아웃룩 플래그 메일 모아보기와 사라진 플래그 찾기

Outlook에서 "나중에 처리할 메일"을 표시할 때는 플래그만 한 게 없어요. 클릭 한 번이면 끝나니까요.

막히는 건 며칠 뒤 그 메일들을 다시 모아 볼 때예요. Outlook 버전마다 플래그 메일을 보여 주는 자리가 다르고, 필터는 지금 연 폴더 하나만 보거든요.

새 Outlook과 웹에서 플래그 메일만 보기

1. 확인할 폴더를 여세요. 보통은 받은 편지함이에요.
2. 메시지 목록 위쪽의 필터를 선택하세요.
3. 플래그 아이콘이 붙은 플래그 있음을 고르세요.

목록에 그 폴더의 플래그 메일만 남아요. 다시 전부 보려면 같은 메뉴에서 모두를 고르면 돼요.

이 필터는 폴더 하나만 봐요. 플래그를 단 메일을 다른 폴더로 옮겼거나 Outlook 규칙이 옮겨 놓았다면 받은 편지함 필터에는 나오지 않아요. 이럴 때 필요한 게 검색 폴더예요.

아웃룩 플래그 모아보기: 검색 폴더 만들기

검색 폴더는 조건에 맞는 메일을 한곳에 보여 주는 가상 폴더예요. 메일은 원래 폴더에 그대로 있고, 검색 폴더를 지워도 메일은 지워지지 않아요.

새 Outlook과 웹용 Outlook

1. 폴더 창에서 검색 폴더로 가서 검색 폴더 버튼을 선택하고 새 검색 폴더 만들기를 고르세요.
2. 검색 폴더 유형에서 메일 읽기 아래의 후속 조치를 위해 플래그가 지정됨을 선택하세요.
3. 일부 폴더만 보려면 특정 폴더로 필터링을 켜고 폴더를 고르세요. 켜지 않으면 사서함 전체에서 찾아요.
4. 저장하면 폴더 창의 검색 폴더 아래에 새 폴더가 생겨요.

아래 예시 화면은 유형이 중요 메일로 돼 있어요. 플래그 메일을 모으려면 같은 칸에서 위의 유형을 고르면 돼요.

만든 검색 폴더는 설정 > 메일 > 검색 폴더에도 모여 있어요. 여기서 새로 추가하거나 고치고 지울 수 있어요.

웹용 Outlook에서는 회사·학교 계정이거나, Outlook.com에 적격 Microsoft 365 구독이 있어야 검색 폴더를 쓸 수 있어요(Microsoft 도움말).

클래식 Outlook

플래그를 단 메일이 저절로 모이는 추가 작업 검색 폴더가 처음부터 들어 있어요. 이 폴더를 지웠다면 다시 만들면 돼요.

1. 폴더 탭의 새로 만들기 그룹에서 새 검색 폴더를 선택하세요. Ctrl+Shift+P를 눌러도 돼요.
2. 목록에서 추가 작업 플래그가 지정된 메일을 선택하세요.
3. 확인을 선택하세요.

이 폴더 옆 숫자는 읽지 않은 메일 수가 아니라 폴더에 든 메일 전체의 수예요. 받은 편지함의 읽지 않은 메일 수와 달라도 정상이에요.

클래식 Outlook에서 플래그 메일 찾기

클래식 Outlook에는 플래그 메일을 불러오는 방법이 세 가지 더 있어요.

• 필터: 홈 탭의 찾기 그룹에서 전자 메일 필터링을 선택하고 플래그 지정됨을 고르세요. 검색 상자에 필터 조건이 표시되고 플래그 메일만 결과에 남아요.
• 정렬: 여러 줄 보기에서는 정렬 기준을 선택하고 플래그: 시작 날짜나 플래그: 기한을 고르세요. 한 줄 보기에서는 플래그 상태 열 머리글을 클릭하면 돼요. 플래그 메일이 목록 위나 아래에 모여요.
• To-Do 막대: 보기 탭의 레이아웃 그룹에서 To-Do 막대 > 작업을 선택하세요. 창 오른쪽에 할 일 모음 창이 열리고, 어느 폴더에 있든 플래그 메일이 계속 보여요.

휴대폰 Outlook 앱에서 플래그 메일 보기

iPhone이나 Android의 Outlook 앱에서는 받은 편지함 오른쪽 위의 필터 아이콘을 탭하고 플래그 지정을 고르세요.

필터를 없애려면 필터 오른쪽의 X를 탭하거나 필터 아이콘을 한 번 더 탭하면 돼요.

Outlook 앱에 Gmail 계정을 추가해 쓴다면 Gmail에서 별표를 단 메일도 플래그 메일로 함께 보여요.

Microsoft To Do에서 플래그 메일 모아보기

Outlook에서 플래그를 단 메일은 Microsoft To Do의 플래그가 지정된 전자 메일 목록에도 작업으로 들어와요. 어느 폴더의 메일이든 모이고, To Do를 쓰는 기기라면 어디서든 보여요.

플래그 메일 전체를 목록 하나로 보고 싶을 때 가장 가까운 방법이에요. To Do 설정의 연결 항목에서 플래그가 지정된 전자 메일을 켜면 돼요.

플래그 메일이 To Do에 안 보인다면 Microsoft가 적어 둔 조건부터 확인하세요.

• Microsoft가 호스팅하는 메일만 돼요. Outlook.com, Hotmail, Live, Microsoft 365 계정이 해당되고, 사용자 지정 도메인도 Microsoft가 호스팅하면 돼요.
• 처음에는 100개까지만 들어와요. 목록을 켜면 지난 30일 안에 플래그를 단 메일 중 최근 100개가 먼저 들어와요. 그 뒤로 다는 플래그는 모두 들어와요.
• 기본 사서함만 돼요. 공유 사서함이나 공유 폴더에서 단 플래그는 동기화되지 않아요.
• 플래그를 단 일정은 빠져요. 메일에 단 플래그만 작업이 돼요.

To Do에서 이 작업을 어떻게 다루는지는 마이크로소프트 투두 사용법에 정리했어요. Outlook 안에서 작업도 쓴다면 아웃룩 작업 사용법에서 플래그와 작업이 어떻게 이어지는지 볼 수 있어요.

아웃룩 플래그가 사라지는 이유

플래그 메일이 없어진 것 같다면 대개 아래 중 하나예요.

• 필터가 다른 폴더를 보고 있어요. 검색 폴더나 To Do 목록에서 모든 폴더의 플래그를 확인하세요.
• 완료로 표시했어요. 클래식 Outlook에서 완료로 표시를 고르면 플래그가 초록색 확인 표시로 바뀌고 To-Do 막대에서 빠져요. 메일은 원래 폴더에 그대로 있어요.
• 플래그를 지웠어요. 플래그 지우기는 플래그와 미리 알림을 함께 없애요.
• 메일을 지웠어요. 플래그는 메일에 붙는 표시라서, 메일을 지우면 플래그 메일을 보여 주는 모든 곳에서 빠져요. 지운 편지함을 확인하세요.
• 검색 폴더를 지웠어요. 위의 방법대로 다시 만들면 돼요.
• To Do를 켜기 전에 단 오래된 플래그예요. To Do의 첫 동기화는 지난 30일 안의 최근 플래그만 가져와요.

플래그 지우기와 완료로 표시는 어떻게 다른가요?

플래그를 끝내는 방법은 두 가지이고, 끝낸 뒤에 남는 것이 달라요.

• 완료로 표시: 플래그가 확인 표시로 바뀌어요. 처리했다는 기록이 남아서 나중에도 완료된 메일로 찾을 수 있어요.
• 플래그 지우기: 플래그를 아예 없애고 미리 알림도 함께 지워요.

클래식 Outlook에서는 메시지 목록의 플래그를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 둘 중 하나를 고르세요. 메시지를 따로 창으로 열어 두었다면 메시지 탭의 플래그 단추에서 플래그 지우기를 선택하면 돼요.

새 Outlook과 웹용 Outlook에서는 메시지 옆의 빨간 플래그를 선택하면 플래그가 해제돼요.

플래그를 한꺼번에 지우려면 먼저 필터로 플래그 메일만 남기세요. 그다음 메시지를 모두 선택하고 선택한 메일의 플래그를 지우면 돼요.

플래그 메일을 Notion에서 계획하기

플래그는 할 일을 붙잡는 데는 좋지만 정리하는 데는 약해요. 플래그 메일에는 프로젝트도, 담당자 칸도, 캘린더 위의 자리도 없어요. 그래서 플래그가 쌓이면 받은 편지함이 하나 더 생긴 것처럼 돼요.

일을 Notion에서 계획한다면 위의 To Do 목록이 출구가 돼요.

2sync의 Microsoft To Do 연동은 To Do 목록을 Notion 데이터베이스와 동기화하는데, 플래그가 지정된 전자 메일 목록도 그 대상이에요.

플래그를 단 메일은 Notion에 작업으로 들어와요. 거기서 프로젝트와 관계형으로 잇고 마감일을 붙이면, 캘린더나 보드에서 다른 일과 함께 볼 수 있어요.

이 목록은 한 방향으로만 동기화돼요. 플래그는 Notion으로 들어오지만, Notion에서 만든 작업이 플래그 메일이 되지는 않아요. 플래그는 메일에 붙는 표시이기 때문이에요.

Microsoft의 제한도 그대로라서, 목록은 지난 30일 안의 최근 플래그 100개로 시작해요.

후속 작업이 아니라 메일 자체를 Notion에 남기고 싶다면 연결이 달라요. Outlook 메일을 노션과 연동하는 방법을 보세요.

To Do 연결 설정은 노션 마이크로소프트 투두 연동 방법에 단계별로 정리했어요.

검색 폴더 하나면 플래그를 잃어버리지 않아요

플래그 메일용 검색 폴더는 한 번만 만들어 두면 돼요. 메일이 어느 폴더에 있든 플래그만 달면 거기 모여요.

휴대폰에서는 필터의 플래그 지정이 받은 편지함에서 같은 역할을 해요.

그다음엔 플래그가 무슨 뜻인지 정해 두세요. "이번 주 안에 답장"이라면 답장하면서 플래그를 지우면 돼요. "제대로 해야 할 일"이라면 일을 계획하는 곳으로 보내서 새 메일과 섞이지 않게 하세요.

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