Google hat mehrere Produktivitäts-Apps, die für Neulinge verwirrend sein können. Selbst diejenigen unter uns, die es gewohnt sind, sie im täglichen Leben zu verwenden, kennen vielleicht nicht alle Unterschiede und Möglichkeiten, die sie bieten. In diesem Artikel werden wir uns mit Google Keep und Google Tasks beschäftigen. Während Ersteres eine funktionsreiche Plattform mit Multimedia-Integration bietet, ist Letzteres ein einfacher, aufgabenorientierter Ansatz, der sich nahtlos in den Google Kalender integrieren lässt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welches Programm Sie für Ihren speziellen Anwendungsfall verwenden sollten.

Wie haben wir diese Apps getestet?

Wir haben Google Keep und Google Tasks im Laufe der Jahre ausgiebig genutzt und uns mit ihren verschiedenen Funktionen vertraut gemacht. Unser praktisches Wissen über diese Tools basiert auf der kontinuierlichen und aktuellen Nutzung in verschiedenen Umgebungen und realen Szenarien, so dass wir ein tiefes Verständnis für ihre Fähigkeiten und Grenzen haben. Für diesen Artikel haben wir auch bestimmte Funktionen erneut getestet, um einen möglichst genauen und aktuellen Einblick in ihre Verwendung zu erhalten.

Google Keep vs. Tasks: Vergleichstabelle

Funktion Google Keep Google Tasks
Hauptaugenmerk Notizen und Multimedia-Notizen Aufgabenverwaltung und To-Do-Listen
Benutzeroberfläche Farbenfrohes und flexibles Layout Einfaches, schlankes Design
Zusammenarbeit Ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Notizen, Listen und Bildern Keine Funktionen zur Zusammenarbeit (außer mit Tools von Drittanbietern)
Erinnerungen Anpassbare Erinnerungen mit Optionen für Zeit und Ort Einfache Erinnerungen ohne ortsbezogene Optionen
Integration von Medien Unterstützt Bilder, Audio und Zeichnungen Reine Textaufgaben ohne Medienunterstützung
Aufgabenverwaltung Enthält Checklisten, aber weniger Fokus auf das Aufgabenmanagement Starker Fokus auf Aufgabenmanagement mit Fristen
Integration Lässt sich gut mit anderen Google-Diensten integrieren Nahtlose Integration mit Google, insbesondere mit Gmail und Google Calendar
Idealer Anwendungsfall Geeignet für Rich-Media-Notizen und kollaborative Projekte Am besten geeignet für die Verfolgung einzelner Aufgaben und einfache To-Do-Listen
Plattformen Web, ChromeOS, iOS, Android Web, iOS, Android
Preis Kostenlos Kostenlos

Wann Sie Google Keep wählen sollten

Google Keep Beispiel-Screenshot

Sie sollten sich für Google Keep entscheiden, wenn Sie es wünschen:

  • Checklisten und Notizen verwenden möchten, anstatt Aufgaben zu verwalten
  • Multimedia-Inhalte wie Bilder und Audio zu Ihren Notizen hinzufügen möchten
  • Ihren Notizen und Listen Mitwirkende hinzufügen möchten
  • Erinnerungen mit einem Ortsauslöser hinzufügen möchten
  • Eine farbcodierte Organisation haben
  • Einen dunklen Modus haben
  • Arbeiten Sie mit Etiketten
  • Eine eigenständige App haben
  • Einfaches Kopieren von Inhalten in Google Docs

Wann sollten Sie Google Tasks wählen?

Google Tasks Beispiel-Screenshot

Sie sollten Google Tasks wählen, wenn Sie:

  • Eine App zur Aufgabenverwaltung mit weniger Ablenkungen benötigen
  • Den Überblick über berufliche Verpflichtungen behalten möchten
  • Mit Fristen und Kalendern arbeiten
  • Ein einfaches und minimalistisches Design bevorzugen
  • Google Kalender und Google Mail häufig verwenden
  • Sie brauchen keine Zusammenarbeit oder gemeinsame Nutzung von Aufgaben
  • Verwenden Sie Unteraufgaben

Google Keep vs. Tasks: Was sind die Unterschiede?

Hier finden Sie alle Unterschiede zwischen Google Keep und Google Tasks.

1. Funktionen

Google Keep, ein Notizzetteldienst von Google, bietet eine vielseitige Plattform für verschiedene Arten von Notizen, darunter Texte, Listen, Bilder und Audio. Es zeichnet sich durch Funktionen wie die optische Zeichenerkennung (OCR) aus, mit der Nutzer Text aus Bildern extrahieren können, und die Möglichkeit, Sprachaufnahmen zu transkribieren.

Diese Web- und Mobilanwendung ist besonders benutzerfreundlich und bietet Optionen für ein- oder mehrspaltige Ansichten. Darüber hinaus können Notizen farblich gekennzeichnet und mit Etiketten kategorisiert werden, was die Organisationsmöglichkeiten verbessert.

Google Keep ermöglicht auch die Zusammenarbeit an Notizen in Echtzeit und ist damit ein multifunktionales Tool für persönliche und gemeinsame Notizen.

Google Tasks hingegen ist für die Verwaltung von To-Do-Aktivitäten konzipiert, von einfachen täglichen Aufgaben bis hin zu komplexen Projektmeilensteinen und der Verfolgung von Gewohnheiten. Mit diesem Aufgabenlistenmanager können Sie Aufgaben mit spezifischen Erinnerungen versehen und Benachrichtigungen über PC oder Telefon erhalten.

Einzigartig an Google Tasks ist die Erstellung von Unteraufgaben, mit deren Hilfe komplexe Aufgaben in kleinere, überschaubare Schritte aufgeteilt werden können. Google Tasks ist in Google Workspace-Anwendungen wie Google Mail und Google Calendar integriert und bietet so eine nahtlose Aufgabenverwaltung innerhalb des Google-Ökosystems.

2. Benachrichtigungen und Erinnerungen

Google Keep bietet eine einzigartige Funktion für standortbezogene Erinnerungen, wenn Sie Ihr Telefon bei sich tragen. Das ist sehr praktisch für Aufgaben, an die Sie sich an bestimmten Orten erinnern müssen. So können Sie z.B. eine Erinnerung einstellen, um einen Kollegen etwas zu fragen, das mit der Arbeit zu tun hat, wenn Sie im Büro ankommen, oder Sie können sich daran erinnern lassen, dass Sie bestimmte Artikel kaufen müssen, wenn Sie den Supermarkt betreten.

Diese Funktion verbessert die Aufgabenverwaltung, indem sie Aufgaben mit realen Orten verknüpft. Das Einrichten dieser Erinnerungen ist ganz einfach:

  1. Wählen Sie eine Notiz aus.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erinnere mich an Glocke.
  3. Wählen Sie Ort auswählen, um den gewünschten Ort einzugeben und zu speichern.

Im Falle von Google Tasks konzentriert sich die App auf zeitbasierte Erinnerungen, die es dem Nutzer ermöglichen, bestimmte Daten und Zeiten für Aufgabenbenachrichtigungen festzulegen. Das Einstellen einer Aufgabenbenachrichtigung ist einfach:

  1. Wählen Sie eine Aufgabe.
  2. Wählen Sie das Bearbeitungssymbol.
  3. Wählen Sie das Datum oder fügen Sie eine Uhrzeit hinzu.
  4. Optional: Legen Sie fest, dass sie als wiederkehrende Aufgabe wiederholt wird.

Der Benutzer kann die Häufigkeit und die spezifische Terminierung dieser Benachrichtigungen anpassen, was es zu einem zuverlässigen Werkzeug für die Verwaltung von Fristen und die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben macht.

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3. Schnittstelle und Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzeroberfläche von Google Keep zeichnet sich durch ihren Schwerpunkt auf Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit aus. Das saubere und übersichtliche Design ermöglicht es den Nutzern, sich ohne Ablenkungen auf das Notieren zu konzentrieren.

Dieser benutzerfreundliche Ansatz wird durch die Drag-and-Drop-Funktionalität ergänzt, die eine einfache Verwaltung und Organisation von Notizen ermöglicht. Darüber hinaus unterstützt Google Keep Tastenkombinationen, was die Effizienz bei der Bearbeitung von Notizen und der Navigation erhöht.

Google Tasks zeichnet sich durch eine klare und einfache Benutzeroberfläche aus, bei der die schnelle und effiziente Organisation von Aufgaben im Vordergrund steht. Die Einfachheit des Designs ist vor allem für Nutzer von Vorteil, die einen schnörkellosen Ansatz für die Aufgabenverwaltung suchen.

Die Integration mit dem Google-Ökosystem, einschließlich Gmail und Google Calendar, trägt zu einem nahtlosen Arbeitsablauf und einer automatischen Aufgabensynchronisierung bei. Eine der herausragendsten Funktionen ist die Möglichkeit, Aufgaben direkt aus Google Mail und auch aus Google Drive, Docs, Sheets oder Slides hinzuzufügen.

Wir finden, dass Google Keep einen einfacheren und unabhängigeren Zugriff über einen Computer bietet, denn wenn Sie Aufgaben nicht in Ihren Lesezeichen haben, müssen Sie zu Google Kalender navigieren und dann über die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke zu Aufgaben wechseln. Außerdem wird es nicht in der App-Box aufgeführt, wenn Sie eine Google-App verwenden.

Nichtsdestotrotz können Sie auch in Google Kalender bequem Aufgaben hinzufügen, löschen und verwalten.

4. Zusammenarbeit und Freigabe

Google Keep bietet robuste Funktionen für die Zusammenarbeit, mit denen Sie Notizen, Listen und Bilder mit anderen teilen können. Diese Funktionalität macht es zu einem ausgezeichneten Tool für Teamarbeit und gemeinsame Projekte. Nutzer können andere ganz einfach einladen, Notizen anzusehen oder zu bearbeiten, was eine Zusammenarbeit und Aktualisierung in Echtzeit ermöglicht.

Im Gegensatz dazu bietet Google Tasks keine Funktionen für die Zusammenarbeit; die einzige Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu ermöglichen, wäre die Verwendung eines Tools eines Drittanbieters. Google Tasks ist für die individuelle Aufgabenverwaltung konzipiert und konzentriert sich ganz auf die persönliche Produktivität.

Das Fehlen von Tools für die Zusammenarbeit bedeutet, dass Google Tasks zwar hervorragend für persönliche To-Do-Listen und die Verfolgung von Projekten geeignet ist, aber weniger für Szenarien, die Team-Input oder gemeinsame Aufgabenverwaltung erfordern.

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Fazit

Google Keep eignet sich am besten für Nutzer, die einen optisch ansprechenderen und anpassbaren Ansatz für die Aufgabenverwaltung bevorzugen. Die Oberfläche, die einer Post-It-Tafel ähnelt, ermöglicht eine kreative Organisation mit Hilfe von Beschriftungen, Hashtags und Farbcodes und eignet sich daher hervorragend für diejenigen, die ihren Aufgabenlisten mehr als nur Text hinzufügen möchten.

Google Tasks hingegen ist für Benutzer gedacht, die eine minimalistische und unkomplizierte digitale Aufgabenliste bevorzugen. Es ist intuitiv und konzentriert sich ausschließlich auf die Aufgabenverwaltung. Sie können Aufgaben, Unteraufgaben und Listen erstellen, ohne durch zusätzliche Funktionen abgelenkt zu werden. Google Tasks ist besonders nützlich für Nutzer, die stark in das Gmail-Ökosystem eingebunden sind.

Ein wesentliches Problem von Produktivitäts-Tools wie Google Keep und Google Tasks sind die begrenzten Funktionen zur Zusammenarbeit und Anpassung. 2sync geht dieses Problem an, indem es die Integration mit einer Vielzahl von Tools anbietet und die Teamarbeit, Produktivität und Funktionalität verbessert. Wir konzentrieren uns auf die Synchronisierung mehrerer Tools mit Notion, wie Google Calendar und Todoist.

Notion ist ein zentraler Pfeiler für die Produktivität, denn es ermöglicht eine hochgradig anpassbare Aufgaben- und Projektverwaltung mithilfe von Vorlagen. Durch die Integration von Notion mit Google Calendar und Todoist über 2sync können Benutzer Aufgaben und Kalenderereignisse in einer der weltweit am häufigsten verwendeten Produktivitäts- und Organisations-Apps effizient synchronisieren und so einen kohärenteren und effizienteren Arbeitsablauf für Einzelpersonen und Teams jeder Größe schaffen.

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