En resumen
Notion sirve para tener notas, tareas, proyectos y bases de datos en un mismo sitio, en lugar de repartidos entre cinco aplicaciones. Está a medio camino entre un editor de documentos y una hoja de cálculo: escribes en páginas y, cuando necesitas ver el conjunto, esas páginas forman una base de datos que puedes mirar como tabla, calendario, tablero o galería.
En lo personal se usa para diarios, gastos, hábitos y registros de lecturas. En el trabajo, para gestión de proyectos, actas de reunión, wikis internos y un CRM sencillo. Todo se construye con las mismas piezas.
El plan gratuito no tiene tope de páginas ni de bloques mientras seas la única persona del espacio de trabajo. El límite de bloques solo aparece cuando compartes ese espacio con varios miembros.
Y al alcanzarlo puedes seguir viendo, editando y reorganizando lo que ya tienes, aunque no añadir bloques nuevos.
Qué es Notion: páginas, bloques y bases de datos
Notion, por debajo, son solo tres piezas. Entendidas esas tres, lo demás es combinarlas.
- Páginas: un lienzo en blanco donde escribes. Dentro de una página caben otras páginas, así que puedes anidar la información como si fueran carpetas.
- Bloques: cada pieza que colocas en la página, sea un párrafo, un título, una imagen o una casilla de tarea. Una página es el conjunto de sus bloques.
- Bases de datos: una colección de páginas con la misma estructura, que puedes mirar como tabla, calendario, tablero o galería cambiando solo la vista.
La tercera pieza es la que separa Notion de una aplicación de notas corriente. Una misma base de datos te da lo de hoy en calendario, el reparto por persona en un tablero y el total en una tabla, sin duplicar nada.
Para empezar basta con una página nueva: escribes / y se abre la lista de bloques. Títulos, listas de tareas, tablas, incrustaciones. Casi todo arranca en ese menú.
Qué puedes hacer con Notion
Estos son los usos que más se repiten, con el plan que pide cada uno.
| Para qué sirve | A quién le encaja | Plan necesario |
|---|---|---|
| Notas y documentos | A cualquiera | Gratuito |
| Bases de datos en tabla, calendario, tablero o galería | Quien necesita ver el conjunto | Gratuito |
| Tareas y listas de pendientes | Uso personal y equipos | Gratuito |
| Gestión de proyectos | Equipos | Gratuito |
| Diario, hábitos y control de gastos | Uso personal | Gratuito |
| Registro de lecturas, películas y juegos | Uso personal | Gratuito |
| Wiki interno y manuales | Equipos | Gratuito (con varios miembros, hay tope de bloques) |
| Actas de reunión | Equipos | Gratuito |
| CRM sencillo | Autónomos y equipos pequeños | Gratuito |
| Notion AI para redactar y resumir | A cualquiera | Versión de prueba en Gratuito y Plus; ilimitado desde Business |
| Automatizaciones de bases de datos | Equipos | Plan de pago |
| Sincronización en los dos sentidos con otras aplicaciones | Quien usa varias herramientas a la vez | Requiere una herramienta externa |
Para qué sirve Notion en el uso personal
Notion casi siempre se presenta como herramienta de trabajo, pero el uso real tira bastante más hacia lo personal.
De las personas que usan 2sync, el 70,0 % tiene Notion como espacio de trabajo personal y el 89,3 % está solo en su espacio. España es el 2,2 % de nuestras cuentas.
Así que la pregunta útil no es cómo montarlo para un equipo, sino cómo montar algo que aguantes tú solo durante meses.
Diario
Con una propiedad de fecha y una página por día ya tienes un diario. Si arrancar desde el folio en blanco se te hace cuesta arriba, es más llevadero partir de una plantilla que trae las preguntas puestas.
Gastos y presupuesto
Con el importe como número y el concepto como selección, los totales por mes y por categoría salen solos.
Lo que no te da una hoja de cálculo es que cada gasto sea una página. Ahí dentro caben la foto del recibo y la nota de por qué lo pagaste.
Lecturas, películas y juegos
En vista de galería, lo que has leído o visto queda como una estantería de portadas. Filtrar por nota o por fecha de lectura es lo que de verdad se agradece meses después, cuando quieres recuperar algo concreto.
Hábitos y objetivos
Una casilla por día y ya tienes un registro de hábitos. Aguanta más quien empieza con dos o tres y va quitando los que no cuajan que quien diseña la tabla perfecta el primer día.
Para qué sirve Notion en el trabajo
En equipo el objetivo cambia: se trata de que haya un único sitio donde buscar.
Proyectos y tareas
Si conectas con una relación la base de datos de proyectos y la de tareas, desde cualquier tarea llegas a su proyecto padre. Para ver lo que está en marcha, vista de tablero; para ver qué vence, vista de calendario.
El diseño de las bases de datos y su mantenimiento los desarrollamos en Notion para gestión de proyectos.
Actas de reunión
Una página por reunión, con fecha, asistentes y asunto como propiedades. La diferencia con un documento suelto aparece a los dos meses, cuando alguien pregunta en qué reunión se decidió aquello y lo encuentras filtrando.
Wiki interno y manuales
Con los procedimientos y las normas internas en Notion dejas de depender de que esté la persona que se lo sabe. Para una incorporación o un relevo basta con pasar la misma página.
CRM sencillo
Los contactos en una base de datos y, enlazadas por relación, las páginas de cada negociación o consulta. No llega a donde llega un CRM de verdad, pero para un autónomo o un equipo pequeño se sostiene bien.
Cómo montarlo sin que acabe abandonado lo contamos en cómo crear un CRM en Notion.
¿Cuál es el límite del plan gratuito de Notion?
Depende de cuánta gente haya en el espacio de trabajo, y es el punto que más se malinterpreta antes de pasar a un plan de pago.
- Si usas Notion tú solo: páginas y bloques ilimitados. Por capacidad no vas a necesitar un plan de pago.
- Si compartes el espacio con varios miembros: hay un tope de bloques. Al alcanzarlo sigues viendo, editando y reorganizando los bloques que ya existen, pero no puedes añadir nuevos.
- Notion AI: lo que entra en Gratuito y en Plus es una versión de prueba, con generación de documentos y autocompletado de bases de datos. Para usarla sin límite hace falta Business o superior.
Notion frente a una hoja de cálculo
Si la duda es Excel o Notion, la respuesta corta es que no juegan al mismo juego.
Una hoja de cálculo calcula: fórmulas encadenadas, miles de filas, tablas dinámicas. Ahí Notion no llega, y tampoco lo pretende.
Lo que sí hace Notion es convertir cada fila en una página con contenido propio. Dentro de la ficha de un cliente caben el histórico de la conversación y la propuesta en limpio. En una celda eso no entra.
La regla práctica: si lo que necesitas es cálculo, hoja de cálculo. Si necesitas que cada registro tenga su propio contenido y poder verlo como tabla, calendario o tablero, Notion.
Lo que no existe es una sincronización nativa entre ambos mundos. Notion importa un CSV una vez y, a partir de ahí, cada copia va por su lado.
Para mantener al día una pestaña de Google Sheets y una base de datos de Notion en los dos sentidos hace falta algo por fuera, como la integración de Google Sheets.
Notion para estudiantes
Los estudiantes son la profesión más numerosa entre nuestras cuentas, con 731, por delante de consultores, creadores y fundadores. Tiene sentido: una carrera son asignaturas, entregas y fechas, y eso es exactamente la forma de una base de datos.
El montaje habitual es una página por asignatura y una base de datos de entregas ordenada por fecha. Varias combinaciones ya montadas están en las mejores plantillas de Notion para estudiantes.
Además, estudiantes y docentes tienen el plan Plus gratis si se registran con un correo de su institución, con el límite de una sola persona en el espacio.
Con eso entran más invitados, el historial de versiones y archivos más grandes que en el plan gratuito.
En qué se queda corto Notion
Hay límites que solo se ven con meses de uso. Conocerlos antes te ahorra rehacer el montaje.
- Las automatizaciones de bases de datos son de pago. En el plan gratuito lo único que puedes crear son notificaciones de Slack, y los disparadores disponibles son tres: cuando se añade una página, cuando se edita una propiedad y uno periódico. No hay disparador por proximidad de fecha, así que un aviso el día antes del vencimiento hay que apañarlo con el periódico.
- Notion Calendar no escribe en tus bases de datos. Crea, edita y borra eventos en los calendarios de Google, Outlook o iCloud que conectes, pero esos eventos no se convierten en páginas de Notion. Dónde está exactamente la diferencia lo desglosamos en 2sync frente a Notion Calendar.
- La curva de aprendizaje es pronunciada. Con tanta libertad, lo normal es pasar más tiempo diseñando el sistema que usándolo.
- Sin conexión hay que prepararlo antes. Tienes que marcar de antemano las páginas que quieres disponibles; si no lo haces, no se abren fuera de cobertura. Lo explicamos en cómo usar Notion sin conexión.
Notion junto a las aplicaciones que ya usas
El punto flaco de Notion es que lo que apuntas se queda dentro de la página. El día que no la abres, no pasa nada con lo que escribiste ahí.
Si sincronizas tus bases de datos con el calendario y el gestor de tareas que miras a diario, lo que decides en Notion aparece donde de verdad lo vas a ver.
2sync conecta Notion con estas aplicaciones:
- Calendarios: Google Calendar y Outlook Calendar
- Tareas: Todoist, Google Tasks y Microsoft To Do
- Hojas de cálculo: Google Sheets
- Contactos: Google Contacts y Outlook Contacts
En esos cuatro grupos la sincronización va en los dos sentidos: cambies donde cambies, el otro lado se pone al día. Gmail y Outlook Mail son la excepción, porque solo entran hacia Notion.
El paso a paso del lado del calendario está en cómo sincronizar Google Calendar con Notion, con capturas de cada pantalla.
Tus fechas de Notion, también en el calendario que ya miras
2sync sincroniza tus bases de datos de Notion con Google Calendar en los dos sentidos. Cambies donde cambies, el otro lado se actualiza solo.
Conclusión
Notion es páginas, bloques y bases de datos. Para qué sirve depende de cómo las combines tú, y por eso cuesta responder en una frase.
El error típico es diseñar el sistema completo antes de meter el primer dato. Funciona mejor al revés: una base de datos sola, un diario o una lista de gastos, y la vas apretando a medida que te estorba.
Si prefieres no empezar de cero, en las mejores plantillas de Notion gratis hay de sobra para copiar y retocar a tu gusto.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son todas las funciones de Notion?
Las funciones que de verdad usa la mayoría son cinco: notas y documentos; bases de datos que puedes ver como tabla, calendario, tablero o galería; tareas y gestión de proyectos; wikis y manuales internos; y Notion AI para redactar y resumir. A eso se suman las plantillas, las relaciones entre bases de datos, los filtros y las vistas guardadas, y las automatizaciones de bases de datos, que son de pago.
¿Cuáles son las características de Notion?
Notion funciona con tres piezas. Las páginas son el lienzo donde escribes y pueden anidarse unas dentro de otras. Los bloques son cada elemento que colocas en la página, desde un párrafo hasta una casilla de tarea, y se insertan escribiendo una barra inclinada. Las bases de datos agrupan páginas con la misma estructura y permiten cambiar la vista sin duplicar los datos. Además hay plantillas listas para copiar y colaboración en tiempo real.
¿Cómo se usa Notion?
Crea una página nueva, escribe una barra inclinada y verás la lista de bloques disponibles. A partir de ahí, monta una sola base de datos con una propiedad de fecha, un diario o una lista de tareas, y mete datos reales unos días: así notas la diferencia entre la vista de tabla y la de calendario. Diseñar toda la estructura antes de usarla es lo que hace que la mayoría lo abandone en la primera semana.
¿Es gratuita la aplicación Notion?
Sí, Notion tiene un plan gratuito y, si eres la única persona del espacio de trabajo, no tiene tope de páginas ni de bloques. Notion AI es la excepción: en los planes Gratuito y Plus solo entra una versión de prueba, con generación de documentos y autocompletado de bases de datos, y para usarla sin límite hace falta Business o superior. Las automatizaciones de bases de datos también piden plan de pago.
¿Qué es mejor, Excel o Notion?
Depende de si lo tuyo es calcular o documentar. Una hoja de cálculo gana en fórmulas, volumen de filas y tablas dinámicas. Notion gana cuando cada registro necesita contenido propio, porque cada fila es una página donde caben el recibo, la nota o la propuesta, y porque los mismos datos se ven como tabla, calendario o tablero. Entre los dos no hay sincronización nativa: Notion solo importa un CSV una vez, así que mantener una pestaña de Google Sheets y una base de datos al día en los dos sentidos pide una herramienta externa.
¿Cuál es el límite de Notion gratis?
Si eres la única persona del espacio de trabajo, no hay límite de páginas ni de bloques. El tope de bloques solo aparece cuando compartes ese espacio con varios miembros, y al alcanzarlo puedes seguir viendo, editando y reorganizando los bloques existentes, aunque no añadir nuevos. Estudiantes y docentes tienen además el plan Plus gratis con un correo educativo, con el límite de una sola persona.
Imágenes: Notion, 2sync
