Telefones e e-mails dos seus contatos ficam no Google Contatos. O cliente, o projeto e o acompanhamento que vão com eles ficam no Notion. Fazer os dois baterem é a parte que ninguém avisa que dá trabalho.
Existem três caminhos realistas. O esforço muda pouco entre eles. O que muda é o resultado: quais campos passam, se uma edição posterior é refletida e o que acontece com os duplicados na primeira execução.
Resposta rápida
O Notion não tem sincronização nativa com o Google Contatos. A importação de CSV copia uma foto do momento e nunca atualiza. Uma automação no estilo Zapier move as mudanças em uma direção por fluxo. Uma ferramenta de sincronização bidirecional, como o 2sync, mantém os dois lados em dia e é o único caminho aqui em que uma edição no Notion chega ao Google.
O Notion sincroniza com o Google Contatos de forma nativa?
Não. A página de importação do Notion lista CSV, Markdown, Word, HTML, PDF e alguns apps, como Evernote, Trello e Asana. O Google Contatos não está na lista. Para qualquer coisa além de um arquivo avulso, você precisa de uma ferramenta de fora.
Os três caminhos de relance
| Importação de CSV | Automação (Zapier) | Ferramenta bidirecional | |
|---|---|---|---|
| Direção | Do Google para o Notion, uma vez | Uma por fluxo | Bidirecional, definida por campo |
| Roda sozinho | Não | Sim, a cada gatilho | Sim, a cada 2 a 5 min no 2sync |
| Atualiza contatos que já existem | Não, adiciona linhas | Só se você montar uma etapa de atualização | Sim |
| Edição no Notion chega ao Google | Não | Só com um segundo fluxo | Sim |
| Ideal para | Uma cópia única | Enviar dados em uma direção como parte de uma automação maior | Uma lista de contatos que você continua editando |
O que cada método preserva
O método define quanto de cada contato chega e o que acontece quando ele muda.
- Importação de CSV. As colunas que você mantém na exportação viram propriedades do Notion, uma única vez. A ajuda do Notion diz que as importações adicionam linhas e não atualizam as existentes. Importar de novo uma lista alterada gera duplicatas, não atualizações.
- Automação. Os campos só passam se você os mapear em cada etapa do fluxo. Os gatilhos do Zapier para o Google Contatos são New Contact, New or Updated Contact e New Group.
- Sincronização bidirecional. A ferramenta fixa a lista de campos. No 2sync entram os nomes, até três e-mails e três telefones com o rótulo de cada um, os componentes do endereço, empresa, cargo, aniversário, apelido, foto, marcadores e notas, cada campo com a própria direção.
No 2sync, estes são os campos que vão e voltam e os limites de cada um:
| Campo | Propriedade no Notion | O que saber |
|---|---|---|
| Nome completo, nome e sobrenome | Título, Texto | Editar em qualquer lado atualiza o outro |
| E-mail, até 3 | Os extras vão para Email 2 e Email 3, e o rótulo de cada um é um campo próprio, Email 1/2/3 Label | |
| Telefone, até 3 | Telefone | O rótulo Celular, Casa ou Trabalho é um campo próprio, Phone 1/2/3 Label |
| Endereço 1 | Texto | Linha 1, linha 2, cidade, estado, CEP, país e rótulo em campos separados, ou Full Address 1 em um só |
| Endereços 2 e 3 | Texto | Só país e rótulo em campos próprios; o conteúdo completo vem em Full Address 2 e 3 |
| Empresa, cargo, apelido | Texto | Nenhum |
| Aniversário | Data | O ano é descartado se o Google não tiver |
| Foto | Arquivos | Imagens grandes são otimizadas |
| Marcadores | Seleção múltipla | Um marcador criado no Notion cria um grupo no Google |
Campos personalizados do Google Contatos não sincronizam. Se precisar de uma coluna extra, crie uma propriedade que existe só no Notion. A referência de campos lista cada campo e o tipo dele.
Método 1: exportar um CSV e importar no Notion
É o caminho gratuito e serve para uma cópia única. Deixa de ser boa ideia no dia em que você edita um telefone.
Para exportar do Google:
- Abra o Google Contatos e marque os contatos que quer, ou selecione todos.
- Clique em Mais ações e depois em Exportar.
- Escolha CSV do Google e clique em Exportar.
Depois, importe no Notion:
- No Notion, vá em Configurações, depois Importar e CSV, ou digite
/csvem uma página. - Escolha o arquivo e associe cada coluna a uma propriedade.
Há três limites a considerar. O Notion aceita 5 MB por arquivo CSV no plano Free e 50 MB nos planos pagos. Uma nova importação de CSV não cria relações. E uma importação posterior adiciona linhas em vez de atualizar as que você já tem.
A exportação do Google traz muito mais colunas do que um CRM precisa. Apague as que você nunca vai ler antes de importar.
Método 2: montar um fluxo no Zapier
Se você já usa o Zapier, um fluxo leva os contatos novos do Google para o Notion sem arquivo nenhum. Combine o gatilho New Contact ou New or Updated Contact com uma ação do Notion, como Create Data Source Item.
O problema é a direção. Um fluxo move dados para um lado só. Para devolver ao Google o que você editou no Notion, é preciso um segundo fluxo, com gatilho e mapeamento próprios.
O Zapier também tem a ação Find or Create Data Source Item, que procura no Notion antes de gravar. É essa etapa que impede o gatilho de cadastrar a mesma pessoa duas vezes.
O comparativo com o Zapier mostra onde uma ferramenta de sincronização e uma plataforma de automação se separam, e as alternativas ao Zapier para o Notion cobrem o resto.
Método 3: usar uma ferramenta de sincronização bidirecional
Uma ferramenta de sincronização mantém um banco de dados do Notion e uma lista do Google Contatos alinhados. Uma edição em qualquer lado aparece no outro. Para esse par existem três, e cada uma funciona de um jeito.
- 2sync sincroniza o contato inteiro nos dois sentidos, define a direção campo a campo e roda a cada 2 a 5 minutos, conforme o plano. A referência de campos tem a lista completa.
- Unito mapeia nome, telefone, e-mail, empresa, site e endereço. O guia dele para o Google Contatos, atualizado em 8 de abril de 2024, recomenda um fluxo unidirecional do Google para o Notion, para que edições no Notion não mexam na sua lista do Google. Veja como ele se compara ao 2sync.
- SyncPenguin oferece correspondência de duplicatas e mesclagem de dados históricos na sincronização de contatos.
Escolha pela lista de campos, pela direção que você quer e pelo comportamento na primeira execução, não pelo logo.
Como configurar a sincronização bidirecional com o 2sync
A configuração leva cerca de cinco minutos. Você precisa de uma conta Google e de um espaço de trabalho do Notion.
1. Conecte sua conta do Google Contatos
Abra a configuração do Google Contatos com o Notion e clique em Connect Google Contacts. Entre com sua conta Google e autorize o acesso aos contatos.
Depois escolha quais grupos de contatos sincronizar, ou todos.
2. Conecte o Notion
Use o modelo de Contatos que o 2sync oferece ou cole o link de um banco de dados seu, depois de adicionar o 2sync em ••• > Add connections.
3. Mapeie os campos
Defina cada campo como bidirecional, unidirecional para o Notion ou unidirecional para o Google Contatos. O botão + Adicionar Campo mostra os opcionais.
4. Adicione um filtro
Esta etapa é opcional. Adicione um filtro se quiser só um subconjunto, por exemplo Labels contém Clientes.
5. Ative a sincronização
Rode um teste para conferir que tudo funciona e ative a sincronização. Se preferir, pule o teste e comece direto.
Os contatos chegam como páginas, uma por pessoa, com as propriedades que você mapeou. Um contato com e-mail, telefone, empresa e aniversário fica assim no Notion.
Se você ainda não tem um banco de dados, o modelo Circles of Trust, gratuito, foi feito para essa sincronização. Os melhores modelos de CRM no Notion mostram as alternativas. Para ir mais fundo no lado do CRM, veja como montar um CRM pessoal no Notion.
O guia de configuração do Google Contatos detalha cada tela.
O que acontece com os duplicados na primeira execução
A primeira sincronização expõe os duplicados que sua lista já tem, e cada método lida com eles de um jeito.
- Importação de CSV. Nada é conferido. Importe o mesmo arquivo duas vezes e cada linha aparece duas vezes.
- Automação. Depende de você ter montado uma etapa Find or Create.
- SyncPenguin. Na primeira execução, pergunta se você quer mesclar os dados históricos, em uma ou nas duas direções, e recomenda fazer um backup antes.
- 2sync. A documentação recomenda limpar antes no Google, com a ferramenta Mesclar e corrigir. Ela também sugere sincronizar só contatos com marcador, para deixar de fora os cadastros soltos, e usar o editor em massa para remover páginas duplicadas no Notion.
Uma boa primeira execução segue esta ordem:
- Mescle os duplicados no Google.
- Aplique um filtro por marcador.
- Sincronize um grupo pequeno.
- Confira o resultado.
- Só então amplie o filtro.
O limite de 25.000 contatos
O Google Contatos permite salvar até 25.000 contatos ou 20 MB, sem fotos, segundo a página de ajuda do Google.
Há outros dois limites a considerar quando você move muitos contatos de uma vez. O Google pede que você não importe mais de 3.000 contatos de uma vez e divida CSVs maiores antes, conforme o guia de importação. E no 2sync, o plano Solo cobre até 3.000 itens sincronizados, enquanto o Premium e o Pro são ilimitados.
Se você está perto de 25.000, sincronize um marcador, como Clientes ou Parceiros, em vez da agenda inteira. Seu banco de dados no Notion fica enxuto e bem abaixo de qualquer teto.
Qual caminho escolher
- Uma cópia única de uma lista em que você não vai mais mexer: importação de CSV.
- Contatos novos fluindo em uma direção, como uma etapa de uma automação maior: Zapier.
- Uma lista de contatos que você edita nos dois apps, com nomes, telefones, marcadores e fotos em dia: uma ferramenta de sincronização bidirecional.
Mantenha o Google Contatos e o Notion em sincronia
Conecte o Google Contatos, escolha um banco de dados do Notion, mapeie os campos e filtre por marcador. As mudanças de um lado chegam ao outro em poucos minutos. O plano Solo custa US$ 7/mês cobrado anualmente, ou US$ 9 no mensal, depois de 14 dias de teste grátis.
Se seus contatos estão no Outlook e não no Google, como usar os contatos do Outlook como CRM cobre o mesmo terreno para o Microsoft 365.
FAQ
Como exportar a lista de contatos do Gmail?
O Gmail não guarda uma lista própria. Os endereços de quem você escreve vão para o Google Contatos, no grupo “Outros contatos”, e a exportação sai de lá. Na hora de ligar tudo ao Notion a diferença pesa: o Gmail entra em via única, só as mensagens, enquanto os contatos vão e voltam nos dois sentidos.
Como faço para exportar meus contatos do Google para outra conta?
Baixe a lista em CSV do Google ou vCard, entre na outra conta e use Importar. É uma cópia do momento: o que você editar depois em uma das contas não chega à outra.
Qual a diferença entre importar e exportar contatos?
Exportar é baixar sua lista num arquivo, em CSV ou vCard. Importar é subir esse arquivo para outra conta ou outro app. Nenhum dos dois cria vínculo entre os dois lados, e é aí que entra uma sincronização.
Como importar contatos do Excel para o Google Contatos?
O Google Contatos não abre .xlsx. Preencha o modelo de planilha do Google sem apagar a linha de cabeçalho, salve em CSV e clique em Importar no menu da esquerda. São até 3.000 contatos por arquivo; acima disso, divida em vários.
Como faço backup dos contatos do Google?
A ajuda do Google trata exportar e restaurar como o mesmo caminho: o arquivo CSV do Google ou vCard é o backup. Um contato excluído ainda fica 30 dias na Lixeira do Google Contatos, e de lá você consegue recuperá-lo. Guarde uma exportação antes de uma importação grande ou da primeira sincronização, para ter como voltar atrás depois desses 30 dias.
Aviso: a captura da tela de importação neste artigo é do Notion e a da página de integração é do Zapier.
