Cómo un consultor creativo reemplazó sus herramientas CRM sincronizando Google Calendar, Tasks y Contacts en Notion con 2sync
Firma de ConsultoríaUn consultor de la industria del entretenimiento sincroniza todo su Google Workspace en Notion, transformando una plantilla de segundo cerebro en un hub de gestión de relaciones con clientes que escala desde una práctica individual a una consultoría en crecimiento.
Google Calendar
Google Tasks
Google Contacts
Resultados clave
2025
Cliente desde
Automaciones funcionando continuamente desde hace casi un año
Varias
Suscripciones eliminadas
Ya no necesita herramientas CRM o de gestión de contactos separadas
3
Automaciones activas
Sincronizando Google Calendar, Tasks y Contacts con Notion
Sobre Hieronymus Machine
Rob Feng es consultor creativo y productor con base en Los Ángeles. Su trayectoria abarca la dirección de efectos visuales en proyectos como Game of Thrones, gestión de fondos cinematográficos y consultoría independiente en la intersección de tecnología y medios. Hieronymus Machine es su consultoría que cubre proyectos desde contratos plurianuales hasta sprints de dos semanas en entretenimiento y sectores adyacentes.
El reto: una constelación de herramientas sin hilo conductor
Rob gestiona una consultoría individual haciendo malabarismos entre múltiples proyectos de clientes, ventures y trabajo de I+D. Sus herramientas eran especializadas pero desconectadas. Google Workspace manejaba la agenda, las tareas y los contactos. Fantastical agregaba calendarios de diferentes clientes. Notion era la base de conocimiento. Nada los conectaba.
Datos de clientes dispersos entre aplicaciones de Google
Contactos, reuniones, tareas y correos vivían en servicios de Google separados. No había una vista unificada de la relación con el cliente, solo fragmentos dispersos entre aplicaciones.
Notion no tenía conexión con calendarios ni contactos
Notion servía como espacio de trabajo central y segundo cerebro, pero los eventos del calendario y los registros de contactos le eran invisibles. La gestión del tiempo y el seguimiento de relaciones existían en un universo paralelo.
Las soluciones existentes parecían poco fiables
Rob evaluó Zapier pero lo encontró "chapucero" comparado con una sincronización dedicada. Necesitaba algo limpio que funcionara una vez y no requiriera supervisión constante.
Los CRM empresariales eran excesivos para una práctica individual
Herramientas como HubSpot y Pipedrive están diseñadas para equipos más grandes. Rob necesitaba gestión de relaciones adaptada al flujo de trabajo de un consultor individual, no al pipeline de un equipo de ventas.
La solución: Google Workspace alimentando un segundo cerebro en Notion vía 2sync
Rob conectó Google Calendar, Google Tasks y Google Contacts a su espacio de Notion a través de 2sync. Combinado con la plantilla Esolo Second Brain que ya había personalizado, esto transformó Notion en un hub completo de gestión de relaciones y tiempo sin añadir otra suscripción.
Contactos integrados en todo el espacio de trabajo
En lugar de nombres en texto plano, Rob etiqueta los contactos sincronizados en proyectos, trackers y notas. Cuando necesita encontrar algo relacionado con una persona, Notion AI lo muestra instantáneamente en todo su espacio de trabajo.
Eventos del calendario vinculados a bases de proyectos
Las reuniones de Google Calendar se sincronizan en Notion junto a las tareas y datos de proyectos. Combinado con Fantastical para la agregación de calendarios, Rob tiene visibilidad completa de su agenda dentro de su espacio de trabajo.
Las tareas fluyen entre Google y Notion
Google Tasks se sincroniza bidireccionalmente con Notion, manteniendo la gestión de tareas de Rob conectada a sus bases de datos de proyectos y su sistema de segundo cerebro.
Sin suscripciones adicionales necesarias
2sync reemplazó la necesidad de herramientas CRM o de gestión de contactos independientes. Rob consolida sus costos de suscripción anual mientras obtiene más funcionalidad que servicios separados.
Implementación: primero el calendario, luego expandir
Rob comenzó con la sincronización de Google Calendar para conectar Notion y Fantastical. Una vez que funcionó, añadió Google Tasks y Google Contacts, construyendo progresivamente un espacio de trabajo conectado sobre su plantilla Esolo Second Brain existente.
Conexión de Google Calendar con Notion
Configuración de sincronización bidireccional entre Google Calendar y la base de datos de eventos de su plantilla Second Brain personalizada. Esto dio a Notion visibilidad sobre toda su agenda a través de los proyectos de clientes.
Añadido Google Tasks para gestión de tareas
Conexión de Google Tasks con Notion para que las tareas capturadas en cualquier dispositivo se sincronicen automáticamente en sus bases de seguimiento de proyectos.
Integración de Google Contacts en todo el espacio de trabajo
Sincronización de Google Contacts en Notion y etiquetado de contactos en proyectos, notas de reuniones y trackers. Los registros de contactos se convirtieron en un grafo de relaciones consultable a través de Notion AI.
Los resultados: un espacio Notion que conoce cada relación
El espacio Notion de Rob ahora funciona como un sistema completo de gestión de relaciones y proyectos. Los contactos están etiquetados en las bases de datos, los eventos del calendario proporcionan contexto temporal, y Notion AI lo conecta todo. Describe la configuración como algo que desbloqueó capacidades que simplemente no eran posibles antes.
"Su producto ha desbloqueado muchas capacidades que simplemente no podía tener antes. Redujo mi dependencia de otros servicios. Siempre intento ahorrar dinero, y ustedes me han permitido mantener más centralizado en Notion, que ha sido mi objetivo. Dependo bastante de lo que proporcionan."
Descubre cómo otros equipos usan 2sync
Desde agencias creativas hasta startups SaaS, los equipos confían en 2sync para mantener sus herramientas sincronizadas.
