O Notion cria tarefas recorrentes de duas formas. Um modelo de banco de dados com repetição gera uma tarefa nova na data marcada, não importa o que aconteceu com a anterior. Uma automação de concluir e reiniciar empurra o prazo para a frente assim que você termina a tarefa.
Os dois jeitos estão abaixo, com capturas de tela. Também mostro como contornar o maior limite: o Notion não exibe uma tarefa recorrente antes de ela existir.
Resposta rápida
Para uma tarefa que precisa aparecer toda segunda-feira, aconteça o que acontecer, use um modelo com repetição (menu do banco de dados e depois Repetir). Para uma tarefa que só volta depois de você concluí-la, use uma automação de Status com dateAdd(). A central de ajuda do Notion documenta o caminho dos modelos.
Como criar tarefas recorrentes com modelos de banco de dados
Modelos de banco de dados com cronograma de repetição são o jeito nativo de configurar tarefas recorrentes no Notion. O recurso chegou em novembro de 2022, e a central de ajuda não lista restrição de plano para ele.
Você cria o modelo uma vez, define a frequência e o Notion adiciona uma tarefa nova a cada intervalo.
Passo 1. Abra seu banco de dados de tarefas
Vá até o banco de dados onde você quer as tarefas recorrentes. Pode ser qualquer um com propriedades de tarefa, como status, data de vencimento ou responsável.
Passo 2. Crie um novo modelo de banco de dados
Clique na seta azul ao lado de Novo e selecione + Novo modelo.
Passo 3. Configure as propriedades do modelo
Dê ao modelo um nome descritivo, como "Revisão semanal" ou "Relatório mensal". Preencha os valores padrão das propriedades que você quer prontas: status, prioridade, responsável, etiquetas. Quando terminar, clique fora do editor de modelos.
Passo 4. Defina o cronograma de repetição
De volta ao banco de dados, clique na seta azul ao lado de Novo, passe o mouse sobre o modelo e clique no menu de três pontos (...).
Selecione Repetir.
Escolha diária, semanal, mensal ou anual, depois o intervalo, a data de início e o horário. Clique em Salvar.
Para algo menos regular, use a opção Personalizado. Os exemplos do Notion são a cada 3 dias, toda terça e quinta-feira ou a cada 2 meses.
Passo 5. Crie uma tarefa a partir do modelo
Clique na seta azul ao lado de Novo e selecione o modelo. O Notion cria uma tarefa com as propriedades já preenchidas e, a partir daí, gera uma nova a cada intervalo.
Dá para criar uma tarefa vazia primeiro e atribuir o modelo depois, pelo seletor de modelos abaixo das propriedades.
Um mesmo banco de dados aceita vários modelos com cronogramas diferentes: stand-up diário, revisão semanal, relatório mensal.
Para parar um cronograma, exclua o modelo ou desligue Repetir nas opções dele.
Como repetir uma tarefa depois de concluí-la
O modelo cria tarefas num calendário fixo. Se você só quer a próxima depois de terminar esta (regar as plantas, pagar o boleto), reinicie a própria tarefa com uma automação. O guia de Thomas Frank detalha esse padrão em inglês.
Adicione três propriedades ao banco de dados: Vencimento (Data), Status (Status) e Intervalo (Número, em dias). Depois:
- Clique no raio no alto do banco de dados e em Nova automação.
- No gatilho, escolha Status definido como Concluído.
- Adicione a ação Editar propriedade: Status para Não iniciado.
- Adicione outra ação Editar propriedade: Vencimento, com a fórmula personalizada
Trigger page.Vencimento.dateAdd(Trigger page.Intervalo, "days"). - Clique em Salvar.
Se o editor mostrar os nomes das propriedades de outro jeito, selecione-as na lista de propriedades em vez de digitar.
Agora, ao concluir a tarefa, o prazo avança o número de dias do intervalo e ela volta a ficar aberta. Restrinja a automação a uma visualização filtrada com Vencimento preenchido e Intervalo maior ou igual a 1, para não mexer nas tarefas avulsas.
Contar em dias falha nas tarefas mensais, porque um mês não tem sempre 30 dias. A função dateAdd() também aceita "months", "weeks" e "years". Numa tarefa mensal, use "months" com intervalo 1.
As automações de banco de dados exigem plano pago. A página de preços mostra o Free com "apenas botões". Uma propriedade de botão com a fórmula This page.Vencimento.dateAdd(This page.Intervalo, "days") faz o mesmo trabalho no Free, mas você clica nela em vez de marcar a tarefa como concluída.
A automação também pode mandar o lembrete. A ação Enviar notificação para avisa até 20 pessoas do espaço de trabalho, e a central de ajuda lista um gatilho A cada {frequência}, que roda num horário fixo e funciona com todas as ações, menos Editar propriedade. O passo a passo está em como criar lembretes no Notion.
Quais são as limitações das tarefas recorrentes no Notion?
- Sem prévia das tarefas futuras. O Notion cria cada tarefa na data marcada. As tarefas da semana que vem não existem no banco de dados até lá.
- Uma data só. O Notion não usa regra de recorrência (RRULE) em tarefas, então uma tarefa repetida aparece numa visualização de calendário apenas na próxima data de vencimento.
- Só com modelo. A tarefa só se repete se um modelo, ou uma das automações acima, estiver por trás dela.
- Sem linguagem natural. Ao contrário do Todoist, você não digita "toda segunda às 9h". Você define o cronograma no menu do modelo.
- Criado por aparece como automação do Notion. As páginas geradas por um modelo com repetição levam esse rótulo, então confira as visualizações e filtros que dependem de Criado por.
- Sem aninhamento em modelos diários. Não dá para aninhar um modelo dentro de outro que se repete todo dia, e o aninhamento para no terceiro nível.
A falta de prévia pesa mais no planejamento. Uma visualização de calendário ou um modelo de agenda semanal não mostra a tarefa recorrente antes da data em que ela é criada.
Como ver suas tarefas recorrentes no calendário
Sincronizar o banco de dados do Notion com o Google Agenda só mostra as tarefas depois que o Notion as cria, então isso sozinho não resolve a falta de prévia. Para ter uma visão do que vem pela frente, deixe a recorrência onde ela é nativa: um evento repetido no Google Agenda ou uma tarefa recorrente no Todoist ou no Microsoft To Do.
O 2sync conecta Google Agenda, Outlook Calendar, Todoist, Google Tarefas, Microsoft To Do e outros apps ao Notion, e esses itens chegam ao seu banco de dados e ficam em dia. Comece pela integração com o Google Agenda ou leia o guia de configuração do Google Agenda.
Para tarefas que nascem no Notion, a mesma sincronização envia cada tarefa recorrente ao calendário assim que o Notion a cria. Mapeie os campos de vencimento, status e responsável. Concluir a tarefa em qualquer um dos apps atualiza o outro.
Sincronize tarefas recorrentes do Notion com seu calendário
Conecte seu banco de dados do Notion ao Google Agenda, Todoist ou Google Tarefas. A sincronização bidirecional mantém as tarefas atualizadas em todas as suas ferramentas.
Perguntas frequentes
Dá para criar tarefas recorrentes no Notion de graça?
A central de ajuda do Notion não lista restrição de plano para modelos com repetição. As automações de banco de dados exigem plano pago, e o Free tem só botões, então o método de concluir e reiniciar no Free usa uma propriedade de botão.
Como fazer uma tarefa do Notion se repetir depois de concluída?
Crie uma automação que dispare quando o Status for definido como Concluído, volte o Status para Não iniciado e some um intervalo ao Vencimento com dateAdd(). Os passos estão na seção acima.
Uma tarefa do Notion pode se repetir em dias da semana específicos?
Pode. Escolha Personalizado no menu Repetir do modelo. Os exemplos do Notion incluem a cada 3 dias, toda terça e quinta-feira ou a cada 2 meses.
Como parar uma tarefa recorrente no Notion?
Abra o menu de modelos (seta azul ao lado de Novo), clique nos três pontos do modelo e desligue Repetir, ou exclua o modelo. As tarefas já criadas continuam no banco de dados.
As tarefas recorrentes aparecem no Notion Calendar antes de serem criadas?
Não. O Notion cria cada tarefa na data marcada, e só então ela entra no calendário. Para ver as próximas ocorrências, crie o evento repetido no Google Agenda ou a tarefa recorrente no Todoist e sincronize com o Notion pelo 2sync.
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