicaciones.

2sync conecta tu base de datos de Notion con herramientas externas mediante sincronización bidireccional. Crea una tarea en Notion y aparece en Todoist. Complétala en Todoist y Notion la marca como hecha. Asigna campos específicos, filtra lo que se sincroniza y mantén ambas aplicaciones al día sin trabajo manual.

Esto es especialmente útil para plantillas de listas de tareas con fechas límite y vistas de calendario: envía esas fechas a Google Calendar para recibir alertas reales en tu móvil, no solo un campo de fecha dentro de Notion.

¿No sabes qué aplicación de tareas combina mejor con Notion? Consulta nuestra comparativa Notion vs. Todoist, el análisis TickTick vs. Todoist o explora las mejores aplicaciones de listas de tareas.

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