O Todoist é o melhor gerenciador de tarefas para a maioria das pessoas: tem projetos, etiquetas, filtros, visualizações em quadro e calendário, além de uma entrada em linguagem natural que o Microsoft To Do não consegue igualar. O Microsoft To Do é a melhor escolha se você trabalha dentro do Microsoft 365 e quer algo limpo, simples e totalmente gratuito. A versão honesta é que eles miram em usuários diferentes: o To Do é um planejador diário gratuito conectado ao Outlook e ao Teams, enquanto o Todoist é um sistema de produtividade completo no qual você pode crescer. Este guia compara os dois recurso por recurso, incluindo a pergunta que muitas vezes decide tudo: qual deles realmente leva suas tarefas para o espaço onde você planeja todo o resto.
Microsoft To Do vs. Todoist de um relance
O painel abaixo avalia cada aplicativo nas tarefas para as quais as pessoas de fato usam um gerenciador. As análises detalhadas vêm nas seções seguintes.
| Categoria | Microsoft To Do | Todoist | Vencedor |
|---|---|---|---|
| Preço | Totalmente gratuito | Plano gratuito, Pro a partir de US$ 5/mês | Microsoft To Do |
| Captura de tarefas | Adição rápida, sem interpretação | Entrada em linguagem natural | Todoist |
| Organização | Listas e etapas | Projetos, seções, etiquetas, filtros | Todoist |
| Visualizações | Uma lista por página | Lista, quadro e calendário | Todoist |
| Lembretes e recorrência | Por horário, repetição básica | Recorrência flexível em texto simples | Todoist |
| Colaboração | Listas compartilhadas | Projetos compartilhados, comentários, responsáveis | Todoist |
| Planejamento diário | Meu Dia com sugestões inteligentes | Visualizações Hoje e Em breve | Microsoft To Do |
| Encaixe no Microsoft 365 | Profundo: Outlook, Teams, Planner | Apenas suplementos de Outlook e Gmail | Microsoft To Do |
| Plataformas | Windows, web, iOS, Android, Mac | Acrescenta Linux e extensões de navegador | Todoist |
| Funciona com o Notion | Só automação de terceiros | Incorporação oficial e sincronização bidirecional | Todoist |
Conclusão: o Todoist vence em recursos, flexibilidade e em até onde você pode levá-lo. O Microsoft To Do vence no preço e no encaixe, se o seu trabalho já passa pelo Outlook e pelo Teams. Se você precisa de uma lista diária simples e gratuita e trabalha no Microsoft 365, escolha o To Do. Se você gerencia qualquer coisa mais complexa do que uma lista de verificação plana, ou quer um aplicativo de tarefas que se conecte de forma limpa ao resto das suas ferramentas, escolha o Todoist.
O que é o Microsoft To Do?
O Microsoft To Do é um aplicativo de tarefas gratuito construído sobre a estrutura do Wunderlist, o querido aplicativo de listas que a Microsoft comprou em 2015 e aposentou em 2020. Ele foi pensado para ser simples: um lugar limpo para manter listas diárias, fortemente conectado ao mundo do Microsoft 365.
Seu recurso característico é o Meu Dia, uma lista nova que você reconstrói a cada manhã. O To Do sugere itens entre suas tarefas atrasadas e futuras, e você escolhe as poucas que valem a pena fazer hoje. Ao redor disso ficam as listas comuns, as etapas (subtarefas), as datas de vencimento, os lembretes, as tarefas recorrentes, os anexos de arquivos e as listas compartilhadas para um parceiro ou uma equipe pequena.
O atrativo de verdade é a integração com a Microsoft. E-mails sinalizados no Outlook viram tarefas no To Do automaticamente, suas tarefas aparecem no aplicativo Tarefas do Teams ao lado do Planner, e tudo sincroniza entre Windows, web, iOS, Android e Mac. O que o To Do deixa de fora é estrutura: não há marcadores, não há filtros personalizados, não há visualização em quadro e não há como agrupar tarefas por algo que não seja a lista em que elas estão.
O que é o Todoist?
O Todoist é um gerenciador de tarefas multiplataforma que passou anos construindo uma das experiências de lista de tarefas mais refinadas disponíveis. Enquanto o To Do é uma lista diária, o Todoist é um sistema completo: um lugar em que você pode tocar a vida e o trabalho inteiros sem que tudo desmorone quando a escala cresce.
O recurso pelo qual as pessoas se apaixonam primeiro é a entrada em linguagem natural. Digite "Escrever a pauta da reunião de segunda toda semana #Trabalho +Paulo" e o Todoist interpreta a data de vencimento, a recorrência, o projeto e o responsável enquanto você digita. A partir daí, você ganha projetos e subprojetos, seções, etiquetas, filtros, quatro níveis de prioridade e três maneiras de olhar para as mesmas tarefas: lista, quadro e calendário. Ele também lida com tarefas recorrentes, lembretes, comentários, modelos e uma leve camada de gamificação chamada Karma.
O Todoist roda em Windows, Mac, Linux, iOS, Android e na web, com extensões de navegador e suplementos para Gmail, Outlook e Slack. O plano gratuito cobre o básico (inclusive lembretes), mas limita você a 5 projetos pessoais, 3 filtros e uma semana de histórico de atividades; o Pro eleva esses limites para 300 projetos e 150 filtros, com histórico completo. Para uma olhada mais detalhada em como ele se sai diante de outras ferramentas, veja Todoist vs. Google Tasks e TickTick vs. Todoist.
Principais diferenças
Os dois aplicativos são rápidos, sincronizam em todo lugar e lidam bem com uma lista de verificação básica. As diferenças aparecem no momento em que suas necessidades vão além de "lembrar de comprar leite".
Preço: gratuito vs. freemium
O Microsoft To Do é totalmente gratuito, sem nenhum plano pago. Tudo o que ele faz, você tem sem custo com uma conta pessoal da Microsoft ou uma assinatura do Microsoft 365.
O Todoist usa um modelo freemium. O plano gratuito é realmente utilizável para uma pessoa com um punhado de projetos, mas usuários avançados esbarram nos limites (5 projetos, 3 filtros, uma semana de histórico). O Pro custa US$ 5 por mês na cobrança anual (US$ 60 por ano, ou US$ 7 por mês na cobrança mensal) e aumenta bastante os limites; o Business acrescenta recursos de equipe por US$ 8 por usuário ao mês na cobrança anual (US$ 10 na cobrança mensal). Se o preço é a única coisa que importa, o To Do vence de forma absoluta.
Captura de tarefas e linguagem natural
Esta é a vantagem mais clara do Todoist. Seu interpretador de linguagem natural permite capturar uma tarefa totalmente estruturada em uma linha, com datas, recorrência, projetos, etiquetas e prioridade incluídos, sem tocar em nenhum menu. Ao longo de meses de uso diário, essa velocidade se acumula.
O Microsoft To Do tem uma caixa simples de adição rápida. Você digita a tarefa e depois define a data de vencimento, o lembrete e a repetição em controles separados. É perfeitamente adequado para itens simples, mas nunca sai do seu caminho como o interpretador do Todoist faz.
Organização: projetos, etiquetas e visualizações
O To Do organiza o trabalho em listas, que você pode reunir em grupos, além de etapas dentro de cada tarefa. Essa é toda a hierarquia. Não há marcadores, não há filtros e há uma única maneira de visualizar uma lista.
O Todoist dá a você projetos, seções, etiquetas e filtros, de modo que a mesma tarefa pode estar em um projeto e carregar marcadores como @casa ou @foco-profundo que você filtra em todos os projetos de uma vez. Você também ganha três visualizações de qualquer projeto, incluindo um quadro no estilo Kanban para mover o trabalho pelas etapas.
Lembretes e tarefas recorrentes
Os dois aplicativos fazem lembretes e tarefas que se repetem, mas o Todoist é mais flexível. Você define uma tarefa recorrente em português simples ("toda 2ª terça", "todo dia útil às 9h") e o Todoist cuida do resto. O Microsoft To Do cobre os padrões comuns (diário, semanal, mensal, personalizado), mas você os monta por menus suspensos em vez de digitar.
Colaboração e compartilhamento
O To Do deixa você compartilhar uma lista com outras pessoas, o que basta para uma lista de compras compartilhada ou as tarefas de um casal. O Todoist vai além: você compartilha projetos inteiros, atribui tarefas a pessoas específicas, adiciona comentários e anexa arquivos, o que o torna viável para equipes pequenas, não só para o ambiente doméstico.
Plataformas e o ecossistema Microsoft
Se o seu dia passa pelo Microsoft 365, o To Do leva uma vantagem real. E-mails sinalizados no Outlook viram tarefas, seus itens aparecem na experiência Tarefas do Teams ao lado do Microsoft Planner, e tudo isso é gratuito com a assinatura que você já tem. O Todoist iguala a ampla cobertura de plataformas (e acrescenta o Linux, que o To Do não tem) e oferece suplementos de Outlook e Gmail, mas fica ao lado da pilha da Microsoft, não dentro dela.
Levar suas tarefas para onde você planeja
Essa dimensão muitas vezes decide a questão para quem planeja o trabalho em outro lugar que não seja um aplicativo de tarefas. O Microsoft To Do não tem conexão oficial com o Notion; você fica limitado à automação de terceiros, e a maioria dela roda em uma direção só. O Todoist tem uma incorporação oficial no Notion e um conjunto sólido de ferramentas de sincronização, incluindo opções de verdade bidirecionais. Se suas tarefas precisam aparecer no Notion ao lado das suas anotações, projetos e documentos, o Todoist é o aplicativo muito mais fácil de conectar, que é justamente o tema da próxima seção.
Qual você deve escolher?
A resposta certa depende de quão complexo é o seu trabalho e de qual ecossistema você já usa no dia a dia.
| Se você precisa principalmente de... | Use | Por quê |
|---|---|---|
| Manter uma lista diária gratuita e simples | Microsoft To Do | Sem custo, interface limpa, planejamento com Meu Dia |
| Trabalhar dentro do Outlook e do Teams | Microsoft To Do | E-mails sinalizados viram tarefas; encaixe nativo no Microsoft 365 |
| Gerenciar projetos com marcadores e filtros | Todoist | Projetos, etiquetas, filtros e visualizações em quadro |
| Capturar tarefas rápido, o dia todo | Todoist | A entrada em linguagem natural interpreta datas e detalhes |
| Compartilhar trabalho com uma equipe pequena | Todoist | Projetos compartilhados, comentários e atribuição de tarefas |
| Ver suas tarefas dentro do Notion | Todoist | Incorporação oficial e sincronização bidirecional de verdade (mais abaixo) |
Conectando suas tarefas ao seu espaço de trabalho
Um aplicativo de tarefas é só metade de um sistema. Se você planeja projetos, guarda anotações de reunião e acompanha todo o resto no Notion, uma lista de verificação separada por fora significa que você fica trocando de janela o tempo todo e copiando itens à mão. A solução é manter suas tarefas onde você as executa e fazer com que apareçam, automaticamente, em um banco de dados do Notion ao lado do resto do seu trabalho.
É aqui que o Todoist se destaca de um jeito que faz diferença. Para manter os dois em dia sem redigitar nada, o 2sync conecta o Todoist e o Notion com sincronização bidirecional de verdade: adicione ou conclua uma tarefa no Todoist e ela é atualizada no Notion; edite no Notion e a mudança volta para o Todoist. Ele mapeia os campos do Todoist para propriedades do Notion, incluindo datas de vencimento, prioridades, etiquetas, seções e subtarefas, e você pode filtrar para que só certos projetos ou etiquetas sincronizem.
Tarefas do Todoist chegando a um banco de dados do Notion depois de uma sincronização bidirecional, prontas para visualizações em quadro, tabela ou calendário.
Se você quiser uma vantagem inicial, nosso modelo de Todoist para Notion gratuito traz um banco de dados já estruturado para espelhar suas tarefas do Todoist, para que você conecte e comece.
A configuração leva alguns minutos: siga como sincronizar o Notion com o Todoist para o passo a passo, ou veja a página da integração do Todoist com o Notion para saber exatamente o que cada campo mapeia. Se você ainda está pesando o Todoist contra os recursos de tarefas do próprio Notion, Notion vs. Todoist cobre essa decisão a fundo.
E se você se inclina para o Microsoft To Do? O próprio To Do não se conecta ao Notion pelo 2sync, mas, se você trabalha no Microsoft 365, o resto da sua pilha se conecta: o 2sync sincroniza seu Outlook Calendar, Outlook Mail e Outlook Contacts com o Notion, para que suas reuniões, e-mails importantes e contatos cheguem ao mesmo espaço de trabalho. Veja como sincronizar o Notion com o Outlook Calendar se essa for a parte do seu dia que você mais quer no Notion.
Conclusão
O Microsoft To Do e o Todoist são feitos para pessoas diferentes. O Microsoft To Do é a melhor escolha se você quer um planejador diário gratuito e focado e seu trabalho já passa pelo Outlook e pelo Teams. O Todoist é a melhor escolha para quase todo mundo: captura tarefas mais rápido, organiza com projetos, etiquetas e filtros, mostra em visualização de lista, quadro ou calendário, e escala de uma lista pessoal ao trabalho de uma equipe pequena sem quebrar.
O fator decisivo para muita gente é o que acontece fora do aplicativo de tarefas. Se você planeja a vida no Notion, o Todoist é o que se conecta de forma limpa, e uma sincronização bidirecional transforma sua lista de tarefas em parte do mesmo espaço de trabalho que você já usa para tudo. Para uma visão mais ampla do cenário, compare os melhores aplicativos de lista de tarefas ou leia Google Keep vs. Google Tasks se você está se inclinando para as ferramentas do Google.
Leve suas tarefas do Todoist para o Notion
Sincronize o Todoist com um banco de dados do Notion de forma bidirecional: mapeamento de campos, filtros e suas tarefas em visualização de quadro, tabela ou calendário.
FAQ
O Microsoft To Do é melhor que o Todoist?
Para a maioria das pessoas, não. O Todoist oferece mais: projetos, etiquetas, filtros, visualizações em quadro e calendário, entrada em linguagem natural e atribuição de tarefas. O Microsoft To Do é melhor em dois casos específicos: quando você quer um aplicativo totalmente gratuito e quando seu trabalho passa pelo Outlook e pelo Teams, onde o To Do se integra de forma nativa. Se suas necessidades vão além de uma lista diária simples, o Todoist é o gerenciador de tarefas mais forte.
O Microsoft To Do é realmente gratuito?
Sim. O Microsoft To Do é totalmente gratuito com uma conta pessoal da Microsoft ou uma assinatura do Microsoft 365, e não existe upgrade pago. O Todoist, por outro lado, tem um plano gratuito além dos planos pagos Pro e Business, que aumentam os limites e acrescentam recursos de equipe.
O Microsoft Planner vai substituir o Microsoft To Do?
Não. A Microsoft reuniu as tarefas do To Do, do Planner e do Project em um aplicativo Planner unificado dentro do Teams, o que gerou alguma confusão, mas o Microsoft To Do continua existindo como aplicativo independente na web, no Windows, no Mac, no iOS e no Android. O To Do foca em listas de tarefas pessoais, enquanto o Planner foca em quadros de tarefas de equipe e de projeto.
Dá para sincronizar o Microsoft To Do ou o Todoist com o Notion?
O Todoist sincroniza com o Notion sem complicação. O 2sync conecta o Todoist e o Notion com sincronização bidirecional de verdade, mapeando datas de vencimento, prioridades, etiquetas e subtarefas para propriedades do Notion, de modo que as mudanças fluem automaticamente nas duas direções. O Microsoft To Do não tem conexão oficial com o Notion e depende de automação de terceiros unidirecional. Se sincronizar tarefas com o Notion importa para você, o Todoist é o aplicativo mais fácil de conectar.
Existe algo melhor que o Todoist?
Depende do que você precisa. O TickTick acrescenta um calendário embutido e um rastreador de hábitos, o Google Tasks é mais simples e gratuito, e o Notion pode substituir um aplicativo de tarefas por inteiro se você quiser tarefas e anotações em um só lugar. O Todoist continua sendo uma das opções mais equilibradas em velocidade, estrutura e suporte multiplataforma. Nossas comparações de TickTick vs. Todoist e Notion vs. Todoist mostram os trade-offs.
O Todoist funciona no Windows e no Outlook como o Microsoft To Do?
O Todoist tem um aplicativo para Windows e um suplemento de Outlook que permite transformar e-mails em tarefas, então ele funciona em um ambiente Microsoft. O que ele não consegue igualar é a profundidade nativa do To Do dentro do Microsoft 365: e-mails sinalizados no Outlook virando tarefas automaticamente e tarefas aparecendo no aplicativo Tarefas do Teams. Para um fluxo de trabalho centrado na Microsoft, o To Do ainda se encaixa melhor; para todo o resto, os recursos do Todoist vencem.
