![Notion vs. Todoist: qual é melhor? [Análise completa]](https://wp.2sync.com/wp-content/uploads/2025/10/notion-vs-todoist.png)
Notion e Todoist são dois dos aplicativos de produtividade mais populares para organizar tarefas e projetos, tanto no uso pessoal quanto na colaboração em equipe. Eles oferecem abordagens distintas para o gerenciamento de tarefas: o Notion fornece um espaço de trabalho tudo em um altamente personalizável, enquanto o Todoist foca em um gerenciamento de listas de tarefas direto e enxuto.
Nesta comparação atualizada, vamos explorar Notion e Todoist em profundidade, cobrindo recursos, experiência de uso, personalização, preços e mais, para ajudar você a identificar qual ferramenta combina melhor com suas necessidades. Nosso objetivo é dar o guia mais completo e também mostrar como usar as duas juntas para maximizar a produtividade com as integrações certas.
⚡ Sabia que dá para usar as duas em sincronia perfeita?
Índice de conteúdo
Notion vs. Todoist em resumo
| Recurso | Notion | Todoist |
|---|---|---|
| Facilidade de uso | Poderoso, pode parecer complexo | Simples e intuitivo |
| Curva de aprendizado | Mais íngreme, muitos recursos para dominar | Mais suave, fácil de começar |
| Gestão de tarefas | Flexível, suporta vários fluxos | Enxuto, foco em concluir tarefas |
| Organização e estrutura | Bancos de dados, páginas, hierarquias | Projetos, seções, etiquetas e filtros |
| Personalização | Muito alta, altamente adaptável | Moderada, focada em tarefas e listas |
| Modelos | Galeria extensa, categorias diversas | Modelos voltados a fluxos comuns |
| Colaboração | Edição em tempo real, workspaces compartilhados | Atribuição de tarefas, comentários, projetos compartilhados |
| IA | Notion AI (inclui Agentes): conteúdo, resumos, ações em várias etapas | Todoist Assist: ideias, divisão de tarefas, priorização |
| Busca e filtros | Busca poderosa, filtros e consultas em bancos de dados | Quick Find e filtros avançados (ajuda por IA) |
| Apps para celular | Quase todos os recursos | Otimizado para capturar tarefas rápido |
| Acesso offline | Offline completo | Offline completo, sincroniza ao voltar |
| Plataformas | Web, Windows, macOS, iOS, Android | Web, Windows, macOS, iOS, Android, Linux, Apple Watch, Wear OS |
| Preços e planos | Grátis | Plus R$ 59,90/mês* | Business US$ 24/mês | Enterprise | Grátis | Pro US$ 4/mês | Business US$ 6/mês |
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Por que escolher o Notion?
- Anotações e documentação superiores.
- Personalização muito alta de recursos e layouts.
- Várias visualizações de dados, como listas, tabelas, calendários, quadros Kanban e linhas do tempo.
- Conjunto completo para gestão de projetos, wikis e muito mais.
- Grande variedade de modelos.
- Poder do Notion AI para conteúdo e insights.
- Funciona e sincroniza em todas as plataformas principais.
- Versão gratuita generosa com vários recursos centrais.
Por que escolher o Todoist?
- Otimizado para rastrear tarefas e listas com foco.
- Entrada em linguagem natural para agendar rápido (“toda segunda às 8h”).
- Interface limpa, simples e amigável.
- Curva de aprendizado muito baixa.
- Compartilhamento de tarefas e colaboração fáceis.
- Muitas integrações com calendário, e-mail e mais.
- Baixo custo para recursos premium em comparação a concorrentes.
O que é o Notion?
O Notion é um espaço de trabalho tudo em um que combina anotações, gestão de projetos e bancos de dados em uma única plataforma altamente personalizável.
Lançado em 2016, o Notion permite que pessoas e equipes organizem trabalho, ideias e informações do jeito que preferirem.
De listas simples e notas de reunião a roadmaps e wikis complexos, os blocos flexíveis do Notion permitem criar sistemas para praticamente qualquer tarefa.
O ponto forte está na adaptabilidade: você ajusta o workspace com visualizações, modelos e integrações.
Apesar da curva de aprendizado, o retorno é um app poderoso que simplifica fluxos e aumenta a produtividade.
Vale a pena? Com certeza. Por isso criamos a 2sync, para sincronizar o Notion em um sistema bidirecional completo com outros apps, incluindo o Todoist.
O que é o Todoist?
O Todoist é um app de gerenciamento de tarefas focado e intuitivo, criado para ajudar pessoas e equipes a se manterem organizadas e produtivas.
A interface limpa e amigável facilita capturar tarefas rapidamente, definir prazos e acompanhar o progresso.
Lançado em 2007, ele evoluiu por mais de uma década. Traz tarefas recorrentes, linguagem natural para datas, níveis de prioridade e compartilhamento de projetos em equipe.
Embora não ofereça o mesmo nível de personalização de plataformas como o Notion, a simplicidade e a confiabilidade tornam o Todoist uma ótima opção para quem busca uma forma direta e eficiente de gerenciar tarefas.
Notion vs. Todoist: comparação detalhada
Abaixo, um comparativo lado a lado de Notion e Todoist em usabilidade, tarefas, personalização, colaboração, IA, busca, mobile/offline e preços, com notas sobre quando é mais inteligente usar ambos.
Facilidade de uso
O Notion, apesar de muito poderoso e flexível, tem uma curva de aprendizado mais íngreme que o Todoist.
A interface, cheia de recursos e opções de personalização, pode parecer demais num primeiro contato. Criar páginas, montar bancos de dados e entender o funcionamento dos blocos exige tempo e paciência.
Por ser aberto e maleável, você precisa desenhar seu próprio sistema, ou usar modelos, para gerenciar tarefas e informações.
No lado bom, o design minimalista do Notion e o arrastar e soltar tornam o uso agradável depois que você domina o básico.
Passada a fase inicial, o Notion vira um playground de produtividade, permitindo ajustar o workspace exatamente ao seu fluxo.
O Todoist, por sua vez, abraça a simplicidade.
A interface é limpa e intuitiva desde a primeira abertura.
Adicionar uma tarefa é só digitar uma frase, por exemplo, “Comprar mantimentos amanhã às 17h”, graças ao parser de linguagem natural.
Organizar em projetos, adicionar etiquetas e prioridades é direto, com menus claros. Na prática, você já é produtivo sem configurar nada.
Embora o Todoist não permita personalização profunda de interface, muitos usuários valorizam o fato de que ele funciona imediatamente.
Tarefas e subtarefas
Ambas as plataformas permitem criar tarefas e dividi-las em subtarefas, oferecendo uma hierarquia clara para projetos complexos.
No Notion, uma “tarefa” pode ser apenas uma caixa de seleção em uma página ou uma linha em um banco de dados com várias propriedades, como prazo, responsável, status e tags.
Você adiciona subtarefas livremente criando listas ou subpáginas dentro de uma tarefa, e pode personalizar as informações de cada item.
O Notion também suporta dependências de tarefas. Em um banco de dados de Projetos, por exemplo, dá para relacionar uma tarefa que depende de outra.
Essas relações ajudam no planejamento e podem ser visualizadas em linhas do tempo.
👉 Saiba mais: Como criar subtarefas no Notion (3 passos)
O Todoist também tem subtarefas, mantendo uma abordagem enxuta e clara.
No Todoist, qualquer tarefa pode ter subtarefas; basta indentar sob a tarefa mãe para criar a hierarquia.
Você pode ter vários níveis de subtarefas, criando uma estrutura aninhada. Por padrão, uma subarefa herda projeto e prazo da tarefa mãe, mas isso pode ser alterado.
Ao concluir todas as subtarefas, a tarefa principal é marcada como concluída automaticamente.
Tarefas recorrentes
Tarefas recorrentes são essenciais para rotinas, e ambos os apps as suportam, de formas diferentes:
O Notion não tem parser nativo de linguagem natural para recorrências. A abordagem comum é criar um modelo para a tarefa recorrente e usar a função de repetição do próprio banco de dados para gerar novas instâncias.
Para cenários mais complexos, dá para recorrer a integrações de terceiros ou à API do Notion, ganhando personalização em troca de um pouco de praticidade.
O Todoist oferece uma experiência mais amigável, permitindo definir recorrências com linguagem natural, como “toda segunda às 20h”, “a cada duas quartas” ou “diariamente a partir de amanhã”.
Isso deixa tudo mais rápido e intuitivo. Também há controle granular para recorrências complexas, por exemplo, “todo dia útil, exceto quarta”.
Faça o planejamento no Notion e a execução no Todoist trabalharem juntos
Configure uma vez. As tarefas ficam sincronizadas nos dois sentidos, sem retrabalho.
Personalização
A personalização do Notion é praticamente ilimitada.
Muita gente chama o Notion de kit LEGO da produtividade. Você cria páginas com o layout, a formatação e os blocos que quiser.
Dá para criar bancos de dados para tarefas, notas, projetos ou qualquer dado, adicionando propriedades personalizadas como texto, datas, responsáveis, fórmulas e relações.
Depois, visualize os mesmos dados de várias formas, alternando tabela, quadro, calendário, timeline, lista ou galeria.
O Notion também permite incorporar conteúdo de outros serviços, como Google Maps, vídeos e trechos de código, deixando as páginas com cara de dashboard.
Destaques da personalização no Notion:
- Propriedades personalizadas: crie campos como status, prioridade e esforço.
- Visualizações múltiplas: Board, Calendar, Timeline, List, Gallery e Table, cada uma com seus filtros e ordenações.
- Fórmulas e rollups: cálculos e agregações entre bancos de dados.
- Bancos de dados vinculados: espelhe um banco em outra página, inclusive com filtros.
- Temas e design: modo claro/escuro e personalização com ícones e capas.
- Integrações e API: amplie com extensões e integrações para automatizar o que o app não faz nativamente.
O Todoist, por design, oferece menos personalização, o que agrada muita gente.
O foco é entregar uma interface consistente para tarefas, sem redesenhar a UI. Você não adiciona campos novos aos itens; cada tarefa tem propriedades padrão como prazo, prioridade, etiquetas e comentários.
Ainda assim, o Todoist permite configurar alguns pontos:
- Cores de tema e modo escuro.
- Reordenar e aninhar projetos, além de categorias de etiquetas.
- Etiquetas e filtros personalizados para criar visões salvas.
- Prioridades P1 a P4 com ordenação por cor.
- Notificações ajustáveis para lembretes, comentários e atribuições.
- Boards e Calendário para projetos nos planos Pro e Business.
Modelos
O Notion oferece uma galeria extensa de modelos com milhares de opções por caso de uso, como trabalho, estudos, pessoal, projetos, wikis e documentos.
Vão de agendas e listas a sistemas robustos de projeto e calendários de conteúdo.
No Notion, você também cria modelos próprios, controlando toda a organização. As visualizações incluem tabela, calendário, lista, quadros Kanban, timeline e galeria.
Os modelos do Todoist guiam fluxos como metas anuais, marketing e vendas, criatividade, produtividade pessoal, suporte, design, produto, desenvolvimento, educação e trabalho em geral.
O volume é menor que o universo do Notion, e como o Todoist é menos personalizável, os modelos são basicamente listas de tarefas bem pensadas.
Colaboração
O Notion oferece um conjunto amplo para colaboração, ideal para equipes em projetos complexos. Destaques:
- Workspaces compartilhados com permissões granulares.
- Colaboração em tempo real em páginas e bancos de dados.
- Uploads de arquivos sem limite prático para equipes pagas.
- Editor de texto rico com conteúdo incorporado.
- Sistema de blocos versátil para criar páginas juntos.
- Comentários e menções com notificações.
- Lembretes e notificações para manter prazos em dia.
O Todoist também suporta colaboração, de forma mais enxuta e centrada em tarefas. Recursos:
- Atribuição de tarefas para membros da equipe em projetos compartilhados.
- Comentários nas tarefas para discutir e dar feedback.
- Compartilhamento de projetos com controle de acesso.
- Atualizações em tempo real de mudanças em tarefas e projetos.
Desfazer e histórico de versões
Erros acontecem. Talvez você tenha excluído uma tarefa ou alterado algo sem querer. Notion e Todoist têm “redes de segurança” para desfazer, mas de modos diferentes:
- Desfazer instantâneo.
- Um toque em Ctrl/⌘ + Z no Notion volta cada ação da sessão atual.
- O Todoist mostra um banner de Undo após concluir ou reagendar, e você tem alguns segundos, ou um toque em Z, para reverter.
- Histórico mais profundo.
- O Notion cria versões da página periodicamente e mantém por 7 dias (Free), 30 dias (Plus), 90 dias (Business) ou ilimitado (Enterprise). Páginas excluídas ficam 30 dias na lixeira.
- O Todoist registra eventos no Activity Log com 7 dias no plano gratuito e ilimitado nos pagos, além de backups diários de projetos no Pro e Business, mantendo as 21 cópias mais recentes.
🧠 Quer um passo a passo dos recursos de segurança no Notion? Veja nosso guia de como desfazer no Notion.
Recursos de IA
Notion e Todoist abraçaram IA de maneiras diferentes para ajudar você a trabalhar melhor:
Notion AI: lançado em 2023 e evoluído em 2025. Funciona como um assistente de escrita e produtividade dentro do app, capaz de:
- Gerar conteúdo, de esboços a primeiros rascunhos.
- Resumir documentos longos e notas.
- Ajustar tom e corrigir texto, servindo como um revisor.
- Gerar ideias e brainstorms.
- Gerar listas de tarefas a partir de objetivos amplos.
- Traduzir textos e criar trechos de código, tornando-se um “ChatGPT dentro do Notion”.
Em 2025, o Notion anunciou o Notion 3.0: Agentes, supercarregando a IA.
Agora, a IA pode agir como um agente que executa ações por você dentro do Notion. Por exemplo, você pode pedir para montar um plano de projeto com tarefas e prazos e o agente cria páginas e entradas nos bancos de dados seguindo suas instruções.
No Todoist, os recursos de IA foram lançados em 2023 e evoluíram como Todoist Assist.
O foco é tornar o gerenciamento de tarefas mais fácil. Capacidades principais:
- Ideias de tarefas para não esquecer passos importantes.
- Dividir tarefas grandes em subtarefas acionáveis.
- Priorização e agendamento assistidos para equilibrar prazos.
- Criação de filtros com linguagem natural pelo AI/Filter Assist.
- Dicas contextuais para tornar tarefas mais acionáveis.
Busca e filtragem
O Notion tem busca robusta em todo o workspace, incluindo páginas, bancos de dados e até texto em imagens.
Use palavras-chave, filtros e operadores para encontrar rápido.
As visualizações de banco de dados permitem filtros poderosos por prazos, tags e responsáveis.
O Todoist também traz busca e filtros avançados.
Pesquise em todos os projetos e tarefas com palavras-chave, etiquetas e filtros.
O “Quick Find” localiza na hora tarefas, projetos, etiquetas e filtros.
Os filtros permitem consultas complexas por prazo, prioridade e responsáveis, e podem ser salvos para acesso rápido.
Apps para celular
O app móvel do Notion é bem completo, espelhando quase tudo do desktop.
Dá para criar e editar páginas, acessar bancos de dados, gerenciar tarefas e colaborar.
A interface se adapta bem às telas menores, mantendo os recursos centrais.
Para algumas pessoas, a complexidade pode torná-lo um pouco menos intuitivo que o desktop.
O Todoist no celular é pensado para gerenciar tarefas em movimento.
Interface enxuta e intuitiva para adicionar tarefas, configurar lembretes e acompanhar o dia.
O foco em simplicidade e agilidade é ideal para capturar ideias e manter o foco fora do computador.
Acesso offline
Isso já foi um ponto fraco do Notion, mas desde 2025 o app tem modo offline.
Agora você pode ver, editar e criar páginas offline no desktop e mobile. Você marca páginas para ficarem disponíveis, e o Notion também mantém em cache um conjunto limitado de páginas recentes, especialmente em planos pagos.
Ao ficar offline, você abre essas páginas, faz mudanças e cria novas. As alterações são salvas localmente e sincronizam quando voltar a ter conexão.
Há limites, como embeds que dependem de internet e bases muito grandes que podem não funcionar totalmente offline.
O Todoist tem suporte offline robusto há bastante tempo. Dá para adicionar, concluir e reordenar tarefas normalmente.
Quando reconectar, tudo sincroniza sozinho.
Quase todos os recursos centrais do Todoist funcionam offline, exceto recursos que precisam de servidor, como adicionar colaboradores.
A experiência é fluida; às vezes você nem nota que está offline, além de um pequeno indicador.
Preços e planos
Notion e Todoist têm planos gratuitos generosos, e você pode expandir com planos pagos.
| Plano | Notion | Todoist |
|---|---|---|
| Free | R$ 0 | US$ 0 |
| Plus/Pro | R$ 59,90 por usuário/mês* | US$ 4 por usuário/mês |
| Business | US$ 24 por usuário/mês | US$ 6 por usuário/mês |
| Enterprise | Preço sob consulta | N/A |
⚠️ Observação: os preços podem variar conforme região, plataforma e cobrança anual ou mensal. O Notion antes oferecia IA como add-on por US$ 10, mas desde 2025 a IA completa está incluída apenas nos planos Business e Enterprise. Free e Plus têm recursos limitados de IA.
Conclusão
Então, qual escolher? Depende das prioridades e do tipo de trabalho. Um resumo rápido:
👉 Escolha o Notion se precisa de um workspace tudo em um altamente adaptável para gerenciar tarefas, notas, documentos e bancos de dados em um só lugar. É ideal para quem quer personalizar o sistema de produtividade e colaborar além das tarefas, como em wikis e especificações.
👉 Escolha o Todoist se prioriza simplicidade e eficiência na gestão de tarefas. Para acompanhar pendências diárias, prazos e tarefas pessoais ou de equipe, o Todoist é difícil de superar em facilidade de uso. Ótimo para começar imediatamente, sem configuração.
⚡ Mas você também pode usar os dois com a 2sync.
Notion e Todoist se complementam muito bem. Planeje no Notion, com metas, brainstorms e cronogramas, e execute no Todoist as tarefas acionáveis. Com a 2sync, tudo trabalha junto, sem duplicar trabalho.
Nossa automação sincroniza tarefas entre Notion e Todoist em tempo real. Criou ou atualizou uma tarefa em um deles? Ela aparece no outro. Nada de perder atualizações.
Com a 2sync, você pode:
- Planejar e documentar projetos no Notion 🧠
- Gerenciar e concluir tarefas do dia no Todoist ✅
- Manter tudo sincronizado, sem esforço 🔄
Otimize seu fluxo, mantenha o foco e economize horas por semana.
