Resposta rápida
No novo Outlook e no Outlook na Web, clique em Filtrar, no alto da lista de mensagens, e escolha Sinalizado. No Outlook clássico, use Página Inicial > Filtrar Email > Sinalizado. Por padrão, o filtro olha só a pasta aberta; para juntar os sinalizados de todas as pastas, use uma pasta de pesquisa ou a lista Email sinalizado do Microsoft To Do.
Sinalizar um e-mail leva um clique. Achar esse e-mail uma semana depois pode levar bem mais, porque cada versão do Outlook mostra os sinalizadores num lugar diferente e o filtro só procura na pasta aberta.
Se você sinalizou e agora não encontra a mensagem, vá direto para por que os e-mails sinalizados somem.
Para que serve o sinalizador no Outlook
O sinalizador é o lembrete visual do Outlook: a mensagem ganha uma bandeira vermelha na lista, sinal de que você precisa voltar a ela. Na prática, ele serve para:
- Separar o que pede ação, como o e-mail do cliente que você só consegue responder depois da reunião.
- Dar prazo e lembrete: no Outlook clássico, o menu do sinalizador oferece Hoje, Amanhã, Esta Semana e Próxima Semana, além de Adicionar Lembrete.
- Virar tarefa sem redigitar: o e-mail sinalizado aparece no Microsoft To Do e na lista de tarefas do Outlook. O guia de tarefas no Outlook mostra como as duas coisas se ligam.
- Cobrar uma resposta: no clássico, Sinalizar para Destinatários coloca um sinalizador na mensagem de quem recebe.
Como ver só os e-mails sinalizados no novo Outlook e na Web
- Abra a pasta que você quer conferir, normalmente a Caixa de Entrada.
- Clique em Filtrar, no alto da lista de mensagens.
- Escolha Sinalizado.
A lista passa a mostrar só as mensagens sinalizadas daquela pasta. Para ver tudo de novo, desfaça o filtro no mesmo botão.
O problema é que o filtro olha uma pasta de cada vez. Se você arquiva os e-mails sinalizados em outras pastas, ou se uma regra os move para lá, eles não aparecem no filtro da Caixa de Entrada.
Como ver os sinalizados de todas as pastas com uma pasta de pesquisa
Uma pasta de pesquisa é uma pasta virtual. Ela mostra todas as mensagens que atendem a um critério, estejam onde estiverem, sem mover nem copiar nada. Excluir a pasta de pesquisa não exclui nenhum e-mail.
No novo Outlook e no Outlook na Web:
- No painel de pastas, vá até Pastas de Pesquisa, clique no botão Pastas de Pesquisa e escolha Criar nova pasta de pesquisa.
- No tipo da pasta, em Lendo emails, escolha Sinalizado para acompanhamento.
- Se quiser limitar a busca, ative Filtrar para pastas específicas. Com a opção desligada, a pasta pesquisa a caixa de correio inteira.
- Confirme. A pasta nova aparece em Pastas de Pesquisa.
As pastas de pesquisa também aparecem em Configurações > Email > Pastas de Pesquisa, onde dá para criar, editar ou excluir cada uma. No Outlook na Web, o recurso só está disponível em contas de trabalho ou escola, ou no Outlook.com com uma assinatura qualificada do Microsoft 365.
No Outlook clássico, a pasta Para Acompanhamento já vem pronta, e toda mensagem que você sinaliza aparece nela. Se ela foi excluída, recrie:
- Na guia Pasta, grupo Novo, clique em Nova Pasta de Pesquisa (ou pressione Ctrl+Shift+P).
- Em Lendo Emails, selecione Emails sinalizados para acompanhamento.
- Clique em OK.
O número ao lado dessa pasta conta todas as mensagens dela, lidas ou não. Por isso ele nunca bate com o contador de não lidas.
Outros jeitos de achar os sinalizados no Outlook clássico
- Filtro: na guia Página Inicial, grupo Localizar, clique em Filtrar Email e em Sinalizado. Para procurar além da pasta aberta, troque o escopo da pesquisa para Caixa de Correio Atual.
- Classificação: no modo de exibição de várias linhas, clique em Organizado por e escolha Sinalizador: Data de Início ou Sinalizador: Data de Conclusão. No modo de linha única, clique no cabeçalho da coluna Status do Sinalizador. Os sinalizados ficam todos juntos.
- Barra de To-Do: na guia Exibir, grupo Layout, abra o botão da barra e escolha Tarefas. Os e-mails sinalizados ficam à vista no lado direito da janela, em qualquer pasta.
Como ver os e-mails sinalizados no celular
No app do Outlook para iPhone e Android, toque no ícone Filtros, no canto superior direito, e escolha Sinalizado. Para tirar o filtro, toque no X ao lado dele ou toque no ícone de novo.
Lê uma conta do Gmail pelo app do Outlook? As mensagens com estrela no Gmail contam como sinalizadas.
A lista Email sinalizado do Microsoft To Do
Todo e-mail que você sinaliza no Outlook vira tarefa na lista Email sinalizado do Microsoft To Do, seja qual for a pasta, em todos os aparelhos onde o To Do roda. É o mais perto que a Microsoft chega de uma lista única com tudo o que você sinalizou.
Para ativar, abra as Configurações do To Do e ligue Email sinalizado em Conexões.
A lista segue regras da Microsoft que explicam a maioria dos casos de e-mail sinalizado que não aparece no To Do:
- A caixa de correio precisa ser hospedada pela Microsoft: Outlook.com, Hotmail, Live ou Microsoft 365, inclusive com domínio próprio.
- A primeira sincronização tem limite: entram os 100 e-mails sinalizados mais recentes dos últimos 30 dias. Daí em diante, cada nova sinalização também entra.
- Só vale a caixa de correio principal: sinalizações em caixas e pastas compartilhadas não sincronizam.
- Eventos de calendário sinalizados ficam de fora.
O que mais dá para fazer com essas tarefas, como prazo, lembrete e Meu Dia, está no nosso guia do Microsoft To Do.
Por que os e-mails sinalizados somem do Outlook
Quase sempre é um destes casos:
- O filtro está em outra pasta. Ele só olha a pasta aberta. A pasta de pesquisa e a lista do To Do mostram tudo.
- O sinalizador foi marcado como concluído. No Outlook clássico, Marcar como Concluída troca a bandeira por uma marca de seleção verde e tira a mensagem da Barra de To-Do. O e-mail continua na pasta dele.
- O sinalizador foi limpo. Limpar Sinalizador remove a bandeira e o lembrete junto.
- A mensagem foi excluída. O sinalizador pertence ao e-mail, então apagar a mensagem a tira de todas as listas de sinalizados. Procure em Itens Excluídos.
- A pasta Para Acompanhamento foi apagada. Recrie como mostrado acima.
- No To Do, o sinalizador é antigo demais. A primeira sincronização só traz os sinalizados dos últimos 30 dias.
Limpar o sinalizador ou marcar como concluída?
As duas opções tiram o e-mail da sua frente, mas não fazem a mesma coisa:
- Marcar como Concluída guarda o histórico. A bandeira vira uma marca de seleção, e você ainda sabe depois que aquele retorno foi feito.
- Limpar Sinalizador apaga qualquer sinal de que a mensagem foi uma pendência, e o lembrete vai junto.
No Outlook clássico, clique com o botão direito no sinalizador, na lista de mensagens, e escolha uma das duas. Com a mensagem aberta na própria janela, use a guia Mensagem > Acompanhamento > Limpar Sinalizador.
No novo Outlook e na Web, clique no sinalizador vermelho da mensagem para removê-lo. Para limpar vários de uma vez, filtre por Sinalizado, selecione as mensagens e limpe o sinalizador de todas juntas.
Leve os e-mails sinalizados para o Notion e planeje os retornos
O sinalizador é ótimo para capturar trabalho e fraco para organizá-lo. Um e-mail sinalizado não tem projeto, nem responsável, nem lugar num calendário. Com o tempo, a lista de sinalizados vira uma segunda caixa de entrada.
Se você planeja o trabalho no Notion, a lista do To Do mostrada acima é a saída. A integração do 2sync com o Microsoft To Do sincroniza as listas do To Do com um banco de dados do Notion, e a lista Email sinalizado entra junto.
Assim, cada e-mail que você sinaliza chega ao Notion como tarefa. Lá, você liga a tarefa a um projeto, dá um prazo e a vê num calendário ou num quadro.
Essa lista sincroniza num sentido só: os sinalizadores chegam ao Notion, mas uma tarefa criada no Notion não vira e-mail sinalizado, porque o sinalizador pertence à mensagem. O limite da Microsoft também vale aqui, então a lista começa pelos 100 sinalizados mais recentes dos últimos 30 dias.
Se você quer guardar no Notion os próprios e-mails, e não os retornos, a conexão é outra: veja como sincronizar o Outlook Mail com o Notion. A configuração completa do To Do está no guia como sincronizar o Notion com o Microsoft To Do.
Deixe os sinalizadores fáceis de achar
O remédio mais rápido para sinalizador perdido é uma pasta de pesquisa de sinalizados. Você cria uma vez, e todo e-mail sinalizado aparece nela, esteja na pasta que estiver. No celular, o filtro Sinalizado faz esse papel na caixa de entrada.
Depois, decida o que a bandeira significa para você. Se é "responder esta semana", limpe ao responder. Se é trabalho de verdade, leve para onde você planeja o trabalho, e ela para de disputar espaço com os e-mails novos.
Leve seus e-mails sinalizados para o Notion
Ligue o Microsoft To Do a um banco de dados do Notion e cada e-mail que você sinalizar chega como tarefa, pronta para ganhar prazo e projeto.
FAQ
Para que serve o sinalizador no Outlook?
Para marcar um e-mail que pede ação. A mensagem ganha uma bandeira vermelha, pode receber prazo e lembrete e aparece como tarefa no Microsoft To Do e na lista de tarefas do Outlook. No Outlook clássico, dá também para sinalizar uma mensagem para os destinatários.
Como sinalizar um e-mail no Outlook?
No novo Outlook e no Outlook na Web, passe o mouse sobre a mensagem na lista e clique no ícone do sinalizador. No Outlook clássico, clique com o botão direito na coluna do sinalizador e escolha um prazo, como Hoje ou Amanhã, ou Adicionar Lembrete.
Como ver todos os e-mails sinalizados no Outlook?
No novo Outlook e no Outlook na Web, clique em Filtrar, no alto da lista de mensagens, e escolha Sinalizado. No Outlook clássico, use Página Inicial > Filtrar Email > Sinalizado ou abra a pasta de pesquisa Para Acompanhamento, que reúne os sinalizados de todas as pastas.
Por que meus e-mails sinalizados sumiram?
Em geral, o sinalizador foi marcado como concluído ou limpo, a mensagem foi excluída ou ela está numa pasta que o filtro não olha. Uma pasta de pesquisa de e-mails sinalizados para acompanhamento mostra todas as pastas, e as mensagens apagadas ficam em Itens Excluídos.
Por que os e-mails sinalizados não aparecem no To Do?
O To Do só recebe sinalizadores de caixas de correio hospedadas pela Microsoft e só da caixa principal, sem as compartilhadas. A primeira sincronização traz apenas os 100 sinalizados mais recentes dos últimos 30 dias. Confira também se Email sinalizado está ligado em Configurações > Conexões.
Como deixar os e-mails sinalizados no topo da lista?
No Outlook clássico, classifique pelo sinalizador: Organizado por > Sinalizador: Data de Conclusão, ou clique no cabeçalho da coluna Status do Sinalizador no modo de linha única. No novo Outlook e na Web, o filtro Sinalizado ou uma pasta de pesquisa é o jeito mais confiável de manter todos juntos.
Como tirar o sinalizador de vários e-mails de uma vez?
Filtre a pasta por Sinalizado, selecione as mensagens e limpe o sinalizador da seleção. No Outlook clássico, o comando é Limpar Sinalizador; escolha Marcar como Concluída se quiser guardar o registro de que o retorno foi feito.
Dá para mudar a cor do sinalizador no Outlook?
Não diretamente. Segundo a Microsoft, os sinalizadores não são associados a cores por design. Para separar os sinalizados por cor, atribua uma categoria de cores: a cor aparece ao lado da coluna Status do Sinalizador.
