Configuración de invitaciones de calendario
Controla cuándo se envían invitaciones de calendario durante la sincronización
Cuando 2sync crea o actualiza eventos de calendario con participantes, el proveedor de calendario puede enviar invitaciones por correo electrónico. 2sync te da controles separados para nuevos eventos y eventos actualizados, para que evites enviar spam a los participantes durante la sincronización inicial mientras los notificas de cambios futuros.
¿Cómo funcionan las configuraciones de invitaciones?
2sync ofrece tres opciones para enviar invitaciones, configuradas de forma independiente para nuevos eventos (inserciones) y eventos actualizados (modificaciones).
Para nuevos eventos
| Opción | Comportamiento |
|---|---|
| Nunca | No se envían invitaciones cuando se crean eventos |
| Siempre | Todos los participantes reciben una invitación por cada nuevo evento |
| Solo participantes externos | Solo los participantes fuera de tu organización reciben invitaciones |
Para eventos actualizados
| Opción | Comportamiento |
|---|---|
| Nunca | No se envían notificaciones cuando los eventos cambian |
| Siempre | Todos los participantes son notificados de cada actualización |
| Solo participantes externos | Solo los participantes externos reciben notificaciones de actualización |
¿Por qué estas configuraciones están separadas?
El escenario más común: estás sincronizando eventos existentes de Notion a un calendario por primera vez. Enviar invitaciones para cientos de eventos pasados confundiría a los participantes. Configurar nuevos eventos como Nunca durante la sincronización inicial previene esto.
Después de que se complete la sincronización inicial, puedes cambiar nuevos eventos a Siempre o Solo participantes externos para que los eventos futuros creados en Notion notifiquen adecuadamente a los participantes cuando aparezcan en el calendario.
Una configuración recomendada: configura nuevos eventos como Nunca para la sincronización inicial, luego cambia a Siempre una vez que tus datos existentes se hayan sincronizado. Mantén eventos actualizados en Siempre desde el inicio para que los participantes sean notificados de cualquier cambio.
Cómo configurar las invitaciones
- Abre tu automatización de calendario
- Ve a Configuración de sincronización
- Busca la sección de Invitaciones
- Configura tu preferencia para Nuevos eventos
- Configura tu preferencia para Eventos actualizados
- Guarda la automatización
Los cambios toman efecto en el siguiente ciclo de sincronización.
¿Qué significa "solo participantes externos"?
Los participantes externos son personas fuera de tu organización de Google Workspace o Microsoft 365. Los participantes internos (colegas en el mismo dominio) no reciben invitaciones con esta configuración.
Esto es útil cuando tu equipo usa calendarios compartidos internamente pero aún quieres que clientes o participantes externos reciban invitaciones.
Si cambias de Nunca a Siempre en una automatización existente, el siguiente ciclo de sincronización no envía retroactivamente invitaciones para eventos creados previamente. Solo los nuevos eventos creados después del cambio activan invitaciones.
Relacionado
- Sincronización de Google Calendar para configurar una automatización de Google Calendar
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Preguntas frecuentes
¿Los participantes recibirán spam durante la sincronización inicial?
No si configuras nuevos eventos como Nunca antes de la primera sincronización. Esto previene invitaciones para todos los eventos existentes. Cambia la configuración a Siempre después de que se complete la sincronización inicial.
¿Puedo enviar invitaciones para algunos eventos pero no para otros?
La configuración de invitaciones se aplica a todos los eventos de la automatización. Para manejar diferentes eventos de manera diferente, crea automatizaciones separadas con diferentes configuraciones de invitaciones y usa filtros para enrutar los eventos.
¿Las configuraciones de invitaciones afectan los eventos creados directamente en el calendario?
No. Estas configuraciones solo controlan las invitaciones enviadas por 2sync cuando crea o modifica eventos. Los eventos que creas directamente en Google Calendar u Outlook siguen el comportamiento de invitaciones propio de la aplicación de calendario.
¿Qué pasa si configuro tanto nuevos como actualizados eventos como Nunca?
Nunca se envían invitaciones a través de 2sync. Los participantes aparecen en el evento pero no reciben notificación por correo electrónico. Aún pueden ver el evento si está en un calendario compartido.
¿Puedo recibir notificaciones de Notion por cada evento del calendario?
2sync no puede crear recordatorios de Notion a través de la API, por lo que no recibirás notificaciones de Notion para eventos sincronizados. Sin embargo, puedes configurar 2sync para enviar invitaciones de calendario a los participantes cuando se crean o actualizan eventos. Ve a la Configuración de sincronización de tu automatización y configura las preferencias de invitación para nuevos eventos y eventos actualizados.