20 melhores modelos de lista de tarefas para Notion

O melhor modelo gratuito de lista de tarefas para Notion é o Ultimate Tasks de Thomas Frank. Ele oferece uma caixa de entrada para captura rápida, visualizações filtradas inteligentes (Hoje, Próximos 7 Dias, Atrasados), subtarefas, tarefas recorrentes e quadros de projetos, tudo sem custo. Para um ponto de partida mais simples, o modelo oficial To-do List do Notion cobre o básico em menos de um minuto.

O Notion gerencia tarefas com eficiência porque seu motor de banco de dados suporta visualizações filtradas, rollups, relações e automações para tarefas recorrentes. Com mais de 100 milhões de usuários (Notion, 2024), a galeria de modelos agora lista mais de 900 modelos de lista de tarefas. Testamos dezenas e selecionamos 20 que cobrem todos os casos de uso, desde checklists básicas até sistemas completos de produtividade.

Visão geral

1. Ultimate Tasks: melhor no geral

Ultimate Tasks é o modelo gratuito de tarefas mais recomendado para Notion. Ele inclui uma caixa de entrada para captura rápida de tarefas, visualizações filtradas por Hoje, Amanhã e Próximos 7 Dias, além de um quadro de projetos completo com colunas no estilo Trello. Subtarefas, prioridades, tags e tarefas recorrentes já vêm configurados.

A funcionalidade "cold tasks" oculta itens inativos mais antigos que um limite definido, mantendo a visualização diária limpa. Se você já acompanha projetos no Notion, o banco de dados Projects vinculado permite associar tarefas a objetivos específicos. Thomas Frank também publica tutoriais em vídeo que cobrem configuração e personalização.

2. To-do List: melhor para iniciantes

O modelo oficial de lista de tarefas do Notion é a forma mais rápida de começar. Ele inclui uma visualização em tabela com nome da tarefa, responsável e data de vencimento. Nada mais, nada extra. Duplique, renomeie alguns campos e você terá uma lista de tarefas funcional em menos de um minuto.

Como ele usa um banco de dados completo (e não uma simples página de caixas de seleção), você pode adicionar visualizações depois: um quadro Kanban para acompanhar status, um calendário para prazos ou visualizações filtradas para lembretes e subtarefas. Essa flexibilidade faz dele um ótimo ponto de partida mesmo que suas necessidades cresçam.

3. Task List: melhor visualização Kanban

Outro modelo oficial do Notion, este apresenta um quadro Kanban agrupado por status. Arraste tarefas entre as colunas A Fazer, Em Andamento e Concluído, exatamente como no Trello ou Asana. Cada cartão exibe uma descrição curta, e você pode adicionar quantas propriedades personalizadas precisar.

Se você prefere fluxos de trabalho visuais a listas planas, comece por aqui. A visualização em quadro torna óbvio o que você está fazendo, o que está esperando e o que já terminou. Você sempre pode adicionar uma visualização em tabela ou calendário junto.

4. Task Tracker: melhor para minimalistas

Task Tracker reduz o gerenciamento de tarefas ao essencial: importância, categoria, status e data. Sem painéis, sem gráficos de progresso, sem gamificação. Marque a caixa e siga em frente.

O modelo suporta subtarefas para dividir itens maiores e inclui uma visualização de calendário para acompanhar prazos. Com avaliação de 4,95, é um dos modelos de tarefas mais bem avaliados na galeria do Notion. Ideal para quem acha a maioria dos modelos de produtividade complexa demais.

5. Advanced To-Do List: melhor para acompanhamento de progresso

Este modelo adiciona um rastreador visual de conclusão que exibe seu progresso como porcentagem. As tarefas são organizadas por status (Não Iniciado, Em Andamento, Concluído) e por período (Hoje, Esta Semana, Este Ano), com visualizações de calendário e galeria incluídas.

A barra de progresso é o diferencial: ela se atualiza automaticamente conforme você marca tarefas, o que ajuda na motivação em projetos mais longos. Se você quer mais que uma checklist simples, mas menos que um sistema completo de gerenciamento de projetos, este modelo acerta o equilíbrio.

Saiba mais: 7 melhores modelos de hábitos para Notion

6. Weekly To-Do List: melhor para planejamento semanal

Este modelo organiza tarefas por dia da semana em vez de por status ou prioridade. Cada dia tem sua própria seção com caixas de seleção, e uma lista "Depois" na parte inferior captura tarefas que você ainda não agendou.

Planejamento semanal é um dos hábitos de produtividade mais eficazes: um estudo publicado no Journal of Personality and Social Psychology revelou que anotar planos específicos para objetivos aumentou a taxa de execução em 42% (Gollwitzer & Sheeran, 2006). Este modelo torna essa prática concreta.

Saiba mais: 7 melhores modelos de agenda semanal

7. To Do List Calendar: melhor com visualização de calendário

Este modelo combina uma visualização de calendário com um banco de dados de tarefas, para que você veja quais tarefas pertencem a cada dia. Ele inclui um gerador de rotina com um clique que preenche tarefas diárias e uma funcionalidade de ordenação automática para prioridades.

Se você gerencia prazos e quer uma linha do tempo visual sem precisar alternar para um aplicativo de calendário separado, este modelo mantém tudo em uma única página do Notion. Combine com o 2sync para enviar essas mesmas datas para o Google Calendar ou Outlook e receber notificações push reais.

8. The Eisenhower To Do List: melhor para priorização

A Matriz de Eisenhower classifica cada tarefa em um dos quatro quadrantes com base em urgência e importância: fazer primeiro, agendar, delegar ou eliminar. Este modelo aplica esse framework dentro de um banco de dados do Notion, para que você possa marcar cada tarefa e deixar as visualizações fazerem a organização.

Funciona bem para quem tem dificuldade com priorização. Em vez de uma lista única onde tudo parece igualmente importante, a matriz obriga você a decidir o que realmente importa. Para mais opções de Eisenhower, veja nossos 5 melhores modelos de Matriz de Eisenhower para Notion.

9. Quick To-Do List: melhor para captura rápida

Quick To-Do List foi feito para velocidade. As tarefas são organizadas em categorias de prioridade (alta, média, baixa), e os itens concluídos vão para um arquivo para manter a visualização ativa limpa. Sem propriedades complexas, sem quadros de projetos, sem painéis.

Use este modelo quando precisar registrar tarefas rapidamente e organizá-las depois. A funcionalidade de arquivo é particularmente útil: em vez de excluir tarefas concluídas, você mantém um registro que pode consultar quando precisar verificar o que já foi feito.

10. Simple Notes Board: melhor para notas e listas

Simple Notes Board combina listas de tarefas com notas rápidas em um painel visual. Ele é menos estruturado que os modelos anteriores, o que o torna uma boa opção para quem mistura tarefas com material de referência, listas de compras e favoritos.

Se organizar por dia ou prioridade parece rígido demais, este quadro permite criar seções livres para o que você precisar. A contrapartida é menos automação: não há visualizações filtradas ou rastreadores de progresso, apenas seções limpas que você preenche.

11. Personal Task HQ: melhor painel completo

Personal Task HQ vai além de listas de tarefas. Ele reúne uma lista de tarefas, rastreador de hábitos, quadro Kanban, temporizador Pomodoro e gerenciador de projetos em um painel estético. As tarefas são organizadas por projeto com metas claras.

Por $9, é a opção paga mais acessível desta lista e um bom upgrade se os modelos gratuitos parecem básicos demais, mas um sistema completo como o Ultimate Brain parece exagero.

12. Ultimate Brain 3.0: melhor sistema premium

Ultimate Brain 3.0 é o sistema completo de produtividade de Thomas Frank para Notion. Ele combina tudo do Ultimate Tasks (seu modelo gratuito) com um banco de dados de notas, organização pelo método PARA, acompanhamento de metas e gerenciamento avançado de projetos. Tarefas, notas e projetos são interconectados por meio de relações do Notion.

Esta é a escolha certa se você quer que o Notion substitua vários aplicativos em vez de apenas gerenciar listas de tarefas. O preço é alto, mas o sistema cobre gerenciamento de tarefas, anotações, planejamento de projetos e gestão de conhecimento em um único workspace. Thomas Frank publica tutoriais detalhados em vídeo cobrindo cada funcionalidade.

13. Daily & Weekly To-Do Lists: melhor para uso diário e semanal combinado

Este modelo coloca planejamento diário e semanal na mesma página. O quadro diário organiza tarefas ao longo dos sete dias da semana, enquanto o quadro semanal as agrupa por semana do mês. Ambas as visualizações são sincronizadas com o mesmo banco de dados.

É um dos modelos de tarefas mais avaliados na galeria do Notion por um motivo: a dupla visualização elimina a escolha entre planejamento diário e semanal. Você tem os dois sem duplicar tarefas. Ideal para estudantes, freelancers ou qualquer pessoa que planeja por semana mas executa por dia.

14. Recurring Tasks: ideal para tarefas repetitivas

Recurring Tasks utiliza as automacoes de banco de dados integradas do Notion para repetir tarefas conforme o cronograma que voce definir. Configure um standup diario, uma revisao semanal ou um lembrete mensal de faturamento, e o modelo cria automaticamente a proxima instancia quando voce conclui a anterior.

Com 40 avaliacoes e nota de 4,85/5, resolve a reclamacao mais comum sobre o gerenciamento de tarefas no Notion: nao existe uma funcao nativa de tarefas recorrentes sem solucoes alternativas. Este modelo oferece a solucao pronta para uso. Para um guia completo sobre fluxos de trabalho repetitivos, veja como criar tarefas recorrentes no Notion.

15. Simple To Do List: melhor para ordenação por prioridade

Criado por um Notion Ambassador oficial, este modelo foca em uma coisa: ordenar tarefas por prioridade. Adicione uma tarefa, marque a prioridade e o modelo cuida do resto. Uma integração com calendário permite visualizar prazos junto à lista priorizada.

Com 255+ avaliações, é um dos modelos simples mais confiáveis da galeria. Os usuários destacam consistentemente a propriedade de prioridade como a funcionalidade que faz a diferença. Se o modelo oficial To-do List do Notion parece básico demais e as opções avançadas parecem exagero, comece por aqui.

16. Support Task List: melhor para equipes

A maioria dos modelos de tarefas é feita para uso individual. Support Task List é feito para equipes. Cada tarefa pode ser atribuída a um membro com níveis de prioridade, tags e datas de vencimento. Páginas individuais de tarefas suportam notas, documentação, imagens e subtarefas.

Este é o modelo oficial do Notion para acompanhamento de tarefas em equipe. Se você compartilha um workspace com colegas e precisa atribuir, acompanhar e transferir tarefas, ele é um ponto de partida melhor do que adaptar um modelo pessoal. Combine com o 2sync para enviar prazos da equipe para o Google Calendar de todos.

17. Daily Agenda & To-Do List: melhor para vínculo com agenda

Este modelo conecta sua agenda e sua lista de tarefas em dois bancos de dados vinculados. As tarefas se ligam diretamente a itens específicos da agenda, para que você veja não apenas o que fazer, mas quando e por quê. Uma visualização semanal de calendário mantém o foco na semana atual.

Ele também inclui tarefas recorrentes pré-configuradas com botões para adicionar novas entradas. O autor atualiza o modelo regularmente conforme o Notion lança novas funcionalidades. Ideal para quem organiza o dia em torno de reuniões e compromissos, não apenas tarefas avulsas.

18. Simple School To-do list: melhor para estudantes

Projetado especificamente para estudantes, este modelo divide tarefas em categorias: escola, atividades extracurriculares e casa. A configuração é propositalmente mínima: sem propriedades complexas, sem bancos de dados, sem curva de aprendizado. Abra, digite seus trabalhos e marque como concluídos.

Para uma configuração acadêmica mais detalhada com acompanhamento de trabalhos, datas de entrega e gerenciamento de disciplinas, veja nossos melhores modelos do Notion para estudantes e modelos de acompanhamento de tarefas. Este modelo funciona quando você precisa de algo rápido e simples.

19. GTD Dashboard: melhor para metodologia GTD

Se você segue a metodologia Getting Things Done de David Allen, este modelo implementa o fluxo GTD completo dentro do Notion. Capture tudo na caixa de entrada, processe em próximas ações, listas de espera ou talvez/um dia, e revise semanalmente.

O preço de $30 inclui um sistema personalizável que divide objetivos maiores em etapas gerenciáveis, com acompanhamento de projetos e metas integrado. Para uma abordagem de priorização mais leve sem o framework GTD, veja os modelos de Matriz de Eisenhower ou modelos de time-blocking.

20. Aesthetic To-Do List: melhor modelo estético

Este modelo prova que uma lista de tarefas pode ser funcional e bonita ao mesmo tempo. Ele inclui automação inteligente de tarefas recorrentes (ciclos diários, semanais e dias úteis), cálculos dinâmicos de data de vencimento mostrando dias restantes e um painel semanal de análise com taxas de conclusão.

O layout modular com arrastar e soltar permite reorganizar as seções conforme seu estilo. Feito para estudantes, desenvolvedores e profissionais criativos que passam tempo suficiente no Notion para se importar com a aparência do workspace. Para mais designs visuais de Notion, navegue pelos melhores modelos estéticos para Notion.

Como criar uma lista de tarefas no Notion do zero

Se nenhum desses modelos se encaixa perfeitamente, você pode criar o seu em dois minutos.

Método com banco de dados (recomendado):

1. Abra uma página em branco no Notion e digite /database. Selecione Database - Full page ou Database - Inline.
2. Renomeie a primeira coluna para Tarefa. Adicione propriedades para Status (seleção: A Fazer, Em Andamento, Concluído), Data de vencimento (data) e Prioridade (seleção: Alta, Média, Baixa).
3. Clique em + Add a view e escolha Board para ter um layout Kanban agrupado por Status.
4. Adicione uma visualização de Calendar filtrada por Data de vencimento para ver prazos visualmente.

Método de checklist (rápido e simples):

1. Abra uma página em branco e digite /to-do list. O Notion insere um bloco de caixa de seleção.
2. Digite suas tarefas, pressionando Enter após cada uma.
3. Marque os itens conforme concluí-los.

O método com banco de dados é mais poderoso porque suporta visualizações, filtros, ordenação, lembretes e relações com outros bancos de dados. O método de checklist funciona para listas descartáveis que você não vai revisitar.

Como sincronizar sua lista de tarefas do Notion com outros aplicativos

Uma lista de tarefas no Notion cobre o planejamento, mas não envia notificações push para o celular nem sincroniza prazos com o calendário. Se você também usa Todoist, Google Calendar ou Google Tasks, acaba copiando tarefas entre aplicativos.

O 2sync conecta seu banco de dados do Notion a ferramentas externas com sincronização bidirecional. Crie uma tarefa no Notion e ela aparece no Todoist. Conclua no Todoist e o Notion marca como feita. Mapeie campos específicos, filtre o que sincroniza e mantenha ambos os aplicativos em sincronia sem trabalho manual.

Isso é particularmente útil para modelos de lista de tarefas com datas de vencimento e visualizações de calendário: envie essas datas para o Google Calendar para receber alertas reais no celular, não apenas um campo de data dentro do Notion.

Não sabe qual aplicativo de tarefas combina melhor com o Notion? Leia nosso comparativo Notion vs. Todoist, comparativo TickTick vs. Todoist ou navegue pelos melhores aplicativos de lista de tarefas.

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