Campos de Microsoft To Do que se sincronizan con Notion

2sync sincroniza 18 campos de Microsoft To Do con Notion, entre ellos el título y las notas de la tarea, la importancia, el estado, las categorías, los recordatorios y los pasos. Once de ellos se sincronizan en los dos sentidos, así que puedes gestionar una tarea en cualquiera de las dos apps.

El resto son de solo lectura y van de To Do a Notion. La excepción es el campo que activa la eliminación, que solo va en sentido contrario. Tú decides la dirección de cada campo en el mapeo de campos.

Para la configuración paso a paso, consulta la guía de sincronización de Microsoft To Do.

Campos sincronizados

Otros dos campos describen la propia sincronización. Estado de sincronización indica si el estado de cada página es Sincronizado, Ignorado, Eliminado o Solo lectura, y Nombre de la automatización muestra qué automatización creó la página. Consulta los estados de elementos sincronizados para ver qué significa cada uno.

Título de la tarea

Título de la tarea se mapea por defecto a la propiedad Title de Notion, que es el nombre principal de cada página. También puedes mapearlo a una propiedad Text o Select. Si cambias el nombre de una tarea en una de las dos apps, la otra se actualiza.

Descripción

Descripción se mapea a una propiedad Text y guarda las notas de la tarea. En To Do las notas son texto plano, así que el formato que añadas en Notion, como negrita, listas o enlaces, llega a To Do como texto plano.

Si tienes activado Agregar enlace de Notion debajo de cada descripción en la configuración de sincronización, las notas en To Do terminan con un enlace a la página de Notion. Ese enlace no se copia de vuelta a la propiedad de Notion.

Completado y Estado de la tarea

Completado se sincroniza como una propiedad Checkbox o Status. Si lo marcas en Notion, la tarea pasa a Completed en To Do. Si lo desmarcas, pasa a Not started, porque To Do no recuerda el estado que tenía la tarea antes. Con una propiedad Status, cualquier opción de su grupo Complete cuenta como hecha.

Estado de la tarea recoge el estado completo de To Do, que puede ser Not started, In progress, Completed, Waiting on others o Deferred. Mapéalo a una propiedad Select para usar los cinco en Notion.

Completado en registra el día en que se completó la tarea. To Do guarda un día y no una hora, por eso la fecha de Notion no lleva hora. Se sincroniza solo hacia Notion.

Fecha de vencimiento y fecha de inicio

Fecha de vencimiento y Fecha de inicio se mapean a propiedades Date de Notion y se sincronizan en los dos sentidos. En To Do son días, sin hora. Si pones una hora en la fecha de Notion, la tarea cae en el día correcto y la hora se descarta.

2sync lee tu zona horaria en la configuración de tu buzón de Microsoft y la usa para situar cada fecha. Así el día en Notion coincide con el de To Do.

Recordatorio

Recordatorio se mapea a una propiedad Date con fecha y hora, y se sincroniza en los dos sentidos. Si lo rellenas en Notion, el recordatorio se activa en To Do. Si lo vacías, se desactiva.

Importancia

Importancia se mapea a una propiedad Select con tres opciones, Low, Normal y High. En la app de To Do, High es la estrella que lleva una tarea a la vista Importante, así que puedes recrear esa vista en Notion con el filtro «Importancia es High».

Categorías

Categorías se mapea a una propiedad Multi-select. Las categorías de To Do son las mismas categorías de color que usas en Outlook. Una categoría que escribas en Notion y que todavía no exista en Outlook se sincroniza igualmente y aparece en To Do sin color.

Lista

En To Do, cada tarea pertenece a una lista. Hay dos campos que la recogen:

• Lista (Selección, Texto) guarda el nombre de la lista. Mapéalo a una propiedad Select para agrupar o filtrar por lista. Si lo rellenas en una página nueva de Notion, decides en qué lista se crea la tarea.
• Lista (Relación) enlaza cada tarea con una página de una base de datos de listas aparte, y así puedes añadir rollups como el número de tareas abiertas por lista.

Si cambias la lista en una página existente, la tarea pasa a esa lista en To Do. Las tareas de una lista compartida y las que tienen archivos adjuntos se quedan en su lista, y la propiedad vuelve a mostrar la lista real en una sincronización posterior. Consulta mover una tarea a otra lista.

Pasos

Pasos se mapea a una propiedad Text. Cada paso de la lista de comprobación de la tarea aparece en su propia línea, con ☑ para los pasos terminados y ☐ para los pendientes. Los pasos se sincronizan solo hacia Notion; edítalos en To Do.

To Do no tiene subtareas, tareas principales ni secciones, de modo que no existe ningún campo para ellas.

Fecha de creación

Fecha de creación registra cuándo se creó la tarea en To Do, con fecha y hora. Se sincroniza solo hacia Notion.

Tarea recurrente

Tarea recurrente es un Checkbox que se marca cuando la tarea se repite. Se sincroniza solo hacia Notion. Completar una tarea recurrente crea la siguiente ocurrencia como una tarea nueva, que llega a Notion como una página nueva. Consulta cómo funcionan las tareas recurrentes.

ID de tarea y URL de la tarea

ID de tarea es el identificador de la tarea en To Do, guardado como texto. URL de la tarea es un enlace que abre la tarea en la versión web de To Do. Los dos se sincronizan solo hacia Notion.

Activar eliminación

Activar eliminación en Microsoft To Do se mapea a una propiedad Checkbox, Status o Formula. Cuando la propiedad está marcada, o tiene un estado del grupo Complete, 2sync elimina la tarea de To Do en la siguiente sincronización. Solo funciona en ese sentido.

Relacionado

• Sincronización de Microsoft To Do para la configuración, los filtros y las opciones de eliminación
• Dirección de sincronización y mapeo de campos para cambiar la dirección de un campo
• Tipos de propiedades de Notion para elegir la propiedad adecuada para cada campo
• Valores predeterminados para rellenar los campos vacíos en las páginas nuevas
• Relaciones para enlazar las tareas con una base de datos de listas

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