마이크로소프트 투두 사용법: 무료 기능과 한계 [2026]

마이크로소프트 투두, 줄여서 MS 투두는 처음 열면 허전할 만큼 단순해요. 왼쪽에 목록이 있고, 가운데에 작업 추가 입력란 하나가 전부예요.

쓸모 있는 기능은 대부분 한 번 더 눌러야 보여요. 작업 세부 정보 창, 스마트 목록, 그리고 Outlook과의 연결이에요.

아래에서는 손이 가는 순서대로 기능을 짚고, 마지막에 Microsoft 도움말에 흩어져 있는 한계를 한곳에 모았어요.

목록과 작업 만들기

목록이 뼈대예요. 생활이나 업무 영역마다 목록을 하나씩 만들고 그 안에 작업을 넣으세요.

1. 사이드바 아래쪽의 새 목록을 선택하고 이름을 입력하세요.
2. 목록을 열고 작업 추가를 선택해 제목을 입력한 뒤 Enter 키를 누르세요. 새 작업은 목록 맨 아래에 붙어요.
3. 집, 회사, 사이드 프로젝트처럼 목록이 늘어나면 새 목록 오른쪽의 목록 그룹 아이콘을 선택하세요. "제목 없는 그룹"이 생기면 이름을 바꾸고 목록을 끌어다 넣으면 돼요.

모든 계정에는 기본 작업(Tasks) 목록이 하나 있어요. 나의 하루 같은 스마트 목록에서 바로 추가한 작업은 이 목록에 저장돼요.

작업을 지우려면 작업을 열고 세부 정보 창 오른쪽 아래의 휴지통 아이콘을 선택하세요.

실수로 지웠다면 Outlook에서 되살릴 수 있어요. 같은 계정으로 데스크톱용 Outlook에 로그인해 지운 편지함을 여세요.

그 작업을 마우스 오른쪽 단추로 클릭해 작업 폴더로 옮기면 원래 목록에 다시 나타나요.

나의 하루로 오늘 할 일 고르기

나의 하루는 습관으로 만들 만한 기능이에요. 매일 빈 목록으로 시작해서, 열려 있는 작업 전부를 들여다보는 대신 오늘 할 일만 고르게 해 줘요.

• 작업 넣기: 작업을 열고 나의 하루에 추가를 선택하세요. 나의 하루에서 새 작업을 바로 입력해도 돼요.
• 제안 받기: 나의 하루 맨 위의 전구 아이콘을 선택하면 To Do가 추천하는 작업이 나와요. 어제 끝내지 못한 작업도 여기서 다시 보여요.
• 매일 밤 초기화: 나의 하루는 밤마다 비워져요. 끝내지 못한 작업도 지워지지 않고 목록에 남아 있다가 다음 날 제안으로 올라와요.

나의 하루를 중요도순으로 정렬하면 별표를 단 작업이 맨 위로 올라가요. 오늘 꼭 해야 할 두세 가지가 한눈에 보여요.

단계, 메모, 파일로 작업 쪼개기

작업을 선택하면 오른쪽에 세부 정보 창이 열려요. 한 줄짜리 작업이 실제로 끝낼 수 있는 일로 바뀌는 곳이에요.

• 단계: 단계 추가를 선택해 입력하고 Enter 키를 누르세요. 작업 이름 아래 카운터에 전체 단계 수와 끝낸 단계 수가 표시돼요.
• 메모: 메모 추가에 세부 내용이나 링크를 적어 두세요. 웹용 To Do에서는 굵게, 기울임꼴, 밑줄, 번호 매기기 목록 서식도 돼요.
• 파일: 파일 추가로 문서를 작업에 붙일 수 있어요.

단계는 단순한 체크리스트예요. 체크박스와 글 한 줄이 전부라 날짜나 미리 알림이 붙지 않고, 단계 안에 또 단계를 둘 수도 없어요.

그러니 하위 작업이라기보다 작업 안에 든 작은 할 일 목록으로 생각하는 편이 맞아요.

기한, 미리 알림, 반복 설정하기

같은 세부 정보 창에 날짜 메뉴가 세 개 있어요.

• 기한 설정: 오늘, 내일, 다음 주, 날짜 선택
• 미리 알림: 오늘 나중에, 내일, 다음 주, 날짜 및 시간 선택
• 반복: 매일, 평일, 매주, 매월, 매년, 사용자 지정

많이들 헷갈리는 부분이 있어요. 기한에는 시간이 없어요. 오후 3시까지 끝낼 일이라면 미리 알림을 오후 3시로 맞추세요. To Do에서 시간까지 담기는 날짜는 미리 알림뿐이에요.

날짜가 있는 작업은 모두 예정 스마트 목록에도 모여요. 이전, 오늘, 내일 순으로 묶여 보여서 To Do에서 일정표에 가장 가까운 화면이에요.

Microsoft 도움말에서는 이 목록을 '계획된 스마트 목록'이라고 불러요. 앱에서는 달력 아이콘이 붙은 예정 목록을 찾으면 돼요.

작업 제목에 날짜를 적어 설정하는 방법도 있어요. Windows 앱(버전 2.66 이상)은 제목 속 날짜와 시간을 알아서 기한, 미리 알림, 반복으로 바꿔 줘요. iOS 앱은 같은 방식으로 날짜를 제안해 줘요.

다만 Windows 앱은 지금 영어만 인식해요. 한국어로 "내일 오후 5시"라고 적으면 인식되지 않아요. "tomorrow 5pm"처럼 영어로 쓰면 미리 알림이 잡히고, "every Monday"라고 쓰면 반복이 돼요.

이 기능이 오히려 거슬리면 설정에서 작업 제목에서 날짜 및 시간 인식을 끄세요.

중요도, 태그, 범주로 분류하기

작업에 표시를 다는 방법은 세 가지고, 하는 일이 저마다 달라요.

플래그를 단 메일에서 만들어진 작업은 메일의 범주를 그대로 이어받아요. 둘은 계속 맞춰져서, 작업의 범주를 바꾸면 메일 쪽도 바뀌어요.

Outlook 메일을 작업으로 바꾸기

업무가 Outlook을 중심으로 돌아간다면 To Do에서 가장 쓸모 있는 연결이 이거예요. Outlook에서 메일에 플래그를 달면 To Do의 플래그가 지정된 전자 메일 목록에 작업으로 들어와요.

메일 제목이 작업 이름이 되고, 세부 정보 창에서 본문 미리보기를 볼 수 있어요. 켜는 곳은 To Do 설정의 연결 항목이에요. 여기서 플래그가 지정된 전자 메일을 켜세요.

플래그를 단 메일이 To Do에 안 보이는 이유는 대개 Microsoft가 적어 둔 조건에 있어요.

• Microsoft가 호스팅하는 메일만 돼요. Outlook.com, Hotmail, Live, Microsoft 365 계정이 해당되고, 사용자 지정 도메인도 Microsoft가 호스팅하면 돼요.
• 처음 동기화에는 범위가 있어요. 지난 30일 안에 플래그를 단 메일 중 최근 100개만 들어와요. 그 뒤에 다는 플래그는 모두 들어와요.
• 기본 사서함만 돼요. 공유 사서함이나 공유 폴더에서 단 플래그는 동기화되지 않아요.
• 플래그를 단 일정은 작업이 되지 않아요. 메일에 단 플래그만 넘어와요.

작업이 된 메일은 이름을 바꾸고, 기한과 미리 알림을 정하고, 나의 하루에 넣거나 중요로 표시할 수 있어요. 세부 정보 창의 Outlook에서 열기를 선택하면 원래 메일로 돌아가요.

Windows용 Outlook에서는 메일을 탐색 창의 작업 아이콘 위로 끌어다 놓아도 작업이 만들어져요.

일일이 플래그를 다는 게 번거롭다면 Outlook 규칙으로 조건에 맞는 메일이 들어올 때 자동으로 플래그를 달 수 있어요.

목록 공유하고 작업 맡기기

가족 장보기, 작은 팀, 여행 준비처럼 여럿이 같이 보는 목록에 잘 맞아요.

1. 직접 만든 목록을 열고 오른쪽 위의 공유 아이콘을 선택하세요.
2. 초대 링크를 만들고 링크 복사를 선택한 뒤, 메일이나 카카오톡 같은 메신저로 보내세요.
3. 새 사람이 더 들어오지 못하게 하려면 같은 공유 메뉴에서 액세스를 현재 구성원으로 제한하세요. 공유 중지를 선택하면 기존 구성원도 들어올 수 없고 목록은 다시 비공개가 돼요.

링크를 보내기 전에 알아 둘 경계가 하나 있어요. 공유는 개인 Microsoft 계정끼리, 또는 같은 회사·학교 조직 안의 계정끼리만 돼요. 개인 계정으로는 회사 계정의 목록에 참여할 수 없어요.

공유 목록에서는 작업을 열고 할당 대상을 선택해 구성원에게 맡길 수 있어요. Windows 앱에서는 작업을 만들 때 @와 이름을 입력해도 돼요.

나에게 맡겨진 작업은 나에게 할당됨 스마트 목록에 모여요. 설정의 연결에서 Planner를 켜면 Planner에서 할당된 작업도 여기로 들어와요.

할당된 작업을 다른 목록으로 옮기면 할당이 풀려요. 옮긴 뒤에 다시 맡겨야 해요.

To Do, Outlook 작업, Planner는 어떻게 다른가요?

Microsoft에는 작업을 다루는 곳이 세 군데 있어요. 이름은 비슷해도 겹치는 부분은 생각보다 적어요.

Outlook 작업과 To Do는 같은 데이터를 두 개의 창으로 보는 셈이에요. 어느 쪽에서 작업을 추가해도 다른 쪽에 나타나요.

예외는 클래식 Outlook의 옛 작업 필드예요. Microsoft에 따르면 To Do는 작업 상태, 완료율, 여러 단계의 우선순위, 작업 시간 같은 항목을 표시하지 않아요. 그래도 데이터는 서버에 그대로 남아요.

Planner는 팀 업무를 위한 별도 제품이에요. 다만 Planner에서 나에게 맡겨진 작업은 To Do의 나에게 할당됨 목록에서 받아 볼 수 있어요.

Windows용 Microsoft To Do 단축키

마이크로소프트 투두의 한계

To Do는 일부러 단순하게 만든 앱이에요. 그래서 작업이 프로젝트와 얽히기 시작하면 빈자리가 보여요.

• 캘린더 보기가 없어요. 작업은 캘린더에 저절로 올라가지 않아요. 새 Outlook이나 웹용 Outlook의 내 하루 창에서 작업을 일정으로 끌어다 놓으면 작업과 별개인 일정이 새로 생겨요.
• 기한에 시간이 없어요. 시간은 미리 알림에만 담겨요.
• 하위 작업이 없어요. 단계는 한 겹짜리 체크리스트예요.
• 사용자 지정 필드, 보드, 타임라인이 없어요. 작업에는 Microsoft가 정해 둔 필드만 있어요.
• 플래그 메일에도 제약이 있어요. 사서함은 하나뿐이고, 첫 동기화는 30일 안의 100개까지예요.

장보기 목록이라면 어느 것도 문제가 되지 않아요. 작업이 고객사, 프로젝트 계획, 이미 Notion으로 관리하는 콘텐츠 캘린더에 딸려 있을 때부터 걸리기 시작해요.

받아 적기는 To Do, 계획은 Notion

그렇다고 To Do를 버릴 필요는 없어요. 할 일을 받아 적는 데는 To Do가 빨라요. 플래그 메일로 들어오는 일이라면 더 그래요.

계획은 Notion에 맡기면 돼요. 캘린더 보기와 보드 보기, 프로젝트와의 관계형 연결, 직접 만든 속성까지 쓸 수 있으니까요.

두 앱을 같은 상태로 유지하는 일은 2sync가 맡아요. To Do 목록과 Notion 데이터베이스를 양방향으로 동기화해서, 어느 쪽에서 고쳐도 반대쪽에 반영돼요.

Microsoft가 To Do를 설계한 방식 때문에 미리 알아 둘 동작이 몇 가지 있어요.

• 단계는 한 줄에 하나씩 텍스트로 Notion에 들어와요. Notion에서 고친 내용은 To Do로 돌아가지 않아요.
• 플래그가 지정된 전자 메일은 Notion으로 동기화되지만, Notion에서 만든 작업을 그 목록으로 보낼 수는 없어요.
• 기한과 시작 날짜는 To Do에서처럼 날짜만 담겨요.
• 반복 작업은 한 번 완료할 때마다 Notion에 새 페이지가 하나씩 생겨요.

설정 과정 전체와 Zapier, Make, Power Automate 같은 다른 방법과의 비교는 노션 마이크로소프트 투두 연동 방법에 정리했어요.

처음엔 세 가지 습관이면 충분해요

첫날부터 모든 기능을 쓸 필요는 없어요. 아래 세 가지만 몸에 붙여도 To Do를 쓰는 이유의 대부분은 챙길 수 있어요.

1. 영역마다 목록 하나. 대여섯 개를 넘으면 그룹으로 묶으세요.
2. 아침마다 나의 하루. 기억에 기대지 말고 제안에서 고르세요.
3. 다시 적지 말고 플래그. 메일에서 나온 후속 작업이 알아서 To Do로 들어와요.

단계, 태그, 공유 목록은 필요해질 때 붙이면 돼요. 어떤 프로젝트에 To Do가 비좁게 느껴진다면, 대개는 그 프로젝트에 데이터베이스가 필요하다는 신호예요.

다른 앱과 먼저 비교해 보고 싶다면 Microsoft To Do vs Todoist에서 자주 비교되는 Todoist와 나란히 놓고 봤어요. 후보를 더 넓게 보려면 투두리스트 앱 추천도 있어요.

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