Rester au courant des tâches et des choses à faire et obtenir des résultats sont des défis permanents dans nos vies modernes très occupées. Jongler entre les projets professionnels, les responsabilités familiales et les courses quotidiennes peut rapidement devenir accablant si tu n’utilises pas les bons outils d’organisation et de productivité. Heureusement, il existe aujourd’hui d’excellentes applications de gestion des tâches qui peuvent t’aider. Deux des options les plus populaires sont Todoist et Google Tasks, qui sont constamment mises à jour avec de nouvelles fonctionnalités. Continue à lire pour savoir laquelle est la meilleure pour toi en 2024.

Todoist vs. Google Tasks : Vue d’ensemble

Fonctionnalité Todoist Google Tasks
Interface utilisateur Interface plus avancée avec plus de fonctions et d’options de configuration Interface simple et rationalisée axée uniquement sur la gestion des tâches
Création de tâches Ajout rapide d’options à partir de n’importe quel écran
Formulaires détaillés de création de tâches avec paramètres de priorité, de projet, d’étiquette et de date
Formulaire de base pour l’ajout de tâches et la création rapide de tâches à partir de la boîte de réception Gmail
Organisation des tâches Outils robustes comme les projets personnalisables, les étiquettes, les filtres et la planification Listes de base pour regrouper les tâches
Sous-tâches Oui Oui
Rappels/Dates d’échéance Nombreuses options pour les dates d’échéance et les rappels par tâche, vue du calendrier Dates d’échéance et rappels de base par tâche
Intégrations S’intègre à plus de 100 applications telles que Google Calendar, Alexa, Slack, etc. Intégré à Gmail, synchronisé avec Google Calendar
Extensions/plugins Des modules complémentaires sont disponibles pour améliorer les fonctionnalités Exploite les modules complémentaires de Google
Plates-formes Windows, macOS, iOS, Android et diverses extensions de navigateur Android, iOS et navigateur web
Prix Plan gratuit avec fonctions de base
Plan Pro à 4 $/mois pour un seul utilisateur
Gratuit pour tous les utilisateurs disposant d’un compte Google

Todoist vs. Google Tasks : Quelles sont les différences ?

Passons en revue et comparons toutes les différences entre Todoist et Google Tasks.

Interface et expérience utilisateur

Todoist

Exemple de Todoist sur le web

Todoist présente une interface riche en fonctionnalités dès le démarrage. Son design est à la fois fonctionnel et visuellement attrayant, adhérant aux principes modernes du Material Design.

Le processus de création de tâches dans Todoist est simple, mais il offre des options supplémentaires comme l’ajout d’étiquettes, de sous-tâches et de rappels, la définition de priorités et le partage de projets. Cela fait de Todoist un outil plus polyvalent, en particulier pour les utilisateurs qui ont besoin d’une approche plus détaillée et structurée de la gestion des tâches.

L’interface de Todoist est conçue pour répondre à des besoins plus complexes en matière de gestion des tâches. Le menu de la barre latérale classe les tâches dans différentes sections, telles que Boîte de réception, Aujourd’hui et À venir, ce qui aide les utilisateurs à se concentrer sur les tâches immédiates tout en gardant un œil sur les responsabilités à venir.

Ce niveau d’organisation est bénéfique pour les utilisateurs qui gèrent un grand nombre de tâches ou ceux qui doivent assurer le suivi des tâches dans différents projets ou domaines.

Google Tasks

Exemple de Google Tasks sur le Web

En revanche, lorsque tu ouvres Google Tasks pour la première fois, tu es accueilli par une interface encore plus minimaliste qui donne la priorité à la simplicité et à la facilité d’utilisation.

Le design de l’application est simple et offre une approche directe de la gestion des tâches divisées en listes. Pour créer une nouvelle tâche, il suffit d’appuyer sur le bouton « Ajouter une tâche » et de renseigner les détails, la date et l’heure.

Le design minimaliste de Google Tasks se concentre sur l’essentiel, ce qui en fait un excellent choix pour les utilisateurs qui ont besoin d’un gestionnaire de tâches basique et facile à utiliser. L’interface principale s’articule autour d’une simple liste, où les tâches peuvent être ajoutées, cochées et organisées avec un minimum d’effort.

Applications mobiles

Todoist

Capture d'écran de Todoist sur iPhone

L’application mobile de Todoist étend sa conception conviviale aux écrans plus petits, tout en conservant un aspect cohérent avec son homologue de bureau.

L’interface de l’application est propre et intuitive, ce qui permet aux utilisateurs de naviguer facilement dans leurs tâches et leurs projets. Malgré sa taille compacte, la version mobile ne fait aucun compromis sur la fonctionnalité. Les utilisateurs peuvent créer des tâches, attribuer des priorités et organiser avec des étiquettes comme ils le feraient sur un ordinateur de bureau.

De plus, Todoist assure une synchronisation transparente entre les appareils, ce qui en fait un outil fiable pour gérer les tâches en déplacement.

Google Tasks

Capture d'écran de Google Tasks sur l'iPhone

En revanche, l’application mobile Google Tasks adhère à une approche minimaliste. L’interface est simple et se concentre principalement sur la gestion des tâches sans la complexité de fonctionnalités supplémentaires.

Cette simplicité fait partie de son charme, surtout pour les utilisateurs qui préfèrent une expérience plus rationalisée.

L’application s’intègre parfaitement aux autres services Google tels que Gmail et Google Agenda, ce qui permet aux utilisateurs de gérer leurs tâches dans l’écosystème familier de Google.

Google Tasks pour mobile est une excellente option pour ceux qui ont besoin d’un outil basique et efficace pour gérer les tâches quotidiennes et les synchroniser entre les appareils.

Fonctions avancées

Todoist

Todoist se distingue par ses capacités complètes de gestion des tâches. À la base, il permet une organisation détaillée des tâches en projets et en sections, que les utilisateurs peuvent coder par couleur pour les différencier. Cette fonction est particulièrement utile pour gérer des flux de travail complexes ou séparer les tâches professionnelles et personnelles.

Lors de la création d’un nouveau projet dans Todoist, les utilisateurs peuvent choisir entre un projet traditionnel de type « Liste » ou un projet de type « Tableau ». Cette flexibilité permet de planifier et de gérer des projets en utilisant la méthode Kanban. Les utilisateurs peuvent facilement passer d’une vue en liste à une vue en tableau, ce qui offre diverses perspectives sur l’avancement du projet.

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Capture d'écran du tableau Kanban Todoist
Tableau Kanban de Todoist

L’une des caractéristiques marquantes de Todoist est sa saisie en langage naturel. Cette fonction intuitive simplifie la création de tâches, en permettant aux utilisateurs d’ajouter rapidement des tâches en utilisant un anglais simple juste au niveau du titre de la tâche (par exemple, envoyer un courriel à George tous les mardis à 17 heures). Cette fonction est pratique pour la saisie de tâches en déplacement et la création de tâches récurrentes.

L’application propose également une série de rapports de productivité, qui donnent un aperçu des tendances en matière d’achèvement des tâches, des journaux d’activité et un système Karma unique qui permet de suivre la productivité. De telles fonctionnalités sont déterminantes pour aider les utilisateurs à analyser leurs modèles de productivité au fil du temps et encourager le suivi des habitudes.

Google Tasks

Bien que plus simple que Todoist, Google Tasks offre des fonctionnalités qui répondent aux besoins essentiels en matière de gestion des tâches. Sa fonction principale consiste à créer des tâches et des sous-tâches et à les organiser en différentes listes.

L’intégration de Google Tasks avec l’écosystème Google au sens large, notamment Google Calendar et Gmail, est une caractéristique remarquable. Les utilisateurs peuvent convertir des courriels en tâches directement à partir de Gmail et les afficher dans Google Calendar, offrant ainsi une vue unifiée de leur emploi du temps et de leurs tâches.

Google Tasks répond également aux fonctions essentielles de gestion des tâches, telles que la définition de dates d’échéance et la réception de notifications sur le bureau.

En outre, Tasks prend en charge la création de tâches récurrentes, une fonction essentielle pour les tâches qui doivent être effectuées régulièrement. L’ajout de pièces jointes et de notes détaillées aux tâches améliore encore son utilité, offrant aux utilisateurs une vue d’ensemble des exigences de chaque tâche.

Comme on peut s’y attendre d’un produit Google, il comprend également un puissant outil de recherche, une fonction essentielle pour localiser rapidement des tâches spécifiques, en particulier lorsqu’elles sont nombreuses et réparties sur plusieurs listes et dates.

Travail d’équipe et collaboration

Todoist

Todoist est taillé pour le travail collaboratif, offrant une suite de fonctionnalités qui facilitent le travail d’équipe et la gestion de projets :

  1. Création et gestion d’équipes. Todoist permet aux utilisateurs de créer une équipe, servant de maison partagée pour les tâches et les projets de l’équipe. Chaque membre de l’équipe peut parcourir, prévisualiser ou rejoindre des projets actifs ou archivés, ce qui en fait un hub centralisé pour le travail collaboratif.
  2. Partage de projets et attribution de tâches. Les équipes peuvent commencer par créer des projets pour les tâches importantes et dresser la liste des tâches pertinentes. Le partage de ces projets avec les membres de l’équipe est aussi simple que de cliquer sur l’icône de partage, et les membres doivent rejoindre un projet pour se voir attribuer des tâches et être étiquetés dans les commentaires. L’application met l’accent sur la clarté de la responsabilité des tâches. Chaque tâche ne peut être attribuée qu’à une seule personne, ce qui élimine toute ambiguïté quant aux responsabilités de chacun.
  3. Amélioration de la communication et des rapports. Todoist facilite la communication en cours de tâche grâce à la possibilité de discuter des détails et de télécharger des fichiers dans les commentaires. Il propose également un journal d’activité pour donner un aperçu du travail de l’équipe et des rapports de projet personnalisables grâce à son extension Google Sheets. Ces fonctionnalités permettent aux équipes de documenter et de rendre compte de l’état d’avancement du projet de manière efficace.

Google Tasks

Bien que Google Tasks n’offre pas de fonctions de collaboration intégrées étendues comme Todoist, il propose certaines fonctionnalités, en particulier lorsqu’il est utilisé avec TasksBoard, une intégration tierce.

  1. Intégration avec TasksBoard. Une fois intégré à TasksBoard, les utilisateurs peuvent partager leurs listes de tâches via un lien. Cela permet également aux utilisateurs de créer plusieurs tableaux de tâches dans les plans premium payants. La version gratuite de TasksBoard permet le partage avec un maximum de cinq personnes, ce qui facilite la collaboration de base.
  2. Exportation de tâches vers Google Sheets avec TasksBoard. Pour les utilisateurs qui ont besoin de suivre la progression des tâches ou les dates d’échéance dans un format plus détaillé, TasksBoard offre la possibilité d’exporter des listes de tâches vers Google Sheets. Cette fonction est accessible à partir du menu de la liste des tâches, ce qui permet aux utilisateurs de créer une feuille de calcul complète des tâches. Cette fonction peut s’avérer cruciale pour la gestion détaillée des projets ou la création de rapports.
  3. Partage de la liste de tâches. Le partage d’une liste de tâches dans Google Tasks est un processus simple. Les utilisateurs peuvent cliquer sur le menu à trois points situé à côté de la liste de tâches choisie et sélectionner « Partager la liste ». Cela génère un lien partageable qui, lorsqu’il est donné à d’autres personnes, leur permet d’afficher et de modifier la liste de tâches. Cette fonction est utile pour les petites équipes ou les groupes qui travaillent sur des tâches ou des projets partagés.

Limites et inconvénients

Todoist

  1. Version gratuite limitée. Le plan gratuit de Todoist est assorti de restrictions, notamment l’absence de fonctionnalités telles que les rappels, les étiquettes et les filtres avancés. Cela pourrait limiter son utilité pour les utilisateurs qui ne sont pas prêts à payer pour la version premium.
  2. Limites de la personnalisation. Les utilisateurs ont un contrôle limité sur la personnalisation de l’interface, comme l’ajustement de la taille des polices ou des préférences de mise en page, ce qui peut affecter l’expérience utilisateur.
  3. De la complexité pour des besoins simples. La pléthore de fonctionnalités de Todoist peut sembler écrasante et inutile pour les utilisateurs qui recherchent un outil de gestion des tâches simple.
  4. Difficultés liées à la saisie des données. L’ajout de notes ou la programmation de tâches répétitives peuvent être moins intuitifs par rapport à d’autres applis, et le déplacement d’éléments dans la hiérarchie des contours peut s’avérer fastidieux.

Google Tasks

  1. Fonctionnalités de base. Comparé à des alternatives comme Todoist, Google Tasks est assez basique, offrant moins de fonctionnalités et moins de flexibilité dans la gestion des tâches.
  2. Fonctions de collaboration limitées. Google Tasks ne dispose pas de fonctions de collaboration natives robustes, ce qui le rend moins idéal pour la gestion de projets en équipe. Bien que des outils tiers comme TasksBoard puissent y remédier, ils nécessitent une configuration et une gestion supplémentaires.
  3. Dépendance à l’égard de l’écosystème Google. La pleine utilité de Google Tasks est mieux réalisée au sein de l’écosystème Google, en particulier Google Calendar, ce qui limite potentiellement son attrait pour les utilisateurs qui préfèrent des plates-formes diverses ou non Google, ou qui souhaitent une accessibilité plus directe.
  4. Pas de gestion avancée des tâches. Les fonctionnalités telles que les priorités et le suivi de la progression sont inexistantes dans Google Tâches, ce qui le rend moins adapté à la gestion de projets complexes.

Conclusion

Todoist et Google Tasks offrent chacun des atouts uniques pour la gestion des tâches et des projets :

  • Todoist se distingue par ses fonctionnalités complètes et ses intégrations robustes, ce qui le rend idéal pour les utilisateurs à la recherche d’un outil de gestion des tâches riche en fonctionnalités.
  • Google Tasks offre la simplicité et une intégration transparente avec l’écosystème Google, convenant à ceux qui préfèrent une approche directe et minimaliste.

Pour améliorer encore ces plateformes, 2sync propose une solution puissante en unifiant Google Calendar, Google Tasks et Todoist avec Notion. Cette intégration apporte plusieurs avantages :

  1. Espace de travail unifié : La combinaison des fonctionnalités de Todoist et de la simplicité de Google Tasks avec l’espace de travail étendu de Notion crée l’une des suites de productivité les plus puissantes qui soient. Cette approche unifiée rationalise la gestion des tâches et le suivi des projets, réduisant ainsi le besoin de passer d’une application à l’autre.
  2. Google Tasks dans Notion : Les utilisateurs de Google Tasks peuvent profiter de la personnalisation et de la flexibilité de Notion pour améliorer leur expérience de gestion des tâches. 2sync permet de synchroniser les tâches avec Notion, offrant ainsi des capacités d’organisation et de planification plus détaillées que TasksBoard.
  3. Synergie entre Todoist et Notion : Pour les utilisateurs de Todoist, la synchronisation avec Notion signifie un meilleur aperçu des projets et une gestion des ressources au sein d’un espace de travail plus large. Cette intégration permet une analyse plus approfondie et un traitement plus efficace des tâches.

Essaie ta première automatisation dès aujourd’hui

Remarque : notre automatisation Google Tasks est encore en cours de développement au moment de la rédaction de cet article. Si elle n’est pas disponible lorsque tu lis ce guide, elle sera bientôt publiée : https://2sync.com/fr/google-tasks. Cependant, tu peux synchroniser Google Calendar et Todoist avec Notion à tout moment.