Configuración de invitaciones de calendario
Controla cuándo se envían invitaciones de calendario durante la sincronización
Cuando 2sync crea o actualiza eventos de calendario con participantes, el proveedor de calendario puede enviar invitaciones por correo electrónico. 2sync te da controles separados para nuevos eventos y eventos actualizados, para que evites enviar spam a los participantes durante la sincronización inicial mientras los notificas de cambios futuros.
¿Cómo funcionan las configuraciones de invitaciones?
2sync ofrece tres opciones para enviar invitaciones, configuradas de forma independiente para nuevos eventos (inserciones) y eventos actualizados (modificaciones).
Para nuevos eventos
| Opción | Comportamiento |
|---|---|
| Ninguno (None) | No se envían invitaciones cuando se crean eventos |
| Todos los asistentes (All attendees) | Todos los participantes reciben una invitación por cada nuevo evento |
| Solo asistentes que no usan Google Calendar (Non-Google Calendar attendees only) | Solo reciben invitación los participantes que no usan Google Calendar |
Para eventos actualizados
| Opción | Comportamiento |
|---|---|
| Ninguno | No se envían notificaciones cuando los eventos cambian |
| Todos los asistentes | Todos los participantes son notificados de cada actualización |
| Solo asistentes que no usan Google Calendar | Solo los participantes que no usan Google Calendar reciben notificaciones de actualización |
En las automatizaciones de Outlook Calendar, la tercera opción se llama Solo asistentes que no usan Outlook Calendar.
¿Por qué estas configuraciones están separadas?
El escenario más común: estás sincronizando eventos existentes de Notion a un calendario por primera vez. Enviar invitaciones para cientos de eventos pasados confundiría a los participantes. Configurar nuevos eventos como Ninguno durante la sincronización inicial previene esto.
Después de que se complete la sincronización inicial, puedes cambiar nuevos eventos a Todos los asistentes o Solo asistentes que no usan Google Calendar para que los eventos futuros creados en Notion notifiquen adecuadamente a los participantes cuando aparezcan en el calendario.
Una configuración recomendada: configura nuevos eventos como Ninguno para la sincronización inicial, luego cambia a Todos los asistentes una vez que tus datos existentes se hayan sincronizado. Mantén eventos actualizados en Todos los asistentes desde el inicio para que los participantes sean notificados de cualquier cambio.
Cómo configurar las invitaciones
- Abre tu automatización de calendario
- Ve a su tercera pestaña, la de las reglas
- En el bloque que define cómo escribe 2sync lo que crea o modifica, busca los dos desplegables de Invitados que deberían recibir una invitación (Guests who should receive an invitation)
- Elige una opción para cuando se crea un evento del calendario
- Elige también una para cuando se actualiza un evento del calendario
Los cambios toman efecto en el siguiente ciclo de sincronización.
¿Qué significa «Solo asistentes que no usan Google Calendar»?
Con esta opción, solo reciben el correo de invitación los invitados que no usan Google Calendar, por ejemplo un cliente que lleva su agenda en otro servicio. Los invitados que usan Google Calendar no lo reciben.
Es útil cuando tu equipo trabaja con Google Calendar pero quieres que los clientes u otros participantes externos sigan recibiendo invitaciones.
Si cambias de Ninguno a Todos los asistentes en una automatización existente, el siguiente ciclo de sincronización no envía retroactivamente invitaciones para eventos creados previamente. Solo los nuevos eventos creados después del cambio activan invitaciones.
Relacionado
- Sincronización de Google Calendar para configurar una automatización de Google Calendar
- Sincronización de Outlook Calendar para configurar una automatización de Outlook Calendar
- Configuración avanzada de sincronización para otras configuraciones que afectan el comportamiento de sincronización de calendario
- Campos de Google Calendar para todos los campos de calendario disponibles
Preguntas frecuentes
¿Los participantes recibirán spam durante la sincronización inicial?
No si configuras nuevos eventos como Ninguno antes de la primera sincronización. Esto previene invitaciones para todos los eventos existentes. Cambia la configuración a Todos los asistentes después de que se complete la sincronización inicial.
¿Puedo enviar invitaciones para algunos eventos pero no para otros?
La configuración de invitaciones se aplica a todos los eventos de la automatización. Para manejar diferentes eventos de manera diferente, crea automatizaciones separadas con diferentes configuraciones de invitaciones y usa filtros para enrutar los eventos.
¿Las configuraciones de invitaciones afectan los eventos creados directamente en el calendario?
No. Estas configuraciones solo controlan las invitaciones enviadas por 2sync cuando crea o modifica eventos. Los eventos que creas directamente en Google Calendar u Outlook siguen el comportamiento de invitaciones propio de la aplicación de calendario.
¿Qué pasa si configuro tanto nuevos como actualizados eventos como Ninguno?
Nunca se envían invitaciones a través de 2sync. Los participantes aparecen en el evento pero no reciben notificación por correo electrónico. Aún pueden ver el evento si está en un calendario compartido.
¿Puedo recibir notificaciones de Notion por cada evento del calendario?
2sync no puede crear recordatorios de Notion a través de la API, por lo que no recibirás notificaciones de Notion para eventos sincronizados. Sin embargo, puedes configurar 2sync para enviar invitaciones de calendario a los participantes cuando se crean o actualizan eventos. Abre la pestaña de las reglas de tu automatización y, en el bloque que define cómo escribe 2sync, elige qué invitados reciben una invitación cuando se crea un evento y cuando se actualiza.