Notion Calendar: como baixar, configurar e usar com o Notion

O Notion Calendar é o app de agenda gratuito do Notion. Ele se conecta às contas de calendário que você já tem, seja Google Agenda, Microsoft Outlook ou iCloud, e mostra tudo numa janela só, ao lado do seu trabalho no Notion.

Para usar, baixe o app, conecte suas contas, vincule seu espaço de trabalho do Notion e adicione os bancos de dados cujas datas você quer ver na agenda.

A instalação é rápida. As dúvidas aparecem depois:

• o que o app faz com os seus bancos de dados;
• o que ainda falta no app de celular;
• onde os seus eventos ficam guardados de verdade.

O que é o Notion Calendar (e o que ele não é)

Três coisas para saber antes de começar:

• Ele nasceu como Cron, um app de agenda que o Notion comprou em 2022 e relançou com o nome atual em 17 de janeiro de 2024.
• É um app separado do Notion, com download e configurações próprios.
• Não guarda eventos próprios. Cada evento na tela pertence a uma conta do Google, do Outlook ou do iCloud que você conectou, e o que você muda no Notion Calendar é salvo de volta nessa conta.

No Notion, duas coisas atendem pelo nome de calendário, e é fácil confundir:

• A visualização de calendário organiza qualquer banco de dados por data, dentro do próprio Notion, sem app extra.
• O Notion Calendar é o app à parte. Ele mostra suas contas de calendário de verdade e pode exibir, junto com elas, os itens com data dos seus bancos.

Se você buscou "calendário Notion" pensando na visualização dentro de uma página, comece pelos nossos modelos de calendário para Notion.

Como baixar e configurar o Notion Calendar em 5 passos

O guia de primeiros passos do Notion segue praticamente esta ordem. Assim você não sai procurando seus bancos de dados antes de o espaço de trabalho estar vinculado.

Passo 1: baixe o Notion Calendar no computador, na web ou no celular

O Notion Calendar é um download à parte, que não vem junto com o app do Notion. Baixe pela página de download do Notion Calendar ou direto para a sua plataforma:

• Mac (macOS 11 ou posterior): baixar o Notion Calendar para Mac. Quem usa o Homebrew também encontra um cask para instalar.
• Windows: baixar o Notion Calendar para Windows.
• Web: abra calendar.notion.com no Chrome, no Safari, no Firefox, no Edge ou no Arc, sem instalar nada. No Linux e no ChromeOS, a versão web é o caminho.
• iPhone: Notion Calendar na App Store.
• Android: Notion Calendar no Google Play.

Os apps de celular trazem widgets para a tela inicial e para a tela de bloqueio.

Faça a primeira configuração no computador ou na web: adicionar bancos de dados, por exemplo, não é possível pelo celular.

Passo 2: entre com sua conta e ative as notificações

1. Entre com sua conta do Notion ou com o Google. Se ainda não tiver conta no Notion, o Notion Calendar cria uma na inscrição, com o mesmo e-mail.
2. Quando o app pedir, permita as notificações. No desktop, aparece também uma contagem regressiva para o próximo evento na barra de menus.

Duas dicas da central de ajuda do Notion:

• Se você já usa o Notion, entre com essa conta. Os dois apps ficam na mesma sessão: entrar ou sair de um faz o mesmo no outro.
• Use um e-mail ao qual você sempre vai ter acesso. Só uma conta do Notion fica vinculada ao app. Ela vira sua conta principal, e você precisa dela para entrar no Notion Calendar. Por isso o Notion sugere uma conta pessoal em vez da do trabalho, caso você saia da empresa.

As agendas do trabalho entram depois, no passo 3, como contas de calendário.

Passo 3: conecte o Google Agenda, o Outlook e o iCloud

1. Abra Configurações.
2. Vá em Contas de calendário.
3. Selecione Adicionar conta de calendário e escolha o provedor.

A partir daí, cada provedor funciona de um jeito.

Google Agenda

1. Escolha Google.
2. Entre na sua conta do Google e permita o acesso.

Todas as agendas dessa conta aparecem na barra lateral esquerda, onde dá para ocultar, reordenar e trocar a cor de cada uma.

Microsoft Outlook e Microsoft 365

1. Escolha Microsoft Outlook.
2. Entre com sua conta da Microsoft.
3. Autorize o Notion Calendar. Uma conta de trabalho pode precisar antes da aprovação do administrador de TI.

Com o Outlook conectado, você pode:

• criar reuniões do Microsoft Teams (escolha Reunião ao criar o evento);
• editar eventos recorrentes, uma ocorrência ou todas as próximas;
• abrir agendas que alguém delegou a você.

Um porém: segundo a central de ajuda do Notion, o suporte às agendas do Microsoft Outlook no celular "estará disponível em breve". Por enquanto, use o Outlook no computador e na web.

Se a página do produto em português disser que o Outlook ainda está nos planos, fique com a central de ajuda: ela é a referência mais atual e já traz o passo a passo da conexão.

iCloud

A Apple exige uma senha específica do app no lugar da senha da sua Conta Apple.

1. Entre em account.apple.com com sua Conta Apple.
2. Em Início de sessão e segurança, abra Senhas específicas de apps e gere uma nova.
3. No Notion Calendar, escolha iCloud em Adicionar conta de calendário.
4. Cole a senha específica do app quando ele pedir a senha do iCloud.

A Apple só libera senhas específicas do app em contas com autenticação de dois fatores. E o Notion Calendar só lê as agendas guardadas no iCloud: uma agenda que existe apenas no aparelho, em No Meu iPhone, não aparece.

Dois limites valem para qualquer provedor:

• Cerca de cinco calendários no máximo. O Notion avisa que talvez você não consiga adicionar mais, porque o desempenho cai a partir daí.
• Nada de se inscrever em agendas pelo app. Inscreva-se pelo Google Agenda, e a agenda aparece no Notion Calendar.

Passo 4: vincule seu espaço de trabalho do Notion

1. No computador ou na web, abra Configurações.
2. Em Espaços de trabalho do Notion, selecione Adicionar espaço de trabalho do Notion.
3. Dê acesso ao Notion Calendar. O espaço de trabalho passa a aparecer nas configurações.

Participa de vários espaços de trabalho? Conecte um por um, mesmo que usem o mesmo e-mail.

Bom saber:

• A conexão não dá à sua empresa acesso aos seus calendários.
• O administrador não consegue ativar o Notion Calendar para todo mundo: cada pessoa conecta a própria conta.

Com o espaço vinculado, dá para anexar anotações de reunião a qualquer evento:

1. Abra o evento.
2. Selecione Adicionar Anotações IA.
3. Crie uma página de reunião no Notion, que já vem com nome, data e horário do evento no título, ou escolha Adicionar anotação a uma página existente.

Passo 5: adicione seus bancos de dados do Notion

Nos menus em português, o Notion chama banco de dados de "base de dados". É esse o nome que você vai ver nos botões.

1. Na parte de baixo da barra lateral esquerda, passe o cursor sobre o espaço de trabalho.
2. Clique em ••• e escolha Adicionar base de dados do Notion (ou aperte O).
3. Busque o banco e clique nele.
4. Se ele tiver mais de uma propriedade de data, escolha a principal, que preenche o calendário.

Também dá para começar pelo Notion:

1. Abra o banco de dados no Notion.
2. Clique no nome da visualização.
3. Selecione Gerenciar no Notion Calendar.

Algumas regras valem aqui:

• O banco precisa de uma propriedade de data.
• Cabem até 20 bancos, adicionados só pelo computador ou pela web.
• Para conectar, basta o acesso Pode visualizar. Para editar ou criar páginas pelo calendário, você precisa de Pode editar o conteúdo.

Depois de adicionado, o banco funciona assim:

• Itens com horário de início e fim viram eventos na grade.
• Itens só com data aparecem como eventos de dia inteiro, no topo.
• Arrastar um item para outro horário atualiza a propriedade de data no Notion.
• Clicar num item abre um painel à direita para editar título, data, horário, status e propriedades de seleção (as de seleção múltipla ficam de fora).
• Datas que vêm de fórmula, "Criado em" ou "Última edição" são somente leitura.

Clique no nome do banco na barra lateral para abrir a lista de todas as páginas dele. Dali você pode:

• arrastar tarefas sem data para a grade;
• criar uma página nova com +.

O que vale aprender na primeira semana

Com contas e bancos conectados, cinco recursos fazem mais diferença no dia a dia.

Time blocking com o banco de tarefas

Com o banco de tarefas conectado, há dois jeitos de reservar tempo para uma tarefa:

• Defina um horário de início e fim no Notion. A tarefa aparece na agenda como um bloco com hora marcada.
• Arraste uma tarefa de dia inteiro para um horário no Notion Calendar. A data no Notion acompanha.

Assim você planeja no Notion e vê o que realmente cabe no dia. Se ainda não tem um banco de tarefas para isso, comece por um dos modelos de time blocking para Notion.

Links de agendamento

Um link de agendamento deixa outras pessoas marcarem horário com você. Há dois tipos:

• Link único, para encontrar uma pessoa específica num horário específico.
• Link recorrente, para compromissos que se repetem com pessoas diferentes, como entrevistas ou reuniões de vendas.

Para criar um:

1. Aperte S ou abra Agendamento no painel à esquerda.
2. Escolha Criar link único ou Criar link recorrente.
3. Defina o que precisar: data de validade, local, link de videochamada, telefone, período de reserva e descrição. Dá também para personalizar a URL.
4. Ative Evitar conflitos para que a disponibilidade se ajuste sozinha conforme a agenda enche.
5. Compartilhe o link ou a mensagem pronta com os seus horários livres.

Os links de agendamento são coisa de computador e web: no celular, não dá para criá-los.

Bloqueio de eventos entre agendas

Se você separa agenda pessoal e de trabalho:

1. Clique na agenda pessoal, na barra lateral esquerda.
2. Ative o bloqueio de eventos.

O Notion Calendar passa a criar blocos "ocupado" na agenda de trabalho para cada compromisso pessoal, e ninguém marca reunião em cima da sua consulta no dentista.

Videochamada e fusos horários

• Videochamada: eventos novos podem levar link do Zoom ou do Google Meet, e os do Outlook ou do Microsoft 365 aceitam o Microsoft Teams.
• Fusos horários: para combinar horários com gente de outros países, clique no fuso horário, no canto superior esquerdo, e adicione outro.

Atalhos de teclado

O Notion Calendar foi pensado para o teclado. Estes atalhos vêm dos guias do próprio Notion:

Notion Calendar no celular: o que funciona no iPhone e no Android

O app de celular serve bem para conferir o dia e criar eventos rápidos. Ainda não substitui a versão de computador.

Na lista do próprio Notion, estas são as coisas que, por enquanto, não dá para fazer no celular:

• Pesquisar eventos e contatos.
• Editar eventos, a não ser os que você criou no celular e dos quais é o organizador.
• Criar links de agendamento.
• Criar reuniões com link de videochamada gerado automaticamente ou com páginas do Notion anexadas.
• Definir o Notion Calendar como app de calendário padrão.
• Mudar para as visualizações de semana, mês, agenda, cronograma ou lista (no celular, só há as de um, dois ou três dias).
• Criar eventos de ausência e de foco.
• Ver as agendas do Outlook (segundo o Notion, isso chega em breve).
• Adicionar bancos de dados (só pelo computador ou pela web).

Widget do Notion Calendar na tela inicial e na tela de bloqueio

Os widgets são o ponto forte do app de celular:

• Tela inicial: iPhone e iPad com iOS 14 ou posterior e Android 8 ou posterior.
• Tela de bloqueio: iOS 16 ou posterior.

Nas configurações do app no celular, você pode:

• escolher quantos dias o widget mostra;
• ocultar os eventos de dia inteiro;
• tirar os títulos da tela de bloqueio, por privacidade;
• deixar agendas específicas de fora dos widgets.

Se o que você procura é um widget para colocar dentro de uma página do Notion, como um minicalendário, um relógio ou uma contagem regressiva, aí é outra coisa: veja nossa seleção dos melhores widgets para Notion.

O Notion Calendar é grátis?

É. Na página do produto, o Notion convida a usar o Notion Calendar "gratuitamente", e todas as versões (Mac, Windows, web, iPhone e Android) são download grátis. O Notion não anuncia nenhum plano pago para o app.

As contas de calendário por trás dele seguem regras próprias. Eventos de foco e de ausência, por exemplo, só funcionam com contas do Google Workspace de trabalho ou de escola.

O que o Notion Calendar não faz

Todo app de agenda tem lacunas. As do Notion Calendar pesam mais para quem esperava que ele juntasse a agenda com os bancos de dados do Notion.

São duas, uma em cada sentido:

• Os itens do banco ficam dentro do Notion Calendar. A central de ajuda do Notion é direta: "No momento, só é possível visualizar sua base de dados do Notion pelo Notion Calendar, não pelo Google Agenda." O app Calendário do celular, seus colegas e qualquer ferramenta que leia sua agenda não enxergam esses itens.
• Os eventos da sua agenda nunca viram páginas do Notion. As reuniões continuam na conta do Google, do Outlook ou do iCloud, e a própria ajuda do Notion confirma: "No momento, você não pode trazer calendários como o Notion Calendar ou o Google Agenda para o Notion."

Existe uma exceção parcial: você pode transformar um banco de dados no seu calendário padrão.

1. Abra Configurações > Calendários > Calendário padrão.
2. Escolha o banco de dados.

Os eventos novos que você criar no Notion Calendar passam a ser salvos como páginas desse banco. Só que essas páginas existem apenas no Notion: não chegam ao Google Agenda, ao Outlook nem ao iCloud.

Os outros limites também saem da documentação do Notion e valem a pena conhecer antes de organizar a semana em torno do app:

• Até 20 bancos de dados, adicionados só pelo computador ou pela web.
• Cerca de cinco calendários no máximo: o Notion pode não deixar você adicionar mais, porque o desempenho cai a partir daí.
• Sem inscrição em agendas pelo app; isso se faz no Google Agenda.
• Sem tempo de deslocamento nos eventos.
• Eventos de foco e de ausência só com contas do Google Workspace de trabalho ou de escola.
• Agendas do Outlook só no computador e na web, por enquanto.
• A agenda não vira banco de dados: você conecta bancos existentes, mas não transforma o Notion Calendar num deles.
• App de celular reduzido, como na lista acima.

Para comparar ponto a ponto com o Google Agenda, veja Notion Calendar vs Google Agenda. Se esses limites pesam no seu caso, as alternativas ao Notion Calendar mostram qual app cobre cada lacuna.

Quando você precisa dos eventos dentro de um banco de dados do Notion

Alguns fluxos de trabalho pedem a reunião como linha de um banco:

• um registro de clientes que se preenche a cada chamada;
• um CRM que sabe quando você falou com alguém pela última vez;
• um calendário de conteúdo que aparece no Google Agenda;
• as horas que você quer somar por projeto.

Isso é trabalho de sincronização, não de app de agenda. Para levar seus eventos do Google Agenda ou do Outlook para um banco de dados do Notion, o 2sync grava cada evento como uma página editável e mantém os dois lados em sincronização bidirecional a cada 2 a 5 minutos, conforme o plano.

Você escolhe quais campos viram propriedades, e o que muda na página volta para a agenda.

As duas ferramentas se completam. Com os eventos já como linhas de um banco, você adiciona esse banco ao Notion Calendar e vê reuniões e tarefas na mesma grade.

Para começar:

• Google Agenda: use a integração com o Google Agenda. O guia de como integrar o Notion com o Google Calendar mostra todos os métodos.
• Outlook ou Microsoft 365: use a integração com o Outlook Calendar. O guia de como sincronizar o Notion com o Outlook Calendar reúne as opções para esse caso.
• Ainda em dúvida: o comparativo 2sync vs Notion Calendar explica onde cada um se encaixa.

Conclusão

O Notion Calendar vale a instalação se você já planeja no Notion. Para tirar o máximo dele:

1. Configure pelo computador ou pela web.
2. Conecte suas contas de calendário.
3. Adicione seu banco de tarefas.
4. Aprenda três atalhos: T, S e N.

Você ganha uma janela só para reuniões e tarefas, sem pagar nada.

Só tenha em mente até onde ele vai. O app mostra seus bancos do Notion ao lado da agenda, mas não junta os dois. Quando você precisar das reuniões como páginas do Notion, essa parte fica com uma sincronização bidirecional.

FAQ

As capturas de tela do Notion Calendar deste artigo são do Notion.