Microsoft To Do: para que serve e como usar

Uma tarefa anotada num post-it, outra esquecida num e-mail que você jurou responder até sexta. O Microsoft To Do junta tudo numa lista só, que acompanha você do celular ao computador.

À primeira vista, o app parece simples até demais: uma coluna de listas e um campo escrito Adicionar uma tarefa. A parte útil aparece um clique depois, no painel de detalhes de cada tarefa, nas listas inteligentes e na integração com o Outlook.

O que é o Microsoft To Do e para que serve

O Microsoft To Do é um gerenciador de tarefas pessoal. Você guarda as tarefas em listas que você mesmo cria, e algumas listas inteligentes, como Meu Dia, Importante e Planejado, puxam tarefas de todas elas para uma visão só.

No dia a dia, ele serve para:

• Planejar o dia: separar no Meu Dia só o que entra hoje, sem encarar todas as pendências de uma vez.
• Não perder prazos: dar a cada tarefa uma data de conclusão, um lembrete com horário e, se for o caso, uma repetição.
• Dar conta dos e-mails: o e-mail que você sinaliza no Outlook vira tarefa sem você redigitar nada.
• Dividir listas: a lista do mercado com a família, as pendências de um trabalho com o colega.
• Quebrar tarefas grandes: cada tarefa aceita etapas, anotações e arquivos.

Como usar o Microsoft To Do, passo a passo

Crie listas e tarefas

As listas são a base. Crie uma para cada área da vida ou do trabalho e vá colocando as tarefas dentro:

1. Clique em Nova lista, no pé da barra lateral, e digite o nome.
2. Abra a lista, clique em Adicionar uma tarefa, escreva o título e pressione Enter. A tarefa entra no fim da lista.
3. Para juntar listas parecidas (Casa, Trabalho, Faculdade), clique no ícone de grupo à direita de Nova lista, renomeie o Grupo sem título e arraste as listas para dentro dele.

Toda conta já vem com uma lista Tarefas. É nela que fica o que você cria a partir de uma lista inteligente, como o Meu Dia.

Para excluir uma tarefa, abra o painel de detalhes e clique no ícone de lixeira. Apagou sem querer? A Microsoft ensina a recuperar pelo Outlook para desktop, entrando com a mesma conta.

Na pasta Itens excluídos, clique com o botão direito na tarefa, escolha Mover e mande-a de volta para a pasta Tarefas. Ela reaparece na lista certa do To Do.

Planeje o dia no Meu Dia

O Meu Dia é o recurso que mais vale transformar em hábito. Ele começa vazio toda manhã, então você decide o que entra no dia em vez de olhar para tudo o que está pendente.

• Para colocar uma tarefa: abra a tarefa e adicione ao Meu Dia pelo painel de detalhes, ou digite a tarefa direto no Meu Dia.
• Para receber sugestões: clique no ícone de lâmpada, no topo do Meu Dia. O To Do sugere tarefas das suas listas, inclusive as que ficaram para trás ontem.
• Para recomeçar: o Meu Dia se esvazia toda noite. O que ficou sem concluir continua na lista de origem e volta como sugestão no dia seguinte.

Ordenar o Meu Dia por importância joga para o topo as tarefas com estrela. É o jeito mais rápido de enxergar as duas ou três coisas que não podem ficar para amanhã.

Detalhe a tarefa com etapas, anotações e arquivos

Clique em qualquer tarefa para abrir o painel de detalhes, à direita. É ali que uma tarefa de uma linha vira algo que dá para terminar.

• Etapas: clique em Adicionar etapa, escreva e pressione Enter. Um contador abaixo do nome mostra quantas etapas a tarefa tem e quantas já foram concluídas.
• Anotações: use Adicionar anotação para detalhes, links ou contexto. Na versão web, a anotação aceita negrito, itálico, sublinhado e lista numerada.
• Arquivos: anexe um documento à tarefa com Adicionar um arquivo.

As etapas são uma lista de verificação simples. Cada uma tem uma caixa de seleção e uma linha de texto, sem data, sem lembrete e sem etapas próprias. Encare as etapas como uma pequena lista dentro da tarefa, e não como subtarefas.

Defina data de conclusão, lembrete e repetição

O mesmo painel reúne as três opções de agenda:

• Adicionar data de conclusão: Hoje, Amanhã, Próxima semana ou Escolher uma data.
• Lembrar-me: Ainda hoje, Amanhã, Próxima semana ou Escolher uma data e hora.
• Repetir: Diariamente, Dias da semana, Semanalmente, Mensalmente, Anualmente ou Personalizar.

Um detalhe confunde muita gente: a data de conclusão não tem horário. Se a tarefa tem hora marcada, às 15h por exemplo, crie um lembrete para as 15h. O lembrete é a única data do To Do que guarda a hora.

Toda tarefa com data aparece também na lista inteligente Planejado, agrupada em Anterior, Hoje, Amanhã e dias seguintes. É o mais perto de uma agenda que o To Do chega.

No app para Windows (versão 2.66 ou mais recente), dá para escrever a data no próprio título, e o To Do preenche o prazo, o lembrete ou a repetição. O app para iOS sugere datas do mesmo jeito.

Só que, no Windows, esse reconhecimento funciona apenas em inglês, segundo a Microsoft. Escrever "amanhã às 17h" não cria lembrete; "tomorrow 5pm" cria. Para desligar o recurso, vá em Configurações e desative Reconhecer datas e horas nos títulos das tarefas.

Marque importância, hashtags e categorias

O To Do tem três formas de marcar uma tarefa, e cada uma tem um papel diferente:

• Importância: clique na estrela da tarefa. As tarefas com estrela aparecem na lista inteligente Importante, e qualquer lista pode ser ordenada por importância.
• Hashtags: escreva uma hashtag no título, como #trabalho ou #faculdade. Clique nela, ou pesquise por ela, para ver todas as tarefas, anotações e etapas que a usam, em todas as listas.
• Categorias: no To Do para a Web, o campo Escolha uma categoria aplica as mesmas categorias coloridas do Outlook, e uma tarefa pode ter várias.

As tarefas que nascem de e-mails sinalizados herdam as categorias do e-mail, e os dois lados ficam sincronizados. Mude a categoria na tarefa e o e-mail acompanha.

Como transformar e-mails do Outlook em tarefas

Se o seu trabalho passa pelo Outlook, esta é a integração mais útil do To Do. Sinalize um e-mail e ele aparece na lista Email sinalizado do To Do, com o assunto como nome da tarefa e uma prévia da mensagem nos detalhes.

Para ativar, abra as Configurações do To Do e ligue Email sinalizado em Conexões.

Quando um e-mail sinalizado não aparece no To Do, quase sempre a causa está nas condições que a Microsoft lista:

• A caixa de correio precisa ser hospedada pela Microsoft: Outlook.com, Hotmail, Live ou Microsoft 365, inclusive com domínio próprio. Uma conta do Gmail adicionada ao Outlook não alimenta a lista.
• A primeira sincronização é limitada: entram os 100 e-mails sinalizados mais recentes dos últimos 30 dias. Daí em diante, cada nova sinalização também entra.
• Só vale a caixa de correio principal: sinalizações em caixas de correio e pastas compartilhadas não sincronizam.
• Eventos de calendário sinalizados ficam de fora.

Depois que vira tarefa, o e-mail pode ser renomeado, ganhar data de conclusão e lembrete, entrar no Meu Dia ou receber estrela. O botão Abrir no Outlook, no painel de detalhes, leva de volta à mensagem.

No Outlook para Windows, também dá para arrastar um e-mail até o ícone de Tarefas, no painel de navegação, e ele vira tarefa. E se você não quer sinalizar tudo à mão, uma regra do Outlook pode sinalizar as mensagens certas assim que elas chegam.

Como compartilhar uma lista e atribuir tarefas

Uma lista compartilhada resolve bem as compras da casa, uma equipe pequena ou a organização de uma viagem:

1. Abra uma lista criada por você e clique no ícone de compartilhamento, no canto superior direito.
2. Crie o link de convite, clique em Copiar Link e mande o link por e-mail ou pelo WhatsApp.
3. No mesmo painel, você pode limitar o acesso aos membros atuais, para ninguém novo entrar pelo link. Parar de Compartilhar desativa o link e deixa a lista privada de novo.

Antes de mandar o link, saiba que o compartilhamento só funciona entre contas pessoais da Microsoft ou entre contas da mesma empresa ou instituição de ensino. Uma conta pessoal não entra na lista de uma conta de trabalho.

Dentro de uma lista compartilhada, abra a tarefa e clique em Atribuir a para passá-la a alguém da lista. No Windows, dá para digitar @ e o nome da pessoa enquanto você cria a tarefa.

Tudo o que foi atribuído a você se junta numa lista inteligente própria. Ela recebe também as tarefas do Planner, depois que você ativa a conexão com o Planner nas Configurações. Se você mover uma tarefa atribuída para outra lista, a atribuição some.

To Do, Tarefas do Outlook e Planner: qual a diferença

A Microsoft tem três lugares para tarefas, e eles se sobrepõem menos do que os nomes sugerem:

As Tarefas do Outlook e o To Do são o mesmo conjunto de dados visto por duas janelas. Crie uma tarefa em um e ela aparece no outro.

A exceção são os campos antigos do Outlook clássico. Segundo a Microsoft, o To Do não mostra o status da tarefa, o percentual de conclusão, os vários níveis de prioridade nem as horas de trabalho, mas esses dados continuam guardados no servidor.

O Planner é outro produto, pensado para o trabalho em equipe. Mesmo assim, as tarefas que alguém atribui a você por lá podem chegar ao To Do, na lista das tarefas atribuídas a você.

Atalhos de teclado do Microsoft To Do no Windows

O que o Microsoft To Do não faz

O To Do é simples de propósito, e as lacunas aparecem quando as tarefas começam a se prender a projetos:

• Não tem visualização de calendário. As tarefas não aparecem sozinhas num calendário. No novo Outlook e no Outlook na Web, você pode arrastar uma tarefa do painel Meu Dia até o calendário, o que cria um evento separado.
• Não tem horário na data de conclusão. Só o lembrete guarda a hora.
• Não tem subtarefas. As etapas formam uma lista simples, de um nível só.
• Não tem campos personalizados, quadros nem linha do tempo. A tarefa tem os campos que a Microsoft definiu e mais nada.
• O e-mail sinalizado tem limites. Uma caixa de correio só, e a primeira sincronização para em 100 mensagens dos últimos 30 dias.

Nada disso pesa numa lista de compras. Pesa quando as tarefas são de um cliente, de um plano de projeto ou de um calendário editorial que você já toca no Notion.

Capture no To Do, planeje no Notion

Você não precisa largar o To Do para resolver isso. Capturar tarefas nele continua rápido, principalmente a partir de e-mails sinalizados. O planejamento pode ficar com o Notion, que tem visualizações de calendário e de quadro, relações com projetos e propriedades criadas por você.

Para manter os dois em dia, o 2sync faz uma sincronização bidirecional entre as listas do To Do e um banco de dados do Notion. Alguns comportamentos vêm do jeito como a Microsoft estruturou o To Do:

• As etapas chegam ao Notion como texto, uma por linha, e o que você edita nelas no Notion não volta para o To Do.
• Os e-mails sinalizados sincronizam com o Notion, mas tarefas criadas no Notion não podem entrar na lista Email sinalizado.
• As datas de conclusão e de início continuam sem horário, como no To Do.
• As tarefas recorrentes ganham uma página nova no Notion a cada ocorrência concluída.

O passo a passo completo, e a comparação com Zapier, Make e Power Automate, está no guia como sincronizar o Notion com o Microsoft To Do.

Por onde começar

Você não precisa usar tudo no primeiro dia. Três hábitos já entregam quase todo o valor do app:

1. Uma lista para cada área, reunidas em grupos quando passarem de cinco ou seis.
2. Meu Dia toda manhã, montado a partir das sugestões, e não de cabeça.
3. Sinalizar em vez de redigitar, para os retornos de e-mail caírem no To Do sozinhos.

Etapas, hashtags e listas compartilhadas entram quando uma tarefa ou a casa pedir. Se o To Do começar a ficar pequeno para um projeto, quase sempre é sinal de que o projeto pede um banco de dados, e não de que o To Do falhou.

Ainda comparando apps antes de decidir? O comparativo Microsoft To Do vs. Todoist mostra a alternativa mais comum, recurso por recurso.

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