Sincronización de Todoist

Las tareas de Todoist se sincronizan automáticamente con tu base de datos de Notion a través de 2sync. Crea o edita una tarea en cualquiera de las dos apps y el cambio aparece en la otra en minutos. Tú eliges qué proyectos incluir, cómo se mapean los campos entre las apps y si la sincronización funciona en ambas direcciones o solo en una.

¿Cómo empiezo?

Conectar Todoist

1. Ve al onboarding de Todoist y Notion Sync
2. Haz clic en Connect Todoist
3. Inicia sesión con tu cuenta de Todoist
4. Autoriza a 2sync para acceder a tus tareas

Conectar Notion

Puedes conectar Notion de dos formas:

Usando la plantilla de 2sync:

1. Haz clic en Connect with Notion
2. Selecciona Use a template provided by the developer
3. Haz clic en Allow access

Notion duplica la plantilla predeterminada Tasks en tu espacio de trabajo, y 2sync detecta automáticamente la base de datos. Consulta configuración de una base de datos de Notion para más opciones.

Usando tu propia base de datos:

1. Asegúrate de que tu base de datos esté conectada a 2sync: haz clic en (•••) > Add connections > 2sync en la página de la base de datos
2. Copia el enlace de la base de datos desde (•••) > Copy link
3. Pega el enlace cuando se te solicite

Seleccionar un proyecto predeterminado

Al sincronizar múltiples proyectos de Todoist, uno debe ser el recurso predeterminado. Las nuevas tareas creadas en Notion se sincronizan a este proyecto a menos que especifiques lo contrario.

Establece el predeterminado en la pestaña Project Connections haciendo clic en Set as default junto a tu proyecto preferido.

¿Cómo mapeo campos entre Todoist y Notion?

El mapeo de campos controla cómo se transfieren los datos entre Todoist y Notion. Puedes establecer la dirección de sincronización para cada campo de forma independiente. Para una referencia completa de cada campo compatible, consulta campos de Todoist.

Direcciones de sincronización

• Sincronización bidireccional: Los cambios en cualquier app actualizan la otra
• Unidireccional a Notion: Los cambios en Todoist actualizan Notion, pero no viceversa
• Unidireccional a Todoist: Los cambios en Notion actualizan Todoist, pero no viceversa

Para una comparación detallada, consulta sincronización bidireccional vs unidireccional.

Campos disponibles

Agregar campos

Haz clic en + Add Field en la sección de mapeo de campos para agregar campos adicionales. No todos los campos se muestran por defecto.

¿Cómo elijo qué tareas se sincronizan?

Usar filtros

Los filtros te permiten sincronizar solo tareas específicas. Consulta condiciones de filtro de Todoist para todas las opciones disponibles. En la sección Filters:

1. Elige tu estrategia de filtrado: No filtering, All conditions o Any condition
2. Haz clic en + Add Condition
3. Selecciona un campo, un operador y un valor
4. Agrega más condiciones según sea necesario
5. Guarda tu automatización

Ejemplos comunes de filtros:

• Sincronizar solo tareas de un proyecto específico
• Excluir tareas completadas
• Sincronizar solo tareas con Priority 1 o Priority 2
• Excluir tareas con la etiqueta "someday"

¿Cómo se manejan las tareas completadas?

Cuando una tarea se completa en Todoist:

• La casilla Completed se marca en Notion
• La fecha Completed At se establece
• La tarea permanece sincronizada (a menos que filtres las tareas completadas)

Cuando una tarea se completa en Notion:

• La tarea se marca como completada en Todoist
• La sincronización bidireccional mantiene ambas sincronizadas

Filtrar tareas completadas

Para mantener las tareas completadas fuera de tu vista principal de Notion, usa las condiciones de filtro de Todoist:

1. Ve a Filters
2. Agrega: Completed is not Checked
3. O usa los filtros integrados de vista de Notion

Zonas horarias

Todoist usa "hora flotante" por defecto para nuevas tareas, lo que puede causar discrepancias de hora.

Para solucionarlo:

1. En Todoist, haz clic en + Add time en una tarea
2. Haz clic en Time zone
3. Selecciona tu zona horaria real en lugar de "Floating Time"

Una vez configurado, las horas se sincronizan correctamente a Notion.

¿Cómo funcionan las tareas recurrentes?

Todoist maneja las tareas recurrentes de manera diferente a los calendarios:

• Una tarea, fecha dinámica: Todoist mantiene una sola tarea
• Completar avanza la fecha: Marcar como completada mueve a la siguiente ocurrencia
• Una página de Notion: La misma página se actualiza con nuevas fechas de vencimiento

Cómo funciona

1. Tienes una tarea recurrente "Revisión semanal" con vencimiento cada lunes
2. Se sincroniza a Notion como una página con la fecha de este lunes
3. La completas en Todoist (o Notion)
4. Todoist avanza la fecha al próximo lunes
5. 2sync actualiza la misma página de Notion con la nueva fecha

Rastrear historial de completados

Como las tareas recurrentes se actualizan en su lugar, el historial de completados no es automático. Algunas alternativas:

• Usa el registro de actividad de Todoist (no sincronizado)
• Crea una base de datos separada "Tareas completadas" con automatizaciones
• Archiva manualmente las instancias completadas antes de marcarlas como completadas

Para más información sobre flujos de trabajo de tareas recurrentes, consulta cómo crear tareas recurrentes en Notion y tareas recurrentes de Todoist.

¿Cómo organizo proyectos y secciones?

Mapea la estructura organizativa de Todoist a Notion:

Mapeo básico (Text/Select):

• Project → Propiedad Select con nombres de proyectos
• Section → Propiedad Select con nombres de secciones

Mapeo relacional:

• Project (Relation) → Enlace a una base de datos de proyectos
• Section (Relation) → Enlace a una base de datos de secciones

Consulta la guía de proyectos, secciones y subtareas para la configuración detallada.

¿Cómo se mapean los niveles de prioridad?

Las prioridades de Todoist (1-4) se mapean a Notion:

Mapea a una propiedad Select con valores coincidentes, o Number para ordenar.

Etiquetas

Las etiquetas de Todoist se sincronizan a una propiedad Multi-select en Notion. Las etiquetas son bidireccionales. Agrega etiquetas en cualquier app y se sincronizan.

Escenarios comunes

Configuración GTD con contextos

Mapea las etiquetas de Todoist a contextos GTD (@teléfono, @computadora, @mandados) y usa vistas de Notion para filtrar por contexto.

1. Mapea Labels a una propiedad Multi-select en Notion
2. Crea etiquetas en Todoist para cada contexto (@teléfono, @computadora, @mandados, @oficina)
3. Asigna etiquetas a las tareas en cualquier app. Se sincronizan bidireccionalmente
4. En Notion, crea vistas filtradas para cada contexto (ej., "Llamadas telefónicas" filtra por etiqueta @teléfono)
5. Usa la vista de tablero de Notion agrupada por etiqueta para un panel de cambio de contexto

Bloqueo de tiempo con calendario

Sincroniza fechas de vencimiento con horas para ver tareas junto a eventos del calendario. Combina con una automatización de Google Calendar u Outlook Calendar para una vista diaria unificada.

1. Mapea Due Date con horas a una propiedad Date en Notion
2. Configura una automatización separada de Google Calendar u Outlook Calendar a la misma base de datos de Notion (o una enlazada)
3. Usa la vista de línea de tiempo o calendario de Notion para ver tareas y eventos juntos
4. Bloquea tiempo para tareas estableciendo horas de inicio específicas en Todoist

Gestión de tareas en equipo

Cada miembro del equipo puede sincronizar su Todoist a una base de datos de Notion compartida usando conexiones compartidas.

1. Una persona crea la automatización y comparte el enlace de conexión
2. Los miembros del equipo conectan sus cuentas de Todoist individuales
3. Mapea el campo Assignee para identificar a los responsables de las tareas
4. Crea vistas de Notion filtradas por responsable para cada miembro del equipo
5. Usa la vista de tablero agrupada por proyecto o sección para planificación de sprints

Seguimiento de proyectos de clientes

Filtra tareas por proyecto y conéctalas a una base de datos relacional de clientes para una vista general completa del proyecto.

1. Mapea Project (Relation) para enlazar tareas a una base de datos de proyectos en Notion
2. Agrega una propiedad Relation en la base de datos de proyectos apuntando a una base de datos de clientes
3. Usa filtros de Todoist para sincronizar solo proyectos relacionados con clientes
4. Construye un panel de Notion con propiedades rollup mostrando conteos de tareas y tasas de completado por cliente

Pipeline de tareas para freelancers

Usa secciones de Todoist como etapas de flujo de trabajo y refléjalas en un tablero kanban de Notion.

1. Mapea Section (Relation) para enlazar tareas a una base de datos de secciones
2. Crea secciones de Todoist para cada etapa: Backlog, En progreso, Revisión, Hecho
3. En Notion, crea una vista de tablero agrupada por Section
4. Mueve tareas entre secciones en cualquier app. El tablero se actualiza automáticamente

Seguimiento de tareas para estudiantes

Usa proyectos de Todoist para cursos y niveles de prioridad para peso de exámenes.

1. Crea un proyecto de Todoist para cada curso
2. Mapea Project a una propiedad Select en Notion
3. Mapea Due Date para fechas límite de tareas
4. Mapea Priority para clasificar tareas por urgencia o peso
5. Usa la vista de calendario de Notion para ver todas las fechas límite de todos los cursos

Eliminar tareas automáticamente

Mapea el campo Trigger deletion on Todoist a una propiedad Checkbox o Status. Cuando se marca (o se completa), la tarea se elimina de Todoist en la siguiente sincronización.

Consejos y mejores prácticas

Frecuencia de sincronización

• Plan Solo: Sincroniza cada 5 minutos
• Plan Premium: Sincroniza cada 3 minutos
• Plan Pro: Sincroniza cada 2 minutos

Haz clic en Sync Now en tu automatización para activar una sincronización inmediata.

Configuración de eliminación de tareas

Por defecto, eliminar una tarea la desvincula en lugar de eliminarla de ambas apps. Habilita Allow task deletion en Configuración de sincronización para eliminar tareas en ambos lugares.

Funciones premium de Todoist

El campo Deadline solo está disponible con una suscripción a Todoist Premium. Si no tienes Premium, usa el campo Due Date para todo el seguimiento de fechas.

Trabajar con bases de datos grandes

Las primeras sincronizaciones de bases de datos de tareas grandes toman más tiempo mientras 2sync construye los enlaces iniciales. Si la sincronización sigue lenta:

• Verifica la configuración de tu ventana de sincronización
• Considera filtrar solo las tareas activas
• Consulta la guía de resolución de problemas

Prevenir bucles de sincronización

Evita configuraciones que puedan crear bucles:

• No sincronices tareas completadas a un archivo y de vuelta
• Ten cuidado con filtros que podrían incluir/excluir elementos repetidamente

Usar con la integración de Google Calendar de Todoist

Puedes usar la integración nativa de Google Calendar de Todoist junto con 2sync, pero puede causar conflictos si ambos sincronizan los mismos datos. Usa filtros para prevenir superposiciones.

¿Qué debo hacer a continuación?

Ahora que tu sincronización de Todoist está configurada:

1. Ve cada campo que se sincroniza entre Todoist y Notion
2. Configura filtros para sincronizar solo las tareas que necesitas
3. Aprende cómo funcionan los proyectos, secciones y subtareas
4. Configura la dirección de sincronización por campo

Relacionado

• Campos de Todoist para una referencia completa de cada campo compatible
• Condiciones de filtro de Todoist para todas las opciones de filtro disponibles
• Proyectos, secciones y subtareas para organizar la estructura de Todoist en Notion
• Dirección de sincronización y mapeo de campos para controlar el flujo de datos por campo
• Sincronización bidireccional vs unidireccional para entender las opciones de dirección de sincronización
• Resolución de conflictos para cómo 2sync maneja ediciones simultáneas
• Comportamiento de eliminación para entender qué sucede cuando se eliminan tareas
• Valores predeterminados para establecer valores de respaldo en campos vacíos
• Tipos de propiedades de Notion para elegir la propiedad correcta para cada campo
• Cómo sincronizar Notion con Todoist para un tutorial paso a paso

FAQ