Notion vs. Todoist: qual escolher em 2026?

Qual dos dois combina com você depende do uso que vai dar a ele:

• Você basicamente anota e conclui tarefas. Todoist. Em poucos minutos você já está produtivo, e uma tarefa recorrente se resolve com uma frase.
• Você quer notas, projetos e tarefas no mesmo lugar. Notion. Nada mais se molda tanto, e a galeria de modelos poupa você da montagem.
• Você coordena uma equipe além da lista de tarefas. Notion, pelos espaços de trabalho compartilhados, pela edição em tempo real e pelas permissões página a página.
• Você planeja num lugar e executa em outro. Os dois. O planejamento no Notion, o dia a dia no Todoist, e os dois sincronizados para que nenhum fique desatualizado.

O preço raramente decide: os dois começam de graça e os planos pagos abrem em US$ 3/mês no Todoist Pro (preço para o Brasil) e US$ 10/mês no Notion Plus, ambos com cobrança anual.

Se você está olhando um leque mais amplo, o ClickUp fica entre os dois, e nosso panorama de aplicativos de lista de tarefas cobre o resto.

Notion vs. Todoist em resumo

Conclusão: o Notion vence em personalização, colaboração, amplitude de IA e modelos; o Todoist vence em facilidade de uso, tarefas recorrentes, velocidade no celular e custo-benefício.

Qual é mais fácil de usar?

O Todoist é mais fácil de aprender e mais rápido no dia a dia. No G2, ele tem nota 9/10 em facilidade de uso, contra 8.6/10 do Notion.

O Todoist já funciona na primeira vez que você abre o app. Você digita a tarefa do jeito que falaria, como "Comprar mantimentos amanhã às 17h", e ele reconhece a data e o horário sozinho.

Você define projetos, etiquetas e prioridades em menus simples, e a estrutura de caixa de entrada, projetos e etiquetas se encaixa no GTD (Getting Things Done) sem nenhuma configuração.

O Notion pede que você monte o sistema primeiro. Páginas, bancos de dados e blocos levam um tempo para fazer sentido e, até lá, um espaço de trabalho vazio pode assustar.

Quando a lógica encaixa, você ajusta o espaço de trabalho ao seu jeito de trabalhar, e esse é o motivo para escolher o Notion.

Como Notion e Todoist lidam com tarefas?

O Todoist é mais rápido para as tarefas do dia a dia; o Notion dá mais estrutura a projetos complexos.

Subtarefas e dependências

No Notion, uma tarefa pode ser uma caixa de seleção numa página ou uma linha num banco de dados de tarefas, com as propriedades de que você precisar: prazo, responsável, status, tags.

Dá para aninhar subtarefas dentro de uma tarefa e ligar tarefas com uma relação "Depende de", que mostra quais travam as outras. A linha do tempo desenha essas dependências como setas, e o guia de como criar subtarefas no Notion mostra a configuração.

Essa estrutura tem um custo. No nosso espaço de trabalho, um banco de dados de tarefas com alguns milhares de linhas, várias relações e alguns rollups leva um instante perceptível para abrir, e mais ainda no celular.

No Todoist, você indenta uma tarefa sob outra para transformá-la em subtarefa, com quantos níveis quiser. A subtarefa nova herda o projeto e a data da tarefa mãe, a menos que você altere isso.

Tarefas recorrentes

Aqui o Todoist ganha. Você escreve a recorrência em linguagem natural, como "toda segunda às 20h", "a cada duas quartas" ou "diariamente a partir de amanhã", e a tarefa passa a se repetir.

O Notion não interpreta frases assim. Você cria um modelo da tarefa no banco de dados e define a repetição: diária, semanal, mensal ou anual. Para algo mais complexo, só com uma automação ou com a API.

Datas e prazos

O Todoist separa as duas coisas nos planos pagos. A data é quando você planeja trabalhar na tarefa; o prazo é o limite que não dá para furar.

Com data na quarta e prazo na sexta, a tarefa aparece na sua quarta-feira, e o limite real continua colado nela.

Os prazos só existem nos planos Pro e Business, e para tarefas de rotina o próprio Todoist recomenda uma data recorrente em vez de um prazo.

O Notion não traz isso pronto, mas duas propriedades de data, "Data de execução" e "Prazo final", fazem a mesma divisão, e cada banco de dados suporta até 500 propriedades.

O porém é o de sempre no Notion: você decide o que cada data significa, monta tudo e precisa lembrar disso depois.

Qual é mais personalizável?

O Notion é muito mais personalizável; o Todoist mantém o mesmo design para todo mundo, de propósito.

O Notion funciona como um kit LEGO. Os mesmos blocos servem para anotações de reunião, gestão de projetos, CRMs pessoais e wikis. Você tem:

• Propriedades personalizadas: qualquer campo de que você precisar, de status a esforço estimado.
• Várias visualizações: tabela, quadro, calendário, linha do tempo, lista ou galeria sobre os mesmos dados, cada uma com seus filtros. Dá até para conectar o Notion ao Google Calendar e manter a visualização de calendário em dia com a sua agenda.
• Fórmulas, rollups e bancos de dados vinculados: cálculos dentro do banco, totais puxados pelas relações e cópias filtradas de um banco em outras páginas. Se as fórmulas são o que decide, o comparativo Coda vs. Notion mostra a ferramenta construída em torno delas.
• Incorporações e extensões: mapas, vídeos e widgets em qualquer página, além de extensões do Chrome e da API.
• Aparência: modo escuro, ícones e capas.

No Todoist, toda tarefa tem os mesmos campos: data, prioridade, etiquetas e comentários. Não há campos personalizados nem documentos, então o resto vai para o título da tarefa, para um comentário ou para outro app.

O que dá para ajustar no Todoist:

• Cores de tema e modo escuro.
• Projetos e etiquetas aninhados, além de filtros salvos.
• Quatro níveis de prioridade (P1 a P4) e as notificações que você recebe.
• Layout de painel em qualquer plano e layout de calendário no Pro e no Business.

Modelos

A galeria de modelos do Notion tem milhares de opções para trabalho, estudos e vida pessoal, de pautas de reunião a sistemas completos de projetos e calendários de conteúdo.

Comece pelos melhores modelos gratuitos do Notion ou, para um sistema de tarefas pronto para usar hoje, pelos melhores modelos de tarefas para Notion.

Os modelos do Todoist são listas de tarefas guiadas para metas, marketing, produto, educação e mais. São menos numerosos e continuam sendo listas de tarefas, não dashboards.

Qual é melhor para colaboração em equipe?

O Notion, para tudo que vai além de atribuir tarefas. As equipes têm espaços compartilhados com permissões página a página, edição de páginas e bancos de dados em tempo real, comentários e @menções, e lembretes em datas.

O Todoist cobre o trabalho em equipe em torno das tarefas: projetos compartilhados com níveis de acesso, responsáveis, comentários e atualizações em tempo real.

Desde abril de 2026, o plano Business também tem a aba People (quem está em cada projeto e no que está trabalhando) e o Insights (atividade da equipe e tendências de conclusão).

Desfazer e histórico de versões

• Notion: Ctrl/Cmd + Z desfaz cada ação da sessão. As versões de página ficam guardadas por 7 dias no Free, 30 no Plus, 90 no Business e sem limite no Enterprise, e as páginas excluídas passam 30 dias na lixeira.
• Todoist: depois que você conclui ou reagenda algo, um aviso para desfazer aparece por alguns segundos. O histórico de atividade cobre uma semana no Beginner e tudo nos planos pagos, e o Pro e o Business guardam os 21 backups diários de projeto mais recentes.

Qual tem melhores recursos de IA?

A IA do Notion faz muito mais; a do Todoist se concentra nas tarefas.

O Notion AI rascunha, resume, reescreve, traduz e gera ideias em qualquer página, e transforma um objetivo numa lista de tarefas.

Desde o Notion 3.0, em setembro de 2025, o Notion também tem agentes, hoje chamados de Agentes Personalizados. Eles rodam por programação ou por gatilho e agem no Notion, Slack, Calendar, Figma, Linear e em ferramentas conectadas via MCP.

Os Agentes Personalizados foram gratuitos para testar até o início de maio de 2026 e agora consomem créditos do Notion (US$ 10 por 1.000) nos planos Business e Enterprise. Essa cobrança medida é o que mais pesa na comparação entre a IA do Notion e o preço fixo do ChatGPT.

O Notion Agent baseado em chat, o AI Meeting Notes e o Enterprise Search continuam incluídos nesses planos.

O Notion Mail, o cliente de e-mail com IA do Notion, foi encerrado em 22 de setembro de 2026.

Para continuar levando e-mails ao Notion, a 2sync arquiva as mensagens do Gmail e do Outlook Mail num banco de dados do Notion, com propriedades mapeadas e filtros; o guia do encerramento do Notion Mail mostra como fazer a troca.

Já o Todoist Assist, a IA do Todoist, serve para colocar as tarefas no app e fazê-las andar:

• Ramble: transforma o que você fala em tarefas com datas, etiquetas e prioridades. Foi liberado para todos em janeiro de 2026 e continua sendo um recurso experimental, com 10 sessões por mês no Beginner e sessões ilimitadas no Pro e no Business.
• Captura de tarefas: extrai as tarefas de uma foto, um PDF, um bloco de texto ou um e-mail encaminhado.
• Task Assist: transforma um objetivo numa lista de tarefas, divide uma tarefa grande, reescreve uma tarefa vaga ou sugere o próximo passo.
• Filtros por descrição: você diz em linguagem natural o que quer ver e o Todoist monta o filtro, sem você precisar aprender a sintaxe de consulta.

Qual tem melhor busca e filtragem?

O Notion busca em mais lugares; o Todoist encontra uma tarefa mais rápido.

O Notion pesquisa páginas e bancos de dados no espaço de trabalho inteiro, e a busca com IA alcança também os apps conectados ao Notion AI. As visualizações de banco de dados acrescentam filtros por qualquer propriedade.

A busca do Todoist leva a qualquer tarefa, projeto, etiqueta ou filtro em poucas teclas. Os filtros salvos combinam datas, prioridades, etiquetas e responsáveis em visualizações que abrem com um clique.

Como se comparam as integrações e a exportação de dados?

O Todoist se conecta a mais de 90 apps e o Notion a mais de 100, com focos diferentes.

O Todoist se integra aos apps de onde vêm as tarefas: Slack, Google Calendar, Apple Watch, IFTTT e Zapier.

Desde maio e junho de 2026, ele também sincroniza nos dois sentidos com o Outlook Calendar: as tarefas agendadas aparecem na agenda, as concluídas recebem um visto e as mudanças no nome ou na data passam de um lado para o outro.

Os conectores do Notion, como Slack, Figma, GitHub, Jira e Google Drive, em geral trazem informação para dentro do Notion.

Nenhum dos dois importa dados do outro. O Notion importa do Confluence, Asana, Evernote e Trello, além de texto simples, Markdown, Word, CSV, HTML, PDF e ZIP, mas o Todoist não está nessa lista.

O Todoist exporta um projeto por vez em CSV, com descrições, seções, datas, horários, comentários e anexos. As tarefas concluídas ficam de fora.

Na prática, trocar é reconstruir:

1. Exporte cada projeto do Todoist num CSV separado.
2. Ajuste as colunas às propriedades do seu banco de dados no Notion.
3. Importe o arquivo nesse banco de dados.
4. Refaça cada recorrência na mão.

Se você prefere ficar com os dois, a 2sync mantém um banco de dados do Notion e um projeto do Todoist alinhados nos dois sentidos, com mapeamento de campos e filtros, a cada 2 a 5 minutos.

No Zapier e no Make, cada direção exige uma automação separada. Para comparar as opções de conexão:

• 2sync vs Pleexy, o outro conector dedicado de Todoist para Notion.
• Zapier vs Make, Zapier vs n8n e Activepieces vs n8n, para as ferramentas de automação em geral.
• Alternativas ao Zapier para Notion, incluindo as automações do próprio Notion.

Qual funciona melhor no celular e offline?

O Todoist, nos dois casos, embora o Notion tenha diminuído bastante a diferença no offline.

O app do Notion traz quase tudo o que a versão de desktop faz, e por isso é mais trabalhoso de navegar numa tela pequena.

O app do Todoist foi feito para anotar e concluir tarefas em movimento, e tem versões para Apple Watch e Wear OS. O Notion não tem app para relógio.

O Notion ganhou modo offline na versão 2.53, em agosto de 2025. Dá para visualizar, editar e criar páginas offline no desktop e no celular: você marca as páginas de que precisa, e nos planos pagos o app também baixa as páginas recentes e favoritas.

Conteúdo incorporado que depende de internet não atualiza offline, e bancos de dados muito grandes podem ainda não funcionar por completo.

O Todoist funciona offline há anos. Você adiciona, conclui e reordena tarefas normalmente, e tudo sincroniza quando a conexão volta; só ações como convidar colaboradores precisam de internet.

Como se comparam os preços?

O Todoist oferece melhor custo-benefício para gerenciar tarefas; o Notion vale o preço se você usa o espaço de trabalho inteiro. Preços de setembro de 2026:

Preços do Notion

Preços do Todoist

Veredito final: categoria por categoria

Conclusão

Então, qual ferramenta escolher?

• Escolha o Notion se você quer um espaço de trabalho adaptável para tarefas, notas, documentos e bancos de dados, ou precisa colaborar em mais do que tarefas.
• Escolha o Todoist se você quer gerenciar as tarefas e os prazos do dia a dia de forma simples e rápida, sozinho ou em equipe.
• Use ambos se você planeja no Notion e executa no Todoist. A 2sync mantém tudo sincronizado automaticamente.

Ainda em dúvida? Estes guias vão mais fundo:

• Melhores apps de lista de tarefas e melhores aplicativos de planejamento, se nenhum dos dois aqui é bem o que você procura.
• TickTick vs. Todoist, Todoist vs. Google Tasks e Microsoft To Do vs. Todoist, para os outros duelos do Todoist.
• Notion para gestão de projetos, se a pergunta real é se o Notion dá conta dos seus projetos sozinho.
• Alternativas ao Notion Calendar, para colocar uma camada de agenda em cima do Notion.

Use ambos juntos com a 2sync

Notion e Todoist se complementam: planeje no Notion, execute no Todoist e deixe a 2sync manter os dois alinhados.

Com a integração Notion ↔ Todoist, as tarefas sincronizam sozinhas nos dois sentidos. Você mapeia as propriedades do Notion para os campos do Todoist (título, prazo, prioridade, etiquetas), filtra as notas de planejamento e os itens arquivados e trabalha no app que preferir.

Cada mudança sincroniza em 2 a 5 minutos, conforme o plano (Solo: 5 min, Premium: 3 min, Pro: 2 min). Para o passo a passo, veja como sincronizar o Notion com o Todoist; para agenda, e-mail e contatos, o guia das melhores integrações do Notion.

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