Microsoft To Do vs. Todoist em 2026: qual você deve usar?

O Todoist é o melhor gerenciador de tarefas. O Microsoft To Do é o melhor gratuito.

As duas frases valem ao mesmo tempo, e é isso que complica a escolha. A linha que separa os dois é a do pagamento: o To Do faz tudo de graça, e boa parte da estrutura do Todoist está presa ao Pro.

Microsoft To Do vs. Todoist de um relance

As linhas abaixo cobrem o que muda de verdade entre os dois: quanto custam, como você captura uma tarefa, como a organiza e a que cada um se conecta.

Os dois aplicativos são rápidos, sincronizam em todo lugar e lidam bem com uma lista de verificação básica.

As diferenças aparecem no momento em que suas necessidades vão além de "lembrar de comprar leite".

Preço: gratuito vs. freemium

O Microsoft To Do é totalmente gratuito. Não existe plano pago e nada fica retido.

Tudo o que ele faz vem com uma conta pessoal da Microsoft ou uma assinatura do Microsoft 365. Se você ainda não usa o app, veja para que serve o Microsoft To Do e como usar as listas, o Meu Dia e os e-mails sinalizados.

O Todoist usa um modelo freemium, e os três planos se separam com clareza:

• Beginner (gratuito): dá conta de uma pessoa com poucos projetos, mas os limites chegam rápido: 5 projetos pessoais ativos, 3 visualizações de filtro, 7 dias de histórico de atividades e 5 MB de upload de arquivos. Sem prazos finais e sem visualização de calendário.
• Pro: US$ 3 por usuário ao mês na cobrança anual (US$ 36 por ano), ou US$ 4 na cobrança mensal. Eleva os limites para 300 projetos e 150 visualizações de filtro com histórico completo, e libera os extras de planejamento.
• Business: US$ 4,83 por usuário ao mês na cobrança anual (US$ 58 por usuário ao ano), ou US$ 6 na cobrança mensal.

Esses são os preços regionais, em dólar, que o Todoist mostra para quem acessa do Brasil.

Nos Estados Unidos, desde o reajuste de 10 de dezembro de 2025, o Pro custa US$ 5 no anual ou US$ 7 no mensal.

Se o preço é a única coisa que importa, o To Do vence de forma absoluta.

Captura de tarefas e linguagem natural

O Todoist ainda captura mais rápido, mas a distância diminuiu.

O Microsoft To Do lê datas, horários e padrões de repetição direto do título da tarefa enquanto você digita. Escreva "submit invoice friday 5pm" e a tarefa chega com data de vencimento e lembrete já colocados.

Três limites que vale conhecer:

• Só no aplicativo de Windows a partir da versão 2.66 e no iOS
• Só em inglês no Windows
• Para de valer assim que você edita pela visualização de detalhes uma tarefa que já existe

O que o To Do não sabe ler é estrutura. O interpretador do Todoist tira da mesma linha o projeto, a etiqueta, a prioridade e o responsável, então a tarefa cai onde deveria em vez de esperar para ser organizada.

O Todoist também levou a captura para além do teclado:

• Ramble transforma o que você fala em tarefas estruturadas em mais de 40 idiomas: 10 sessões por mês no plano gratuito, sessões ilimitadas no Pro e no Business.
• Todoist Assist monta filtros a partir de uma frase e transforma e-mails encaminhados em tarefas. Só no Pro e no Business.

Organização: projetos, etiquetas e visualizações

O To Do organiza o trabalho em listas, que você pode reunir em grupos, além de etapas dentro de cada tarefa. Essa é toda a hierarquia: sem filtros, uma única maneira de visualizar uma lista. Para marcar tarefas, você tem hashtags no título e as categorias de cor do Outlook, que dá para buscar em todas as listas, mas bem mais simples que as etiquetas do Todoist.

O que ele acrescenta no lugar é um ritual de planejamento.

O Meu Dia é uma lista nova que você refaz cada manhã, e o To Do sugere itens entre as tarefas atrasadas e as que estão chegando para você escolher as poucas que valem o dia.

O Todoist dá a você projetos, seções, etiquetas e filtros, além de quatro níveis de prioridade. A mesma tarefa pode estar em um projeto e carregar marcadores como @casa ou @foco-profundo que você filtra em todos os projetos de uma vez.

Você também ganha três visualizações de qualquer projeto, incluindo um quadro no estilo Kanban para mover o trabalho pelas etapas.

Os formatos de lista e quadro são gratuitos. A visualização de calendário é a que custa: ela vem com o Pro.

Lembretes e tarefas recorrentes

Na recorrência, é quase empate técnico.

O To Do repete diariamente, em dias úteis, semanalmente, mensalmente, anualmente ou em um padrão personalizado.

O Todoist aceita as mesmas instruções escritas em texto simples ("toda 2ª terça", "todo dia útil às 9h"), algo que nosso guia de tarefas recorrentes no Todoist explica passo a passo.

Nos lembretes, os dois estão mais próximos do que as páginas de planos sugerem. Os dois planos gratuitos avisam você, então o que muda é a flexibilidade, não o acesso:

• Microsoft To Do: o lembrete não custa nada e aceita qualquer horário que você indicar, de mais tarde hoje a uma data e um horário específicos, tenha a tarefa data de vencimento ou não.
• Todoist gratuito: coloque data e horário em uma tarefa e ele adiciona um lembrete automático, com a antecedência que você escolher nas configurações de lembretes.
• Todoist Pro: empilha vários lembretes personalizados na mesma tarefa, aceita digitá-los na hora com o atalho ! e dispara um aviso por localização em vez de por horário.

Então a lacuna do plano gratuito não é "não tem lembrete". É "um lembrete, preso ao horário de vencimento da tarefa".

Colaboração e compartilhamento

O To Do deixa você compartilhar uma lista com outras pessoas, o que basta para uma lista de compras compartilhada ou as tarefas de um casal.

O Todoist vai além: você compartilha projetos inteiros, atribui tarefas a pessoas específicas, adiciona comentários e anexa arquivos. Isso o torna viável para equipes pequenas, não só para o ambiente doméstico.

Plataformas e o ecossistema Microsoft

Se o seu dia passa pelo Microsoft 365, o To Do leva uma vantagem real:

• E-mails sinalizados no Outlook viram tarefas
• Seus itens aparecem na experiência Tarefas do Teams, ao lado do Microsoft Planner
• Tudo isso é gratuito com a assinatura que você já tem

O truque dos e-mails sinalizados é o recurso pelo qual muita gente escolhe o To Do, então vale saber onde ele para:

• Só funciona com caixas hospedadas pela Microsoft: Outlook.com, Hotmail.com, Live.com ou um domínio próprio hospedado na Microsoft
• Você precisa ativar a lista de e-mails sinalizados antes que qualquer coisa apareça ali
• Só a sua caixa principal sincroniza. Caixas compartilhadas e pastas compartilhadas não

Se o seu e-mail passa pelo Gmail, o Google Tarefas faz o mesmo papel com o botão Adicionar ao Tarefas, e o comparativo Microsoft To Do vs. Google Tarefas mostra onde cada um leva vantagem.

O Todoist iguala a ampla cobertura de plataformas e acrescenta o Linux, que o To Do não tem. Ele oferece suplementos de Outlook e Gmail, mas fica ao lado da pilha da Microsoft, não dentro dela.

Levar suas tarefas para onde você planeja

Essa dimensão muitas vezes decide a questão para quem planeja o trabalho em outro lugar que não seja um aplicativo de tarefas.

Nem a Microsoft nem o Notion oferecem uma conexão com o To Do, então ele chega ao Notion por uma ferramenta de sincronização dedicada.

• Microsoft To Do, nos dois sentidos: notas, datas de vencimento e de início, lembrete, importância, categorias, status e lista vão e voltam. As etapas chegam como texto somente leitura e, como o To Do não tem subtarefas nem seções, não existe hierarquia para levar junto.
• Todoist: uma incorporação oficial no Notion e ferramentas de sincronização bidirecional que levam a estrutura inteira dele, com projetos, seções, etiquetas, prioridades e subtarefas.

Se você quer os dados de tarefa mais completos no Notion, o Todoist continua na frente.

E se o To Do é o app que você usa o dia inteiro, a boa notícia é que não precisa trocar de aplicativo para ver suas tarefas no Notion.

Se você só vai usar a versão gratuita

Quase todo mundo que compara esses dois aplicativos pretende não gastar nada, e isso muda a resposta.

O To Do gratuito é o produto inteiro:

• Listas, etapas, datas de vencimento e anexos de arquivos
• Lembretes no horário que você escolher e tarefas recorrentes, da diária aos padrões personalizados
• Listas compartilhadas, Meu Dia e as conexões com Outlook e Teams

O Todoist gratuito é uma amostra do produto:

• 5 projetos pessoais ativos e 3 visualizações de filtro
• 7 dias de histórico de atividades e 5 MB de upload de arquivos
• Formatos de lista e quadro, mas sem visualização de calendário e sem prazos finais
• Um lembrete automático por tarefa, preso ao horário de vencimento; vários lembretes personalizados e os por localização exigem o Pro
• Captura por voz com o Ramble limitada a 10 sessões por mês, e nada de Todoist Assist

Numa comparação estrita de gratuito contra gratuito, o Microsoft To Do entrega mais.

O Todoist ganha o lugar dele assim que você precisa de etiquetas e filtros que atravessam projetos, ou de um aplicativo de tarefas que converse com o resto das suas ferramentas.

Nesse ponto, a comparação justa é o To Do contra o Todoist Pro a US$ 3 por usuário ao mês na cobrança anual, não contra o plano gratuito Beginner.

Se você prefere ver o cenário completo antes de decidir, nossas seleções dos melhores aplicativos de lista de tarefas e dos melhores aplicativos de planejamento passam pelas alternativas.

Qual você deve escolher?

A resposta certa depende de quão complexo é o seu trabalho e de qual ecossistema você já usa no dia a dia.

Se você está se inclinando para o lado do Todoist, vale dar uma olhada em duas comparações mais próximas: Todoist vs. Google Tasks e TickTick vs. Todoist.

Conectando suas tarefas ao seu espaço de trabalho

Um aplicativo de tarefas é só metade de um sistema.

Se você planeja projetos, guarda anotações de reunião e acompanha todo o resto no Notion, uma lista de verificação por fora significa trocar de janela o tempo todo e copiar itens à mão.

A solução é manter as tarefas onde você as executa e fazer com que apareçam, automaticamente, em um banco de dados do Notion.

Dá para ligar qualquer um dos dois ao Notion, e o Todoist é o que leva mais estrutura junto.

O 2sync conecta o Todoist e o Notion com sincronização bidirecional de verdade. Adicione ou conclua uma tarefa no Todoist e ela é atualizada no Notion; edite no Notion e a mudança volta para o Todoist.

• Todoist: datas de vencimento, prioridades, etiquetas, seções e subtarefas viram propriedades do Notion, e você pode filtrar para que só certos projetos ou etiquetas sincronizem.
• Microsoft To Do: título, notas, datas de vencimento e de início, lembrete, importância, categorias, status e lista andam nas duas direções, e os e-mails que você sinaliza no Outlook chegam ao Notion como tarefas.

As etapas do To Do chegam como texto somente leitura, uma por linha. Você pode sincronizar várias listas em um único banco de dados ou dar a cada lista o seu próprio.

Tarefas do Todoist chegando a um banco de dados do Notion depois de uma sincronização bidirecional, prontas para visualizações em quadro, tabela ou calendário.

A configuração leva alguns minutos:

1. Escolha o banco de dados. Nosso modelo de Todoist para Notion gratuito já vem estruturado para espelhar as tarefas do Todoist, então dá para conectar e começar. Outros formatos funcionam também: nossa seleção dos melhores modelos de lista de tarefas para Notion reúne quadros, planejadores semanais e montagens GTD.
2. Conecte os dois aplicativos e mapeie os campos. O guia como sincronizar o Notion com o Todoist mostra o passo a passo, e como sincronizar o Notion com o Microsoft To Do faz o mesmo do lado da Microsoft, inclusive a tela de aprovação que aparece em conta corporativa.
3. Confira para onde vai cada campo na página da integração do Todoist com o Notion ou da integração do Microsoft To Do com o Notion.

O To Do usa a mesma conta Microsoft que o Outlook Calendar, o Outlook Mail e o Outlook Contacts, então suas reuniões, e-mails importantes e contatos podem chegar ao mesmo espaço das suas tarefas.

Veja como sincronizar o Notion com o Outlook Calendar se a agenda for a próxima peça que você quer no Notion.

O Pleexy é a outra ferramenta que as pessoas usam para ligar o Todoist ao Notion, e o comparativo 2sync vs Pleexy coloca os dois recurso por recurso.

E se você ainda está pesando o Todoist contra os recursos de tarefas do próprio Notion, Notion vs. Todoist cobre essa decisão a fundo.

Conclusão

O Microsoft To Do e o Todoist são feitos para pessoas diferentes.

O Microsoft To Do é a melhor escolha se você quer um planejador diário gratuito e focado, e seu trabalho já passa pelo Outlook e pelo Teams.

Ele também ganha se o orçamento para um aplicativo de tarefas é zero, porque nada nele fica reservado para um plano pago.

O Todoist é a melhor escolha para quase todo mundo disposto a pagar. Captura tarefas mais rápido, organiza com projetos, etiquetas e filtros, mostra tudo em lista, quadro ou calendário, e escala de uma lista pessoal ao trabalho de uma equipe pequena sem quebrar.

O fator decisivo para muita gente é o que acontece fora do aplicativo de tarefas.

Se você planeja a vida no Notion, os dois se conectam com sincronização bidirecional: o Todoist leva junto os projetos, as etiquetas e as subtarefas, e o To Do mantém importância, status e lembretes em dia.

De um jeito ou de outro, sua lista de tarefas vira parte do mesmo espaço de trabalho que você usa para todo o resto.

Para uma visão mais ampla do cenário, compare os melhores aplicativos de lista de tarefas ou leia Google Keep vs. Google Tasks se você está se inclinando para as ferramentas do Google.

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