아웃룩 작업(할 일) 사용법: 만들기부터 할당까지

아웃룩 작업 기능은 오래전부터 있었지만, 지금은 어떤 Outlook을 여느냐에 따라 쓰는 법이 달라요. 새 Outlook에서는 Microsoft To Do가 아웃룩 할 일을 맡고, 클래식 Outlook에는 예전 작업 화면이 남아 있어요.

그래서 새 Outlook으로 넘어오면 작업 메뉴가 안 보이고 할당 버튼도 없어 당황하기 쉬워요.

작업은 어디에 있나요? 새 Outlook과 클래식 Outlook

리본에 파일 탭이 있으면 클래식 Outlook이에요. 파일 탭이 없으면 새 Outlook이고, 생김새와 동작은 웹용 Outlook과 거의 같아요.

작업 데이터는 두 버전이 같아요. Outlook과 To Do는 Microsoft의 Exchange Online 서버에 저장된 같은 작업 목록을 읽기 때문에, 한쪽에서 추가한 작업이 다른 쪽에도 나타나요.

새 Outlook에서 작업 만들기

웹용 Outlook과 Outlook.com에서도 방법은 같아요.

1. 창 왼쪽 여백에서 To Do를 선택하세요. 목록이 담긴 작업 창이 열려요.
2. 목록을 고르거나 새 목록으로 하나 만드세요.
3. 작업 추가를 선택해 할 일을 입력하고 Enter 키를 누르세요.

나의 하루 같은 스마트 목록에서 추가한 작업은 기본 작업(Tasks) 목록에 저장되고, 추가할 때 열려 있던 목록과 연결돼요.

작업을 선택하면 세부 정보가 열려요. 여기서 단계, 기한, 미리 알림, 반복, 범주, 파일, 메모를 붙이고 나의 하루에 넣을 수도 있어요.

태그, 목록 그룹, 공유 목록 같은 To Do의 나머지 기능도 Outlook 안에서 그대로 쓸 수 있어요. 기능별 사용법은 마이크로소프트 투두 사용법에 정리했어요.

Outlook 메일을 작업으로 바꾸기

Outlook의 작업은 대부분 메일에서 시작해요. 메일을 작업으로 바꾸는 방법은 세 가지인데, 결과가 조금씩 달라요.

• 플래그 달기: 새 Outlook에서는 To Do의 플래그가 지정된 전자 메일(Flagged email) 목록에, 클래식 Outlook에서는 To-Do 목록에 들어가요. 플래그는 메일에 붙는 표시라 작업이 곧 그 메일이에요.
• 끌어다 놓기(새 Outlook·웹): 위쪽 도구 모음에서 내 하루를 열고, 받은 편지함의 메일을 창의 To Do 탭으로 끌어다 놓으세요. 메일과 별개인 작업이 새로 생겨요.
• 끌어다 놓기(클래식 Outlook): 메일을 탐색 모음의 작업 아이콘이나 To-Do 막대로 끌어다 놓으세요. 원본을 첨부로 남기려면 마우스 오른쪽 단추로 끌어 첨부 파일이 있는 작업으로 여기에 복사를 고르세요.

차이는 메일함을 정리할 때 드러나요. 클래식 Outlook에서 플래그를 단 메일을 지우면 To-Do 목록에서도 사라져요. 메일에서 만든 작업은 메일 내용을 복사해 두기 때문에 원본을 지워도 남아요.

To Do로 넘어오는 플래그 메일에는 Microsoft가 밝힌 조건이 있어요.

• Microsoft가 호스팅하는 메일 계정만 돼요.
• 공유 사서함은 빠지고 기본 사서함만 돼요.
• 처음 동기화할 때는 지난 30일 동안 플래그를 단 메일 중 최근 100개만 들어와요.

손으로 플래그를 다는 게 귀찮다면 Outlook 규칙을 만들어 두세요. 조건에 맞는 메일이 도착하자마자 플래그를 달아 줘요.

작업을 일정과 함께 보는 방법

작업에는 시간 칸이 없어서 Outlook 일정에 저절로 올라가지 않아요. 대신 버전마다 둘을 한 화면에 두는 방법이 있어요.

새 Outlook과 웹용 Outlook에서는 위쪽 도구 모음의 내 하루를 선택하세요. 메일, 일정, 사람 중 어디에 있든 일정 탭과 To Do 탭이 있는 창이 열려요.

작업할 시간을 잡으려면 일정으로 가서 내 하루를 열고, To Do 탭의 작업을 원하는 시간대로 끌어다 놓으세요. 그 작업으로 일정이 하나 만들어져요.

다만 그 뒤로 일정과 작업은 따로 움직여요. 한쪽을 옮겨도 다른 쪽은 따라오지 않아요.

내 하루에 담은 목록은 매일 밤 자정에 비워져요. 작업은 원래 목록에 저장돼 있어서 지워지지 않아요.

클래식 Outlook에서는 보기 탭의 레이아웃 그룹에서 To-Do 막대 > 작업을 선택하세요. 창 오른쪽에 작업 목록이 계속 보이고, 일정 아래 일별 작업 목록에도 작업이 나타나요.

클래식 Outlook에서 작업 쓰기

클래식 Outlook의 작업 양식은 To Do보다 입력할 항목이 많아요.

1. 탐색 모음에서 작업을 선택하고 새 작업을 누르세요. 새 항목 > 작업을 골라도 되고, 어디서든 Ctrl+Shift+K를 눌러도 돼요.
2. 제목은 짧게 쓰고 자세한 내용은 본문에 적으세요.
3. 정해진 날짜가 있으면 시작 날짜와 기한을, 필요하면 우선 순위를 정하세요.
4. 팝업 알림을 받으려면 미리 알림에 체크하고 날짜와 시간을 고르세요.
5. 저장하고 창을 닫으세요.

빨리 적어 둘 때는 To-Do 막대 맨 위의 새 작업 입력 상자에 입력하고 Enter 키를 누르세요. 오늘 날짜로 작업이 들어가요.

플래그를 단 메일을 처리했다면 메일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 플래그 메뉴에서 완료로 표시를 선택하세요. 플래그가 초록색 확인 표시로 바뀌고 To-Do 막대에서 빠져요.

클래식 Outlook을 To Do로 바꾸기

클래식 Outlook에서도 작업을 To Do로 열 수 있어요. Outlook이 먼저 파란색 할 일로 작업 관리 설명선을 띄우기도 하는데, 그 안의 단추를 선택하면 바로 바뀌어요.

언제든 직접 바꾸려면 파일 > 옵션 > 작업으로 가서 할 일 앱에서 작업 열기(Open tasks in the To Do app)를 선택하세요.

바꾸고 나면 탐색 모음의 작업 단추가 모든 앱 아래로 옮겨져요. 새 항목 > 작업을 선택해도 예전 양식 대신 To Do가 열려요.

To-Do 막대, 미리 알림 창, 일별 작업 목록에서 연 작업도 To Do에서 열려요. 되돌리려면 같은 확인란을 해제하면 돼요.

Outlook에서 작업 할당하기

두 Outlook이 가장 크게 갈리는 부분이에요. 클래식 Outlook에서는 작업을 다른 사람에게 보낼 수 있어요.

1. 새 작업이나 Ctrl+Shift+K로 작업을 만드세요.
2. 작업 할당을 선택하고 To 상자에 이름이나 메일 주소를 입력하세요.
3. 제목, 시작 날짜, 기한을 채우고, 반복되는 일이면 되풀이도 설정하세요.
4. 보내기를 선택하세요.

받는 사람은 Windows용 Outlook에서 작업을 수락하거나 거절해야 해요. 진행 상황은 % 완료와 상대가 보내는 상태 보고서로 확인해요.

내가 맡긴 작업만 모아 보려면 보기 탭의 보기 변경에서 지정 대상을 고르세요.

작업 하나는 한 사람에게만 맡길 수 있어요. 세 사람이 나눠 하는 일이라면 작업을 세 개 만들어 한 명씩 할당하는 게 Microsoft가 권하는 방법이에요.

할당한 작업이 내 목록에 안 보이면 파일 > 옵션 > 작업의 작업 옵션에서, 다른 사용자에게 할당한 작업의 복사본으로 내 작업 목록을 업데이트하는 확인란을 선택하세요.

이미 할당한 작업에는 소용이 없고, 설정한 뒤에 할당하는 작업부터 적용돼요.

새 Outlook과 웹용 Outlook에는 작업 할당 명령이 없어요. 2026년 1월 Microsoft Q&A(영어)에서 Microsoft 지원 담당자도 같은 답을 했어요.

새 Outlook이나 웹용 Outlook의 To Do에서는 다른 사용자에게 작업을 직접 할당할 수 없고, 의도된 동작이라고 해요. To Do가 개인 작업 관리용으로 만들어졌기 때문이에요.

대신 쓸 수 있는 방법은 두 가지예요.

• 공유 To Do 목록: 목록을 공유한 뒤 작업을 열고 할당 대상을 선택하세요. 작은 팀이나 가족끼리 쓰기 좋아요.
• Planner: 플랜에서 작업을 만들어 할당하세요. To Do 설정에서 Planner 연결이 켜져 있으면 맡은 사람의 나에게 할당됨 목록에도 나타나요.

아웃룩 작업이 안 보일 때 확인할 것

작업이 사라진 것 같다면 대개 아래 중 하나예요.

• 새 Outlook으로 넘어왔어요. 작업은 그대로예요. 새 Outlook에는 따로 된 작업 모듈이 없어서 왼쪽 여백의 To Do에서 보여요.
• 클래식 Outlook을 To Do로 바꿨어요. 작업 단추가 모든 앱 아래로 옮겨졌어요.
• 플래그 메일 일부가 안 보여요. 공유 사서함의 메일이거나, 목록을 켜기 30일도 더 전에 플래그를 달았거나, Microsoft가 호스팅하지 않는 계정이에요. 다른 원인은 아웃룩 플래그가 사라지는 이유에 정리했어요.
• 메일을 지웠어요. 플래그를 단 메일을 지우면 작업 목록에서도 함께 빠져요.
• 조직에서 막아 뒀어요. Microsoft는 조직의 설정에 따라 작업을 쓰지 못할 수도 있다고 안내해요.
• 휴대폰으로 보고 있어요. Outlook 모바일 앱에는 작업 목록이 없어요. Microsoft가 권하는 방법은 같은 계정으로 무료 To Do 앱에 로그인하는 거예요.

Outlook 작업으로 부족할 때

Outlook은 할 일을 받아 적기에 편해요. 메일에서 바로 작업이 생기니까요. 하지만 계획을 짜려고 하면 모자란 부분이 보여요.

• 작업을 달력으로 보는 화면이 없어요. 일정으로 하나씩 끌어 놓아야 하고, 그 뒤 작업이 바뀌어도 일정은 따라오지 않아요.
• 보드나 타임라인이 없어요. 작업은 목록으로만 보여요.
• To Do 기한에는 시간이 없어요. 시간은 미리 알림에만 담겨요.
• 새 Outlook에서는 할당에 Planner가 필요해요. 작업 할당 명령은 클래식 Outlook에만 있어요.

프로젝트를 이미 Notion에서 관리하고 있다면 받아 적기는 Outlook에서, 계획은 Notion에서 하면 돼요.

2sync의 Microsoft To Do 연동은 To Do 목록과 Notion 데이터베이스를 양방향으로 동기화해요.

To Do 목록은 Outlook에 보이는 작업과 같은 목록이라, Outlook에서 받아 적은 일이 그대로 Notion에 들어와요. 플래그를 단 메일도 함께요.

Notion에서는 이 작업을 캘린더, 보드, 타임라인 보기로 열고, 프로젝트와 관계형으로 연결하고, 필요한 속성을 직접 붙일 수 있어요.

Notion 캘린더는 Outlook 캘린더도 연결해요. 그래서 날짜가 있는 작업을 Outlook 회의와 같은 화면에서 볼 수 있어요.

Microsoft가 작업을 설계한 방식 때문에 미리 알아 둘 동작도 있어요.

• 단계는 텍스트로만 Notion에 들어오고, Notion에서 고쳐도 To Do로 돌아가지 않아요.
• Notion에서 만든 작업은 플래그가 지정된 전자 메일 목록으로 보낼 수 없어요.
• 날짜는 시간 없이 날짜만 담겨요.

설정 과정 전체는 노션 마이크로소프트 투두 연동 방법에 단계별로 정리했어요.

작업이 시작되는 곳을 하나로 정하세요

Outlook에서 작업을 놓치지 않으려면 작업이 어디서 시작되는지부터 정해 두세요. 대부분은 플래그면 충분해요. 받은 편지함에서 한 번 누르면 후속 작업이 모든 기기의 To Do에 나타나요.

그다음은 쓰는 Outlook에 맞춰 습관을 더하면 돼요. 새 Outlook이라면 내 하루 창을 열어 두고, 시간이 필요한 작업만 일정으로 끌어 놓으세요.

클래식 Outlook이라면 To-Do 막대를 켜 두고, 남에게 넘길 일은 작업 할당으로 보내세요.

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