Como criar, aplicar, desativar e corrigir regras no Outlook

Uma regra do Outlook age no e-mail no momento em que ele chega. Você configura uma vez, e daí em diante ela trabalha sozinha.

O uso mais comum é mover e-mails automaticamente para uma pasta: o que um cliente manda cai direto na pasta dele, e as newsletters saem da caixa de entrada antes de você vê-las. Uma regra também encaminha, sinaliza, marca como lido e muda a importância de uma mensagem.

O caminho muda conforme o Outlook que você usa. O novo Outlook, o Outlook na Web e o Outlook.com dividem a mesma página de regras.

O Outlook clássico para Windows tem o Assistente de Regras, o Outlook para Mac tem a sua versão, e o app do celular não cria regras.

Como acessar as regras no Outlook

No Outlook para Windows, olhe o canto superior direito. Se houver o botão Configurações (a engrenagem), você tem o novo Outlook, que funciona como o Outlook na Web. Se ele não estiver lá, você usa o Outlook clássico.

As versões mudam mais do que o menu:

Fontes: Suporte da Microsoft sobre regras no Outlook, regras no Outlook para Mac e Outlook para iOS e Android.

Como criar uma regra para mover e-mails para uma pasta

A regra mais usada leva tudo o que um remetente manda para uma pasta. Dá para criá-la direto do e-mail, sem abrir as configurações.

No novo Outlook, no Outlook na Web e no Outlook.com:

1. Clique com o botão direito em um e-mail desse remetente e selecione Regras > Criar regra. No Outlook.com, o caminho é Regra > Criar regra.
2. Escolha a pasta e clique em OK.

Pronto: os e-mails novos desse remetente vão direto para a pasta, sem passar pela caixa de entrada. Para levar junto os que já estão lá, selecione Mais opções em vez de OK e marque Executar esta regra agora na caixa de entrada antes de salvar.

No Outlook clássico, o caminho é parecido:

1. Clique com o botão direito em um e-mail e selecione Regras > Criar Regra.
2. Marque uma condição, como Assunto contém, depois marque Mover o item para pasta e escolha a pasta. Se ela ainda não existir, selecione Nova para criá-la ali mesmo.
3. Para organizar também os e-mails que já estão na pasta atual, marque Executar esta regra em mensagens existentes na pasta atual.
4. Clique em OK.

Como criar uma regra no novo Outlook e no Outlook na Web

Toda regra precisa de um nome, uma condição e uma ação. As exceções são opcionais.

1. Selecione Configurações no topo da página.
2. Selecione Email > Regras.
3. Selecione Adicionar nova regra.
4. Digite um nome, como "E-mails do cliente Acme".
5. Em Adicionar uma condição, escolha o que a regra deve identificar, por exemplo De e o remetente.
6. Em Adicionar uma ação, escolha o que fazer, por exemplo Mover para e uma pasta.
7. Para deixar parte desses e-mails de fora, selecione Adicionar uma exceção, por exemplo para mensagens marcadas com importância alta.
8. Marque Parar de processar mais regras se nenhuma outra regra deve mexer nesses e-mails depois.
9. Selecione Salvar.

Como criar uma regra no Outlook clássico

Para regras mais elaboradas, o Outlook clássico usa o Assistente de Regras:

1. Selecione Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas > Nova Regra.
2. Escolha um modelo, como Mover mensagens de alguém para uma pasta. Ou, em Iniciar a partir de uma regra em branco, selecione Aplicar regra em mensagens que eu receber e clique em Avançar.
3. Marque as condições. Na descrição da regra, na parte de baixo, clique em cada valor sublinhado, como o remetente ou a pasta, para preenchê-lo. Clique em Avançar.
4. Em O que você deseja fazer com a mensagem?, marque as ações e preencha os valores sublinhados. Clique em Avançar, adicione exceções se quiser e clique em Avançar de novo.
5. Dê um nome à regra. A opção Ativar esta regra já vem marcada.
6. Clique em Concluir.

Se o Outlook avisar que algumas regras só serão executadas quando ele estiver ativado, clique em OK. Você criou uma regra só do cliente, que se comporta de outro jeito (mais sobre isso abaixo).

O Outlook clássico é também a única versão que faz backup das regras. Em Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas > Opções > Exportar Regras, você salva tudo num arquivo .rwz. Só que, segundo a Microsoft, "Esse tipo de arquivo só pode ser aberto e usado no Outlook clássico".

Como criar uma regra no Outlook para Mac

1. Na barra de menus, escolha Outlook e abra as configurações do app.
2. No painel lateral, selecione Regras.
3. Selecione +Adicionar Regra e dê um nome à regra.
4. Use Selecionar uma condição para escolher o critério e Selecione uma ação para definir o que acontece.
5. Refine com Adicionar outra condição ou Adicionar uma exceção e salve a regra.

O Outlook para Mac só cria regras do servidor. Se você ainda usa o Outlook para Mac legado, o suporte dele termina em outubro de 2026, e a partir desse mês ele deixa de funcionar com caixas de correio do Exchange Online. Siga os passos acima na versão atual.

Dá para criar regras no Outlook do celular?

Não. Na comparação dos apps do Outlook, a Microsoft marca "Criar regras de caixa de entrada" como indisponível no Outlook para iOS e no Outlook para Android.

As regras continuam valendo para o e-mail que você lê no celular. As regras do servidor, criadas no computador ou na Web, funcionam mesmo com o Outlook fechado, então a mensagem já chega organizada ao app.

Condições, ações e exceções que você pode usar

O editor de regras do novo Outlook identifica e-mails por:

• Quem enviou ou recebeu: De, Para, Estou na linha Para, Estou na linha CC, Eu sou o único destinatário, O endereço do remetente inclui, O endereço do destinatário inclui.
• O que o e-mail diz: O assunto inclui, O corpo da mensagem inclui, O cabeçalho da mensagem inclui, além de uma condição que procura no assunto ou no corpo.
• Que tipo de mensagem é: Tem anexo, importância, confidencialidade, tamanho da mensagem, data de recebimento e tipos de mensagem como convites de reunião, respostas automáticas e avisos de não entrega.

E o que ela pode fazer com o e-mail:

• Guardar ou apagar: Mover para, Copiar, excluir.
• Marcar: Categorizar, Marcar como lido, marcar a importância, Marcar como lixo eletrônico.
• Mandar adiante: Encaminhar para, Encaminhar como anexo, Redirecionar para.
• Parar de processar mais regras, que impede as regras de baixo de mexer na mensagem.

A Microsoft ampliou essa lista ao longo de 2026, segundo as notas de versão do novo Outlook:

• Março: categorias como condição.
• Maio: ações para limpar categorias, excluir mensagens permanentemente e gerenciar sinalizadores.
• Agosto: condições para e-mails que mencionam você ou que vêm de fora da sua organização.

Algumas ações do Outlook clássico ainda não têm equivalente no novo Outlook, como imprimir a mensagem ou enviar uma resposta automática pelo servidor.

Cinco regras que valem a pena configurar

Cinco regras resolvem a maioria das caixas de entrada. Os nomes abaixo são os do novo Outlook; o assistente do Outlook clássico descreve as mesmas ideias com outras palavras.

1. Cada cliente na sua pasta. Condição: O endereço do remetente inclui o domínio do cliente, como @acme.com.br. Ação: Mover para a pasta desse cliente.
2. Newsletters fora da caixa de entrada. Condição: O corpo da mensagem inclui "cancelar inscrição". Ação: Mover para uma pasta "Ler depois". Abra uma exceção para o remetente que precisa continuar à vista.
3. E-mails em que você só está em cópia. Condição: Estou na linha CC. Ação: Mover para uma pasta "Em cópia", ou Marcar como lido, se preferir deixar onde está.
4. Quem não pode esperar. Condição: De seu gestor ou seu maior cliente. Ação: marcar a importância ou Categorizar com uma cor que chame atenção. Deixe essa regra no topo da lista.
5. Notas fiscais para o contador. Condição: O assunto inclui "nota fiscal". Ação: Encaminhar para o seu contador.

Na última, escolha entre encaminhar e redirecionar de propósito. "As mensagens encaminhadas parecerão ter sido encaminhadas por você. As mensagens redirecionadas parecerão vir do remetente original", explica a Microsoft. As respostas seguem a mesma lógica.

Em contas de trabalho, encaminhar para fora da empresa pode estar bloqueado. O Microsoft 365 desligou por padrão o encaminhamento externo automático para novas organizações em 2021, e o encaminhamento bloqueado gera uma mensagem de devolução com o código 5.7.520 (Microsoft Learn). Só o administrador muda isso.

Como aplicar uma regra aos e-mails que já estão na caixa de entrada

Uma regra nova só age no que chega depois de salva. "Por padrão, uma regra de caixa de entrada é executada em mensagens recebidas depois que você criou a regra", explica a Microsoft. Para organizar o que já está lá, execute a regra manualmente:

• Novo Outlook e Outlook na Web: vá em Configurações > Email > Regras e selecione o botão de play (Executar regra agora) ao lado da regra. Desde janeiro de 2026, dá para executar a regra também em outras pastas, como Itens Enviados ou Arquivo Morto.
• Outlook clássico: em Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas, clique em Executar Regras Agora. Marque as regras, escolha a pasta em Executar na Pasta (com Incluir subpastas, se precisar), defina todas, lidas ou não lidas em Aplicar regras em e clique em Executar Agora.
• Outlook para Mac: clique nos três pontos (...) ao lado da regra e depois em Executar regra agora.
• Outlook.com: as páginas de ajuda da Microsoft se contradizem sobre executar regras em e-mails antigos. Ao criar uma regra a partir de um e-mail, procure Executar esta regra agora na Caixa de entrada em Mais opções. Se a opção não aparecer, use Limpar para mover de uma vez tudo o que veio daquele remetente.

Como cancelar uma regra no Outlook: desativar, editar ou excluir

Desativar é o jeito mais seguro de cancelar uma regra. Ela para de agir, continua salva para depois e não conta no espaço de regras enquanto estiver desligada. Excluir apaga de vez.

Nas versões novas, a lista fica em Configurações > Email > Regras; no Outlook clássico, na caixa de diálogo Regras e Alertas, guia Regras de Email.

Por que a ordem das regras importa

O Outlook confere as regras de cima para baixo. Quando um e-mail se encaixa numa regra com Parar de processar mais regras marcado, as de baixo ficam de fora: "As regras subsequentes serão ignoradas, mesmo que se apliquem à mensagem."

Essa opção já vem ativada no Outlook na Web e no Outlook para Mac. E é o motivo mais comum de uma regra correta nunca funcionar: uma regra mais ampla, acima dela, pegou o e-mail primeiro.

Dois hábitos evitam o problema:

• Coloque as regras específicas, de uma pessoa ou de um cliente, acima das amplas, como a de todas as newsletters.
• Reordene com as setas para cima e para baixo ao lado de cada regra no novo Outlook, na Web e no Mac, ou com as setas da caixa de diálogo Regras e Alertas no Outlook clássico.

As regras do Outlook funcionam automaticamente?

A maioria, sim. As regras do servidor são executadas nos servidores de e-mail da Microsoft assim que a mensagem chega, com ou sem o Outlook aberto em algum lugar.

As regras do cliente são a exceção, e só o Outlook clássico cria esse tipo. Uma regra vira do cliente quando depende de algo que só o app da área de trabalho faz.

O Outlook clássico marca essa regra como "(somente cliente)", e ela só é executada enquanto o Outlook clássico estiver aberto no computador em que você a criou.

Estas ações do Outlook clássico transformam a regra numa regra do cliente:

• Atribuir à categoria
• Sinalizar a mensagem para acompanhamento neste momento
• Reproduzir um som, Imprimir ou Exibir um alerta na área de trabalho
• Excluir a mensagem permanentemente
• Mover o e-mail para uma pasta que só existe no seu computador, já que "Uma regra do lado do servidor não pode mover emails para uma pasta que existe apenas no seu dispositivo"

O que mudou nas regras do novo Outlook

Elas continuam lá, em Configurações > Email > Regras. O que mudou foi o que elas conseguem fazer:

• As regras do cliente não vêm junto. "O novo Outlook, Outlook na Web e Outlook.com dão suporte apenas a regras do lado do servidor." Uma regra do cliente criada no Outlook clássico aparece com o alerta Esta regra não pode ser editada ou visualizada, e a solução é criar uma regra nova para substituí-la.
• Contas do Gmail, Yahoo e iCloud ficam sem regras no novo Outlook, por enquanto.
• Não há importação nem exportação. Um arquivo .rwz do Outlook clássico não abre no novo Outlook.
• Algumas ações do clássico ainda faltam, embora a Microsoft tenha adicionado várias em 2026.

O Outlook clássico não vai sumir tão cedo. As instalações existentes continuam com suporte pelo menos até 2029, segundo o guia de migração da Microsoft.

Por que minhas regras do Outlook não estão funcionando?

Siga esta lista na ordem. A maioria das regras quebradas falha em um dos três primeiros itens.

1. A regra está desativada. No novo Outlook e na Web, confira o botão de alternância. No Outlook clássico, confira a caixa dela em Regras e Alertas, onde uma regra quebrada aparece em vermelho, com o rótulo "Erro".
2. Ela só age em e-mails novos. Execute a regra manualmente para organizar o que já estava lá.
3. Uma regra acima dela pegou o e-mail primeiro. Procure Parar de processar mais regras mais acima na lista e reordene.
4. É uma regra do cliente. Ela espera o Outlook clássico abrir, e o novo Outlook nem consegue executá-la. Recrie a regra sem a ação do cliente.
5. A conta é do Gmail, Yahoo ou iCloud e você está no novo Outlook. Crie o filtro no próprio provedor.
6. Acabou o espaço de regras da caixa de correio. O Exchange Online reserva 256 KB para todas as regras ativadas de uma caixa de correio, seja qual for o número de regras. Encurte nomes, exclua ou junte regras antigas, ou desative as pouco usadas, já que regras desativadas não contam.
7. Sua organização bloqueia o encaminhamento. Uma devolução com o código 5.7.520 vem de uma configuração do administrador, não da sua regra.
8. Sua caixa de correio está cheia. As regras de encaminhamento podem parar até você voltar a ficar abaixo do limite da caixa.

Leve para o Notion os e-mails que a regra separa

A regra decide para onde o e-mail vai. Parte desses e-mails merece ficar onde você acompanha o trabalho, e não numa pasta que você nunca mais abre: conversas com clientes, notas fiscais, candidaturas, orçamentos de fornecedores.

Num banco de dados do Notion, cada um desses e-mails ganha status, responsável e um link para o projeto a que pertence.

A regra faz a triagem, e a integração do 2sync com o Outlook Mail leva o resultado para o Notion:

1. Crie uma pasta no Outlook, como "Para o Notion", ou uma por cliente.
2. Monte uma regra Mover para que mande os e-mails certos para ela.
3. Comece uma automação do Outlook Mail, conecte sua conta Microsoft e, na etapa "Selecione as pastas de email que você gostaria de sincronizar", marque essa pasta em Pastas de email personalizadas.
4. Conecte o banco de dados do Notion e mapeie os campos.

Pasta funciona melhor do que categoria aqui. Uma regra que move para pasta é executada no servidor, então a pasta continua enchendo com o computador desligado. Já uma regra do Outlook clássico que atribui categoria é do cliente.

Cada e-mail vira uma página no Notion com assunto, remetente, destinatários, prévia, data de recebimento, lista de anexos e um link para a mensagem, além do campo Pasta de email, que registra de onde ele veio.

A sincronização é unidirecional, do Outlook para o Notion, então nada muda na sua caixa de correio. E-mails novos chegam a cada 2 a 5 minutos, conforme o plano.

Se você também usa os Contatos do Outlook como CRM, ligue cada e-mail à página do remetente pelo campo Remetente (Relação).

E quando o e-mail é, na verdade, uma tarefa, sinalize em vez de mover: os e-mails sinalizados do Outlook chegam ao Notion como tarefas pela sincronização com o Microsoft To Do.

O guia de como sincronizar o Outlook Mail com o Notion compara o 2sync com as outras formas de levar e-mail para o Notion.

Comece com uma regra só

Regras rendem mais quando você começa pequeno. Escolha o remetente que mais bagunça a sua caixa de entrada, crie a regra em dois cliques a partir de um e-mail dele e confira a pasta amanhã.

Crie a próxima só depois que a primeira provar que vale a pena. Deixe as específicas no topo e execute cada regra nova uma vez para limpar o que já estava lá.

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