Sincronización de Microsoft To Do
Configura la sincronización bidireccional entre Microsoft To Do y Notion. Conecta tu cuenta de Microsoft, elige las listas, mapea los campos y descubre cómo se comportan los pasos, el correo marcado y las tareas recurrentes
Microsoft To Do se sincroniza con una base de datos de Notion a través de 2sync. Añade o edita una tarea en cualquiera de las dos apps y el cambio aparece en la otra en pocos minutos. Tú eliges qué listas de To Do incluir, a qué propiedad de Notion se asigna cada campo y en qué dirección se sincroniza cada uno.
¿Cómo empiezo?
Conectar Microsoft To Do
- Abre el asistente de Microsoft To Do y Notion Sync
- Haz clic en Conectar Microsoft To Do
- Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft. Valen tanto las cuentas personales (Outlook.com, Hotmail) como las profesionales o educativas
- Acepta los permisos: inicio de sesión y perfil básico, lectura y escritura de tus tareas y listas de To Do, y lectura de la configuración de tu buzón
- Selecciona las listas que quieres sincronizar
De la configuración del buzón, 2sync solo lee tu zona horaria. La usa para que las fechas de vencimiento caigan en el día correcto.
Microsoft To Do es una conexión independiente. Aunque ya sincronices Outlook Calendar u Outlook Contacts, tienes que conectar Microsoft To Do una vez, con la misma cuenta de Microsoft o con otra.
Conectar Notion
Puedes conectar Notion de dos formas:
Usando la plantilla de 2sync:
- Haz clic en Conectar Notion
- Selecciona Use a template provided by the developer
- Haz clic en Allow access
Notion duplica la plantilla en tu espacio de trabajo y 2sync detecta la base de datos. Consulta configuración de una base de datos de Notion para más opciones.
Usando tu propia base de datos:
- Asegúrate de que tu base de datos esté conectada a 2sync. Para ello, haz clic en (•••) > Add connections > 2sync en la página de la base de datos
- Copia el enlace de la base de datos desde (•••) > Copy link
- Pega el enlace cuando se te solicite
Las bases de datos dentro de una página Wiki no son compatibles debido a limitaciones de la API de Notion.
Elegir la lista predeterminada
Cuando sincronizas más de una lista, una de ellas es el recurso predeterminado. Las tareas que creas en Notion van a esa lista, salvo que elijas otra en la página.
De entrada, la predeterminada es la lista integrada Tareas. Para cambiarla, abre la pestaña Conexiones de Microsoft To Do y haz clic en Establecer como predeterminado junto a otra lista.
¿Qué listas puedo sincronizar?
Cualquier lista de tu cuenta de To Do, incluidas la lista integrada Tareas y las listas que otras personas comparten contigo. Puedes sincronizar una lista o varias. Llévalas todas a una misma base de datos de Notion y distínguelas con la propiedad Lista, o crea una automatización por lista si prefieres una base de datos para cada una.
Hay dos entradas integradas que funcionan de otra manera:
- Correo marcado se sincroniza solo hacia Notion. Los correos que marcas en Outlook llegan a Notion como tareas, y en 2sync la lista lleva la etiqueta Solo lectura. Las tareas creadas en Notion no se pueden añadir a ella.
- Mi día, Importante y Planeado no aparecen nunca en el selector de listas. Son vistas sobre tus tareas y no listas, así que Microsoft no las pone a disposición de las herramientas de sincronización. Sincroniza las listas que contienen esas tareas y monta las mismas vistas en Notion con filtros por fecha de vencimiento e importancia.
¿Has creado una lista nueva en To Do? Haz clic en Actualizar listas en la pestaña Conexiones de Microsoft To Do para que aparezca.
¿Cómo mapeo campos entre Microsoft To Do y Notion?
El mapeo de campos controla cómo se mueven los datos entre To Do y Notion. La dirección de sincronización se define campo por campo. Para ver todos los campos y sus opciones, consulta la referencia de campos de Microsoft To Do.
Direcciones de sincronización
- Sincronización bidireccional: los cambios en cualquiera de las dos apps actualizan la otra
- Unidireccional a Notion: los cambios en To Do actualizan Notion, pero no al revés
- Unidireccional a Microsoft To Do: los cambios en Notion actualizan To Do, pero no al revés
Para una comparación detallada, consulta sincronización bidireccional vs unidireccional.
Campos disponibles
| Campo de Microsoft To Do | Tipos de propiedad de Notion | Dirección |
|---|---|---|
| Título de la tarea | Title, Text, Select | Bidireccional |
| Descripción | Text | Bidireccional |
| Completado | Checkbox, Status | Bidireccional |
| Estado de la tarea | Select, Text | Bidireccional |
| Fecha de vencimiento | Date | Bidireccional |
| Fecha de inicio | Date | Bidireccional |
| Recordatorio | Date | Bidireccional |
| Importancia | Select, Text | Bidireccional |
| Categorías | Multi-select | Bidireccional |
| Lista (Selección, Texto) | Select, Text | Bidireccional |
| Lista (Relación) | Relation | Bidireccional |
| Pasos | Text | A Notion |
| Completado en | Date | A Notion |
| Fecha de creación | Date | A Notion |
| Tarea recurrente | Checkbox | A Notion |
| ID de tarea | Text | A Notion |
| URL de la tarea | URL, Text | A Notion |
| Activar eliminación en Microsoft To Do | Checkbox, Status, Formula | A Microsoft To Do |
| Estado de sincronización | Select, Text | A Notion |
| Nombre de la automatización | Select, Text | A Notion |
Haz clic en + Añadir campo en la sección de mapeo de campos para añadir los campos que no aparecen por defecto.
¿Cómo elijo qué tareas se sincronizan?
Filtros
En el paso Filtrar tareas para sincronizar, añade condiciones sobre:
- Task Title, Task Description, Task List Name y Task Category: filtran por el texto que contiene el campo
- Task Importance: High, Normal o Low
- Task Status: uno de los cinco estados de To Do
- Notion property value: una condición sobre cualquier propiedad de tu base de datos de Notion
Consulta filtros para ver cómo se combinan las condiciones.
Tareas completadas y ventana de sincronización
Las tareas abiertas se sincronizan siempre. Las completadas solo se sincronizan si se completaron dentro de la ventana que fijes en Sincronizar tareas completadas hasta, en Configuración de sincronización > Mostrar configuración avanzada. Las opciones van de 2 días a 2 años, con un tope según tu plan: 6 meses en Solo, 1 año en Premium y 2 años en Pro. Cuanto más amplia es la ventana, más tarda cada sincronización.
¿Cómo creo tareas desde Notion?
Las páginas nuevas de tu base de datos de Notion se convierten en tareas de To Do en la siguiente sincronización.
- Elige la lista: rellena la propiedad Lista de la página. Si la dejas vacía, la tarea va a tu lista predeterminada.
- Pon las fechas: Fecha de vencimiento y Fecha de inicio llevan un día. Recordatorio lleva un día y una hora.
- Páginas creadas antes de la automatización: por defecto se quedan fuera de To Do. Activa Sincronizar las entradas de Notion que fueron creadas antes de la primera sincronización en la configuración de sincronización para incluirlas.
Mover una tarea a otra lista
Cambia la propiedad Lista en Notion y la tarea pasa a esa lista en To Do en la siguiente sincronización. To Do no tiene una acción para mover tareas, así que 2sync vuelve a crear la tarea en la lista nueva, con sus pasos, y elimina la copia antigua.
Hay dos casos en los que la tarea se queda donde está. Uno son las tareas de una lista compartida, porque eliminarlas ahí las quitaría a todos los miembros. El otro son las tareas con archivos adjuntos. En ambos casos, la propiedad Lista vuelve a mostrar la lista real en una sincronización posterior.
¿Cómo funcionan las tareas completadas?
Completado y Estado de la tarea describen lo mismo desde dos ángulos:
- Marcar Completado en Notion completa la tarea en To Do. Si lo desmarcas, el estado vuelve a Not started, porque To Do no guarda el estado que tenía antes.
- Estado de la tarea tiene cinco valores: Not started, In progress, Completed, Waiting on others y Deferred. Mapéalo a una propiedad Select para trabajar con los cinco en Notion.
- Completado en se rellena cuando se completa la tarea. To Do solo guarda el día de finalización, así que la fecha no lleva hora.
Mapea Completado a una propiedad Status de Notion en lugar de a un Checkbox si quieres vistas de tablero agrupadas por progreso. Cualquier opción del grupo Complete de la propiedad Status cuenta como hecha.
¿Cómo funcionan las tareas recurrentes?
Mapea Tarea recurrente a un Checkbox para ver qué tareas se repiten.
Cuando se completa una tarea recurrente, To Do la marca como hecha y crea la siguiente ocurrencia como una tarea nueva con un ID nuevo. Notion sigue el mismo modelo. La ocurrencia completada se queda como página completada y la siguiente llega como página nueva. Con el tiempo, cada tarea recurrente deja una página completada por ocurrencia. Ocúltalas con un filtro de vista de Notion sobre Completado.
¿Cómo se sincronizan los pasos?
To Do llama pasos a los elementos de la lista de comprobación de una tarea. Mapea Pasos a una propiedad Text y aparecerán en Notion uno por línea, con ☑ para los pasos terminados y ☐ para los pendientes.
Los pasos se sincronizan en un solo sentido, hacia Notion. Edítalos en To Do; lo que cambies en ese texto desde Notion no vuelve a To Do.
To Do no tiene subtareas, tareas principales, secciones ni asignados, así que no hay nada que mapear para ellos. Si necesitas jerarquía de tareas en Notion, las integraciones de Todoist y Google Tasks sincronizan las subtareas como páginas relacionadas.
¿Cómo funciona la eliminación de tareas?
Por defecto, eliminar una tarea en un lado la desvincula en lugar de eliminarla en el otro. Así evitas errores que no tienen vuelta atrás. Activa Permitir eliminación de tarea en la configuración de sincronización para eliminar tareas en las dos apps. El interruptor está desactivado durante la puesta en marcha, así que tendrás que activarlo después desde la configuración de la automatización. To Do no tiene papelera, de modo que una tarea eliminada allí desaparece para siempre. Consulta comportamiento de eliminación para más detalles.
Eliminar tareas desde una propiedad de Notion
Mapea Activar eliminación en Microsoft To Do a una propiedad Checkbox, Status o Formula. Cuando la propiedad está marcada, o tiene un estado del grupo Complete, la tarea se elimina de To Do en la siguiente sincronización.
Todas las páginas en las que esa propiedad ya esté marcada pierden su tarea en la siguiente sincronización. Vacía la propiedad, o parte de una propiedad vacía, antes de mapearla.
Consejos y buenas prácticas
Frecuencia de sincronización
- Plan Solo: sincroniza cada 5 minutos
- Plan Premium: sincroniza cada 3 minutos
- Plan Pro: sincroniza cada 2 minutos
Haz clic en Sincronizar ahora en tu automatización para lanzar una sincronización inmediata.
Fechas y zonas horarias
En To Do, Fecha de vencimiento y Fecha de inicio son días, sin hora. Si pones una hora en la fecha de Notion, la tarea cae igualmente en el día correcto y la hora se descarta. 2sync toma la zona horaria de la configuración de tu buzón de Microsoft, así que el día coincide con el que ves en To Do. Recordatorio es la única fecha editable que conserva la hora.
Enlace de vuelta a Notion
Activa Agregar enlace de Notion debajo de cada descripción en la configuración de sincronización y las notas de cada tarea en To Do terminarán con un enlace a su página de Notion. Mapea URL de la tarea para abrir la tarea en To Do desde Notion.
¿Qué debo hacer a continuación?
- Ve cada campo que se sincroniza entre Microsoft To Do y Notion
- Configura la dirección de sincronización por campo
- Establece valores predeterminados para campos vacíos
Relacionado
- Campos de Microsoft To Do para una referencia completa de cada campo compatible
- Dirección de sincronización y mapeo de campos para controlar el flujo de datos por campo
- Filtros para elegir qué tareas se sincronizan
- Recurso predeterminado para saber adónde van las tareas nuevas de Notion
- Comportamiento de eliminación para entender qué pasa cuando se eliminan tareas
- Resolución de conflictos para cómo 2sync gestiona las ediciones simultáneas
- Cómo funciona la sincronización para entender el ciclo de sincronización
FAQ
¿Notion tiene una integración nativa con Microsoft To Do?
No. Notion no trae una sincronización integrada con Microsoft To Do, y Microsoft tampoco ofrece un conector de Notion para To Do. 2sync sincroniza una base de datos de Notion con tus listas de To Do en los dos sentidos.
¿Esto incluye las tareas que veo en Outlook?
Sí. El módulo Tareas de Outlook es hoy Microsoft To Do, así que muestra las mismas listas que sincroniza 2sync. Outlook Tasks era el producto anterior, que Microsoft retiró.
¿Tengo que volver a conectarme si ya uso las integraciones de Outlook?
Sí. Microsoft To Do es una conexión independiente, con sus propios permisos. Puedes iniciar sesión con la misma cuenta de Microsoft que usas para Outlook.
¿Puedo sincronizar varias listas de To Do?
Sí. Elige una lista o varias. Sincronízalas en una sola base de datos de Notion y distínguelas con la propiedad Lista, o crea una automatización por lista. Las tareas nuevas de Notion van a la lista predeterminada, que es la lista integrada Tareas salvo que la cambies.
¿Por qué Mi día no aparece como lista?
Mi día, Importante y Planeado son vistas sobre tus tareas, no listas, así que Microsoft no las ofrece como destino de sincronización. Sincroniza las listas a las que pertenecen las tareas y monta las vistas en Notion con filtros por fecha de vencimiento e importancia.
¿Se sincroniza la lista Correo marcado?
Sí, hacia Notion. Los correos que marcas en Outlook aparecen en Notion como tareas. La lista es de solo lectura, así que las tareas creadas en Notion no se pueden enviar a ella.
¿Las fechas de vencimiento conservan la hora?
No. En Microsoft To Do, la fecha de vencimiento y la fecha de inicio son días. Si añades una hora en Notion, la tarea cae en el día correcto sin la hora. Usa el campo Recordatorio cuando necesites una hora.
¿Por qué las tareas recurrentes crean una fila nueva en Notion?
Completar una tarea recurrente en To Do crea la siguiente ocurrencia como una tarea nueva con un ID nuevo. 2sync la sincroniza como una página nueva de Notion y conserva la ocurrencia completada como página completada. Filtra por Completado para ocultar las ocurrencias pasadas.
¿Puedo editar los pasos desde Notion?
No. Los pasos se sincronizan solo de To Do a Notion, uno por línea. Edítalos en To Do; los cambios en ese texto desde Notion no vuelven a To Do.
¿La sincronización es instantánea?
No. 2sync comprueba los cambios cada 2 a 5 minutos, según tu plan. Haz clic en Sincronizar ahora para lanzar una sincronización inmediata.