Google propose plusieurs applications de productivité qui peuvent être déroutantes pour les nouveaux venus. Même ceux d’entre nous qui ont l’habitude de les utiliser au quotidien ne connaissent pas forcément toutes les différences et les possibilités qu’elles peuvent offrir. Dans cet article, nous allons nous pencher sur Google Keep et Google Tasks. Alors que le premier offre une plateforme riche en fonctionnalités avec une intégration multimédia, le second présente une approche directe, centrée sur les tâches, qui s’intègre de manière transparente à Google Calendar. Continue à lire pour savoir lequel tu devrais avoir dans ton cas d’utilisation particulier.

Comment avons-nous testé ces applications ?

Nous avons beaucoup utilisé Google Keep et Google Tasks au fil des ans, devenant compétents avec leurs différentes caractéristiques et fonctionnalités. Notre connaissance pratique de ces outils repose sur une utilisation continue et actualisée dans divers environnements et scénarios réels, ce qui nous assure une compréhension approfondie de leurs capacités et de leurs limites. Pour la rédaction de cet article, nous avons également testé à nouveau des fonctions spécifiques afin de fournir l’aperçu le plus précis et le plus actuel de leur utilisation.

Google Keep vs. Tasks : Tableau comparatif

Fonction Google Keep Google Tasks
Objectif principal Prise de notes et notes multimédias Gestion des tâches et listes de choses à faire
Interface utilisateur Mise en page colorée et flexible Conception simple et rationalisée
Collaboration Permet de partager des notes, des listes et des images Pas de fonctions de collaboration (sauf avec des outils tiers)
Rappels Rappels personnalisables avec options d’heure et de lieu Rappels simples sans options de localisation
Intégration des médias Prend en charge les images, le son et les dessins Tâches textuelles sans support média
Gestion des tâches Inclut des listes de contrôle mais ne met pas l’accent sur la gestion des tâches Très axée sur la gestion des tâches avec des échéances
Intégration S’intègre bien aux autres services Google Intégration transparente avec Google, en particulier avec Gmail et Google Calendar
Cas d’utilisation idéal Convient pour les notes multimédia et les projets collaboratifs Idéal pour le suivi des tâches individuelles et les listes de tâches simples
Plateformes Web, ChromeOS, iOS, Android Web, iOS, Android
Prix Gratuit Gratuit

Quand choisir Google Keep

Exemple de capture d'écran de Google Keep

Tu devrais choisir Google Keep quand tu veux :

  • Utiliser des listes de contrôle et des notes au lieu de gérer des tâches
  • Ajouter des éléments multimédias tels que des images et des sons à tes notes
  • Ajouter des collaborateurs à tes notes et à tes listes
  • Ajouter des rappels à l’aide d’un déclencheur de lieu
  • Avoir une organisation avec un code couleur
  • Avoir un mode sombre
  • Travailler avec des étiquettes
  • Avoir une application autonome
  • Copier facilement du contenu dans Google Docs

Quand choisir Google Tasks

Exemple de capture d'écran de Google Tasks

Tu devrais choisir Google Tasks quand tu :

  • As besoin d’une application de gestion des tâches avec moins de distractions
  • Tu as besoin d’une application de gestion des tâches avec moins de distractions
  • Travailler avec des échéances et des calendriers
  • Préfère un design simpliste et minimaliste
  • Utilise fréquemment Google Calendar et Gmail
  • N’a pas besoin de collaboration ou de partage de tâches
  • Utilise des sous-tâches

Google Keep vs. Tasks : Quelles sont les différences ?

Voici toutes les différences entre Google Keep et Google Tasks.

1. Caractéristiques

Google Keep, un service de prise de notes proposé par Google, offre une plateforme polyvalente pour différents types de notes, notamment des textes, des listes, des images et de l’audio. Il se distingue par des fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), qui permet aux utilisateurs d’extraire du texte à partir d’images, et la possibilité de transcrire des enregistrements vocaux.

Cette application web et mobile est particulièrement conviviale, avec des options d’affichage en une ou plusieurs colonnes. En outre, les notes peuvent être codées par couleur et classées par catégories à l’aide d’étiquettes, ce qui améliore les capacités d’organisation.

Google Keep permet également la collaboration en temps réel sur les notes, ce qui en fait un outil multifonctionnel pour les tâches de prise de notes personnelles et partagées.

D’autre part, Google Tasks est conçu pour gérer les activités à faire, qu’il s’agisse de simples tâches quotidiennes ou de jalons de projets complexes, en passant par le suivi des habitudes. Ce gestionnaire de listes de tâches permet aux utilisateurs de définir des tâches avec des rappels spécifiques et de recevoir des notifications via l’ordinateur ou le téléphone.

Google Tasks se distingue par la création de sous-tâches, qui permet de décomposer les tâches complexes en étapes plus petites et plus faciles à gérer. Intégré aux applications de l’espace de travail Google telles que Gmail et Google Calendar, Google Tasks offre une expérience de gestion des tâches transparente au sein de l’écosystème Google.

2. Notifications et rappels

Google Keep offre une fonction unique de rappels géolocalisés lorsque tu portes ton téléphone, ce qui le rend très pratique pour les tâches qui doivent être rappelées à des endroits spécifiques. Par exemple, tu peux programmer un rappel pour demander à un collègue quelque chose en rapport avec le travail lorsque tu arrives au bureau ou pour te rappeler d’acheter des articles spécifiques lorsque tu entres au supermarché.

Cette fonction améliore la gestion des tâches en les associant à des lieux réels. La mise en place de ces rappels est très simple :

  1. Sélectionne une note.
  2. Clique sur le bouton Me rappeler la cloche.
  3. Choisis Pick place pour entrer et enregistrer l’endroit souhaité.

Dans le cas de Google Tasks, l’application se concentre sur les rappels basés sur le temps, permettant aux utilisateurs de définir des dates et des heures spécifiques pour les notifications de tâches. La définition d’une notification de tâche est simple :

  1. Sélectionne une tâche.
  2. Sélectionne l’icône de modification.
  3. Choisis la date ou ajoute une heure.
  4. Facultatif : règle-la pour qu’elle se répète en tant que tâche récurrente.

Les utilisateurs peuvent personnaliser la fréquence et la programmation spécifique de ces notifications, ce qui en fait un outil fiable pour gérer les échéances et assurer l’achèvement des tâches en temps voulu.

👉 Connexe : 7 meilleures applications de calendrier

3. Interface et expérience utilisateur

L’interface utilisateur de Google Keep se caractérise par l’accent mis sur la simplicité et la facilité d’utilisation. Le design épuré permet aux utilisateurs de se concentrer sur la prise de notes sans distraction.

Cette approche conviviale est renforcée par la fonctionnalité de glisser-déposer, qui facilite la gestion et l’organisation des notes. En outre, Google Keep prend en charge les raccourcis clavier, ce qui améliore l’efficacité de la manipulation des notes et de la navigation.

Google Tasks possède une interface utilisateur claire et directe, qui donne la priorité à une organisation rapide et efficace des tâches. La simplicité de son design est particulièrement bénéfique pour les utilisateurs qui recherchent une approche sans fioritures de la gestion des tâches.

Son intégration à l’écosystème Google, y compris Gmail et Google Calendar, contribue à un flux de travail transparent et à une synchronisation automatique des tâches. L’une des fonctionnalités les plus remarquables est la possibilité d’ajouter des tâches directement depuis Gmail, mais aussi depuis Google Drive, Docs, Sheets ou Slides.

Nous trouvons que Google Keep offre un accès plus facile et plus indépendant en utilisant un ordinateur car, si tu n’as pas Tasks dans tes signets, tu dois naviguer vers Google Agenda, puis basculer vers Tasks à l’aide du bouton situé dans le coin supérieur droit. Il n’est pas non plus listé dans la boîte des applications lorsque tu utilises une application Google.

Néanmoins, tu peux confortablement ajouter, supprimer et gérer tes tâches sur Google Agenda également.

4. Collaboration et partage

Google Keep offre de solides fonctions de collaboration, permettant aux utilisateurs de partager des notes, des listes et des images avec d’autres personnes. Cette fonctionnalité en fait un excellent outil pour le travail d’équipe et les projets partagés, et les utilisateurs peuvent facilement inviter d’autres personnes à consulter ou à modifier des notes, ce qui permet une coopération et des mises à jour en temps réel.

En revanche, Google Tasks n’offre pas de fonctions de collaboration ; le seul moyen de permettre la collaboration serait d’utiliser un outil tiers. Il est conçu pour la gestion de tâches individuelles, et reste axé sur la productivité personnelle.

Cette absence d’outils de collaboration signifie que si Google Tasks est excellent pour les listes de tâches personnelles et le suivi de projets, il est moins adapté aux scénarios qui nécessitent une contribution de l’équipe ou une gestion partagée des tâches.

👉 À lire aussi : Comment partager un agenda Google

Conclusion

Google Keep convient mieux aux utilisateurs qui préfèrent une approche plus visuelle et personnalisable de la gestion des tâches. Son interface, qui ressemble à un tableau post-it, permet une organisation créative à l’aide d’étiquettes, de hashtags et de codes couleur, ce qui le rend excellent pour ceux qui veulent ajouter plus que du texte à leurs listes de tâches.

D’autre part, Google Tasks est conçu pour les utilisateurs qui préfèrent une liste de tâches numérique minimaliste et directe. Il est intuitif et se concentre uniquement sur la gestion des tâches, permettant la création de tâches, de sous-tâches et de listes sans être distrait par des fonctionnalités supplémentaires. Google Tasks est particulièrement utile pour les utilisateurs qui sont fortement intégrés dans les écosystèmes Gmail.

Un problème essentiel des outils de productivité tels que Google Keep et Google Tasks est leur collaboration limitée et leurs fonctions de personnalisation. 2sync y remédie en offrant une intégration avec une variété d’outils et en améliorant le travail d’équipe, la productivité et la fonctionnalité. Nous nous concentrons sur la synchronisation de plusieurs outils avec Notion, comme Google Calendar et Todoist.

Notion est un pilier central de la productivité, qui permet de personnaliser à l’extrême les tâches et la gestion des projets à l’aide de modèles. En intégrant Notion à Google Calendar et Todoist grâce à 2sync, les utilisateurs peuvent synchroniser efficacement les tâches et les événements du calendrier dans l’une des apps de productivité et d’organisation les plus utilisées au monde, créant ainsi un flux de travail plus cohérent et rationalisé pour les individus et les équipes de toute taille.

Essaie ta première automatisation dès aujourd’hui