O Todoist é o melhor gerenciador de tarefas. O Microsoft To Do é o melhor gratuito. As duas frases são verdadeiras ao mesmo tempo, e é isso que torna a comparação mais difícil do que parece.
A linha que separa os dois é a do pagamento. Tudo o que o To Do faz sai de graça, incluindo lembretes na hora que você marcar e listas compartilhadas. O Todoist entrega a estrutura que o To Do nunca teve (projetos, seções, etiquetas, filtros, visualização em quadro), mas o plano gratuito Beginner para em cinco projetos e guarda os prazos finais, a visualização de calendário e os lembretes mais flexíveis para o Pro. Ou seja: escolher o Todoist quase sempre significa pagar pelo Todoist.
Abaixo, os dois se enfrentam ponto a ponto em preço, captura, organização, colaboração e encaixe no Microsoft 365. Depois vêm as duas perguntas que realmente pesam na decisão: o que cada um entrega se você nunca gastar nada, e qual deles leva suas tarefas para o espaço onde você planeja o resto do trabalho.
Resposta rápida
Microsoft To Do se você quer uma lista diária gratuita e seu e-mail está no Outlook: lembretes na hora que você marcar, tarefas recorrentes e listas compartilhadas não custam nada, e e-mails sinalizados no Outlook podem chegar como tarefas. Todoist se você toca mais do que uma lista de verificação plana ou se suas tarefas precisam chegar ao Notion, mas conte com o custo: o Pro sai por US$ 5 por usuário ao mês na cobrança anual, e o plano gratuito Beginner trava você em cinco projetos e fica sem prazos finais, sem visualização de calendário e sem lembretes por localização.
Microsoft To Do vs. Todoist de um relance
As linhas cobrem o que muda de verdade entre os dois: quanto custam, como você captura uma tarefa, como a organiza e a que cada um se conecta. As análises detalhadas vêm nas seções seguintes.
| Categoria | Microsoft To Do | Todoist | Vencedor |
|---|---|---|---|
| Preço | Gratuito, sem plano pago | Plano gratuito Beginner; Pro US$ 5/mês (anual) | Microsoft To Do |
| Captura de tarefas | Lê datas e repetições no título | Acrescenta projetos, etiquetas, prioridade e voz | Todoist |
| Organização | Listas e etapas | Projetos, seções, etiquetas, filtros | Todoist |
| Visualizações | Um único formato de lista | Lista e quadro grátis; calendário no Pro | Todoist |
| Lembretes | Grátis, na hora que você escolher | Grátis, presos ao horário de vencimento; extras no Pro | Empate |
| Tarefas recorrentes | De diária a totalmente personalizada | O mesmo, escrito em texto simples | Empate |
| Colaboração | Listas compartilhadas | Projetos compartilhados, comentários, responsáveis | Todoist |
| Planejamento diário | Meu Dia com sugestões inteligentes | Visualizações Hoje e Em breve | Microsoft To Do |
| Encaixe no Microsoft 365 | Profundo: Outlook, Teams, Planner | Apenas suplementos de Outlook e Gmail | Microsoft To Do |
| Plataformas | Windows, web, iOS, Android, Mac | Acrescenta Linux e extensões de navegador | Todoist |
| Funciona com o Notion | Só automação de terceiros | Incorporação oficial e sincronização bidirecional | Todoist |
O que é o Microsoft To Do?
O Microsoft To Do é um aplicativo de tarefas gratuito construído sobre a estrutura do Wunderlist, o querido aplicativo de listas que a Microsoft comprou em 2015 e aposentou em 2020. Ele foi pensado para ser simples: um lugar limpo para manter listas diárias, fortemente conectado ao mundo do Microsoft 365.
Seu recurso característico é o Meu Dia, uma lista nova que você reconstrói a cada manhã. O To Do sugere itens entre suas tarefas atrasadas e futuras, e você escolhe as poucas que valem a pena fazer hoje. Ao redor disso ficam as listas comuns, as etapas (subtarefas), as datas de vencimento, os lembretes, as tarefas recorrentes, os anexos de arquivos e as listas compartilhadas para um parceiro ou uma equipe pequena.
O atrativo de verdade é a integração com a Microsoft. E-mails sinalizados no Outlook viram tarefas no To Do automaticamente, suas tarefas aparecem no aplicativo Tarefas do Teams ao lado do Planner, e tudo sincroniza entre Windows, web, iOS, Android e Mac. O que o To Do deixa de fora é estrutura: não há marcadores, não há filtros personalizados, não há visualização em quadro e não há como agrupar tarefas por algo que não seja a lista em que elas estão.
O que é o Todoist?
O Todoist é um gerenciador de tarefas multiplataforma que passou anos construindo uma das experiências de lista de tarefas mais refinadas disponíveis. Enquanto o To Do é uma lista diária, o Todoist é um sistema completo: um lugar em que você pode tocar a vida e o trabalho inteiros sem que tudo desmorone quando a escala cresce.
O recurso pelo qual as pessoas se apaixonam primeiro é a entrada em linguagem natural. Digite "Escrever a pauta da reunião de segunda toda semana #Trabalho +Paulo" e o Todoist interpreta a data de vencimento, a recorrência, o projeto e o responsável enquanto você digita. A partir daí, você ganha projetos e subprojetos, seções, etiquetas, filtros, quatro níveis de prioridade e três maneiras de olhar para as mesmas tarefas: lista, quadro e calendário (a visualização de calendário é um recurso do Pro). Ele também lida com tarefas recorrentes, lembretes, comentários, modelos e uma leve camada de gamificação chamada Karma.
O Todoist roda em Windows, Mac, Linux, iOS, Android e na web, com extensões de navegador e suplementos para Gmail, Outlook e Slack. O plano gratuito se chama Beginner e entrega bem menos do que a vitrine sugere: 5 projetos pessoais ativos, 3 visualizações de filtro, 7 dias de histórico de atividades e 5 MB de upload de arquivos, sem visualização de calendário e sem prazos finais. O Pro eleva os limites para 300 projetos e 150 visualizações de filtro com histórico completo, e acrescenta os extras de planejamento: prazos finais, visualização de calendário, vários lembretes personalizados por tarefa e lembretes por localização.
Para uma olhada mais detalhada em como ele se sai diante de outras ferramentas, veja Todoist vs. Google Tasks e TickTick vs. Todoist.
Principais diferenças
Os dois aplicativos são rápidos, sincronizam em todo lugar e lidam bem com uma lista de verificação básica. As diferenças aparecem no momento em que suas necessidades vão além de "lembrar de comprar leite".
Preço: gratuito vs. freemium
O Microsoft To Do é totalmente gratuito, sem nenhum plano pago. Tudo o que ele faz, você tem sem custo com uma conta pessoal da Microsoft ou uma assinatura do Microsoft 365.
O Todoist usa um modelo freemium, e os três planos se separam com clareza:
- Beginner (gratuito): dá conta de uma pessoa com poucos projetos, mas os limites chegam rápido: 5 projetos pessoais ativos, 3 visualizações de filtro, 7 dias de histórico de atividades e 5 MB de upload de arquivos.
- Pro: US$ 5 por usuário ao mês na cobrança anual (US$ 60 por ano), ou US$ 7 na cobrança mensal.
- Business: US$ 8 por usuário ao mês na cobrança anual (US$ 96 por usuário ao ano), ou US$ 10 na cobrança mensal.
Os dois preços pagos entraram em vigor em 10 de dezembro de 2025. Se o preço é a única coisa que importa, o To Do vence de forma absoluta.
Captura de tarefas e linguagem natural
O Todoist ainda captura mais rápido, mas a distância diminuiu. O Microsoft To Do lê datas, horários e padrões de repetição direto do título da tarefa enquanto você digita: escreva "submit invoice friday 5pm" e a tarefa chega com data de vencimento e lembrete já colocados. Esse reconhecimento funciona no aplicativo de Windows a partir da versão 2.66 e no iOS, só em inglês no Windows, e para de valer assim que você edita uma tarefa que já existe pela visualização de detalhes.
O que o To Do não sabe ler é estrutura. O interpretador do Todoist tira da mesma linha o projeto, a etiqueta, a prioridade e o responsável, então a tarefa cai onde deveria em vez de esperar para ser organizada. O Todoist também levou a captura para além do teclado: o Ramble transforma o que você fala em tarefas estruturadas em mais de 40 idiomas, com 10 sessões por mês no plano gratuito e sessões ilimitadas no Pro e no Business. As ferramentas do Todoist Assist, que montam filtros a partir de uma frase e transformam e-mails encaminhados em tarefas, são exclusivas do Pro e do Business.
Organização: projetos, etiquetas e visualizações
O To Do organiza o trabalho em listas, que você pode reunir em grupos, além de etapas dentro de cada tarefa. Essa é toda a hierarquia. Não há marcadores, não há filtros e há uma única maneira de visualizar uma lista.
O Todoist dá a você projetos, seções, etiquetas e filtros, de modo que a mesma tarefa pode estar em um projeto e carregar marcadores como @casa ou @foco-profundo que você filtra em todos os projetos de uma vez. Você também ganha três visualizações de qualquer projeto, incluindo um quadro no estilo Kanban para mover o trabalho pelas etapas. Os formatos de lista e quadro são gratuitos; a visualização de calendário vem com o Pro.
Lembretes e tarefas recorrentes
Na recorrência, é quase empate técnico. O To Do repete diariamente, em dias úteis, semanalmente, mensalmente, anualmente ou em um padrão personalizado. O Todoist aceita as mesmas instruções escritas em texto simples ("toda 2ª terça", "todo dia útil às 9h"), algo que nosso guia de tarefas recorrentes no Todoist explica passo a passo.
Nos lembretes, os dois estão mais próximos do que as páginas de planos sugerem, e o que muda é a flexibilidade, não o acesso. Os dois planos gratuitos avisam você. O lembrete do To Do não custa nada e aceita qualquer horário que você indicar: mais tarde hoje, amanhã, na semana que vem ou uma data e um horário específicos, tenha a tarefa data de vencimento ou não.
O Todoist gratuito também avisa, mas pendura o aviso na própria tarefa. Coloque data e horário em uma tarefa e o Todoist adiciona um lembrete automático, 30 minutos antes por padrão e ajustável nas configurações. O que o Pro acrescenta é empilhar vários lembretes personalizados na mesma tarefa, digitá-los na hora com o atalho ! e disparar um aviso por localização em vez de por horário. Então a lacuna do plano gratuito não é "não tem lembrete", é "um lembrete, preso ao horário de vencimento da tarefa".
Colaboração e compartilhamento
O To Do deixa você compartilhar uma lista com outras pessoas, o que basta para uma lista de compras compartilhada ou as tarefas de um casal. O Todoist vai além: você compartilha projetos inteiros, atribui tarefas a pessoas específicas, adiciona comentários e anexa arquivos, o que o torna viável para equipes pequenas, não só para o ambiente doméstico.
Plataformas e o ecossistema Microsoft
Se o seu dia passa pelo Microsoft 365, o To Do leva uma vantagem real. E-mails sinalizados no Outlook viram tarefas, seus itens aparecem na experiência Tarefas do Teams ao lado do Microsoft Planner, e tudo isso é gratuito com a assinatura que você já tem.
Uma ressalva sobre o truque dos e-mails sinalizados, já que é por ele que muita gente escolhe o To Do: a lista de e-mails sinalizados só funciona com caixas hospedadas pela Microsoft (Outlook.com, Hotmail.com, Live.com ou um domínio próprio hospedado na Microsoft), e você precisa ativá-la antes que qualquer coisa apareça ali.
O Todoist iguala a ampla cobertura de plataformas (e acrescenta o Linux, que o To Do não tem) e oferece suplementos de Outlook e Gmail, mas fica ao lado da pilha da Microsoft, não dentro dela.
Levar suas tarefas para onde você planeja
Essa dimensão muitas vezes decide a questão para quem planeja o trabalho em outro lugar que não seja um aplicativo de tarefas. O Microsoft To Do não tem conexão oficial com o Notion; você fica limitado à automação de terceiros, e a maioria dela roda em uma direção só. O Todoist tem uma incorporação oficial no Notion e um conjunto sólido de ferramentas de sincronização, incluindo opções de verdade bidirecionais. Se suas tarefas precisam aparecer no Notion ao lado das suas anotações, projetos e documentos, o Todoist é o aplicativo muito mais fácil de conectar, que é justamente o tema da próxima seção.
Se você só vai usar a versão gratuita
Quase todo mundo que compara esses dois aplicativos pretende não gastar nada, e isso muda a resposta.
O To Do gratuito é o produto inteiro:
- Listas, etapas, datas de vencimento e anexos de arquivos
- Lembretes no horário que você escolher e tarefas recorrentes, da diária aos padrões personalizados
- Listas compartilhadas, Meu Dia e as conexões com Outlook e Teams
O Todoist gratuito é uma amostra do produto:
- 5 projetos pessoais ativos e 3 visualizações de filtro
- 7 dias de histórico de atividades e 5 MB de upload de arquivos
- Formatos de lista e quadro, mas sem visualização de calendário e sem prazos finais
- Um lembrete automático por tarefa, preso ao horário de vencimento; vários lembretes personalizados e os por localização exigem o Pro
- Captura por voz com o Ramble limitada a 10 sessões por mês, e nada de Todoist Assist
Numa comparação estrita de gratuito contra gratuito, o Microsoft To Do entrega mais. O Todoist ganha o lugar dele assim que você precisa de etiquetas e filtros que atravessam projetos, ou de um aplicativo de tarefas que converse com o resto das suas ferramentas. Nesse ponto, a comparação justa é o To Do contra o Todoist Pro a US$ 5 por usuário ao mês na cobrança anual, não contra o plano gratuito Beginner.
Se você prefere ver o cenário completo antes de decidir, nossas seleções dos melhores aplicativos de lista de tarefas e dos melhores aplicativos de planejamento passam pelas alternativas.
Qual você deve escolher?
A resposta certa depende de quão complexo é o seu trabalho e de qual ecossistema você já usa no dia a dia.
| Se você precisa principalmente de... | Use | Por quê |
|---|---|---|
| Manter uma lista diária gratuita e simples | Microsoft To Do | Sem custo, interface limpa, planejamento com Meu Dia |
| Não gastar nada, nunca | Microsoft To Do | Nada fica reservado para um plano pago |
| Trabalhar dentro do Outlook e do Teams | Microsoft To Do | E-mails sinalizados viram tarefas; encaixe nativo no Microsoft 365 |
| Gerenciar projetos com marcadores e filtros | Todoist | Projetos, etiquetas, filtros e visualizações em quadro |
| Capturar tarefas rápido, o dia todo | Todoist | Interpreta projetos, etiquetas e prioridade; e ainda captura por voz |
| Compartilhar trabalho com uma equipe pequena | Todoist | Projetos compartilhados, comentários e atribuição de tarefas |
| Ver suas tarefas dentro do Notion | Todoist | Incorporação oficial e sincronização bidirecional de verdade (mais abaixo) |
Conectando suas tarefas ao seu espaço de trabalho
Um aplicativo de tarefas é só metade de um sistema. Se você planeja projetos, guarda anotações de reunião e acompanha todo o resto no Notion, uma lista de verificação separada por fora significa que você fica trocando de janela o tempo todo e copiando itens à mão. A solução é manter suas tarefas onde você as executa e fazer com que apareçam, automaticamente, em um banco de dados do Notion ao lado do resto do seu trabalho.
É aqui que o Todoist se destaca de um jeito que faz diferença. Para manter os dois em dia sem redigitar nada, o 2sync conecta o Todoist e o Notion com sincronização bidirecional de verdade: adicione ou conclua uma tarefa no Todoist e ela é atualizada no Notion; edite no Notion e a mudança volta para o Todoist. Ele mapeia os campos do Todoist para propriedades do Notion, incluindo datas de vencimento, prioridades, etiquetas, seções e subtarefas, e você pode filtrar para que só certos projetos ou etiquetas sincronizem.
Tarefas do Todoist chegando a um banco de dados do Notion depois de uma sincronização bidirecional, prontas para visualizações em quadro, tabela ou calendário.
Se você quiser uma vantagem inicial, nosso modelo de Todoist para Notion gratuito traz um banco de dados já estruturado para espelhar suas tarefas do Todoist, para que você conecte e comece. Vale olhar outros formatos também: nossa seleção dos melhores modelos de lista de tarefas para Notion reúne quadros, planejadores semanais e montagens GTD para onde apontar uma sincronização.
A configuração leva alguns minutos: siga como sincronizar o Notion com o Todoist para o passo a passo, ou veja a página da integração do Todoist com o Notion para saber exatamente o que cada campo mapeia. Se você está comparando ferramentas de sincronização antes de decidir, o comparativo 2sync vs Pleexy mostra como os dois lidam com o Todoist e o Notion recurso por recurso. E se você ainda está pesando o Todoist contra os recursos de tarefas do próprio Notion, Notion vs. Todoist cobre essa decisão a fundo.
E se você se inclina para o Microsoft To Do? O Notion fica mais forte quando é ligado aos aplicativos da Microsoft que já comandam o seu dia: o 2sync sincroniza Outlook Calendar, Outlook Mail e Outlook Contacts com o Notion, para que suas reuniões, e-mails importantes e contatos cheguem ao mesmo espaço das suas anotações. Veja como sincronizar o Notion com o Outlook Calendar se essa for a parte do seu dia que você mais quer no Notion.
Conclusão
O Microsoft To Do e o Todoist são feitos para pessoas diferentes. O Microsoft To Do é a melhor escolha se você quer um planejador diário gratuito e focado e seu trabalho já passa pelo Outlook e pelo Teams; e é também a melhor escolha se o seu orçamento para um aplicativo de tarefas é zero, porque nada nele fica reservado para um plano pago. O Todoist é a melhor escolha para quase todo mundo disposto a pagar: captura tarefas mais rápido, organiza com projetos, etiquetas e filtros, mostra em visualização de lista, quadro ou calendário, e escala de uma lista pessoal ao trabalho de uma equipe pequena sem quebrar.
O fator decisivo para muita gente é o que acontece fora do aplicativo de tarefas. Se você planeja a vida no Notion, o Todoist é o que se conecta de forma limpa, e uma sincronização bidirecional transforma sua lista de tarefas em parte do mesmo espaço de trabalho que você já usa para tudo. Para uma visão mais ampla do cenário, compare os melhores aplicativos de lista de tarefas ou leia Google Keep vs. Google Tasks se você está se inclinando para as ferramentas do Google.
Leve suas tarefas do Todoist para o Notion
Sincronize o Todoist com um banco de dados do Notion de forma bidirecional: mapeamento de campos, filtros e suas tarefas em visualização de quadro, tabela ou calendário.
FAQ
O Microsoft To Do é melhor que o Todoist?
Para a maioria das pessoas, não. O Todoist oferece mais: projetos, etiquetas, filtros, visualizações em quadro e calendário, um interpretador que tira projetos e prioridades da própria linha da tarefa e atribuição de tarefas. O Microsoft To Do é melhor em dois casos específicos: quando você quer um aplicativo totalmente gratuito e quando seu trabalho passa pelo Outlook e pelo Teams, onde o To Do se integra de forma nativa. Se suas necessidades vão além de uma lista diária simples, o Todoist é o gerenciador de tarefas mais forte.
O Microsoft To Do é realmente gratuito?
Sim. O Microsoft To Do é totalmente gratuito com uma conta pessoal da Microsoft ou uma assinatura do Microsoft 365, e não existe upgrade pago. O Todoist, por outro lado, tem um plano gratuito além dos planos pagos Pro e Business, que aumentam os limites e acrescentam recursos de equipe.
O Microsoft Planner vai substituir o Microsoft To Do?
Não. A Microsoft reuniu as tarefas do To Do, do Planner e do Project em um aplicativo Planner unificado dentro do Teams, o que gerou alguma confusão, mas o Microsoft To Do continua existindo como aplicativo independente na web, no Windows, no Mac, no iOS e no Android. O To Do foca em listas de tarefas pessoais, enquanto o Planner foca em quadros de tarefas de equipe e de projeto.
Dá para sincronizar o Microsoft To Do ou o Todoist com o Notion?
O Todoist sincroniza com o Notion sem complicação. O 2sync conecta o Todoist e o Notion com sincronização bidirecional de verdade, mapeando datas de vencimento, prioridades, etiquetas e subtarefas para propriedades do Notion, de modo que as mudanças fluem automaticamente nas duas direções. O Microsoft To Do não tem conexão oficial com o Notion e depende de automação de terceiros unidirecional. Se sincronizar tarefas com o Notion importa para você, o Todoist é o aplicativo mais fácil de conectar.
Existe algo melhor que o Todoist?
Depende do que você precisa. O TickTick acrescenta um calendário embutido e um rastreador de hábitos, o Google Tasks é mais simples e gratuito, e o Notion pode substituir um aplicativo de tarefas por inteiro se você quiser tarefas e anotações em um só lugar. O Todoist continua sendo uma das opções mais equilibradas em velocidade, estrutura e suporte multiplataforma. Nossas comparações de TickTick vs. Todoist e Notion vs. Todoist mostram os trade-offs.
O plano gratuito do Todoist basta ou eu preciso do Pro?
O plano gratuito do Todoist se chama Beginner e trava você em 5 projetos pessoais ativos, 3 visualizações de filtro personalizadas, 7 dias de histórico de atividades e 5 MB de upload de arquivos. Ele também fica sem a visualização de calendário e sem prazos finais. Os lembretes funcionam sim no Beginner: coloque data e horário em uma tarefa e o Todoist avisa você automaticamente, 30 minutos antes por padrão. O que o Pro acrescenta são vários lembretes personalizados na mesma tarefa e os avisos disparados por localização. Se você toca um punhado de projetos, o Beginner dá conta. Se você quer mais de cinco projetos, prazos finais ou a visualização de calendário, aí é Pro, que sai por US$ 5 por usuário ao mês na cobrança anual ou US$ 7 na cobrança mensal. O Microsoft To Do continua ganhando a comparação estrita de gratuito contra gratuito, porque não limita nada e deixa você marcar um lembrete no horário que quiser, com data de vencimento ou sem.
Dá para levar minhas tarefas do Microsoft To Do para o Todoist?
O caminho de importação do Todoist é um arquivo CSV: você baixa o modelo dele, preenche com suas tarefas, salva em UTF-8 e importa dentro de um projeto. Cada projeto aceita até 300 tarefas, então uma lista longa precisa ser dividida entre projetos. Encare como uma reconstrução, não como uma migração: recrie primeiro a estrutura das suas listas no Todoist, depois mova as tarefas e mantenha o To Do por perto até conferir que nada ficou para trás.
O Todoist funciona no Windows e no Outlook como o Microsoft To Do?
O Todoist tem um aplicativo para Windows e um suplemento de Outlook que permite transformar e-mails em tarefas, então ele funciona em um ambiente Microsoft. O que ele não consegue igualar é a profundidade nativa do To Do dentro do Microsoft 365: e-mails sinalizados no Outlook virando tarefas automaticamente e tarefas aparecendo no aplicativo Tarefas do Teams. Para um fluxo de trabalho centrado na Microsoft, o To Do ainda se encaixa melhor; para todo o resto, os recursos do Todoist vencem.
