Google bietet mehrere Produktivitäts-Apps an, die für neue Nutzer anfangs verwirrend sein können. Selbst für uns, die mit dem Google-Ökosystem vertraut sind, ist es nicht immer einfach, alle Unterschiede und die neuesten Updates zwischen Google Keep und Google Tasks zu kennen. In diesem aktualisierten Vergleich für 2025 gehen wir im Detail auf Google Keep vs. Google Tasks ein, zeigen, welche Funktionen jede App bietet, wie sie sich entwickelt haben und welche Sie je nach Ihrem Bedarf wählen sollten.
Inhaltsverzeichnis
Wie haben wir diese Apps getestet?
Wir haben Google Keep und Google Tasks über viele Jahre hinweg intensiv verwendet und kennen ihre Funktionen sehr genau.
Unser Praxiswissen beruht auf kontinuierlicher, aktueller Nutzung in unterschiedlichen Umgebungen und realen Szenarien. Zudem haben wir einen Echtzeit-Synchronisierungsdienst zwischen Notion und Google Tasks entwickelt.
Für diesen Artikel haben wir außerdem einzelne Funktionen überprüft, um möglichst genaue und aktuelle Einblicke in die Nutzung zu geben.
Google Keep vs. Google Tasks im Überblick
| Funktion | Google Keep | Google Tasks |
|---|---|---|
| Kernzweck | Notizen und Listen (visuell, flexibel) | Persönliche To-do-Listen und Fälligkeiten |
| Ideal für | Ideen, Checklisten, Bilder, Sprachnotizen, gemeinsame Listen | Aufgaben mit Datum/Uhrzeit, E-Mails zu Aufgaben nachverfolgen |
| Zusammenarbeit | ✅ Notizen teilen und in Echtzeit gemeinsam bearbeiten | ❌ Keine Freigabe oder Zuweisung |
| Teilaufgaben/Checklisten | Checkliste innerhalb einer Notiz (einfach) | ✅ Teilaufgaben (eine Ebene) pro Aufgabe |
| Wiederkehrende Elemente | ❌ Keine nativen wiederkehrenden Erinnerungen | ✅ Wiederkehrende Aufgaben (täglich, wöchentlich, monatlich, benutzerdefiniert) |
| Erinnerungen, zeitbasiert | ✅ Zeitbasierte Erinnerungen (werden jetzt mit Tasks/Kalender synchronisiert) | ✅ Fälligkeitsdatum und Uhrzeit, erscheint im Google Kalender |
| Erinnerungen, ortsbasiert | ✅ Ja (z. B. „im Supermarkt“) | ❌ Nicht unterstützt |
| Kalender-Integration | Über Erinnerungssync, erscheint in Tasks/Kalender | Aufgaben erscheinen im Google Kalender Vollständige Synchronisierung mit 2sync |
| Gmail-Integration | Keep-Seitenleiste in Google-Apps, Chrome Web Clipper | „Zu Tasks hinzufügen“ aus E-Mails, Seitenleiste in Gmail/Kalender |
| Rich-Text-Formatierung | ✅ Einfache Formatierung im Web (Überschriften, Fett, Kursiv, Unterstreichen) | ❌ Nur einfacher Text |
| Bilder/Zeichnungen/Audio | Bilder, Zeichnungen, Sprachnotizen | ❌ Nicht unterstützt (Text plus E-Mail-Link) |
| Texterkennung, OCR | ✅ Ja | ❌ Nein |
| Organisation | Labels und farbcodierte Notizkarten, Anheften/Archivieren | Mehrere Aufgabenlisten, Wichtige Aufgaben mit Stern, Sortierung nach Datum |
| KI/Assistant | Sprachaufnahme in der App, Erinnerungen laufen ins einheitliche System | Assistant/Gemini kann verwendet werden |
| Desktop-Erlebnis | Vollständige Web-App (keep.google.com) | Vor allem Seitenleiste in Gmail/Kalender, mobile Apps verfügbar |
| Mobil | Android- und iOS-Apps | Android- und iOS-Apps |
| Offline | ✅ Ja, synchronisiert bei Online-Verbindung | ✅ Ja, mobile App |
| Kopieren/Export | ✅ „In Google Docs kopieren“ | Export über Google Takeout, keine Dokumentkopie |
| Kosten | Kostenlos, Google-Konto | Kostenlos, Google-Konto |
| Am besten geeignet für | Visuelle Notizen, gemeinsame Listen, ortsbasierte Erinnerungen | Strukturierte To-dos, Fälligkeiten, kalender-/gmail-zentrierte Arbeit |
Wann sollte man Google Keep wählen
⭐ Wählen Sie Keep, wenn Sie nicht nur Aufgaben erfassen, sondern auch Ideen und Referenzinformationen. Es ist flexibel, visuell und schnell für gemischte Inhalte.
- Bilder, Zeichnungen und Sprachnotizen hinzufügen, Text aus Bildern erfassen (OCR).
- Notizen teilen und Checklisten gemeinsam zügig bearbeiten.
- Mit Labels, Farben, Anpinnen und Archivieren Ordnung halten.
- Zeit- oder ortsbasierte Erinnerungen setzen, zeitbasierte Erinnerungen werden mit Tasks/Kalender synchronisiert.
- Keep ist eine vollständige Web-App, Notizen mit einem Klick in Google Docs kopieren.
👉 Mehr erfahren: Beste Notiz-Apps • Organisations-Apps
Wann sollte man Google Tasks wählen
⭐ Wählen Sie Google Tasks, wenn Sie eine einfache To-do-Liste möchten, die dort lebt, wo Sie arbeiten. Ideal für Fristen sowie Routineplanung.
- E-Mails in Aufgaben umwandeln, Aufgaben im Google Kalender sehen.
- Fälligkeitsdaten/Uhrzeiten, wiederkehrende Aufgaben und eine Ebene von Teilaufgaben verwenden.
- Wichtige Aufgaben mit Stern markieren und Arbeit in mehreren Listen bündeln.
- Mit Assistant/Gemini Aufgaben per Stimme oder Prompt hinzufügen und verwalten.
- Keine Zusammenarbeit, für persönliches Aufgaben-Tracking gedacht.
👉 Mehr erfahren: Google Tasks ↔ Notion synchronisieren • Beste To-do-Apps
Neuerungen 2024 bis 2025
Google hat Erinnerungen vereinheitlicht: Zeitbasierte Erinnerungen, die in Keep erstellt werden, erscheinen jetzt in Tasks und im Kalender. Das reduziert Silos und verpasste Hinweise.
- Keep: Einfache Textformatierung im Web (Überschriften, Fett, Kursiv, Unterstreichen) für übersichtlichere Notizen.
- Tasks: Engere Unterstützung durch Assistant/Gemini, um Aufgaben per Spracheingabe oder Prompt hinzuzufügen.
- Gesamteindruck: Keep zum Erfassen von Inhalten und Kontext, Tasks für Planung und wiederkehrende Abläufe.
Google Keep vs. Tasks: Alle Unterschiede
Beide Apps sind kostenlos und Teil von Google Workspace, lösen aber unterschiedliche Probleme. Das ist im Alltag wichtig.
1. Funktionen
Keep ist ein Notiz-First-Tool mit Checklisten, Bildern, Zeichnungen, Sprachnotizen und einfacher Textformatierung im Web. Unterstützt Labels, Farben, Anheften, Archivieren, Texterkennung (OCR) und „In Google Docs kopieren“.
Tasks ist Aufgaben-First: mehrere Listen, Teilaufgaben (eine Ebene), Fälligkeitsdaten/Uhrzeiten und Wiederholungen. Nur einfacher Text, dafür eng mit Gmail und Kalender verknüpft.
- Stärken von Keep: Umfangreiche Erfassung, Zusammenarbeit, ortsbasierte Erinnerungen, visuelles Board.
- Stärken von Tasks: Fristen, wiederkehrende Aufgaben, E-Mail-zu-Aufgabe, Kalender-Sichtbarkeit.
2. Benachrichtigungen und Erinnerungen
Keep unterstützt zeit- und ortsbasierte Erinnerungen. Zeitbasierte Erinnerungen werden mit Tasks synchronisiert und im Kalender angezeigt.
Ortsbasierte Trigger sind eine Besonderheit von Keep.
Google Tasks unterstützt zeitbasierte Erinnerungen und wiederkehrende Zeitpläne. Es gibt keine ortsbasierten Trigger, dafür erscheinen Aufgaben direkt im Kalender und lassen sich so leicht einplanen.
💡 Tipp: Wenn Sie ortsbasierte Hinweise und wiederkehrende Fristen möchten, nutzen Sie Keep für kontextbezogene Anstupser und Tasks für die terminierte Arbeit.
3. Oberfläche und Benutzererlebnis
Keep zeigt ein visuelles Board aus Karten, zwischen Raster- und Listenansicht umschaltbar. Ideal zum schnellen Scannen, Ziehen und Anpinnen wichtiger Notizen.
Tasks ist minimalistisch und schnell, meist als Seitenleiste in Gmail oder Kalender. Der Fokus liegt auf einer klaren Liste und schnellen Tastenkürzeln.
- Eigenständigkeit: Keep bietet eine vollständige Web-App, Tasks ist primär ein Seitenpanel.
- Suche: Keep hat eine starke Suche (inklusive Bilder über OCR), Tasks bietet eine einfache Suche.
4. Zusammenarbeit und Freigabe
Keep ermöglicht das Teilen von Notizen und die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit. Ideal für gemeinsame Listen, schnelle Planungen und leichtgewichtiges Brainstorming.
Tasks hat keine Freigabe oder Zuweisungen. Für Teamarbeit eignet sich ein Projekt-Tool oder Sie synchronisieren Tasks in einen zentralen Arbeitsbereich wie Notion.
👉 Mehr erfahren: Google Kalender freigeben • Zeitblocken-Leitfaden
Integrationen und Ökosystem
Keep integriert sich in Docs (Notizen kopieren), Drive und die Seitenleiste in Google-Editoren. Eine Chrome-Erweiterung ermöglicht das Speichern von Webinhalten in eine Notiz mit einem Klick.
Tasks ist eng mit Gmail und Kalender verzahnt, etwa für E-Mail-zu-Aufgabe und Planung. Aufgaben lassen sich zudem über Assistant/Gemini auf unterstützten Geräten hinzufügen.
Sie brauchen einen umfassenderen Workflow? Mit 2sync verbinden Sie Aufgaben und Termine mit Notion oder anderen Tools für eine zentrale Quelle der Wahrheit.
👉 Starten Sie hier: Google Tasks ↔ Notion • Notion ↔ Google Kalender • Todoist synchronisieren
Typische Workflows
Erfassen Sie Inhalte in Keep und überführen Sie Fälligkeiten anschließend in Tasks. So bleiben Ideen, Listen und Medien an einem Ort, während Ihr Kalender die Umsetzung steuert.
- Privat: Einkaufs- und Packlisten in Keep, Rechnungen und Termine in Tasks.
- Arbeit: Besprechungsnotizen und Screenshots in Keep, Action Items und Follow-ups in Tasks.
- Gemeinsamer Alltag: Familien-Einkaufsliste in Keep, persönliche Routinen als wiederkehrende Aufgaben in Tasks.
Einschränkungen und Nachteile
- Keep: Keine wiederkehrenden Erinnerungen, flache Struktur ohne Ordner, Erinnerungen beziehen sich auf die gesamte Notiz und nicht auf einzelne Checklistenelemente.
- Tasks: Keine Bilder/Dateien, keine Freigabe/Zuweisung, keine ortsbasierten Erinnerungen, Teilaufgaben nur eine Ebene.
- Beide: Doppelarbeit ist leicht möglich, wenn Sie beide Tools ohne einfache Regel kombinieren, zum Beispiel „Keep zum Erfassen, Tasks für Fristen“.
Fazit
Google Keep für Notizen, Google Tasks für To-dos.
Keep eignet sich, wenn Sie visuelle, gemeinsam bearbeitbare Notizen mit Medien und ortsbasierten Hinweisen benötigen. Tasks ist ideal, wenn Sie einfache Listen mit Fälligkeiten möchten, die in Kalender und Gmail leben.
Viele nutzen beide: Ideen in Keep erfassen, die Umsetzung in Tasks planen. Mit den Updates 2024 bis 2025 werden zeitbasierte Erinnerungen synchronisiert, sodass Hinweise überall erscheinen.
Wenn Sie über Googles Basisfunktionen hinauswachsen, verbinden Sie Ihren Stack: Google Tasks ↔ Notion synchronisieren oder koppeln Sie Aufgaben mit Terminen über Notion ↔ Google Kalender. So entsteht eine verlässliche, zentrale Informationsquelle.
