Règles Outlook : créer, exécuter et corriger une règle

Une règle Outlook agit sur un e-mail dès qu'il arrive. Elle peut ranger tout le courrier d'un client dans son dossier, transférer les factures à votre comptable ou marquer comme lus les messages où vous n'êtes qu'en copie. Vous la réglez une fois, et elle s'occupe du reste.

L'endroit où la créer dépend de votre Outlook. Le nouvel Outlook, Outlook sur le web et Outlook.com partagent la même page de règles. Outlook classique pour Windows a son propre assistant, Outlook pour Mac une troisième version, et l'application mobile n'en a aucune.

Quelle version d'Outlook utilisez-vous ?

Dans Outlook pour Windows, regardez le coin supérieur droit. Si l'icône d'engrenage Paramètres s'y trouve, vous avez le nouvel Outlook, qui fonctionne comme Outlook sur le web. Si elle n'y est pas, vous êtes sur Outlook classique.

Les versions ne diffèrent pas que par leurs menus :

Sources : aide Microsoft sur les règles dans Outlook, les règles dans Outlook pour Mac et Outlook pour iOS et Android.

Créer une règle dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web

Chaque règle a besoin d'un nom, d'une condition et d'une action. Les exceptions sont facultatives.

1. Sélectionnez Paramètres en haut de la page.
2. Sélectionnez Courrier > Règles.
3. Sélectionnez Ajouter une nouvelle règle.
4. Saisissez un nom, par exemple « Courrier client Acme ».
5. Avec Ajouter une condition, choisissez ce que la règle doit repérer, par exemple De et l'expéditeur.
6. Avec Ajouter une action, choisissez ce qu'elle doit faire, par exemple Déplacer vers et un dossier.
7. Pour qu'une partie de ce courrier échappe à la règle, sélectionnez Ajouter une exception, par exemple pour les messages d'importance haute.
8. Cochez Ne plus traiter de règles si aucune autre règle ne doit toucher ces e-mails ensuite.
9. Sélectionnez Enregistrer.

Le plus rapide : partir d'un e-mail

La règle la plus courante range tout le courrier d'un expéditeur dans un dossier. C'est aussi celle qui se crée sans ouvrir les paramètres :

1. Faites un clic droit sur un e-mail de cet expéditeur, puis sélectionnez Règles > Créer une règle. Dans Outlook.com, le menu s'appelle Règle > Créer une règle.
2. Choisissez le dossier et sélectionnez OK.

Le nouveau courrier de cet expéditeur ne passe plus par la boîte de réception. Pour ranger aussi les e-mails déjà reçus, sélectionnez Autres options au lieu de OK, puis cochez Exécuter cette règle maintenant dans la boîte de réception avant d'enregistrer.

Créer une règle dans Outlook classique

Outlook classique propose lui aussi la règle rapide depuis un e-mail :

1. Faites un clic droit sur un e-mail et sélectionnez Règles > Créer une règle.
2. Choisissez une condition, comme L'objet contient, puis cochez Déplacer l'élément vers le dossier et choisissez un dossier, ou créez-en un avec Nouveau.
3. Pour ranger les e-mails correspondants qui se trouvent déjà dans le dossier ouvert, cochez Exécuter cette nouvelle règle maintenant sur les messages qui se trouvent déjà dans le dossier actif.
4. Sélectionnez OK.

Pour une règle plus élaborée, passez par l'Assistant Règles :

1. Sélectionnez Fichier > Gérer les règles et les alertes > Nouvelle règle.
2. Choisissez un modèle, comme Déplacer des messages d'une personne vers un dossier, ou, sous Démarrer à partir d'une règle vierge, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis Suivant.
3. Cochez les conditions. Dans la description de la règle, en bas de la fenêtre, cliquez sur chaque valeur soulignée (un expéditeur, un dossier) pour la renseigner. Sélectionnez Suivant.
4. Sous Que voulez-vous faire avec le message ?, cochez les actions et renseignez leurs valeurs soulignées. Sélectionnez Suivant, ajoutez d'éventuelles exceptions, puis Suivant à nouveau.
5. Nommez la règle. Activer cette règle est déjà coché.
6. Sélectionnez Terminer.

Si Outlook vous prévient que la règle ne s'exécutera que lorsque Outlook est ouvert, sélectionnez OK. Vous venez de créer une règle côté client, qui ne se comporte pas comme les autres (détails plus bas).

Créer une règle dans Outlook pour Mac

1. Dans le menu Outlook, sélectionnez Paramètres.
2. Dans le volet latéral, sélectionnez Règles.
3. Sélectionnez +Ajouter une règle et nommez la règle.
4. Choisissez les critères avec Sélectionner une condition, puis ce qui doit se passer avec Sélectionner une action.
5. Affinez avec Ajouter une autre condition ou Ajouter une exception, puis enregistrez la règle.

Outlook pour Mac ne crée que des règles côté serveur.

Si vous utilisez encore l'ancien Outlook pour Mac, sa prise en charge prend fin en octobre 2026. À partir de ce mois-là, il cesse aussi de fonctionner avec les boîtes aux lettres Exchange Online : suivez plutôt les étapes de la version actuelle.

Peut-on créer une règle sur iPhone ou Android ?

Non. Dans son comparatif des applications Outlook, Microsoft indique « Non » pour « Créer des règles de boîte de réception » dans Outlook pour iOS comme pour Android.

Vos règles s'appliquent pourtant au courrier que vous lisez sur le téléphone. Les règles côté serveur créées sur ordinateur ou sur le web s'exécutent « que vous soyez ou non connecté à Outlook sur votre ordinateur ». Le courrier est donc déjà rangé quand l'application l'affiche.

Conditions, actions et exceptions disponibles

Dans le nouvel Outlook, une règle peut repérer un e-mail selon :

• Qui l'envoie ou le reçoit : De, À, Je suis sur la ligne CC, Je suis le seul destinataire, L'adresse de l'expéditeur comprend, L'adresse du destinataire comprend.
• Ce qu'il contient : des mots dans l'objet, dans le corps ou dans l'en-tête du message.
• Sa nature : pièce jointe, importance, sensibilité, taille, date de réception, et types de message comme les invitations à une réunion, les réponses automatiques ou les rapports de non-remise.

Et voici ce qu'elle peut faire d'un e-mail repéré :

• Le ranger : Déplacer vers, Copier, Supprimer.
• Le signaler : Attribuer une catégorie, Marquer comme lu, Marquer avec importance, Marquer comme courrier indésirable.
• Le faire suivre : Transférer vers, Transférer en tant que pièce jointe, Rediriger vers.
• Ne plus traiter de règles, qui empêche toutes les règles placées en dessous de toucher au message.

Microsoft a enrichi cette liste au fil de 2026, d'après ses notes de publication :

• Mars : les catégories deviennent des conditions.
• Mai : des actions pour effacer les catégories, supprimer définitivement des messages ou gérer les indicateurs.
• Août : des conditions pour le courrier qui vous mentionne ou qui vient de l'extérieur de votre organisation.

Certaines actions d'Outlook classique n'ont toujours pas d'équivalent dans le nouvel Outlook, comme l'impression d'un message ou l'envoi d'une réponse automatique par le serveur.

Cinq règles de classement automatique à mettre en place

Cinq règles suffisent à tenir la plupart des boîtes de réception. Les noms ci-dessous sont ceux du nouvel Outlook ; l'assistant d'Outlook classique formule les mêmes idées autrement.

1. Un dossier par client. Condition : L'adresse de l'expéditeur comprend le domaine du client, par exemple @acme.fr. Action : Déplacer vers le dossier de ce client.
2. Les newsletters hors de la boîte de réception. Condition : Le corps du message inclut « désabonner ». Action : Déplacer vers un dossier « À lire plus tard ». Ajoutez une exception pour les expéditeurs dont le courrier doit rester en place.
3. Le courrier où vous êtes en copie. Condition : Je suis sur la ligne CC. Action : Déplacer vers un dossier « En copie », ou Marquer comme lu si vous préférez le laisser où il est.
4. Les personnes qui ne peuvent pas attendre. Condition : De votre responsable ou votre plus gros client. Action : Marquer avec importance, ou Attribuer une catégorie d'une couleur qui se remarque. Gardez cette règle en haut de la liste.
5. Les factures pour votre comptable. Condition : l'objet contient « facture ». Action : Transférer vers votre comptable, en lisant d'abord la section suivante.

Transférer automatiquement vos e-mails vers une autre adresse

Une règle de transfert envoie les e-mails choisis vers une autre boîte, la vôtre ou celle d'un collègue. Dans le nouvel Outlook, sur le web et dans Outlook.com :

1. Sélectionnez Paramètres > Courrier > Règles > Ajouter une nouvelle règle, puis nommez la règle.
2. Ajoutez une condition. Pour tout transférer, choisissez Appliquer à tous les messages.
3. Ajoutez l'action Transférer vers, Transférer en tant que pièce jointe ou Rediriger vers, puis saisissez l'adresse.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Dans Outlook classique, lancez une Nouvelle règle et, sous Démarrer à partir d'une règle vierge, choisissez Appliquer la règle aux messages que je reçois. Cochez ensuite l'action de transfert ou de redirection vers des personnes ou un groupe public.

Si vous ne cochez aucune condition, Outlook vous demande de confirmer que la règle vaut pour chaque message reçu : répondez Oui.

Entre transfert et redirection, choisissez en connaissance de cause. « Les messages transférés semblent être transférés de votre part. Les messages redirigés semblent provenir de l'expéditeur d'origine », explique Microsoft. Les réponses suivent la même logique : elles reviennent vers vous après un transfert, vers l'expéditeur d'origine après une redirection.

Pour faire suivre tout votre courrier sans condition, une règle n'est pas indispensable. Les paramètres de transfert d'Outlook proposent un commutateur Activer le transfert, l'adresse de destination et l'option Conserver une copie des messages transférés.

Avant de compter sur une règle de transfert, vérifiez quatre points :

• Sur un compte professionnel, le transfert vers une adresse externe peut être bloqué : Microsoft 365 le désactive par défaut pour les nouvelles organisations depuis 2021. Le transfert échoue alors avec un rapport de non-remise au code 5.7.520, rédigé en anglais (Microsoft Learn). Seul votre administrateur peut changer ce réglage.
• Sur un compte personnel, le nouvel Outlook demande depuis mars 2026 une vérification supplémentaire au moment de créer une règle de transfert.
• Le nombre d'adresses de destination peut être limité selon votre compte. Au-delà, la règle ne fonctionne pas : testez-la si vous en ajoutez plusieurs.
• Les copies restent dans votre boîte aux lettres. Si elle est pleine, les règles de transfert risquent de s'arrêter tant que vous n'avez pas fait de place.

Appliquer une règle aux e-mails déjà reçus

Une nouvelle règle ne touche que le courrier qui arrive après son enregistrement. « Par défaut, une règle de boîte de réception s'exécute sur les messages entrants une fois que vous avez créé la règle », précise Microsoft. Pour traiter l'existant, lancez la règle à la main :

• Nouvel Outlook et Outlook sur le web : dans Paramètres > Courrier > Règles, sélectionnez l'icône de lecture (Exécuter la règle maintenant) à côté de la règle. Depuis janvier 2026, une règle peut aussi s'exécuter sur d'autres dossiers que la boîte de réception, comme les éléments envoyés ou l'archive.
• Outlook classique : sélectionnez Fichier > Gérer les règles et les alertes > Exécuter les règles. Cochez les règles sous Sélectionner les règles à exécuter, choisissez un dossier dans Exécuter dans le dossier (avec ses sous-dossiers si besoin), précisez les messages visés dans Appliquer les règles à (tous, lus ou non lus), puis sélectionnez Exécuter.
• Outlook pour Mac : sélectionnez les trois points (...) à côté de la règle, puis Exécuter la règle maintenant.
• Outlook.com : les pages d'aide de Microsoft se contredisent sur ce point. Quand vous créez une règle depuis un e-mail, cherchez Exécuter cette règle maintenant dans la boîte de réception sous Autres options. Si l'option n'apparaît pas, utilisez Balayer pour déplacer d'un coup tous les messages de cet expéditeur.

Pourquoi l'ordre des règles compte

Outlook applique les règles de haut en bas. Quand un message correspond à une règle où Ne plus traiter de règles est coché, toutes les règles situées en dessous sont ignorées, « même si elles s'appliquent au message », comme le rappelle Microsoft.

Dans Outlook sur le web et Outlook pour Mac, cette option est activée par défaut (l'aide Microsoft l'y appelle Arrêter le traitement de plus de règles).

C'est la cause la plus fréquente d'une règle correcte qui ne se déclenche jamais : une règle plus large, placée au-dessus, a intercepté le message.

Deux habitudes évitent le problème :

• Placez les règles précises (une personne, un client) au-dessus des règles larges (toutes les newsletters).
• Réorganisez-les avec les flèches haut et bas à côté de chaque règle dans le nouvel Outlook, sur le web et sur Mac, ou avec les flèches de la boîte de dialogue Règles et alertes dans Outlook classique.

Les règles Outlook s'exécutent-elles automatiquement ?

Pour la plupart, oui. Les règles côté serveur s'exécutent sur les serveurs de messagerie de Microsoft dès l'arrivée d'un message, qu'Outlook soit ouvert quelque part ou non.

Les règles côté client font exception, et seul Outlook classique en crée. Une règle passe côté client dès qu'elle s'appuie sur une fonction que seule l'application de bureau sait exécuter. Elle ne tourne alors que lorsque Outlook classique est ouvert, sur l'ordinateur où vous l'avez créée.

Dans Outlook classique, ces actions font d'une règle une règle côté client :

• L'attribuer à la catégorie
• un indicateur de suivi assorti d'une date précise
• Lire un fichier son, L'imprimer ou Afficher une alerte sur le bureau
• Le supprimer définitivement
• le déplacement vers un dossier qui n'existe que sur votre ordinateur, car « une règle côté serveur ne peut pas déplacer les messages électroniques vers un dossier qui existe uniquement sur votre appareil »

Et où sont stockées vos règles ? Dans votre boîte aux lettres, où chacune occupe de la place. C'est pour cela qu'une règle côté serveur agit quel que soit l'appareil sur lequel vous lisez votre courrier.

Exporter et importer vos règles Outlook

Seul Outlook classique sait sauvegarder des règles :

1. Sélectionnez Fichier > Gérer les règles et les alertes.
2. Sélectionnez Options.
3. Sélectionnez Exporter les règles, choisissez un dossier et donnez un nom au fichier.

Outlook enregistre les règles dans un fichier .rwz, un format qui, selon Microsoft, « ne peut être ouvert et utilisé que dans Outlook classique ». L'import passe par le même bouton Options : les règles importées s'ajoutent à la fin de votre liste, un ensemble à la fois.

Le nouvel Outlook, Outlook sur le web et Outlook.com n'importent ni n'exportent de règles. Ils affichent pourtant les règles enregistrées dans votre boîte aux lettres, y compris celles créées dans Outlook classique ; seules les règles côté client y restent inutilisables et sont à recréer.

Les règles ont-elles disparu du nouvel Outlook ?

Non, elles se trouvent sous Paramètres > Courrier > Règles. Ce qui change, c'est ce qu'elles savent faire :

• Les règles côté client ne suivent pas. Le nouvel Outlook, Outlook sur le web et Outlook.com « ne prennent en charge que les règles côté serveur ». Une règle côté client venue d'Outlook classique affiche Cette règle ne peut pas être modifiée ou affichée : il faut créer une nouvelle règle pour la remplacer.
• Les comptes Gmail, Yahoo et iCloud n'ont pas de règles dans le nouvel Outlook, pour l'instant.
• L'import et l'export n'existent pas. Un fichier .rwz d'Outlook classique ne s'ouvre pas dans le nouvel Outlook.
• Quelques actions classiques manquent encore, même si Microsoft en a ajouté plusieurs en 2026.

Outlook classique ne disparaît pas tout de suite. D'après le guide de migration de Microsoft (en anglais), les installations existantes restent prises en charge au moins jusqu'en 2029.

Pourquoi vos règles Outlook ne fonctionnent-elles pas ?

Parcourez cette liste dans l'ordre : la plupart des règles en panne butent sur l'un des trois premiers points.

1. La règle est désactivée. Dans le nouvel Outlook et sur le web, vérifiez son bouton bascule. Dans Outlook classique, vérifiez sa case dans Règles et alertes, où une règle en panne apparaît en rouge avec la mention « Erreur ».
2. Elle n'agit que sur le nouveau courrier. Exécutez-la à la main pour traiter ce qui est déjà là.
3. Une règle placée au-dessus a intercepté le message. Cherchez Ne plus traiter de règles plus haut dans la liste et changez l'ordre.
4. C'est une règle côté client. Elle attend l'ouverture d'Outlook classique, et le nouvel Outlook ne peut pas l'exécuter du tout. Recréez-la sans l'action côté client.
5. Le compte est un compte Gmail, Yahoo ou iCloud ouvert dans le nouvel Outlook. Créez plutôt le filtre chez ce fournisseur.
6. La boîte aux lettres n'a plus de place pour les règles. Exchange Online accorde 256 Ko à l'ensemble des règles activées d'une boîte, quel que soit leur nombre. Raccourcissez les noms, supprimez ou regroupez les anciennes règles, ou désactivez celles qui servent peu : les règles désactivées ne comptent pas.
7. Votre organisation bloque le transfert. Un rapport de non-remise au code 5.7.520 vient d'un réglage de l'administrateur, pas de votre règle.
8. Votre boîte aux lettres est pleine. Les règles de transfert peuvent cesser de fonctionner tant que vous n'êtes pas repassé sous la limite.

Modifier, désactiver ou supprimer une règle

Une règle désactivée reste disponible pour plus tard, et elle cesse de compter dans l'espace réservé aux règles tant qu'elle est éteinte.

Envoyer vers Notion les e-mails qu'une règle range

Une règle décide où va le courrier. Une partie de ce courrier mérite mieux qu'un dossier que vous ne rouvrez jamais : échanges avec un client, factures, candidatures, devis de fournisseurs.

Dans une base de données Notion, chacun de ces e-mails peut recevoir un statut, un responsable et un lien vers le projet concerné.

La règle fait le tri, et l'intégration Outlook Mail de 2sync transmet le résultat à Notion :

1. Créez un dossier dans Outlook, par exemple « Vers Notion », ou un dossier par client.
2. Créez une règle Déplacer vers qui y range le bon courrier.
3. Lancez une automatisation Outlook Mail et connectez votre compte Microsoft. À l'étape « Sélectionnez les dossiers de courrier que vous souhaitez synchroniser », cochez ce dossier sous Dossiers de courrier personnalisés.
4. Connectez votre base Notion et faites correspondre les champs.

Un dossier s'y prête mieux qu'une catégorie. Une règle de déplacement s'exécute sur le serveur, donc le dossier continue de se remplir pendant que votre ordinateur est éteint, alors qu'une règle d'Outlook classique qui attribue une catégorie est une règle côté client.

Chaque e-mail devient une page Notion avec son objet, son expéditeur, ses destinataires, un aperçu, sa date de réception, la liste de ses pièces jointes et un lien vers le message. Un champ Dossier de messagerie indique en plus d'où il vient.

La synchronisation va dans un seul sens, d'Outlook vers Notion : rien ne change dans votre boîte aux lettres. Le nouveau courrier arrive toutes les 2 à 5 minutes, selon votre forfait.

Si vous gérez aussi vos contacts Outlook comme un CRM, reliez chaque e-mail à la fiche de son expéditeur avec la propriété Expéditeur (Relation).

Quand un e-mail est en fait une tâche, marquez-le plutôt d'un indicateur : les e-mails Outlook avec indicateur arrivent dans Notion sous forme de tâches grâce à Microsoft To Do.

Pour comparer 2sync aux autres façons de faire entrer vos e-mails dans Notion, voyez notre guide pour synchroniser Notion avec Outlook Mail.

Commencez par une seule règle

Choisissez l'expéditeur qui encombre le plus votre boîte, créez la règle en deux clics depuis un de ses e-mails, et jetez un œil au dossier demain matin. Le reste peut attendre.

Ajoutez la règle suivante quand la première a fait ses preuves, gardez les règles précises en haut de la liste, et lancez chaque nouvelle règle une fois pour traiter le courrier déjà reçu.

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