Resposta rápida
No novo Outlook e no Outlook na Web, as tarefas ficam no Microsoft To Do: clique em To Do na barra lateral esquerda e use Adicionar uma tarefa. No Outlook clássico, elas continuam em Tarefas e na Barra de To-Do, e só ali existe o botão Atribuir Tarefa. Em qualquer versão, sinalizar um e-mail já o transforma em tarefa.
Você sinalizou um e-mail para responder depois e, no dia seguinte, não achou a pendência em lugar nenhum? Acontece muito. A Microsoft levou as tarefas do Outlook para o To Do, e hoje cada versão do Outlook mostra as tarefas num lugar diferente.
Onde ficam as tarefas no Outlook
Comece descobrindo qual Outlook você usa. Se a faixa de opções tem uma guia Arquivo, é o Outlook clássico para Windows. Se não tem, é o novo Outlook, que funciona como o Outlook na Web e o Outlook.com.
| Novo Outlook e Outlook na Web | Outlook clássico | |
|---|---|---|
| Onde ficam as tarefas | To Do, na barra lateral, e o painel Meu Dia | Tarefas, a Barra de To-Do e a Lista de Tarefas Diárias do calendário |
| Criar uma tarefa | Adicionar uma tarefa | Nova Tarefa ou Ctrl+Shift+K |
| E-mail vira tarefa | Sinalizar ou arrastar até a guia To Do do Meu Dia | Sinalizar ou arrastar até o ícone Tarefas ou a Barra de To-Do |
| Atribuir a alguém | Lista compartilhada do To Do ou Planner | Atribuir Tarefa |
| Tarefa no calendário | Arrastar do Meu Dia para o calendário | Lista de Tarefas Diárias, abaixo do calendário |
As tarefas em si são as mesmas nas duas versões. O Outlook e o Microsoft To Do leem uma única lista, guardada no Exchange Online, então o que você cria em um aparece no outro.
Como criar uma tarefa no Outlook
No novo Outlook e no Outlook na Web
- Clique em To Do na barra lateral esquerda. O painel Tarefas abre com as suas listas.
- Escolha uma lista ou crie outra em Nova lista.
- Clique em Adicionar uma tarefa, digite o nome e pressione Enter.
Se você estiver numa lista inteligente, como o Meu Dia, a tarefa vai para a lista padrão Tarefas.
Clique na tarefa para abrir os detalhes: etapas, data de conclusão, lembrete, repetição, categoria, arquivo e anotação ficam ali. Para o resto do app, como hashtags e listas compartilhadas, veja o nosso guia do Microsoft To Do.
No Outlook clássico
- Clique em Tarefas na barra de navegação e depois em Nova Tarefa. Também funcionam Novos Itens > Tarefa e, de qualquer tela, o atalho Ctrl+Shift+K.
- Em Assunto, escreva um nome curto. Os detalhes vão no corpo da tarefa.
- Preencha Data de início, Data de conclusão e Prioridade, se for o caso.
- Para um aviso na tela, marque Lembrete e escolha dia e hora.
- Salve e feche a tarefa.
Para anotar algo rápido, escreva na caixa Digite uma nova tarefa, no topo da Barra de To-Do, e pressione Enter. A tarefa entra com a data de hoje.
Resolveu um e-mail sinalizado? Clique com o botão direito no sinalizador e escolha Marcar como Concluída. A bandeira vira uma marca de seleção verde.
Como trocar as Tarefas clássicas pelo To Do
No Outlook clássico, você escolhe qual experiência de tarefas abre. O próprio Outlook pode sugerir a troca num balão azul, com o botão Experimente.
Para trocar quando quiser, vá em Arquivo > Opções > Tarefas e marque Abrir tarefas no aplicativo To Do. Para voltar, desmarque.
Com a opção ligada, o botão Tarefas sai da barra de navegação e vai para o menu de aplicativos dela. Novos Itens > Tarefa, a Barra de To-Do e os lembretes passam a abrir as tarefas no To Do.
Como transformar um e-mail em tarefa no Outlook
Boa parte das tarefas nasce de um e-mail, e há três caminhos:
- Sinalizar. A mensagem aparece na lista Email sinalizado do To Do, no novo Outlook, e na lista de tarefas pendentes do Outlook clássico. A tarefa é o próprio e-mail.
- Arrastar, no novo Outlook e na Web. Abra o Meu Dia, na barra de ferramentas no alto da página, e arraste a mensagem até a guia To Do do painel. O Outlook cria uma tarefa separada.
- Arrastar, no Outlook clássico. Solte a mensagem no ícone Tarefas ou na Barra de To-Do. Para levar o e-mail como anexo, arraste com o botão direito e escolha Copiar Aqui como Tarefa com Anexo.
A diferença aparece quando você limpa a caixa de entrada. Segundo a Microsoft, quando você exclui um e-mail sinalizado, ele também some da lista de tarefas. Já uma tarefa criada a partir dele continua lá, com o texto do e-mail copiado.
O e-mail sinalizado só chega ao To Do em certas condições:
- a caixa de correio precisa ser hospedada pela Microsoft;
- só a caixa principal conta, e as compartilhadas ficam de fora;
- a primeira sincronização traz apenas os 100 e-mails sinalizados mais recentes dos últimos 30 dias.
Cansou de sinalizar tudo à mão? Uma regra do Outlook pode sinalizar os e-mails de um cliente assim que eles chegam.
Como ver as tarefas ao lado do calendário
Uma tarefa não entra sozinha no calendário do Outlook, porque não tem horário até você dar um.
No novo Outlook e na Web, clique em Meu Dia, na barra de ferramentas no alto da página. Abre um painel com as guias Calendário e To Do, em qualquer parte do Outlook.
Para reservar um horário, vá ao calendário, abra o Meu Dia, escolha a guia To Do e arraste a tarefa até a hora certa. O Outlook cria um evento, que daí em diante segue separado da tarefa: mudar um não mexe no outro.
O Meu Dia é zerado à meia-noite, mas as tarefas continuam nas listas de origem.
No Outlook clássico, ligue a Barra de To-Do: na guia Exibir, grupo Layout, abra o botão da barra e escolha Tarefas. A lista fica fixa à direita da janela, e as tarefas também aparecem na Lista de Tarefas Diárias, abaixo do calendário.
Como atribuir uma tarefa no Outlook
Só o Outlook clássico envia uma tarefa para outra pessoa:
- Crie uma tarefa com Nova Tarefa ou Ctrl+Shift+K.
- Clique em Atribuir Tarefa e, na caixa Para, digite um nome ou endereço de e-mail.
- Preencha Assunto, Data de início e Data de conclusão. Se a tarefa se repete, use Recorrência.
- Clique em Enviar.
A pessoa aceita ou recusa a tarefa no Outlook para Windows, e você acompanha pela caixa % Concluída e pelos relatórios de status. Para ver tudo o que você delegou, vá em Exibir > Alterar exibição e escolha a das tarefas atribuídas.
Cada tarefa vai para uma pessoa só. Para um relatório escrito a seis mãos, a Microsoft sugere três tarefas, uma por pessoa.
Se as tarefas atribuídas não aparecem na sua lista, marque Manter minha lista de tarefas atualizada com cópias das tarefas que atribuo a outras pessoas, em Arquivo > Opções > Tarefas. Vale para as atribuições feitas daí em diante.
No novo Outlook e no Outlook na Web, não existe Atribuir Tarefa.
Em janeiro de 2026, um agente de suporte da Microsoft confirmou no Microsoft Q&A que as tarefas "cannot be assigned to other users directly from the To Do section", isto é, não podem ser atribuídas a outras pessoas pela seção To Do.
Sobram dois caminhos:
- Lista compartilhada do To Do: compartilhe a lista, abra a tarefa e clique em Atribuir a. Serve para equipes pequenas e para a família.
- Planner: crie e atribua a tarefa num plano. Ela aparece no To Do da pessoa, entre as tarefas atribuídas a ela.
Por que as tarefas sumiram do Outlook
Quase sempre é um destes casos:
- Você passou para o novo Outlook. As tarefas estão em To Do, na barra lateral, porque o novo Outlook não tem um módulo Tarefas separado.
- O Outlook clássico passou a abrir o To Do. O botão Tarefas foi para o menu de aplicativos da barra de navegação.
- Falta um e-mail sinalizado. Ele veio de uma caixa compartilhada, foi sinalizado mais de 30 dias antes de a lista ser ativada ou a conta não é hospedada pela Microsoft. O guia de e-mails sinalizados no Outlook mostra as outras causas.
- Você excluiu a mensagem. O e-mail sinalizado excluído leva a tarefa junto.
- A empresa desativou as tarefas. Segundo a Microsoft, elas podem não estar disponíveis, dependendo das configurações da organização.
- Você está no celular. O app do Outlook para celular não tem lista de tarefas. A Microsoft indica o app gratuito Microsoft To Do, conectado à mesma conta.
Capture no Outlook, planeje no Notion
O Outlook é ótimo para capturar tarefas, principalmente as que chegam por e-mail. Para planejar, ele fica devendo:
- As tarefas não aparecem num calendário. Você arrasta uma por uma, e o evento criado não acompanha as mudanças da tarefa.
- Não há quadros nem linha do tempo. A lista é o único formato.
- A data de conclusão do To Do não tem horário. Só o lembrete guarda a hora.
- Atribuir exige o Planner fora do Outlook clássico.
Se os seus projetos já estão no Notion, dá para capturar no Outlook e planejar no Notion. A integração do 2sync com o Microsoft To Do faz uma sincronização bidirecional entre as listas do To Do e um banco de dados do Notion.
Como o Outlook mostra essas mesmas listas, as tarefas que você cria nele chegam ao Notion, e os e-mails sinalizados vão junto.
No Notion, elas ganham visualizações de calendário, quadro e linha do tempo, relações com os projetos e propriedades criadas por você. E como o Notion Calendar se conecta ao calendário do Outlook, as tarefas com data aparecem na mesma tela que as suas reuniões.
Três comportamentos vêm do jeito como a Microsoft organiza as tarefas:
- as etapas chegam ao Notion como texto, só para leitura;
- tarefas criadas no Notion não entram na lista Email sinalizado;
- as datas continuam sem horário.
O passo a passo está no guia como sincronizar o Notion com o Microsoft To Do.
Escolha um lugar para capturar
Para parar de perder tarefas no Outlook, decida onde elas começam. Para a maioria das pessoas, é a bandeira: um clique na caixa de entrada e o retorno aparece no To Do, em todos os aparelhos.
Depois, deixe as tarefas à vista: o Meu Dia aberto no novo Outlook, a Barra de To-Do ligada no clássico.
Planeje no Notion as tarefas do Outlook
Sincronização bidirecional entre o Microsoft To Do, que guarda as tarefas que o Outlook mostra, e um banco de dados do Notion, com os e-mails sinalizados incluídos.
FAQ
Onde ficam as tarefas no Outlook?
No novo Outlook e no Outlook na Web, clique em To Do na barra lateral esquerda, ou abra o painel Meu Dia na barra de ferramentas e escolha a guia To Do. No Outlook clássico, clique em Tarefas na barra de navegação ou ligue a Barra de To-Do na guia Exibir.
Como criar uma tarefa no Outlook?
No novo Outlook, abra o To Do, escolha uma lista, clique em Adicionar uma tarefa, digite o nome e pressione Enter. No Outlook clássico, clique em Tarefas e depois em Nova Tarefa, ou pressione Ctrl+Shift+K em qualquer tela. Sinalizar um e-mail também cria uma tarefa.
Como colocar a barra de tarefas no Outlook?
No Outlook clássico, ela se chama Barra de To-Do: na guia Exibir, no grupo Layout, abra o botão da barra e escolha Tarefas. Ela fica fixa à direita da janela. O novo Outlook não tem essa barra; o equivalente é o painel Meu Dia, aberto pela barra de ferramentas no alto da página.
Qual a diferença entre as Tarefas do Outlook e o Microsoft To Do?
São as mesmas tarefas, guardadas no Exchange Online e lidas pelos dois. O novo Outlook mostra essa lista pelo To Do, enquanto o Outlook clássico ainda pode usar o formulário antigo de Tarefas, com campos que o To Do não exibe, como o status e o percentual de conclusão.
Dá para atribuir tarefas no novo Outlook?
Não diretamente: o novo Outlook e o Outlook na Web não têm o botão Atribuir Tarefa. Compartilhe uma lista do To Do e use Atribuir a, ou crie a tarefa no Planner, que a envia para o To Do da pessoa. O Outlook clássico continua com Atribuir Tarefa.
Como ver as tarefas do Outlook no celular?
O app do Outlook para celular não tem lista de tarefas. Instale o Microsoft To Do, que é gratuito, e entre com a mesma conta: as tarefas e os e-mails sinalizados aparecem lá. O guia do Microsoft To Do mostra como o app funciona.
O que acontece ao clicar no círculo ao lado de uma tarefa?
A tarefa é marcada como concluída. No To Do do Outlook, ela sai da lista de pendentes e desce para a seção de tarefas concluídas, no fim da lista.
