Notion und Asana bleiben 2025 führende Tools für Projektmanagement und Organisation von Arbeitsbereichen. Beide zielen darauf ab, Effizienz und Zusammenarbeit zu verbessern, unterscheiden sich jedoch im Ansatz. Notion bietet Flexibilität und KI-gestützte Inhaltserstellung, während Asana strukturiertes Projekt-Tracking und automatisierte Workflows bereitstellt. Dieser Vergleich beleuchtet die neuesten Funktionen, Preispläne und Nutzererfahrungen im Jahr 2025, damit Sie entscheiden können, welches Tool am besten zu Ihren Anforderungen passt.
Inhaltsverzeichnis
Notion vs Asana: Kurzer Überblick
| Funktion | Notion | Asana |
|---|---|---|
| Ideal für | Flexible Bereiche, Wissensmanagement, Dokumente, Wikis und sehr individuelle Workflows. | Strukturierte Projekt- und Aufgabenverwaltung, Workflow-Automatisierung und Teamzusammenarbeit. |
| Bedienung | Kann durch hohe Anpassbarkeit komplex sein; steilere Lernkurve. | Intuitiv und schnell einsatzbereit. |
| KI-Funktionen | Integrierte KI für Inhaltserstellung, Zusammenfassungen, Brainstorming und erweiterte Suche. | KI für Automatisierung, intelligente Zusammenfassungen, Aufgabenvergabe und Dokumentenanalyse. |
| Anpassung | Extrem flexibel mit Blöcken und Datenbanken. | Stabile Anpassungsmöglichkeiten in einem strukturierten Rahmen (benutzerdefinierte Felder, Automatisierungsregeln). |
| Projekt- und Aufgabenmanagement | Vielseitig für unterschiedliche Inhalte; Gantt-Ansichten erfordern Vorlagen oder zusätzliche Konfiguration. | Robust von Werk aus: Aufgabenverfolgung, Kanban, Listen, Zeitpläne und detaillierte Berichte. |
| Zusammenarbeit | Grundlegende Tools, ideal für geteilte Dokumente und Wissensdatenbanken. | Starker Fokus auf Teamarbeit: Zuordnung, Kommentare, Arbeitslastverwaltung und Freigaben. |
| Integrationen | Weniger native, dafür mächtige API und Zapier für über 5000 Apps. | Über 200 beliebte native Integrationen. |
| Preise | Gratis-Plan; Bezahlpläne ab 9,50 €/Nutzer/Monat (jährlich). KI in Business inklusive. | Gratis bis 10 Nutzer; Starter 10,99 €/Nutzer/Monat (jährlich); Advanced 24,99 €/Nutzer/Monat (jährlich). KI in allen Bezahlplänen. |
| Speicher | Unbegrenzte Uploads bei Bezahlung; 5 MB/Datei im Gratis-Plan. | Unbegrenzte Uploads in allen Plänen; 100 MB/Datei. |
| Bewertungen (G2) | 4,7/5 Sterne | 4,4/5 Sterne |
Gründe für Notion
- Hochgradig anpassbar für vielfältige Workflows.
- Alles-in-einem-Bereich für Notizen, Dokumente und Projekte.
- Leistungsstarke KI für Inhaltserstellung und Wissensmanagement.
- Vernetzte und robuste Datenbanken.
- Ideal für Wikis und detaillierte Dokumentation.
- Perfekt, wenn Sie Ihr eigenes System gestalten möchten.
- Sehr nützlich für flexible Zusammenarbeit und Informationsteilung.
Gründe für Asana
- Intuitive und leicht erlernbare Oberfläche.
- Spezialisiert auf strukturierte Aufgabenverwaltung.
- Starke KI für Automatisierung und Aufgabenanalyse.
- Robuste native Automatisierungsfunktionen.
- Über 200 native App-Integrationen.
- Optimal für Zusammenarbeit und Arbeitslastmanagement.
- Unterstützt agile und traditionelle Methoden.
Was ist Notion?
Notion ist ein All-in-One-Arbeitsbereich, der Dokumente, relationale Datenbanken und KI-Assistenten in einer hochgradig modularen Oberfläche kombiniert.
2025 wurden Notizen und Wikis verbessert: Version 2.51 brachte KI-Meetingnotizen, semantische Unternehmenssuche und einen „Recherche-Modus“, der komplette Wissensdatenbanken in Sekunden verarbeitet.
Mit dem Notion-Kalender und dem neuen Notion Mail erhalten Sie Zeitblockierung und E-Mail-Verwaltung direkt im Arbeitsbereich.
Funktionen – Notion
- Unternehmens-KI mit unbegrenzter Nutzung in Business und Enterprise.
- Native E-Mail und Kalender mit KI-gestützter Kennzeichnung und Texterstellung.
- Formular-Blöcke zur Datenerfassung direkt in Datenbanken.
- Fortgeschrittene Automatisierungen mit Mehrfachbedingungen und geplanten Aktionen.
- Zeitleisten-Ansichten und Abhängigkeiten für Gantt-ähnliche Verwaltung.
- Bidirektionale Integrationen mit Slack, GitHub, Google Calendar, Figma und über 5000 Apps.
- Anpassbare Vorlagen von Make with Notion.
Was ist Asana?
Asana ist eine Collaborative Work Management (CWM)-Plattform, die auf dem Work Graph basiert – einem Datenmodell, das Aufgaben, Ziele und Teammitglieder verknüpft.
2024–25 wurde die KI ausgebaut: Einführung von Asana Intelligence, „KI-Teams“ und AI Studio, mit dem sich autonome Agenten ohne Code erstellen lassen.
Im Frühjahr 2025 wurde KI in alle Bezahlpläne integriert, sodass natürliche Sprachautomatisierung und intelligente Workflows standardmäßig verfügbar sind.
Funktionen – Asana
- AI Studio und vorgefertigte KI-Workflows.
- KI-Teams, die Updates verfassen, Aufgaben zuweisen und Vorfälle abschließen.
- Kapazitätsplanung auf Portfolio-Ebene mit PDF-Export.
- Goals und Workload 3.0 für OKR-Integration und Live-Arbeitslast.
- 25 000 Automatisierungen/Projekt in Advanced und höher.
- Über 200 native Integrationen und offene REST-API.
Benutzeroberfläche und Design
Notion ist wie eine leere Leinwand, die Sie nach Belieben gestalten können.
Seit „Layouts“ können Sie Seitenabschnitte per Drag-and-Drop mit vordefinierten Stilen (Seitenleisten, Eigenschaftskarten, angepinnte Zeilen, einklappbare Gruppen) platzieren, ohne Code zu berühren, und dann Breite sowie Ausrichtung jedes Blocks anpassen.
Dasselbe Update brachte eine schmalere Seitenleiste und Anpassungen für den Dunkelmodus, sodass die Bereiche eher wie eine moderne Website wirken als eine Notizapp.
Projekt- und Aufgabenmanagement
Asana hingegen bietet eine einfache, vorhersagbare Navigation.
Der Work Graph stellt vier Standardansichten bereit (Liste, Kanban, Zeitachse, Kalender) sowie die neue Gantt-Option, die in allen Ansichten sofort synchronisiert wird: Wählen Sie eine Aufgabe in Gantt aus, wird sie überall ohne Neuladen hervorgehoben.
Die Portfolio-Updates von April 2025 überlagern Kapazitätsbalken als Heatmap auf den Zeitplänen und geben PMOs einen schnellen Überblick über Überbelastungen.
Die Zeitachsen-Ansicht in Notion unterstützt jetzt echte Start- und Endabhängigkeiten, Unteraufgaben und automatische Fortschrittszusammenfassungen.
Native wiederkehrende Aufgaben und Datenbank-Automatisierungen „Alle {Frequenz}“ bedeuten, dass wöchentliche Meetings keine Drittanbieter-Tools mehr benötigen.
Der Nachteil ist der Einrichtungsaufwand: Ein 10-köpfiges Designteam kann Sprints schnell starten, während ein 200-köpfiges PMO mehr Zeit für Strukturaufbau benötigt.
Denken Sie an Asana für Plug-and-Play-Einsatz und Notion für individuelle, datenbankbasierte Projektsteuerung.
Anpassung
Notion bleibt der König der Anpassung.
Datenbanken kombinieren Relationen, Formeln, KI-Zusammenfassungen und Aggregationen in jeder Ansicht und lassen sich nahtlos zwischen Board und Galerie umschalten.
In den letzten Monaten kamen Mehrfach-Trigger, geplante Aktionen und Webhook-Schritte zu den Datenbankautomatisierungen hinzu, sodass Operationsteams „Wenn X, dann Y“-Workflows direkt in Notion erstellen können.
Asana setzt auf „sichere Anpassung“.
Benutzerdefinierte Felder, der Workflow-Generator und das AI Studio ohne Code ermöglichen Administratoren, komplexe Abläufe zu erstellen und unerlaubte Änderungen zu verhindern.
Starter und höher enthalten nun unbegrenzte Regelaktionen: In der Überarbeitung 2025 hat Asana das frühere Limit von 250 Aktionen aufgehoben.
Zusammenarbeit
Notion kombiniert Mehrbenutzer-Bearbeitung à la Google Docs mit Kommentaren und Emojis à la Slack.
Mit Notion Mail und Calendar laufen Feedback-Schleifen in einem Tab ab: Auf E-Mail antworten, in Aufgabe umwandeln, Aufgabe mit Meetingnotiz verknüpfen – alles auf einer Leinwand.
KI-Meetingnotizen transkribieren und fassen Anrufe automatisch zusammen und taggen offene Aktionen in der jeweiligen Datenbankseite.
Asana fokussiert sich auf ausführungsorientierte Zusammenarbeit.
Inbox, verschachtelte Kommentare und Genehmigungen bündeln Entscheidungen mit versionierten Anhängen.
KI-Kollegen lesen Gespräche, verfassen Status-Updates und weisen Verantwortliche automatisch zu – das verkürzt Meeting-Zeiten großer Teams.
Führungskräfte erhalten Echtzeit-Metriken zu Portfolios, ohne das Team befragen zu müssen.
Preise und Skalierbarkeit
Notion
- Gratis – 0 €
- Plus – 9,50 €/Nutzer/Monat (jährlich) [≈ 11,50 € monatlich]
- Business – 18,50 €/Nutzer/Monat (jährlich) [≈ 22 € monatlich], inkl. unbegrenzter KI, fortgeschrittenen Automatisierungen und SLA 99,99 %
- Enterprise – Individuelle Preise mit Data Residency, SOC 2, SAML und SLA 99,99 %
- KI-Add-on – 8 €/Nutzer/Monat (jährlich) für Gratis und Plus; unbegrenzt in Business und Enterprise
Asana
- Personal (kostenlos) – 0 € bis 10 Nutzer
- Starter – 10,99 €/Nutzer/Monat (jährlich) [≈ 13,49 € monatlich]
- Advanced – 24,99 €/Nutzer/Monat (jährlich) [≈ 30,49 € monatlich]
- Enterprise / Enterprise Plus – Individuelle Tarife mit SAML, HIPAA, FedRAMP und SLA 99,9 %
Fazit
👉 Wählen Sie Notion, wenn Sie einen flexibel anpassbaren All-in-One-Bereich suchen, in dem Dokumente, Datenbanken und KI nahtlos zusammenarbeiten.
👉 Wählen Sie Asana, wenn Sie strukturiertes Projekt-Tracking, robuste Unternehmenskontrollen und sofort einsatzbereite Automatisierungen benötigen.
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