Notion Calendar : installation, bases Notion, Outlook et limites

Notion Calendar est l'application de calendrier gratuite de Notion. Elle se connecte aux comptes que vous utilisez déjà (Google, Microsoft Outlook ou Apple iCloud) et les réunit dans une seule fenêtre, à côté de vos pages Notion.

Pour vous en servir : téléchargez l'app, connectez vos comptes de calendrier, liez votre espace de travail Notion, puis ajoutez les bases de données dont vous voulez voir les dates.

L'installation va vite. Les surprises arrivent ensuite, quand on découvre :

• ce que l'app fait réellement de vos bases Notion ;
• ce que la version mobile ne sait pas encore faire ;
• où finissent vraiment vos événements.

Notion Calendar, c'est quoi exactement ?

Trois choses à savoir avant de commencer :

• C'est l'ancienne application Cron, rachetée par Notion en 2022 et rebaptisée Notion Calendar en janvier 2024.
• C'est une application distincte de Notion : elle se télécharge à part et possède ses propres paramètres.
• Elle n'a pas d'agenda à elle. Chaque événement affiché appartient à un compte Google, Outlook ou iCloud que vous avez connecté, et ce que vous modifiez dans Notion Calendar est enregistré dans ce compte.

Quelle différence avec Notion ? Notion est l'espace de travail où vous rangez vos pages et vos bases de données. Notion Calendar est le calendrier qui s'y branche : il affiche vos réunions et peut placer à côté les éléments datés de vos bases.

Attention, le mot « calendrier » désigne deux choses dans Notion, et on les confond facilement :

• La vue Calendrier affiche n'importe quelle base de données par date, directement dans Notion. Elle ne demande aucune application supplémentaire.
• Notion Calendar est l'application autonome dont parle ce guide. Elle affiche vos vrais comptes de calendrier et peut y superposer les éléments datés de vos bases.

Si c'est la vue Calendrier qui vous intéresse, notre sélection de modèles de calendrier Notion sera un meilleur point de départ.

Comment configurer Notion Calendar en 5 étapes

Le guide de démarrage de Notion suit le même ordre. Le respecter vous évite l'erreur la plus courante : vouloir ajouter une base de données avant d'avoir lié l'espace de travail.

Étape 1 : télécharger Notion Calendar (Mac, Windows, web, mobile)

Notion Calendar se télécharge gratuitement depuis sa page de téléchargement officielle, ou directement pour votre appareil :

• Mac (macOS 11 ou version ultérieure) : télécharger Notion Calendar pour Mac.
• Windows : télécharger Notion Calendar pour Windows.
• Web : ouvrez calendar.notion.com dans Chrome, Safari, Firefox, Edge ou Arc, y compris sous ChromeOS et Linux. Rien à installer.
• iPhone : Notion Calendar sur l'App Store.
• Android : Notion Calendar sur Google Play.

D'après le centre d'aide de Notion, les applications mobiles proposent un widget d'écran d'accueil (iOS 14 et plus, Android 8 et plus) et un widget d'écran verrouillé (iOS 16 et plus).

Commencez sur ordinateur ou sur le web. Plusieurs réglages, dont l'ajout de bases de données, ne sont pas disponibles sur mobile.

Étape 2 : vous connecter et activer les notifications

1. Connectez-vous avec votre compte Notion ou avec Google. Sans compte Notion, l'inscription en crée un avec la même adresse e-mail.
2. Acceptez les notifications quand l'app les propose. Sur ordinateur, un compte à rebours avant votre prochaine réunion s'affiche aussi dans la barre des menus.

Deux conseils tirés du centre d'aide de Notion :

• Si vous utilisez déjà Notion, connectez-vous avec ce compte. Les deux applications partagent la même session : vous connecter à l'une ou vous en déconnecter fait de même dans l'autre.
• Choisissez une adresse e-mail à laquelle vous aurez toujours accès. Le compte d'inscription devient votre compte principal, et il vous le faut pour ouvrir Notion Calendar. Notion suggère un compte personnel plutôt que professionnel, au cas où vous quitteriez votre entreprise.

Les notifications portent sur vos événements. Pour un rappel posé sur une page ou sur une date dans Notion, voyez comment définir des rappels dans Notion.

Étape 3 : connecter Google Agenda, Outlook ou iCloud

1. Ouvrez Paramètres.
2. Allez dans la section Comptes de calendrier.
3. Choisissez Ajouter un compte de calendrier, puis votre fournisseur.

La suite varie selon le fournisseur.

Google Agenda

1. Choisissez Google.
2. Connectez-vous avec votre compte Google et autorisez l'accès.

Tous les calendriers du compte apparaissent ensuite dans la barre latérale gauche, où vous pouvez les masquer, les réordonner ou changer leur couleur.

Microsoft Outlook et Microsoft 365

Oui, Notion Calendar prend en charge Outlook.

1. Choisissez Microsoft Outlook.
2. Connectez-vous avec vos identifiants Microsoft.
3. Autorisez Notion Calendar. Pour un compte professionnel, votre service informatique devra peut-être approuver l'app au préalable.

Une fois le compte connecté, vous pouvez :

• ajouter un lien Microsoft Teams à vos événements ;
• modifier une seule occurrence ou toute la série d'un événement récurrent ;
• gérer les calendriers Outlook qui vous ont été délégués.

Une réserve tout de même : le centre d'aide de Notion indique que la prise en charge mobile des calendriers Microsoft Outlook arrive bientôt. Pour l'instant, Outlook s'utilise donc sur ordinateur et sur le web.

Apple iCloud

Apple exige un mot de passe pour application à la place de celui de votre compte Apple (le centre d'aide de Notion parle de « mot de passe spécifique à l'application »). Votre compte Apple doit être protégé par l'identification à deux facteurs.

1. Connectez-vous sur account.apple.com.
2. Dans la section Connexion et sécurité, ouvrez Mots de passe pour applications, puis Générer un mot de passe pour application (procédure détaillée par Apple).
3. Dans Notion Calendar, choisissez iCloud dans Ajouter un compte de calendrier.
4. Collez le mot de passe pour application quand l'app demande celui d'iCloud.

Notion Calendar lit les calendriers enregistrés dans votre compte iCloud. Un calendrier conservé uniquement sur l'appareil, sous Sur mon iPhone, n'est pas dans iCloud et n'apparaîtra pas.

Deux règles valent pour tous les fournisseurs :

• Un repère de cinq calendriers. Au-delà, les performances peuvent se dégrader selon Notion, et c'est pour cette raison que l'app peut refuser un ajout de plus.
• Aucun abonnement depuis l'app. Abonnez-vous au calendrier dans Google Agenda : il apparaîtra ensuite dans Notion Calendar.

Étape 4 : lier votre espace de travail Notion

1. Sur ordinateur ou sur le web, ouvrez Paramètres.
2. Sous Espaces de travail Notion, choisissez Ajouter un espace de travail Notion.
3. Donnez l'accès à Notion Calendar. L'espace apparaît ensuite dans vos paramètres.

Si vous en avez plusieurs, connectez-les un par un, même s'ils partagent la même adresse e-mail.

Bon à savoir :

• Cette connexion ne donne pas à votre entreprise accès à vos calendriers.
• L'administrateur d'un espace de travail ne peut pas activer Notion Calendar pour tous ses membres : chacun connecte son propre compte.

Une fois l'espace lié, vous pouvez rattacher des notes de réunion à vos événements :

1. Ouvrez l'événement.
2. Choisissez Ajouter des Notes d'IA.
3. Créez dans Notion une nouvelle page de réunion, titrée au nom et à la date de l'événement, ou rattachez la note à une page existante avec Ajouter une note à une page existante.

Étape 5 : ajouter vos bases de données Notion

1. En bas de la barre latérale gauche, survolez l'espace de travail qui contient la base.
2. Cliquez sur •••, puis sur Base de données Notion (ou appuyez sur O).
3. Recherchez la base et sélectionnez-la.
4. Si elle a plusieurs propriétés Date, choisissez celle qui remplit le calendrier.

Vous pouvez aussi partir de Notion :

1. Ouvrez la base dans Notion.
2. Cliquez sur le nom de la vue.
3. Choisissez Gérer dans Notion Calendar.

Quelques règles s'appliquent :

• La base doit avoir une propriété Date.
• Vous pouvez ajouter jusqu'à 20 bases, et uniquement depuis l'ordinateur ou le web.
• Il faut au minimum un accès Peut voir pour ajouter une base, et un accès Peut modifier le contenu pour modifier ou créer des pages depuis le calendrier.

Une fois la base ajoutée, ses éléments se comportent ainsi :

• Un élément avec une heure de début et de fin apparaît comme un événement classique, sur son créneau.
• Un élément qui n'a qu'une date s'affiche en haut de la grille, comme un événement « Toute la journée ».
• Glisser un élément vers un autre créneau met à jour sa propriété Date dans Notion.
• Cliquer sur un élément ouvre un panneau à droite, où vous modifiez son titre, sa date, son heure et ses propriétés de type sélection, comme l'État.
• Les dates issues d'une propriété Formule, Date de création ou Dernière modification restent en lecture seule.

Cliquez sur le nom de la base dans la barre latérale pour afficher la liste de toutes ses pages. De là, vous pouvez :

• faire glisser une tâche sans date sur la grille ;
• créer une page avec +.

Les fonctions à connaître dès la première semaine

L'intérêt de Notion Calendar tient surtout à quelques fonctions. Ce sont elles qui changent votre façon de remplir une semaine.

Bloquer des créneaux depuis une base de tâches

Une fois votre base de tâches ajoutée, vous avez deux façons de réserver du temps à une tâche :

• Donnez-lui une heure de début et de fin dans Notion. Elle bloque le créneau correspondant dans votre calendrier.
• Glissez une tâche « Toute la journée » sur une heure précise dans Notion Calendar. Sa date suit dans Notion.

Vous planifiez le travail dans Notion, puis vous voyez ce qui tient réellement dans la journée. Pour structurer la base elle-même, nos modèles de time blocking pour Notion offrent un bon point de départ.

Partager vos disponibilités avec des liens d'invitation

Un lien d'invitation permet à d'autres personnes de réserver un créneau avec vous. Il en existe deux sortes :

• les liens ponctuels, pour rencontrer une personne précise à un moment précis ;
• les liens récurrents, pour ce qui revient souvent avec des interlocuteurs différents, comme des entretiens ou des rendez-vous commerciaux.

Pour en créer un :

1. Appuyez sur S ou ouvrez Planification dans le panneau de gauche.
2. Choisissez un lien ponctuel ou récurrent.
3. Ajoutez les détails utiles : date d'expiration, lieu, lien de visioconférence, numéro de téléphone, fenêtre de réservation, description.
4. Activez Éviter les conflits : vos disponibilités se mettent à jour à mesure que votre agenda se remplit.
5. Partagez le lien, ou le message prêt à envoyer qui liste vos créneaux libres.

Ces liens se créent uniquement sur ordinateur et sur le web.

Bloquer vos événements personnels sur l'agenda pro

Si vous tenez un calendrier professionnel et un calendrier personnel :

1. Cliquez sur votre calendrier personnel dans la barre latérale gauche.
2. Activez le blocage d'événements.

Notion Calendar crée alors des créneaux « occupé » sur votre calendrier professionnel pour chaque événement personnel. Vos collègues cessent de réserver par-dessus votre rendez-vous chez le dentiste.

Visioconférence et fuseaux horaires

• Visioconférence : un nouvel événement peut recevoir un lien Zoom ou Google Meet, et les événements Outlook ou Microsoft 365 peuvent aussi utiliser Microsoft Teams.
• Fuseaux horaires : pour travailler avec des collègues dans d'autres pays, cliquez sur le fuseau horaire dans le coin supérieur gauche et ajoutez celui qui vous intéresse.

Les raccourcis clavier

Notion Calendar se pilote très bien au clavier. Ces raccourcis viennent des guides de Notion :

Notion Calendar sur iPhone et Android

Les applications mobiles servent bien à consulter sa journée et à ajouter un événement en vitesse. Elles ne remplacent pas encore la version ordinateur.

D'après le centre d'aide de Notion, voici ce qu'il n'est pas possible de faire sur mobile pour le moment :

• rechercher des événements ou des contacts ;
• modifier un événement, sauf si vous l'avez créé dans l'application mobile et que vous en êtes l'organisateur ;
• créer des liens d'invitation ;
• créer des réunions avec un lien de visioconférence généré automatiquement ou une page Notion associée ;
• faire de Notion Calendar votre application de calendrier par défaut ;
• passer en vue semaine, mois ou agenda (le mobile se limite aux vues sur 1, 2 ou 3 jours) ;
• créer des absences ou des moments de concentration ;
• afficher les calendriers Outlook (Notion annonce cette prise en charge pour bientôt) ;
• ajouter des bases de données Notion (uniquement depuis un ordinateur ou le web).

Les widgets sont le point fort du mobile. Dans les paramètres de l'app, vous pouvez :

• choisir le nombre de jours affichés ;
• masquer les événements sur toute la journée ;
• exclure certains calendriers ;
• cacher les titres sur l'écran verrouillé, pour plus de confidentialité.

Notion Calendar est-il gratuit ?

Oui. Notion l'annonce sans détour sur sa page produit : « Notion Calendar est gratuit ». Chaque version (Mac, Windows, web, iPhone, Android) se télécharge sans frais, et aucune formule payante n'est proposée pour l'app.

Les comptes de calendrier derrière l'app gardent leurs propres règles. Les moments de concentration et les absences, par exemple, ne fonctionnent qu'avec un compte professionnel ou scolaire géré par Google Workspace.

Ce que Notion Calendar ne fait pas

Chaque application de calendrier a ses angles morts. Ceux de Notion Calendar comptent surtout si vous espériez fusionner votre agenda et vos bases Notion.

Deux limites pèsent plus que les autres :

• Les éléments de vos bases restent dans Notion Calendar. Le centre d'aide de Notion est net : « Actuellement, vous pouvez uniquement afficher votre base de données Notion dans Notion Calendar, et non dans Google Agenda ni dans le calendrier iCloud. » Ni le calendrier de votre téléphone, ni vos collègues, ni les outils qui lisent votre agenda Google ou Outlook ne voient donc ces éléments.
• Vos événements ne deviennent jamais des pages Notion. Les réunions restent dans votre compte Google, Outlook ou iCloud. La FAQ de Notion le confirme : « Pour le moment, vous ne pouvez pas intégrer des calendriers comme Notion Calendar ou Google Agenda dans Notion. »

Il existe une exception partielle : vous pouvez faire d'une base Notion votre calendrier par défaut.

1. Ouvrez Paramètres → Calendriers → Calendrier par défaut.
2. Choisissez la base.

Les nouveaux événements créés dans Notion Calendar deviennent alors des pages de cette base. Ces pages restent côté Notion et n'atteignent jamais votre agenda Google, Outlook ou iCloud.

Les autres limites viennent directement de la documentation de Notion :

• 20 bases de données au maximum, ajoutées depuis l'ordinateur ou le web.
• Cinq calendriers comme seuil : au-delà, l'app peut ralentir ou refuser un nouvel ajout, pour des raisons de performances.
• Aucun abonnement à un nouveau calendrier depuis l'app.
• Pas de temps de trajet sur les événements.
• Moments de concentration et absences réservés aux comptes Google Workspace professionnels ou scolaires.
• Outlook sur ordinateur et sur le web seulement, pour l'instant.
• Une application mobile allégée, comme détaillé plus haut.

Pour une comparaison point par point avec le calendrier que la plupart des gens connectent en premier, voyez Notion Calendar vs Google Agenda. Si ces limites vous détournent de l'app, nos alternatives à Notion Calendar comparent les applications qui comblent d'autres manques.

Et si c'est le passage de vos événements vers une base qui vous manque, la comparaison 2sync vs Notion Calendar montre ce que chaque outil prend en charge.

Quand vos événements doivent devenir des pages Notion

Certains usages demandent la réunion elle-même sous forme de ligne :

• un journal client qui se remplit à chaque appel ;
• un CRM qui sait quand vous avez vu quelqu'un pour la dernière fois ;
• des heures à additionner par projet.

C'est le rôle d'une synchronisation. 2sync écrit chaque événement Google Agenda ou Outlook dans une base de données Notion, sous forme de page modifiable, et garde les deux côtés à jour en synchronisation bidirectionnelle toutes les 2 à 5 minutes selon votre formule.

Vous choisissez quels champs deviennent des propriétés. Modifiez la page dans Notion, et l'événement change dans votre agenda.

Les deux outils se complètent. Une fois vos événements devenus des lignes de base, vous pouvez ajouter cette base à Notion Calendar et tout voir dans la même grille.

Pour démarrer :

• Google Agenda : passez par l'intégration Google Agenda. Notre guide pour synchroniser Google Agenda avec Notion passe en revue toutes les méthodes, gratuites comprises.
• Outlook ou Microsoft 365 : passez par l'intégration Outlook Calendar. Notre guide pour synchroniser Notion avec Outlook compare lui aussi toutes les méthodes.

Conclusion

Notion Calendar mérite sa place si vous planifiez déjà dans Notion. Pour en tirer le meilleur parti :

1. Installez-le sur ordinateur ou ouvrez la version web.
2. Connectez vos comptes de calendrier.
3. Ajoutez votre base de tâches.
4. Retenez trois raccourcis : T, S et N.

Vous aurez gratuitement une seule fenêtre pour vos réunions et vos tâches.

Gardez simplement son périmètre en tête. Il affiche vos bases Notion à côté de votre agenda ; il ne fusionne pas les deux. Quand vos réunions doivent devenir des pages Notion, c'est une synchronisation bidirectionnelle qui prend le relais.

FAQ

Les captures d'écran de Notion Calendar de cet article proviennent de Notion.