Notion vs. Todoist: ¿cuál te conviene en 2026?

Cuál te conviene depende del uso que le vayas a dar:

• Sobre todo apuntas y despachas tareas. Todoist. Eres productivo en cuestión de minutos y una tarea recurrente se configura escribiendo una frase.
• Quieres notas, proyectos y tareas en el mismo sitio. Notion. Nada se adapta tanto, y la galería de plantillas te ahorra el montaje.
• Coordinas a un equipo más allá de una lista de tareas. Notion, por los espacios compartidos, la edición en tiempo real y los permisos página a página.
• Planificas en un sitio y ejecutas en otro. Los dos. La hoja de ruta en Notion, el día a día en Todoist y los dos sincronizados para que ninguno se quede desfasado.

El precio rara vez decide: los dos empiezan gratis y los planes de pago arrancan en 5 €/mes con Todoist Pro y 9,50 €/mes con Notion Plus, ambos con facturación anual.

Si estás mirando un abanico más amplio, ClickUp queda a medio camino entre los dos y nuestro repaso de aplicaciones de listas de tareas cubre el resto.

Notion vs. Todoist de un vistazo

En resumen: Notion gana en personalización, colaboración, amplitud de IA y plantillas; Todoist gana en facilidad de uso, tareas recurrentes, velocidad en móvil y relación calidad-precio.

¿Cuál es más fácil de usar?

Todoist se aprende antes y es más rápido en el día a día. En G2 tiene un 9/10 en facilidad de uso, frente al 8,6/10 de Notion.

Todoist funciona desde que lo abres. Escribes la tarea tal como la dirías, por ejemplo «Hacer la compra mañana a las 17:00», y entiende la fecha y la hora.

Los proyectos, las etiquetas y las prioridades se asignan desde menús claros, y la estructura de bandeja de entrada, proyectos y etiquetas encaja con GTD (Getting Things Done) sin configurar nada.

Notion te pide montar el sistema antes de usarlo. Páginas, bases de datos y bloques tardan en encajar, y hasta que lo hacen, un espacio de trabajo vacío puede abrumar.

Cuando por fin encajan, puedes ajustar el espacio exactamente a tu flujo de trabajo, y para eso se elige Notion.

¿Cómo gestionan las tareas Notion y Todoist?

Todoist es más rápido para las tareas del día a día; Notion da más estructura a los proyectos complejos.

Subtareas y dependencias

En Notion, una tarea puede ser una casilla en una página o una fila de una base de datos de tareas con las propiedades que necesites: vencimiento, responsable, estado o etiquetas.

Puedes anidar subtareas dentro de una tarea y enlazar tareas con una relación «Depende de» para marcar cuáles bloquean a otras. La vista de cronograma dibuja esas dependencias como flechas. El paso a paso está en cómo crear subtareas en Notion.

Esa estructura tiene un precio. En nuestro espacio de trabajo, una base de tareas con unos miles de filas, varias relaciones y un par de rollups tarda un instante perceptible en abrirse, y bastante más en el móvil.

En Todoist, indentas una tarea bajo otra para convertirla en subtarea, con tantos niveles como quieras. La subtarea hereda el proyecto y la fecha de la tarea padre, salvo que los cambies.

Tareas recurrentes

Aquí gana Todoist. Escribes la recurrencia en lenguaje natural, como «todos los lunes a las 20:00», «miércoles alternos» o «a diario desde mañana», y la tarea se repite sola.

Notion no entiende frases así. Creas una plantilla de base de datos para la tarea y le pones una repetición diaria, semanal, mensual o anual. Lo más complejo pide una automatización o la API de Notion.

Fechas de vencimiento y fechas límite

Todoist separa las dos en sus planes de pago. La fecha es cuándo piensas ponerte con la tarea; la fecha límite, el corte que no puedes pasar.

Si pones el miércoles como fecha y el viernes como fecha límite, la tarea aparece en tu miércoles y el vencimiento real sigue pegado a ella.

Las fechas límite solo están en los planes Pro y Business, y para las tareas que se repiten Todoist recomienda una fecha recurrente en lugar de una fecha límite.

Notion no trae nada equivalente, pero dos propiedades de fecha, «Fecha de trabajo» y «Fecha de entrega», te dan la misma separación, y cada base de datos admite hasta 500 propiedades.

El pero es el de siempre en Notion: tienes que decidir qué significa cada fecha, montarlo y acordarte meses después.

¿Cuál es más personalizable?

Notion es mucho más personalizable; Todoist mantiene un diseño único a propósito.

Notion funciona como un kit de LEGO. Con los mismos bloques montas notas de reuniones, un sistema de gestión de proyectos, CRM personales y wikis de equipo. Tienes:

• Propiedades personalizadas: cualquier campo que necesites, del estado a la estimación de esfuerzo.
• Varias vistas: tabla, tablero, calendario, cronograma, lista o galería sobre los mismos datos, cada una con sus filtros. Incluso puedes conectar Notion a Google Calendar para que la vista de calendario siga tu agenda real.
• Fórmulas, rollups y bases enlazadas: cálculos dentro de la base, totales que llegan a través de las relaciones y copias filtradas de una base en otras páginas.
• Incrustaciones y extensiones: mapas, vídeos y widgets en cualquier página, más extensiones para el navegador y la API.
• Aspecto: tema claro u oscuro, iconos y portadas.

Todoist da a todas las tareas los mismos campos: fecha, prioridad, etiquetas y comentarios. No hay campos personalizados ni documentos, así que lo demás acaba en el título de la tarea, en un comentario o en otra aplicación.

Lo que sí puedes ajustar en Todoist:

• Temas de color y modo oscuro.
• Proyectos y etiquetas anidados, y filtros guardados como «@urgente y hoy».
• Cuatro niveles de prioridad (P1-P4) y las notificaciones que recibes.
• Una vista de panel (Kanban) en cualquier plan, y la vista de calendario en Pro y Business.

Plantillas

La galería de plantillas de Notion tiene miles de opciones para el trabajo, los estudios y lo personal, desde agendas de reuniones hasta sistemas completos de proyectos y calendarios de contenidos.

Para empezar, mira las mejores plantillas gratuitas de Notion, o las mejores plantillas de lista de tareas para Notion si quieres un sistema de tareas listo para usar hoy.

Las plantillas de Todoist son listas de tareas guiadas para objetivos, marketing, producto, educación y más. Son menos que las de Notion y se quedan en listas bien pensadas más que en paneles complejos.

¿Cuál es mejor para colaborar en equipo?

Notion, para todo lo que vaya más allá de repartir tareas. Los equipos tienen espacios compartidos con permisos página a página, edición en tiempo real de páginas y bases de datos, comentarios, @menciones y recordatorios en las fechas.

Todoist cubre el trabajo en equipo sobre tareas: proyectos compartidos con niveles de acceso, responsables, comentarios y cambios en tiempo real.

Desde abril de 2026, su plan Business añade una pestaña People (quién está en cada proyecto y en qué trabaja) e Insights (actividad del equipo y tendencias de finalización).

Deshacer e historial de versiones

• Notion: Ctrl/Cmd + Z deshace cada acción de la sesión. Las versiones de cada página se guardan 7 días en Free, 30 en Plus, 90 en Business y sin límite en Enterprise, y las páginas borradas pasan 30 días en la papelera.
• Todoist: después de completar o reprogramar algo, el aviso de Deshacer se queda unos segundos. El historial de actividad cubre una semana en Beginner y todo tu historial en los planes de pago, y Pro y Business guardan las 21 copias de seguridad diarias de proyectos más recientes.

¿Cuál tiene mejores funciones de IA?

La IA de Notion hace mucho más; la de Todoist se ciñe a las tareas.

Notion AI redacta, resume, reescribe, traduce y propone ideas en cualquier página, y puede convertir un objetivo en una lista de tareas.

Desde Notion 3.0, en septiembre de 2025, también tiene agentes, hoy llamados Custom Agents. Se ejecutan de forma programada o cuando ocurre un evento, y actúan en Notion, Slack, Calendar, Figma, Linear y en las herramientas conectadas mediante MCP.

Los Custom Agents fueron gratuitos a modo de prueba hasta principios de mayo de 2026; ahora consumen créditos de Notion (10 $ por cada 1000) en Business y Enterprise. El Notion Agent basado en chat, las AI Meeting Notes y Enterprise Search siguen incluidos en esos planes.

Notion Mail, el cliente de correo con IA de Notion, cerró el 22 de septiembre de 2026.

Si quieres seguir llevando el correo a Notion, 2sync archiva Gmail y Outlook Mail en una base de datos con propiedades mapeadas y filtros, y la guía del cierre de Notion Mail explica cómo hacer la mudanza.

La IA de Todoist, Todoist Assist, se centra en meter tareas y hacerlas avanzar:

• Ramble convierte lo que dices en tareas con fechas, etiquetas y prioridades. Llegó a todos los usuarios en enero de 2026 y Todoist la sigue calificando de función experimental: 10 sesiones al mes en Beginner y sesiones ilimitadas en Pro y Business.
• La captura de tareas saca lo que hay que hacer de una foto, un PDF, un bloque de texto o un correo reenviado.
• Task Assist convierte un objetivo en una lista de tareas, divide una tarea grande, reescribe una tarea vaga o te sugiere el siguiente paso.
• Los filtros se crean describiendo lo que quieres ver, por ejemplo «tareas para la semana que viene asignadas a Juan», sin memorizar la sintaxis.

¿Cuál tiene mejor búsqueda y filtrado?

Notion busca en más sitios; Todoist encuentra una tarea antes.

Notion busca en las páginas y bases de datos de todo el espacio de trabajo, y su búsqueda con IA llega también a las aplicaciones que hayas conectado a Notion AI. Las vistas de base de datos añaden filtros por cualquier propiedad.

El buscador de Todoist te lleva a cualquier tarea, proyecto, etiqueta o filtro con unas pocas teclas. Los filtros guardados combinan fechas, prioridades, etiquetas y responsables en vistas que abres con un clic.

¿Cómo se comparan las integraciones y la exportación de datos?

Todoist se conecta con más de 90 aplicaciones y Notion con más de 100, pero cada una tira hacia un lado distinto.

Las de Todoist apuntan a los sitios de donde salen las tareas: Slack, Google Calendar, Apple Watch, IFTTT y Zapier. Desde mayo y junio de 2026, Todoist también se sincroniza en los dos sentidos con Outlook Calendar: las tareas programadas aparecen en el calendario y los cambios vuelven a Todoist.

Los conectores de Notion, como Slack, Figma, GitHub, Jira o Google Drive, sirven sobre todo para traer información a Notion.

Ninguna de las dos importa directamente de la otra. Notion importa desde Confluence, Asana, Evernote y Trello, y desde archivos de texto plano, Markdown, Word, CSV, HTML, PDF y ZIP, pero Todoist no está en esa lista.

Todoist, por su parte, exporta a CSV proyecto a proyecto y deja fuera las tareas completadas, así que un año de trabajo terminado no viaja contigo. Cambiarte de una a otra es reconstruir:

1. Exporta cada proyecto de Todoist a su propio CSV.
2. Ajusta las columnas a las propiedades de tu base de datos de Notion.
3. Importa el archivo en esa base de datos.
4. Rehaz las recurrencias a mano, porque una frase como «miércoles alternos» no tiene equivalente directo en Notion.

Si prefieres quedarte con las dos, 2sync mantiene sincronizadas una base de datos de Notion y un proyecto de Todoist en los dos sentidos, con mapeo de campos y filtros, cada 2 a 5 minutos.

Con Zapier o Make necesitas una automatización para cada sentido. Para comparar las opciones de conexión:

• 2sync vs Pleexy, el otro conector dedicado de Todoist a Notion.
• Zapier vs Make, Zapier vs n8n y Activepieces vs n8n, si buscas herramientas de automatización generales.
• Alternativas a Zapier para Notion, incluidas las automatizaciones propias de Notion.

¿Cuál funciona mejor en el móvil y sin conexión?

Todoist en las dos cosas, aunque Notion ha recortado casi toda la distancia sin conexión.

La aplicación móvil de Notion hace casi todo lo que hace la de escritorio, y por eso mismo cuesta más moverse por ella en una pantalla pequeña.

La de Todoist está pensada para apuntar y tachar tareas sobre la marcha, y tiene aplicaciones para Apple Watch y Wear OS. Notion no tiene aplicación para reloj.

Notion estrenó el modo sin conexión en la versión 2.53, en agosto de 2025. Puedes ver, editar y crear páginas sin conexión en escritorio y en el móvil: marcas las páginas que necesitas, y en los planes de pago también se descargan tus favoritas y recientes.

Las incrustaciones que necesitan Internet no se actualizan sin conexión, y las bases de datos muy grandes pueden no funcionar del todo.

Todoist funciona sin conexión desde hace años. Añades, completas y reordenas tareas como siempre, y todo se sincroniza al reconectar; solo acciones como añadir colaboradores necesitan conexión.

¿Cómo se comparan los precios?

Todoist sale más a cuenta para gestionar tareas; Notion compensa si usas todo su espacio de trabajo. Precios vigentes en septiembre de 2026:

Precios de Notion

Precios de Todoist

Veredicto final: categoría por categoría

Conclusión

Entonces, ¿cuál deberías elegir?

• Elige Notion si quieres un espacio adaptable para tareas, notas, documentos y bases de datos, o necesitas colaborar en algo más que tareas.
• Elige Todoist si priorizas una gestión de tareas sencilla y rápida para el día a día, a solas o en equipo.
• Usa ambos si quieres Notion para planificar y Todoist para ejecutar. 2sync los mantiene sincronizados automáticamente.

¿Sigues dudando? Estas comparativas entran más a fondo:

• Mejores aplicaciones de listas de tareas y mejores aplicaciones de calendario, si ninguna de estas dos te acaba de encajar.
• TickTick vs. Todoist, Todoist vs. Google Tasks y Microsoft To Do vs Todoist, para el resto de duelos de Todoist.
• Coda vs. Notion, si lo que estás valorando es el espacio de trabajo en sí y no la lista de tareas.

Usa ambos con 2sync

Notion y Todoist se complementan: planificas en Notion y ejecutas en Todoist, y 2sync mantiene los dos al día sin que tengas que copiar nada a mano.

Con la integración Notion ↔ Todoist, las tareas se sincronizan solas en los dos sentidos. Mapeas las propiedades de Notion a los campos de Todoist (título, fecha, prioridad, etiquetas), filtras las notas de planificación y los elementos archivados, y trabajas en la aplicación que prefieras.

Cada cambio se sincroniza en 2-5 minutos según tu plan (Solo: 5 min, Premium: 3 min, Pro: 2 min). Para comparar todos los métodos y seguir la configuración paso a paso, consulta cómo sincronizar Notion con Todoist.

Preguntas frecuentes