아웃룩 메일 자동 분류: 규칙 설정부터 적용 안 될 때까지

아웃룩에서 메일을 폴더별로 자동 분류하려면 규칙을 만들면 돼요. 규칙은 메일이 도착하는 순간 조건을 확인하고, 조건에 맞으면 정해 둔 작업을 실행해요.

거래처 메일은 거래처 폴더로 옮기고, 청구서는 회계 담당자에게 전달하고, 참조로만 받은 메일은 읽음 처리하는 식이에요. 한 번 만들어 두면 그다음부터는 손댈 일이 없어요.

규칙을 만드는 곳은 쓰는 Outlook에 따라 달라요. 새 Outlook, 웹용 Outlook, Outlook.com은 같은 설정 화면을 쓰고, 클래식 Outlook에는 규칙 마법사가 따로 있어요.

Mac용 Outlook은 화면이 또 다르고, 휴대폰 Outlook 앱에는 규칙 메뉴가 아예 없어요.

내 Outlook은 어떤 버전인가요?

Windows용 Outlook이라면 화면 오른쪽 위를 보세요. 톱니바퀴 모양의 설정 버튼이 있으면 새 Outlook이고, 규칙도 웹용 Outlook과 같은 방식으로 만들어요.

버튼이 없으면 클래식 Outlook이에요. 버전에 따라 규칙 메뉴의 위치도, 할 수 있는 일도 달라요.

출처: Microsoft 지원의 Outlook 규칙 관리, Mac용 Outlook 규칙, Outlook 앱 비교

보낸 사람별 메일 자동 분류: 가장 빠른 방법

가장 많이 쓰는 건 특정 보낸 사람의 메일을 한 폴더로 모으는 규칙이에요. 설정 화면까지 갈 필요 없이 받은 메일 한 통에서 바로 만들 수 있어요.

새 Outlook·웹용 Outlook·Outlook.com

1. 그 사람이 보낸 메일을 우클릭하고 규칙 > 규칙 만들기를 선택하세요.
2. 메일을 옮길 폴더를 고르고 확인을 선택하세요.

이제 그 사람이 보낸 새 메일은 받은 편지함을 거치지 않고 폴더로 바로 들어가요.

이미 받은 메일까지 옮기려면 확인 대신 추가 옵션을 선택하세요. 열린 화면에서 받은 편지함에서 지금 이 규칙 실행 확인란을 선택하고 저장하면 돼요.

클래식 Outlook

1. 메일을 우클릭하고 규칙 > 규칙 만들기를 선택하세요.
2. 보낸 사람이나 제목 같은 조건을 고르세요. 예를 들어 제목에 다음이 포함된 경우를 선택하고 항목을 이동할 폴더를 선택한 뒤, 폴더를 고르거나 새 폴더를 만드세요.
3. 지금 폴더에 있는 메일까지 정리하려면 현재 폴더에 있는 메시지에 이 새 규칙 지금 실행 확인란을 선택하세요.
4. 확인을 선택하세요.

새 Outlook·웹·Outlook.com에서 규칙 설정하기

조건이 여러 개이거나 예외가 필요하다면 설정 화면에서 새로 만드세요. 모든 규칙에는 이름, 조건, 작업이 들어가고 예외는 선택이에요.

1. 페이지 위쪽의 설정을 선택하세요.
2. 메일 > 규칙을 선택하세요.
3. 새 규칙 추가를 선택하세요.
4. 규칙 이름을 입력하세요. 예: "거래처 A 메일".
5. 조건 추가에서 무엇을 확인할지 고르세요. 예를 들어 보낸 사람을 고르고 주소를 넣어요.
6. 작업 추가에서 할 일을 고르세요. 예를 들어 폴더 이동을 고르고 옮길 폴더를 지정해요.
7. 일부 메일은 그대로 두고 싶다면 예외 추가를 선택하세요. 중요도가 높은 메일을 예외로 두는 식이에요.
8. 이 규칙 뒤에 다른 규칙이 같은 메일을 건드리지 않게 하려면 더 이상 규칙 수행 중지 확인란을 선택하세요.
9. 저장을 선택하세요.

클래식 Outlook에서 규칙 설정하기

조건이나 작업을 여러 개 묶으려면 규칙 마법사를 쓰세요.

1. 파일 > 규칙 및 알림 관리를 선택하고, 전자 메일 규칙 탭에서 새 규칙을 선택하세요.
2. 다른 사람의 메시지를 폴더로 이동 같은 서식 파일을 고르세요. 처음부터 만들려면 빈 규칙에서 시작 아래의 받은 메시지에 규칙 적용을 선택하고 다음을 선택하세요.
3. 확인할 조건에 체크하세요. 아래쪽 규칙 설명에서 보낸 사람이나 폴더처럼 밑줄이 그어진 값을 클릭해 채운 뒤 다음을 선택하세요.
4. 메시지로 무엇을 하시겠습니까? 화면에서 작업에 체크하고, 밑줄이 그어진 값을 채우세요. 다음을 선택해 예외를 추가하고 다시 다음을 선택하세요.
5. 규칙 이름을 입력하세요. 규칙을 켜는 옵션은 기본으로 선택돼 있어요.
6. 마침을 선택하세요.

Outlook이 켜져 있을 때만 실행되는 규칙이라는 경고가 뜨면 확인을 선택하세요. 클라이언트 전용 규칙을 만든 거라서 다른 규칙과 실행 방식이 달라요(아래에서 설명).

클래식 Outlook은 규칙을 백업할 수 있는 유일한 버전이기도 해요. 파일 > 규칙 및 알림 관리 > 옵션에서 규칙을 내보내면 .rwz 파일로 저장돼요.

다만 Microsoft 도움말에는 "이 파일 형식은 클래식 Outlook에서만 열고 사용할 수 있습니다"라고 적혀 있어요. 새 Outlook으로 옮길 때 이 파일을 가져갈 수는 없어요.

Mac용 Outlook에서 규칙 만들기

1. Outlook 메뉴에서 설정을 선택하세요.
2. 측면 탐색 창에서 규칙을 선택하세요.
3. +규칙 추가를 선택하고 규칙 이름을 정하세요.
4. 조건 선택으로 확인할 조건을, 작업 선택으로 실행할 작업을 고르세요.
5. 필요하면 다른 조건 추가나 예외 추가로 다듬은 뒤 저장하세요.

Mac용 Outlook은 서버 규칙만 만들어요.

레거시 Mac용 Outlook을 아직 쓰고 있다면 위 방법이 통하는 최신 버전으로 옮기세요. 레거시 버전은 2026년 10월에 지원이 끝나고, 그때부터 Exchange Online 사서함에서 작동하지 않아요.

휴대폰 Outlook 앱에서도 규칙을 만들 수 있나요?

아니요. Microsoft의 Outlook 앱 비교표를 보면 '받은 편지함 규칙 만들기'가 iOS용 Outlook과 Android용 Outlook 모두 '아니요'로 표시돼 있어요.

그래도 휴대폰으로 읽는 메일에 규칙은 적용돼요. PC나 웹에서 만든 서버 쪽 규칙은 "컴퓨터에서 Outlook에 로그인했는지 여부에 상관없이 실행"되기 때문에, 앱에 메일이 보일 때는 이미 폴더로 옮겨져 있어요.

규칙에 쓸 수 있는 조건과 작업

새 Outlook 규칙 편집기에서 고를 수 있는 조건은 크게 이렇게 나뉘어요.

• 누가 보내고 받았는지: 보낸 사람, 받는 사람, 내가 받는 사람 줄이나 참조(CC) 줄에 있는지, 내가 유일한 수신자인지, 보낸 사람이나 받는 사람 주소에 특정 문자열이 있는지.
• 무슨 내용인지: 제목, 본문, 메시지 헤더에 특정 단어가 들어 있는지.
• 어떤 메일인지: 첨부 파일 여부, 중요도, 민감도, 메시지 크기, 받은 날짜, 그리고 모임 초대나 자동 회신, 배달 못 함 보고서 같은 메시지 유형.

조건에 맞는 메일에 실행할 수 있는 작업은 이래요.

• 정리: 폴더로 이동, 복사, 삭제.
• 표시: 범주(카테고리) 지정, 읽은 상태로 표시, 중요도 표시, 정크로 표시.
• 넘기기: 전달, 첨부 파일로 전달, 리디렉션.
• 더 이상 규칙 수행 중지: 목록에서 이 규칙 아래에 있는 규칙이 같은 메일을 건드리지 못하게 해요.

항목 이름은 버전과 업데이트에 따라 조금씩 다르게 보일 수 있어요. 화면에서 가장 가까운 항목을 고르면 돼요.

Microsoft는 2026년에도 이 목록을 계속 늘렸어요(새 Outlook 릴리스 정보).

• 3월: 범주를 조건으로 사용.
• 5월: 범주 지우기, 메시지 영구 삭제, 플래그 관리 작업.
• 8월: 나를 언급한 메일, 조직 외부에서 온 메일에 대한 조건.

클래식 Outlook의 인쇄, 자동 서버 회신 보내기 같은 작업은 아직 새 Outlook에 없어요.

자주 쓰는 자동 분류 규칙 5가지

처음 만들기 좋은 규칙 다섯 가지예요. 조건과 작업은 새 Outlook 기준으로 적었고, 클래식 Outlook 마법사에서는 표현이 조금 달라요.

1. 거래처별 폴더. 조건: 보낸 사람 주소에 거래처 도메인(예: @acme.com)이 포함. 작업: 그 거래처 폴더로 이동.
2. 뉴스레터는 받은 편지함 밖으로. 조건: 본문에 "수신거부"나 "unsubscribe"가 포함. 작업: "나중에 읽기" 폴더로 이동. 꼭 받은 편지함에 남아야 하는 보낸 사람은 예외로 빼 두세요.
3. 참조로만 받은 메일. 조건: 내가 참조(CC) 줄에 있음. 작업: 참조 폴더로 이동. 그 자리에 두고 싶다면 읽은 상태로 표시만 해도 돼요.
4. 놓치면 안 되는 사람. 조건: 보낸 사람이 팀장이나 가장 큰 고객. 작업: 중요도 표시나 눈에 띄는 색의 범주 지정. 이 규칙은 목록 맨 위에 두세요.
5. 영수증은 회계 담당자에게. 조건: 제목에 "청구서"나 "영수증"이 포함. 작업: 회계 담당자에게 전달.

마지막 규칙은 전달과 리디렉션 중 하나를 골라야 해요. Microsoft는 둘의 차이를 이렇게 설명해요. "전달된 메시지는 전달된 것으로 보입니다. 리디렉션되는 메시지는 원래 보낸 사람에게서 온 것처럼 보입니다."

회신도 같은 방향으로 가요. 전달한 메일에 답장하면 나에게 오고, 리디렉션한 메일에 답장하면 원래 보낸 사람에게 가요.

회사 계정이라면 외부 주소로의 전달이 막혀 있을 수 있어요. Microsoft 365는 2021년에 새 조직의 외부 자동 전달 기본값을 꺼짐으로 바꿨어요(Microsoft Learn).

막힌 규칙은 5.7.520 코드가 적힌 반송 메일(NDR)로 돌아오고, 이 설정은 관리자만 바꿀 수 있어요.

이미 받은 메일에도 규칙 적용하기

새 규칙은 저장한 뒤에 도착하는 메일부터 적용돼요. 이미 받은 메일은 그 자리에 그대로 남아요.

쌓여 있는 메일까지 정리하려면 규칙을 직접 실행하세요.

• 새 Outlook·웹용 Outlook: 설정 > 메일 > 규칙에서 규칙 옆의 재생 모양 아이콘(지금 규칙 실행)을 선택하세요. 2026년 1월부터는 받은 편지함뿐 아니라 보낸 편지함, 보관 같은 다른 폴더에도 규칙을 실행할 수 있어요.
• 클래식 Outlook: 파일 > 규칙 및 알림 관리 > 전자 메일 규칙 탭 > 지금 규칙 실행을 선택한 뒤 이렇게 하세요.
  1. 실행할 규칙 선택에서 실행할 규칙에 체크하세요.
  2. 다음 폴더에서 실행에서 폴더를 고르세요. 하위 폴더까지 정리하려면 하위 폴더 포함을 선택해요.
  3. 규칙 적용 목록에서 모든 메시지, 읽은 메시지, 읽지 않은 메시지 중 하나를 고르세요.
  4. 지금 실행을 선택하세요.
• Mac용 Outlook: 규칙 옆의 점 세 개(...)를 클릭하고 지금 규칙 실행을 선택하세요.
• Outlook.com: Microsoft 도움말끼리 설명이 엇갈려요. 한 페이지는 Outlook.com 베타에서 기존 메시지에 규칙을 실행할 수 없다고 하고, 다른 페이지는 실행 옵션을 안내해요.

Outlook.com에서는 메일로 규칙을 만들 때 추가 옵션에 받은 편지함에서 지금 이 규칙 실행이 있는지 보세요. 없으면 스윕으로 그 보낸 사람의 메일을 한 번에 옮기면 돼요.

아웃룩 규칙이 적용 안 될 때 확인할 것

아래 순서대로 확인하세요. 대부분은 처음 세 가지에서 원인이 나와요.

1. 규칙이 꺼져 있어요. 새 Outlook과 웹에서는 규칙 옆 토글을, 클래식 Outlook에서는 규칙 및 알림의 확인란을 보세요. 클래식에서 고장 난 규칙은 빨간색으로 강조되고 "오류" 레이블이 붙어요.
2. 새로 온 메일에만 적용돼요. 이미 받은 메일은 규칙을 직접 실행해야 정리돼요.
3. 위쪽 규칙이 메일을 먼저 가져갔어요. 목록 위쪽에 더 이상 규칙 수행 중지가 켜진 규칙이 있는지 보고 순서를 바꾸세요.
4. 클라이언트 쪽 규칙이에요. 클래식 Outlook이 켜져 있을 때만 돌고, 새 Outlook에서는 아예 실행되지 않아요. 클라이언트 쪽 작업을 빼고 다시 만드세요.
5. 새 Outlook에 추가한 Gmail, Yahoo, iCloud 계정이에요. 해당 메일 서비스에서 필터를 만드세요.
6. 규칙 저장 공간이 꽉 찼어요. Exchange Online은 사서함마다 켜져 있는 규칙 전체에 256KB를 줘요. 이름을 줄이고, 오래된 규칙은 지우거나 합치고, 잘 안 쓰는 규칙은 꺼 두세요. 꺼 둔 규칙은 계산에 들어가지 않아요.
7. 조직이 외부 전달을 막았어요. 5.7.520 반송 메일은 규칙 문제가 아니라 관리자 설정 때문이에요.
8. 사서함이 꽉 찼어요. 사서함 한도를 넘으면 전달 규칙이 작동하지 않을 수 있어요.

규칙 순서와 '더 이상 규칙 수행 중지'

Outlook은 목록 맨 위 규칙부터 아래로 확인해요. 메일이 더 이상 규칙 수행 중지가 켜진 규칙에 걸리면, 그 아래 규칙은 메일이 조건에 맞더라도 무시돼요.

웹용 Outlook과 Mac용 Outlook에서는 이 옵션이 기본으로 켜져 있어요. Mac에서는 이름이 추가 규칙 처리 중지로 보여요.

멀쩡해 보이는 규칙이 한 번도 실행되지 않는다면 이걸 먼저 의심하세요. 조건이 더 넓은 규칙이 위에서 메일을 먼저 잡았을 가능성이 커요.

두 가지 습관이면 막을 수 있어요.

• 한 사람이나 한 거래처처럼 좁은 규칙을 뉴스레터 전체 같은 넓은 규칙보다 위에 두세요.
• 순서는 새 Outlook, 웹, Mac에서는 규칙 옆 위쪽·아래쪽 화살표로, 클래식 Outlook에서는 규칙 및 알림 대화 상자의 화살표로 바꿔요.

Outlook을 꺼 둬도 규칙이 실행되나요?

대부분은 실행돼요. 서버 쪽 규칙은 Microsoft 메일 서버에서 메일이 도착하자마자 돌기 때문에, 어디에서도 Outlook을 열어 둘 필요가 없어요.

예외는 클라이언트 쪽 규칙이고, 이런 규칙은 클래식 Outlook에서만 만들어져요.

데스크톱 앱만 할 수 있는 동작이 규칙에 들어가면 클라이언트 전용 규칙이 돼요. 그 규칙을 만든 컴퓨터에서 클래식 Outlook이 켜져 있을 때만 실행돼요.

Microsoft가 클라이언트 쪽 규칙을 만드는 작업으로 꼽는 예는 이래요.

• 범주에 할당
• 지금 추가 작업을 위해 메시지에 플래그 지정
• 소리 내기, 인쇄, 바탕 화면 알림 표시
• 영구적으로 삭제
• 내 컴퓨터에만 있는 폴더로 옮기기. 서버 쪽 규칙은 장치에만 있는 폴더로 메일을 옮길 수 없어요.

새 Outlook에서 규칙은 어떻게 바뀌었나요?

규칙은 그대로 설정 > 메일 > 규칙에 있어요. 달라진 건 규칙으로 할 수 있는 범위예요.

• 클라이언트 쪽 규칙은 넘어오지 않아요. 새 Outlook, 웹용 Outlook, Outlook.com은 서버 쪽 규칙만 지원해요. 클래식에서 넘어온 클라이언트 쪽 규칙에는 이 규칙을 편집하거나 볼 수 없습니다 경고가 뜨니, 새 규칙을 만들어 바꾸세요.
• Gmail, Yahoo, iCloud 계정에는 규칙이 없어요. 새 Outlook에서는 지금 지원하지 않아요.
• 가져오기와 내보내기가 없어요. 클래식 Outlook의 .rwz 파일은 새 Outlook에서 열리지 않아요.
• 클래식 작업 몇 가지가 아직 없어요. 2026년에 여러 작업이 추가되긴 했어요.

클래식 Outlook이 당장 사라지지는 않아요. Microsoft의 새 Outlook 전환 안내에 따르면 이미 설치된 클래식 Outlook은 적어도 2029년까지 지원돼요.

규칙 편집, 끄기, 삭제하기

규칙을 꺼 두면 나중에 다시 쓸 수 있게 남아 있고, 꺼져 있는 동안에는 규칙 저장 공간도 차지하지 않아요.

규칙이 분류한 메일을 Notion으로 보내기

규칙은 메일이 갈 곳을 정해 줘요. 그런데 거래처 메일, 청구서, 입사 지원서, 견적서처럼 폴더에 넣어 두고 끝낼 게 아니라 업무와 함께 관리해야 하는 메일도 있어요.

Notion 데이터베이스에 넣으면 메일마다 진행 상태, 담당자, 관련 프로젝트 링크를 붙일 수 있어요.

분류는 규칙이 하고, 분류된 메일을 Notion으로 옮기는 일은 2sync의 Outlook 메일 연동이 맡아요.

1. Outlook에서 "노션으로" 같은 폴더를 하나 만들거나, 거래처마다 하나씩 만드세요.
2. 맞는 메일을 그 폴더로 옮기는 이동 규칙을 만드세요.
3. Outlook 메일 자동화를 시작해 Microsoft 계정을 연결하고, 동기화할 메일 폴더를 선택해 주세요 단계의 사용자 지정 메일 폴더에서 그 폴더에 체크하세요.
4. Notion 데이터베이스를 연결하고 필드를 매핑하세요.

이 용도에는 범주보다 폴더가 잘 맞아요. 이동 규칙은 서버에서 돌아서 컴퓨터를 꺼 둬도 폴더가 계속 채워지지만, 클래식 Outlook에서 범주를 지정하는 규칙은 클라이언트 쪽 규칙이에요.

메일 한 통은 Notion 페이지 하나가 돼요. 제목, 보낸 사람, 받는 사람, 미리 보기, 받은 날짜, 첨부 파일 목록, 원본 메일로 돌아가는 링크가 들어가고, 어느 폴더에서 왔는지는 메일 폴더 필드에 남아요.

동기화는 Outlook에서 Notion으로 가는 단방향이라 메일함은 전혀 바뀌지 않아요. 새 메일은 요금제에 따라 2~5분마다 들어와요.

Outlook 연락처를 CRM처럼 쓰고 있다면 발신자 (관계형) 필드로 메일마다 보낸 사람의 연락처 페이지를 연결하세요.

메일이 사실상 할 일이라면 폴더 대신 플래그를 다세요. 플래그를 단 Outlook 메일은 Microsoft To Do를 Notion과 연동해 두면 Notion에 작업으로 들어와요.

메일을 Notion으로 가져오는 다른 방법과의 비교는 Outlook 메일과 노션 연동 가이드에 정리해 뒀어요.

규칙 하나부터 시작하세요

규칙은 작게 시작할 때 효과가 가장 빨리 보여요. 받은 편지함을 가장 어지럽히는 보낸 사람을 하나 골라 그 사람 메일 한 통에서 규칙을 만들고, 내일 폴더를 확인해 보세요.

첫 규칙이 제 몫을 하면 다음 규칙을 더하세요. 좁은 규칙은 위에 두고, 새 규칙은 한 번 직접 실행해서 쌓인 메일까지 정리하면 돼요.

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