Resposta rápida
Escolha o Google Tarefas (Google Tasks) se você trabalha no Gmail e no Google Agenda: as tarefas entram na agenda com horário, e qualquer e-mail vira tarefa com um clique. Escolha o Microsoft To Do se você trabalha no Outlook ou no Microsoft 365, ou se quer um app no computador e listas compartilhadas. Os dois são gratuitos.
O Microsoft To Do e o Google Tarefas fazem o mesmo trabalho sem cobrar nada, então raramente é um recurso isolado que decide. O que decide é onde o resto do seu dia acontece: no Outlook e no Microsoft 365 ou no Gmail e no Google Agenda.
Conferimos cada informação abaixo nas páginas de ajuda da Microsoft e do Google em 3 de outubro de 2026.
Microsoft To Do vs. Google Tarefas em resumo
| Microsoft To Do | Google Tarefas | |
|---|---|---|
| Preço | Grátis | Grátis |
| Apps | Windows, Mac, iPhone, Android, web | iPhone, Android; na web, dentro dos apps do Google |
| Funciona dentro de | Outlook | Gmail, Agenda, Chat, Drive, Docs |
| Datas | Um dia; o lembrete aceita horário | Data e horário, mais um prazo |
| Na agenda | Só se você arrastar a tarefa | Automaticamente, quando tem data |
| E-mail vira tarefa | Sinalizando no Outlook | Adicionar ao Tarefas, no Gmail |
| Dividir uma tarefa | Etapas (uma lista de verificação) | Subtarefas |
| Listas compartilhadas | Sim, com atribuição | Não |
| Planejar o dia | Lista Meu Dia | Blocos de tempo no Google Agenda |
Qual funciona no PC, no celular e nos seus apps?
🥇 Veredito: Microsoft To Do, se você quer um app instalado no computador. O Google Tarefas não tem, mas abre dentro do Gmail, do Google Agenda e do Docs.
O Microsoft To Do é um app independente para Android, iOS, Mac, Windows e web. As tarefas ficam guardadas no Exchange, o mesmo lugar onde o Outlook guarda as dele, e por isso aparecem também no Outlook.
O Google Tarefas tem app para Android e iPhone. No computador, ele abre dentro do Google Agenda ou no painel lateral do Gmail, do Chat, do Drive e dos arquivos do Docs, Planilhas e Slides.
Não existe app do Google Tarefas para Windows nem para Mac: no PC, você usa pelo navegador. Nosso guia do Google Tarefas mostra o básico.
Uma conta pessoal basta para usar qualquer um dos dois. Em contas de trabalho ou escola, é o administrador quem libera o Google Tarefas, enquanto o To Do exige um plano qualificado do Microsoft 365 e uma caixa de correio do Exchange Online.
O Google limita o Tarefas a 100.000 tarefas somando todas as listas e 20.000 não concluídas por lista. A Microsoft não publica limites para o To Do.
Qual coloca as tarefas na sua agenda?
🥇 Veredito: Google Tarefas, com folga. As tarefas aparecem sozinhas no Google Agenda, com horário e duração se você quiser.
Uma tarefa do Google pode ter data e hora, um prazo separado e uma regra de repetição. Toda tarefa com data aparece no Google Agenda. Quando você cria a tarefa pelo próprio Agenda, também define quanto tempo ela vai levar e pode aparecer como Ocupado nesse horário.
As notificações seguem o horário que você definiu. Uma tarefa com data mas sem horário avisa às 9h, e o prazo também, no dia em que vence.
As opções Não perturbe e Recusar reuniões automaticamente dos blocos de tarefa só existem em contas de trabalho ou escola. Nosso guia de tarefas no Google Agenda mostra a configuração.
No Microsoft To Do, data e horário andam separados. A data de conclusão é um dia, sem horário, e só o Lembrar-me aceita data e hora. A repetição pode ser diária, em dias da semana, semanal, mensal, anual ou personalizada.
O To Do não tem visualização de calendário, e as tarefas não vão sozinhas para o calendário do Outlook. No novo Outlook e no Outlook na Web, você arrasta a tarefa do painel Meu Dia até o calendário para criar um evento.
Uma resposta no Microsoft Q&A, de fevereiro de 2026, confirma que arrastar é, por enquanto, o caminho suportado.
Em troca, o To Do tem o Meu Dia, uma lista diária que você monta com tarefas das outras listas. Ela é limpa à meia-noite sem apagar nenhuma tarefa, o que funciona bem para quem planeja por lista, e não pelo relógio.
Qual transforma e-mails em tarefas?
🥇 Veredito: o que combina com a sua caixa de entrada. O do Gmail funciona com qualquer endereço do Gmail; o do To Do exige um e-mail hospedado pela Microsoft.
No Gmail, abra o e-mail e clique em Adicionar ao Tarefas, ou arraste a mensagem para o painel lateral do Tarefas (passo a passo do Google). No Google Chat, o mesmo vale para mensagens diretas.
No Outlook, você sinaliza um e-mail e ele aparece na lista Email Sinalizado do To Do, com uma prévia da mensagem e a opção Abrir no Outlook. Ali, dá para renomear a tarefa, dar uma data de conclusão e um lembrete, adicionar ao Meu Dia ou marcar como importante.
A página da Microsoft sobre e-mails sinalizados traz três limites:
- Só e-mail hospedado pela Microsoft. Funciona com endereços Outlook.com, Hotmail.com e Live.com e com domínios próprios hospedados na Microsoft. Uma conta do Gmail adicionada ao Outlook não alimenta a lista.
- Começa pelos últimos 30 dias. Ao ativar a lista, entram os 100 e-mails sinalizados mais recentes dos últimos 30 dias e, daí em diante, cada nova sinalização.
- Só a caixa de correio principal. Sinalizações em caixas de correio e pastas compartilhadas não sincronizam.
Etapas ou subtarefas: qual detalha melhor cada tarefa?
🥇 Veredito: o Microsoft To Do guarda mais informação em cada tarefa, e o Google Tarefas é melhor para quebrar uma tarefa em partes.
O Google Tarefas tem subtarefas de verdade, encaixadas sob uma tarefa principal. Um porém, segundo a própria ajuda do Google: uma tarefa com subtarefas não pode se repetir.
O Microsoft To Do usa etapas no lugar delas. A etapa é uma caixa de seleção dentro dos detalhes da tarefa, sem data nem lembrete próprios. Funciona como lista de verificação, não como uma tarefa menor.
Em compensação, o To Do dá mais espaço a cada tarefa (ajuda da Microsoft):
- Arquivos: de qualquer tipo, até 25 MB por tarefa.
- Hashtags: escreva algo como #trabalho no título e depois busque por ela.
- Categorias: as mesmas categorias coloridas que você usa no Outlook.
O Google Tarefas não tem hashtags nem categorias. Ele guarda notas, uma estrela e cinco formas de classificar a lista: Minha ordem, Data, Prazo, Marcadas com estrela recentemente e título.
Nos dois apps, a prioridade se resume a uma estrela, sem níveis.
Qual é melhor para compartilhar listas?
🥇 Veredito: Microsoft To Do. Ele tem listas compartilhadas, e o Google Tarefas não.
No To Do, você compartilha uma lista e usa Atribuir a para passar tarefas a qualquer membro, inclusive a você. O compartilhamento funciona entre contas pessoais da Microsoft ou entre contas da mesma organização: serve para a lista da casa ou para uma equipe dentro da mesma empresa.
O Google Tarefas não tem listas compartilhadas, mas você consegue distribuir tarefas em dois lugares:
- Espaços do Google Chat: crie a tarefa no espaço e clique em Atribuir para entregá-la a um participante, que recebe um e-mail e vê a tarefa na própria lista (ajuda do Google).
- Google Docs: digite @tarefa para atribuir uma tarefa a você ou a outra pessoa, nos planos qualificados do Google Workspace.
Qual você deve escolher?
- Escolha o Google Tarefas se você trabalha no Gmail e no Google Agenda, planeja o dia em blocos de tempo e se vira bem com o navegador e o app do celular.
- Escolha o Microsoft To Do se você trabalha no Outlook ou no Microsoft 365, quer um app no Windows ou no Mac, ou divide listas com a família ou com colegas.
- Fique com os dois se o trabalho roda no Microsoft 365 e a vida pessoal, no Gmail. Um não sincroniza com o outro, e a próxima seção mostra um jeito de ver as duas listas no mesmo lugar.
Se a dúvida é entre os ecossistemas inteiros, nosso comparativo Outlook vs. Google Agenda cobre a parte da agenda. Se você precisa de projetos, filtros ou quadros que nenhum dos dois tem, veja Microsoft To Do vs. Todoist e Todoist vs. Google Tasks.
Usa os dois? Junte trabalho e vida pessoal em um banco de dados do Notion
Muita gente nem chega a escolher: a empresa usa Microsoft 365, e a vida pessoal passa pelo Gmail. Os dois apps de tarefas não conversam entre si, e você acaba conferindo duas listas.
Uma saída é um único banco de dados no Notion, um app de espaço de trabalho que mostra as mesmas tarefas como tabela, quadro ou calendário.
O 2sync faz sincronização bidirecional do Notion com o Microsoft To Do e o Google Tarefas, e também com Google Agenda, Outlook Calendar, Todoist, Gmail, Outlook Mail e seus contatos. Você cria uma automação para cada app e aponta as duas para o mesmo banco de dados:
- Conecte o Microsoft To Do e escolha as listas que vão sincronizar.
- Conecte o Google Tarefas e escolha as listas dele.
- Crie no banco de dados uma propriedade de seleção, como Origem, e dê a cada automação um filtro, para que cada uma cuide só das próprias tarefas (como usar várias automações em um só banco de dados).
O que sincroniza de cada lado:
- Microsoft To Do: título, notas, data de vencimento, data de início, lembrete, importância, categorias, status, conclusão e lista vão e voltam. As etapas e os e-mails sinalizados também chegam ao Notion.
- Google Tarefas: título, notas, data de vencimento, conclusão e lista vão e voltam, e cada subtarefa mantém a tarefa principal como uma relação no Notion.
Conclusão
Os dois apps são gratuitos, então escolha o que combina com o lugar onde você já trabalha. Gmail e Google Agenda apontam para o Google Tarefas, ainda mais se você planeja o dia em blocos de tempo.
Outlook, um app no Windows ou no Mac e listas compartilhadas com a família apontam para o Microsoft To Do. Se você precisa dos dois, fique com os dois e sincronize tudo em um banco de dados do Notion.
Tenha o To Do e o Google Tarefas no mesmo lugar
Sincronize o Microsoft To Do e o Google Tarefas com um banco de dados do Notion nos dois sentidos, com mapeamento de campos e filtros para cada app.
FAQ
Qual é o melhor organizador de tarefas gratuito?
Entre os totalmente gratuitos, o Microsoft To Do é o mais completo, com app para Windows e Mac e listas compartilhadas, e o Google Tarefas é o mais simples para quem passa o dia no Gmail. O Todoist tem plano gratuito, mas com limites (Todoist vs. Google Tasks). Nossa seleção dos melhores aplicativos de lista de tarefas compara mais opções.
Para que serve o app Microsoft To Do?
Para organizar tarefas pessoais em listas, com datas, lembretes, repetição e a lista Meu Dia para planejar o dia. Funciona com qualquer conta Microsoft e guarda as tarefas no Exchange Online, por isso elas são as mesmas que aparecem nas Tarefas do Outlook.
Qual é a melhor opção entre Microsoft e Google?
A que já tem o seu e-mail e a sua agenda. Se o trabalho passa pelo Outlook e pelo Teams, as ferramentas da Microsoft se encaixam sem esforço; se você usa Gmail e Google Agenda, as do Google conversam entre si sem configuração. Trocar de ecossistema só por causa de um app de tarefas raramente compensa.
O que faz o Google Tarefas?
É a lista de tarefas que vem com a conta Google. Você anota pendências com data, horário, prazo e subtarefas, recebe notificações e cria tarefas a partir de e-mails do Gmail e de mensagens do Chat, tudo sincronizado entre o celular e o computador (ajuda do Google).
O Google Tarefas é pago?
Não. Ele vem de graça com qualquer conta Google e não tem versão paga. Em contas de trabalho ou escola, quem libera o acesso é o administrador da organização, segundo a ajuda do Google.
