Cómo configurar conexiones compartidas para equipos
Comparte conexiones OAuth con miembros del equipo. Genera un enlace compartible, permite que otros sincronicen sus calendarios o contactos a una base de datos compartida de Notion y gestiona el acceso de forma segura
Las conexiones compartidas de 2sync permiten que un miembro del equipo autentique su cuenta de Google, Outlook o Todoist y comparta el acceso con otros. En lugar de que cada persona se conecte individualmente, una sola persona genera un enlace compartible. Los miembros del equipo usan ese enlace para sincronizar sus datos a una base de datos compartida de Notion. Esta guía cubre el proceso de configuración, casos de uso y consideraciones de seguridad.
¿Cómo funcionan las conexiones compartidas?
Una conexión compartida permite que múltiples personas sincronicen a través de una cuenta autenticada. La persona que conecta su cuenta (el propietario) genera un enlace. Cualquiera con el enlace puede crear automatizaciones usando esa conexión sin volver a autenticarse.
Esto es diferente a que cada persona conecte su propia cuenta. Con las conexiones compartidas, el token OAuth pertenece a una persona, y los demás lo referencian.
Cada miembro del equipo aún necesita su propia cuenta de 2sync y plan. La conexión compartida solo proporciona acceso al token OAuth, no a una suscripción compartida.
Cómo configurar una conexión compartida
Paso 1: conectar tu cuenta
El propietario de la conexión inicia sesión en 2sync y conecta su cuenta de Google, Outlook o Todoist a través del flujo estándar de OAuth.
Paso 2: generar un enlace compartible
- Ve a tu página de Connections en 2sync
- Encuentra la conexión que deseas compartir
- Haz clic en Share Connection
- Copia el enlace generado
Paso 3: compartir con los miembros del equipo
Envía el enlace a los miembros del equipo a través de tu canal preferido (Slack, correo, etc.).
Paso 4: los miembros del equipo usan el enlace
Cada miembro del equipo:
- Inicia sesión en su propia cuenta de 2sync
- Pega el enlace de la conexión compartida
- La conexión aparece en su cuenta
- Crean automatizaciones usando la conexión compartida
¿Cuáles son los casos de uso comunes?
Sincronización de calendario de equipo
Una persona conecta la cuenta de Google Workspace o Microsoft 365 del equipo. Los miembros del equipo usan la conexión compartida para sincronizar sus calendarios en una base de datos compartida de Notion para visibilidad del equipo. Consulta Sincronización de calendario para equipos para la guía completa de configuración del equipo.
CRM compartido
Un líder de ventas conecta Google Contacts. El equipo usa la conexión compartida para sincronizar contactos en una base de datos compartida de CRM en Notion. Todos ven los mismos datos de contacto y pueden agregar notas de reunión.
Gestión colaborativa de tareas
Un gerente de proyecto conecta Todoist. Los miembros del equipo usan la conexión compartida para sincronizar tareas del proyecto en Notion, donde el equipo colabora en planificación y seguimiento.
Las conexiones compartidas funcionan mejor cuando una persona es propietaria de la cuenta que contiene los datos compartidos del equipo (por ejemplo, una cuenta de Google Workspace de la empresa). Los datos individuales como calendarios personales deberían usar conexiones individuales.
¿Qué hay sobre la seguridad?
Las conexiones compartidas están diseñadas con acceso limitado en mente:
| Característica de seguridad | Detalles |
|---|---|
| Alcance | La conexión otorga solo los permisos aprobados durante OAuth |
| Revocación | El propietario puede revocar el enlace compartido en cualquier momento |
| Visibilidad | Los miembros del equipo no pueden ver las credenciales del propietario |
| Auditoría | El propietario puede ver quién está usando su conexión compartida |
| Expiración | Los enlaces pueden regenerarse para invalidar los antiguos |
Solo comparte conexiones con personas de confianza. Aunque no pueden ver tus credenciales, pueden crear automatizaciones que lean y escriban datos a través de tu cuenta autenticada.
Cómo revocar una conexión compartida
Si un miembro del equipo se va o quieres dejar de compartir:
- Ve a tu página de Connections
- Encuentra la conexión compartida
- Haz clic en Revoke o regenera el enlace
- Las automatizaciones existentes que usan el enlace antiguo dejan de funcionar
Los miembros del equipo necesitan reconectarse con un nuevo enlace o su propia cuenta.
¿En qué se diferencia de las conexiones individuales?
| Característica | Conexión compartida | Conexión individual |
|---|---|---|
| Autenticación OAuth | Una persona se autentica | Cada persona se autentica |
| Acceso a datos | A través de la cuenta del propietario | A través de la cuenta propia |
| Esfuerzo de configuración | Bajo para los miembros del equipo | Cada persona hace la configuración completa |
| Revocación | El propietario controla el acceso | Cada persona gestiona el suyo |
| Visibilidad del calendario | Limitada a los calendarios visibles del propietario | Acceso completo a los calendarios propios |
¿Cuáles son las mejores prácticas?
- Usa conexiones compartidas cuando múltiples personas necesiten sincronizar a la misma base de datos de Notion: Simplifica la configuración y asegura acceso consistente.
- Elige un propietario estable: El propietario de la conexión debería ser alguien con acceso estable a largo plazo a la cuenta (por ejemplo, un administrador del equipo, no un contratista).
- Documenta qué conexiones están compartidas y con quién: Mantén un registro para poder revocar el acceso si alguien deja el equipo.
- Regenera los enlaces periódicamente por seguridad. Los enlaces antiguos dejan de funcionar cuando generas uno nuevo.
- Cada miembro del equipo debería configurar sus propios filtros: Las conexiones compartidas proporcionan acceso a la cuenta, pero cada automatización aún necesita su propio alcance para evitar duplicados.
- Revisa los registros de actividad para monitorear cómo se usan las conexiones compartidas en el equipo.
¿Qué debo hacer a continuación?
- Configura la sincronización de calendario para equipos
- Crea un CRM compartido con sincronización de contactos
- Aprende cómo los filtros previenen duplicados
- Ejecuta varias automatizaciones en una base de datos
- Elige el plan adecuado para tu equipo
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- Sincronización de calendario para equipos: guía completa para configuraciones de calendario de equipo y deduplicación
- Varias automatizaciones: previene duplicados al compartir una base de datos
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- Crear un CRM en Notion: crea un CRM compartido con sincronización de contactos
- Registros de actividad: monitorea operaciones de sincronización en automatizaciones del equipo
- Planes y precios: elige el plan adecuado para el tamaño de tu equipo
- Seguridad: cómo 2sync maneja datos y autenticación
FAQ
¿Los miembros del equipo necesitan su propio plan de 2sync?
Sí. Una conexión compartida proporciona acceso a un token OAuth, no a una suscripción compartida. Cada miembro del equipo necesita su propia cuenta y plan de 2sync para crear automatizaciones.
¿Qué pasa si el propietario de la conexión cambia su contraseña?
Los tokens OAuth son independientes de las contraseñas en la mayoría de los casos. Sin embargo, si el propietario revoca el acceso de la app desde la configuración de su cuenta de Google o Microsoft, todas las conexiones compartidas dejan de funcionar.
¿Puedo compartir conexiones entre diferentes espacios de trabajo de Notion?
La conexión compartida es para el servicio externo (Google, Outlook, Todoist). Cada miembro del equipo conecta su propio espacio de trabajo de Notion por separado. La conexión compartida maneja solo el lado del proveedor.
¿Cuántas personas pueden usar una conexión compartida?
No hay un límite estricto en el número de personas que usan un enlace de conexión compartida. Cada persona aún necesita su propio plan de 2sync con espacios de automatización disponibles.
¿Los usuarios de la conexión compartida pueden ver mis correos o calendario?
Pueden crear automatizaciones que acceden a datos a través de tu cuenta autenticada, limitados a los alcances otorgados durante OAuth. No pueden navegar tus datos directamente a través de 2sync.
¿Qué pasa con las automatizaciones si revoco la conexión compartida?
Las automatizaciones que usan la conexión revocada dejan de sincronizar inmediatamente. Los miembros del equipo ven un error de conexión en sus registros de actividad y necesitan reconectarse con un nuevo enlace compartido o su propia cuenta.
¿Puedo compartir una conexión de Todoist con mi equipo?
Sí. Las conexiones compartidas funcionan con cuentas de Google, Outlook y Todoist. El proceso de configuración es el mismo independientemente del proveedor.
¿Debería usar conexiones compartidas o que todos se conecten individualmente?
Usa conexiones compartidas cuando quieras control centralizado y una incorporación más simple. Usa conexiones individuales cuando los miembros del equipo necesiten acceso a sus propios calendarios o contactos personales.