Los teléfonos y los correos de tus contactos acaban en Contactos de Google. El cliente, el proyecto y el seguimiento pendiente que van con ellos están en Notion. Que las dos cosas coincidan es la parte de la que nadie te avisa.
Hay tres métodos realistas. Se distinguen menos por el esfuerzo que por el resultado: qué campos llegan, si una edición posterior se refleja y cómo quedan los duplicados la primera vez que lo ejecutas.
Respuesta rápida
Notion no tiene sincronización nativa con Contactos de Google. Una importación CSV copia una instantánea y no la actualiza nunca. Una automatización tipo Zapier mueve los cambios en un solo sentido por cada flujo de trabajo. Una herramienta de sincronización bidireccional como 2sync mantiene al día las dos partes y es la única opción de esta lista en la que una edición hecha en Notion llega a Google.
¿Se puede sincronizar Notion con Contactos de Google de forma nativa?
No. La página de importación de Notion menciona CSV, Markdown, Word, HTML, PDF y algunas aplicaciones como Evernote, Trello o Asana. Contactos de Google no figura entre ellas. Para cualquier cosa más allá de un archivo suelto necesitas una herramienta externa.
Los tres métodos de un vistazo
| Importación CSV | Automatización (Zapier) | Sincronización bidireccional | |
|---|---|---|---|
| Sentido | De Google a Notion, una vez | Uno por flujo | Bidireccional, por campo |
| Se ejecuta sola | No | Sí, con un disparador | Sí, cada 2 a 5 min con 2sync |
| Actualiza contactos existentes | No, añade filas | Solo si montas un paso de actualización | Sí |
| Lo que editas en Notion llega a Google | No | Solo con un segundo flujo | Sí |
| Mejor para | Una instantánea puntual | Enviar datos en un sentido como parte de una automatización más amplia | Una lista de contactos que sigues editando |
Qué se conserva en cada método
El método decide cuánto de cada contacto llega y qué ocurre cuando cambia.
- Importación CSV. Las columnas que dejes en la exportación pasan a ser propiedades de Notion, una sola vez. Según la ayuda de Notion, las importaciones añaden filas y no actualizan las existentes, así que si vuelves a importar una lista modificada obtienes duplicados, no actualizaciones.
- Automatización. Los campos solo se mueven si los asignas en cada paso del flujo. Los disparadores de Zapier para Contactos de Google son New Contact, New or Updated Contact y New Group.
- Sincronización bidireccional. La herramienta fija el conjunto de campos. 2sync cubre los nombres, hasta tres correos y tres teléfonos con su etiqueta, las direcciones, la empresa, el cargo, el cumpleaños, el apodo, la foto y las etiquetas, y fija el sentido campo por campo.
Con 2sync, esto es lo que se sincroniza en los dos sentidos y dónde están los límites:
| Campo | Propiedad de Notion | Qué debes saber |
|---|---|---|
| Nombre completo, nombre y apellidos | Title, Rich Text | Editar en cualquiera de los dos lados actualiza el otro |
| Correo, hasta 3 | Los extras van a Email 2 y Email 3 | |
| Teléfono, hasta 3 | Phone Number | La etiqueta Móvil, Casa o Trabajo llega en su propio campo |
| Dirección | Rich Text | La primera se desglosa en calle, ciudad, provincia, código postal, país y etiqueta; de la segunda y la tercera solo llegan país y etiqueta |
| Empresa, cargo, apodo | Rich Text | Ninguno |
| Cumpleaños | Date | Se omite el año si en Google no lo hay |
| Foto | Files | Las imágenes grandes se optimizan |
| Etiquetas | Multi-select | Una etiqueta creada en Notion crea un grupo en Google |
Los campos personalizados de Contactos de Google no se sincronizan. Si necesitas una columna extra, añádela como propiedad solo de Notion. La referencia de campos enumera todos con su tipo.
Método 1: exporta un CSV e impórtalo en Notion
Es la opción gratuita y sirve para una instantánea. Deja de ser buena idea el día que cambias un número de teléfono.
Para exportar desde Google:
- Abre Contactos de Google y marca los contactos que quieras, o selecciónalos todos.
- Haz clic en Más acciones y después en Exportar.
- Elige Formato CSV de Google y haz clic en Exportar.
Después, impórtalo en Notion:
- En Notion, ve a Configuración, luego Importar y CSV, o escribe
/csven una página. - Elige el archivo y asigna cada columna a una propiedad.
Hay tres límites que debes tener en cuenta. Notion admite 5 MB por archivo CSV en el plan gratuito y 50 MB en los de pago. Una importación CSV nueva no puede crear relaciones. Y una importación posterior añade filas en lugar de actualizar las que ya tienes.
La exportación de Google trae muchas más columnas de las que necesita un CRM, así que borra antes de importar las que nunca vas a leer.
Método 2: monta un flujo en Zapier
Si ya usas Zapier, un solo flujo lleva los contactos nuevos de Google a Notion sin tocar ningún archivo. Combina el disparador New Contact o New or Updated Contact con una acción de Notion como Create Data Source Item.
El inconveniente es el sentido. Un flujo mueve los datos en una dirección, así que para devolver a Google lo que editas en Notion necesitas un segundo flujo, con su propio disparador y su propia asignación de campos.
Zapier también ofrece Find or Create Data Source Item, que busca en Notion antes de escribir. Ese paso es el que evita que un disparador añada dos veces a la misma persona.
En nuestra comparativa con Zapier verás en qué se diferencian una herramienta de sincronización y una plataforma de automatización, y en alternativas a Zapier para Notion tienes el resto del panorama.
Método 3: usa una herramienta de sincronización bidireccional
Una herramienta de sincronización mantiene emparejadas una base de datos de Notion y una lista de Contactos de Google, de modo que lo que editas en un lado aparece en el otro. Para este par hay tres, y cada una funciona a su manera.
- 2sync sincroniza nombres, correos, teléfonos, direcciones, empresa, cargo, cumpleaños, foto y etiquetas en los dos sentidos, fija el sentido por campo y se ejecuta cada 2 a 5 minutos según el plan.
- Unito asigna nombre, teléfono, correo, empresa, sitio web y dirección. Su propia guía de Contactos de Google, actualizada por última vez el 8 de abril de 2024, recomienda un flujo unidireccional de Google a Notion para que las ediciones en Notion no toquen tu lista de Google. Así se compara con 2sync.
- SyncPenguin ofrece detección de duplicados y fusión de datos históricos en la sincronización de contactos.
Elige por la lista de campos, por el sentido que necesitas y por lo que hace en la primera sincronización, no por el logotipo.
Configura la sincronización bidireccional con 2sync, paso a paso
La configuración lleva unos cinco minutos. Necesitas una cuenta de Google y un espacio de trabajo de Notion.
1. Conecta tu cuenta de Contactos de Google
Abre el asistente de configuración de Contactos de Google y Notion y haz clic en Conectar Google Contacts. Inicia sesión con Google y concede acceso a tus contactos. Después elige qué grupos quieres sincronizar, o todos.
2. Conecta Notion
Usa la plantilla de Contactos que ofrece 2sync, o pega el enlace de una base de datos que ya tengas después de añadir 2sync en ••• > Añadir conexiones.
3. Asigna los campos
Fija cada campo como bidireccional, unidireccional a Notion o unidireccional a Contactos de Google. + Añadir campo muestra los opcionales.
4. Añade un filtro
Este paso es opcional. Solo lo necesitas si quieres un subconjunto, por ejemplo Labels contains Clientes.
5. Activa la sincronización
Antes de activarla puedes lanzar una prueba y comprobar que todo funciona. Si lo prefieres, sáltala y arranca la sincronización directamente.
Los contactos llegan como páginas, una por persona, con las propiedades que hayas asignado. Un contacto con correo, teléfono, empresa y cumpleaños se ve así en Notion.
Si todavía no tienes base de datos, nuestra plantilla gratuita Circles of Trust está pensada para esta sincronización, y en las mejores plantillas de CRM para Notion tienes alternativas. Para un recorrido más largo por la parte de CRM, mira cómo montar un CRM personal en Notion.
La guía de configuración de Contactos de Google cubre todas las pantallas y opciones.
Qué pasa con los duplicados en la primera sincronización
La primera sincronización saca a la luz los duplicados que ya tiene tu lista, y cada método los trata de otra manera.
- Importación CSV. No se comprueba nada. Si importas dos veces el mismo archivo, cada fila aparece dos veces.
- Automatización. Depende de si has montado un paso de buscar o crear.
- SyncPenguin. Pregunta en la primera sincronización si quieres fusionar el histórico, en uno o en los dos sentidos, y recomienda hacer una copia de seguridad antes.
- 2sync. La documentación aconseja limpiar primero en Google con su herramienta Combinar y corregir. También sugiere sincronizar solo los contactos con etiqueta, para dejar fuera las entradas huérfanas, y usar el editor masivo para borrar las páginas duplicadas de Notion.
Un buen orden para la primera sincronización:
- Fusiona los duplicados en Google.
- Aplica un filtro por etiqueta.
- Sincroniza un grupo pequeño.
- Revisa el resultado.
- Amplía el filtro después.
El límite de 25 000 contactos
Contactos de Google permite guardar hasta 25 000 contactos o 20 MB sin contar las fotos, según su página de ayuda.
Hay otros dos límites que conviene tener en cuenta al mover contactos en bloque. Google pide no importar más de 3000 contactos a la vez y dividir antes los CSV mayores, según su guía de importación. Y en 2sync, el plan Solo cubre hasta 3000 elementos sincronizados, mientras que Premium y Pro no tienen límite.
Si estás cerca de los 25 000, sincroniza una etiqueta como Clientes o Socios en vez de toda la agenda. Así tu base de datos de Notion solo guarda lo que usas y queda muy por debajo de cualquier límite.
Qué método te conviene
- Una copia puntual de una lista que no vas a tocar más: importación CSV.
- Contactos nuevos que fluyen en un sentido como un paso de una automatización más larga: Zapier.
- Una lista que editas en las dos aplicaciones, con nombres, teléfonos, etiquetas y fotos al día: una herramienta de sincronización bidireccional.
Mantén Google Contacts y Notion sincronizados
Conecta Google Contacts, elige una base de datos de Notion y asigna los campos. Los cambios de un lado llegan al otro en minutos. Desde 7 € al mes con facturación anual, tras 14 días de prueba gratuita.
Si tus contactos están en Outlook y no en Google, cómo gestionar contactos de Outlook como un CRM cubre lo mismo para Microsoft 365.
FAQ
¿Cómo puedo vincular Google Calendar con Notion?
Es otra automatización, independiente de la de contactos: conectas Google Calendar, eliges una base de datos de Notion y los eventos viajan en los dos sentidos. Lo que merece la pena es combinarlas, porque al asignar la relación Attendees (asistentes) a tu base de datos de contactos, 2sync empareja a cada asistente por su correo principal. Los pasos están en cómo sincronizar Google Calendar con Notion.
¿Cómo sincronizar los contactos de Google con el teléfono?
Eso lo hace Google por su cuenta y no tiene nada que ver con Notion: en un iPhone entra en Ajustes, Contactos, Añadir cuenta y añade tu cuenta de Google; en Android basta con tenerla activada. A partir de ahí, cualquier cambio en un contacto se aplica en todos tus dispositivos.
¿Por qué no se sincronizan mis Contactos de Google?
Si hablamos de la sincronización con Notion, lo primero es la espera: se ejecuta por ciclos, cada 5 minutos en el plan Solo, 3 en Premium y 2 en Pro, así que un cambio recién hecho puede tardar un ciclo en aparecer. Luego revisa el filtro, porque lo que queda fuera no entra, y el sentido de cada campo: uno configurado en un solo sentido no devuelve las ediciones.
¿Cómo puedo exportar mis Contactos de Google?
Marca los contactos, abre Más acciones, pulsa Exportar y elige Formato CSV de Google; el método 1 de esta guía recoge esos pasos junto con la importación en Notion. El archivo es una foto fija del día que lo descargas, así que no sustituye a una sincronización.
¿Cómo puedo obtener mis Contactos de Google?
Están en tu cuenta de Google: entra en contacts.google.com con la misma cuenta que usas en el móvil y tienes la lista completa. Si los quieres en Notion, la sincronización bidireccional lleva allí solo los campos que asignes, y 2sync procesa tus datos para sincronizarlos sin almacenar copias: solo guarda los metadatos de conexión y la configuración.
Aviso: la captura de la pantalla de importación es de Notion y la de la página de integración, de Zapier.
