O Notion permite criar tarefas recorrentes de forma nativa. Abra um banco de dados, crie um modelo, defina um cronograma de repetição e o Notion vai gerar uma nova tarefa no intervalo que você escolher: diário, semanal, mensal ou anual. Abaixo você encontra um guia passo a passo com capturas de tela, além de como contornar a maior limitação: você não consegue ver tarefas futuras até que o Notion as crie.
Sincronize suas tarefas recorrentes com o Google Agenda
O 2sync conecta seu banco de dados de tarefas do Notion ao Google Agenda, Todoist ou Google Tasks. Sincronização bidirecional com mapeamento de campos e filtros.
Como criar tarefas recorrentes com modelos de banco de dados
Modelos de banco de dados com cronograma de repetição são a principal forma de configurar tarefas recorrentes no Notion. O Notion introduziu essa funcionalidade em novembro de 2022, e ela está disponível em todos os planos, incluindo o gratuito.
Você cria um modelo uma vez, configura a frequência de repetição e o Notion adiciona automaticamente uma nova tarefa a cada intervalo.
Passo 1. Abra seu banco de dados de tarefas
Navegue até o banco de dados onde você quer criar tarefas recorrentes. Pode ser qualquer banco de dados com propriedades relacionadas a tarefas, como status, data de vencimento ou responsável.
Passo 2. Crie um novo modelo de banco de dados
Clique na seta azul ao lado de Novo e selecione + Novo modelo.
Passo 3. Configure as propriedades do modelo
Dê um nome descritivo ao modelo (por exemplo, "Revisão semanal" ou "Relatório mensal"). Adicione valores padrão para as propriedades que você quer pré-preenchidas: status, prioridade, responsável, tags. Clique fora do editor de modelos quando terminar.
Passo 4. Defina o cronograma de repetição
De volta ao banco de dados, clique na seta azul ao lado de Novo, passe o mouse sobre o modelo que você criou e clique no menu de três pontos (...).
Selecione Repetir.
Escolha a frequência (diária, semanal, mensal ou anual), o intervalo, a data de início, o horário e o fuso horário. Clique em Salvar.
Passo 5. Crie uma tarefa a partir do modelo
Clique na seta azul ao lado de Novo e selecione seu modelo. O Notion cria uma tarefa com todas as propriedades pré-preenchidas. A partir de agora, o Notion vai criar automaticamente uma nova tarefa a cada intervalo programado.
Você também pode criar uma tarefa vazia primeiro e depois atribuir o modelo a ela pelo seletor de modelos abaixo das propriedades.
Você pode criar vários modelos com cronogramas de repetição diferentes no mesmo banco de dados: um para stand-ups diários, outro para revisões semanais, um terceiro para relatórios mensais.
Como melhorar tarefas recorrentes com automações
As automações de banco de dados do Notion complementam sua configuração de tarefas recorrentes. As automações não criam tarefas recorrentes diretamente, mas disparam ações quando uma tarefa recorrente é criada ou quando determinadas condições são atendidas.
Exemplos comuns:
- Atribuição automática: quando uma nova tarefa é criada a partir de um modelo recorrente, definir automaticamente o responsável ou o status.
- Notificação na data de vencimento: configurar uma automação para enviar um lembrete quando a data de vencimento de uma tarefa se aproximar.
- Mover para arquivo: alterar automaticamente o status de tarefas recorrentes concluídas após um período definido.
Para configurar uma automação:
- Abra seu banco de dados e clique no ícone de raio no canto superior direito.
- Clique em + Nova automação.
- Defina um gatilho (por exemplo, "Quando uma página é adicionada").
- Defina uma ação (por exemplo, "Editar propriedade" > Status > Em andamento).
- Clique em Salvar.
As automações funcionam em paralelo com os modelos recorrentes, para que seu fluxo de trabalho opere com o mínimo de esforço manual.
Quais são as limitações das tarefas recorrentes no Notion?
O sistema de tarefas recorrentes do Notion funciona bem para cronogramas básicos, mas tem limitações que você precisa conhecer antes de depender dele:
- Sem visualização de tarefas futuras. O Notion cria cada tarefa uma de cada vez na data programada. Você não consegue ver as tarefas recorrentes da próxima semana ou do próximo mês com antecedência porque elas simplesmente não existem no seu banco de dados até o momento programado.
- Sem notificações push. Tarefas recorrentes não disparam notificações push em dispositivos móveis ou desktop por padrão. Você precisa adicionar manualmente um lembrete a cada tarefa criada, ou configurar uma automação para isso.
- Apenas via modelos. Tarefas recorrentes exigem um modelo de banco de dados. Você não pode configurar uma tarefa individual para se repetir sem antes criar um modelo para ela.
- Sem entrada em linguagem natural. Diferente do Todoist, você não pode digitar "toda segunda às 9h" para criar uma tarefa recorrente. O cronograma é configurado pelo menu de configurações do modelo.
A falta de visualização de tarefas futuras é a limitação mais significativa para planejamento. Se você usa uma visualização de calendário para planejar sua semana, as tarefas recorrentes não vão aparecer até a data de criação programada.
Como ver suas tarefas recorrentes no calendário
A solução para a limitação de visualização prévia é sincronizar seu banco de dados do Notion com um calendário externo. Quando você conecta seu banco de dados de tarefas ao Google Agenda ou ao Outlook, cada tarefa que o Notion cria aparece no seu calendário automaticamente. Como aplicativos de calendário exibem eventos em uma linha do tempo, você obtém a visão antecipada que as visualizações de banco de dados do Notion não oferecem.
Com o 2sync, você pode configurar uma sincronização bidirecional entre seu banco de dados de tarefas do Notion e o Google Agenda, Todoist ou Google Tasks. Mapeie seus campos de data de vencimento, status e responsável, e cada tarefa recorrente aparece onde sua equipe já trabalha. As alterações fluem nos dois sentidos: concluir uma tarefa em qualquer aplicativo atualiza o outro.
Sincronize tarefas recorrentes do Notion com seu calendário
Conecte seu banco de dados do Notion ao Google Agenda, Todoist ou Google Tasks. A sincronização bidirecional mantém as tarefas atualizadas em todas as suas ferramentas.
Perguntas frequentes
Posso criar tarefas recorrentes no Notion de graça?
Sim. Modelos de banco de dados com cronograma de repetição estão disponíveis em todos os planos do Notion, incluindo o gratuito. As automações de banco de dados também estão disponíveis em todos os planos.
Como parar uma tarefa recorrente no Notion?
Abra o menu de modelos (seta azul ao lado de Novo), clique no menu de três pontos do seu modelo recorrente, selecione Repetir e exclua o cronograma. As tarefas existentes permanecem no banco de dados, mas nenhuma nova tarefa será criada.
Posso ver tarefas recorrentes futuras antes de serem criadas?
Não. O Notion cria cada tarefa recorrente na data programada. Para ver tarefas futuras com antecedência, sincronize seu banco de dados com o Google Agenda ou Outlook usando o 2sync, que exibe os eventos em uma linha do tempo.
As tarefas recorrentes no Notion enviam notificações?
Não automaticamente. Cada tarefa criada por um modelo recorrente não inclui lembrete por padrão. Você pode adicionar lembretes manualmente ou configurar uma automação de banco de dados para disparar uma notificação quando uma tarefa é criada.
Posso criar tarefas recorrentes no aplicativo móvel do Notion?
Você pode criar tarefas a partir de modelos existentes no celular, mas configurar ou editar o cronograma de repetição de um modelo precisa ser feito no desktop ou na versão web.
O que acontece se eu editar um modelo de tarefa recorrente?
As alterações no modelo afetam apenas tarefas futuras. Tarefas já criadas a partir do modelo mantêm suas propriedades originais.
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