Vos numéros de téléphone et vos adresses e-mail sont dans Google Contacts. Le client, le projet et la relance qui vont avec sont dans Notion. Faire concorder les deux, c'est là que ça coince, et personne ne vous prévient.
Il existe trois voies réalistes. Elles se distinguent moins par l'effort demandé que par ce qui arrive de l'autre côté : quels champs passent, si les modifications faites ensuite sont répercutées, et ce que deviennent les doublons au premier lancement.
Réponse rapide
Notion n'a pas de synchronisation native avec Google Contacts. Un import CSV copie un instantané qui ne sera jamais mis à jour. Une automatisation de type Zapier fait circuler les changements dans un seul sens par Zap. Un outil de synchronisation bidirectionnelle comme 2sync garde les deux côtés à jour, et c'est la seule voie ici où une modification faite dans Notion arrive dans Google.
Notion se synchronise-t-il nativement avec Google Contacts ?
Non. La page d'import de Notion liste les fichiers CSV, Markdown, Word, HTML et PDF, ainsi que quelques applications comme Evernote, Trello ou Asana. Google Contacts n'y figure pas. Au-delà d'un import ponctuel, il faut un outil externe.
Les trois voies en un coup d'œil
| Import CSV | Automatisation (Zapier) | Synchronisation bidirectionnelle | |
|---|---|---|---|
| Sens | De Google vers Notion, une fois | Un sens par Zap | Dans les deux sens, réglé par champ |
| Tourne seul | Non | Oui, sur déclencheur | Oui, toutes les 2 à 5 min avec 2sync |
| Met à jour les contacts existants | Non, ajoute des lignes | Seulement si vous créez une étape de mise à jour | Oui |
| Une modification dans Notion arrive dans Google | Non | Seulement avec un second Zap | Oui |
| Idéal pour | Un instantané ponctuel | Un flux à sens unique dans une chaîne plus longue | Un carnet d'adresses que vous modifiez en continu |
Ce qui survit à la synchronisation
La méthode décide de la quantité d'informations qui arrive, et de ce qui se passe quand une fiche change.
- Import CSV. Les colonnes que vous gardez dans l'export deviennent des propriétés Notion, une seule fois. D'après l'aide de Notion, les imports ajoutent des lignes et ne mettent pas à jour les lignes existantes. Réimporter une liste modifiée crée donc des doublons.
- Automatisation. Les champs ne circulent que si vous les associez dans chaque étape du Zap. Les déclencheurs Google Contacts de Zapier sont New Contact, New or Updated Contact et New Group.
- Synchronisation bidirectionnelle. C'est l'outil qui fixe la liste des champs. Avec 2sync, sept sont associés d'office et le reste de la liste Google Contacts s'ajoute à la main, chacun avec sa propre direction.
Voici ce qui fait l'aller-retour avec 2sync, et où sont les limites.
| Champ | Propriété Notion | À savoir |
|---|---|---|
| Nom complet, prénom et nom | Titre, Texte | Une modification d'un côté met l'autre à jour |
| E-mail, jusqu'à 3 | Les adresses supplémentaires vont dans Email 2 et Email 3, et chaque étiquette dans son propre champ | |
| Téléphone, jusqu'à 3 | Numéro de téléphone | L'étiquette Mobile, Domicile ou Travail arrive dans son propre champ, à côté du numéro |
| Adresse | Texte | La première se découpe en sept champs, du numéro de rue au pays, et un champ combiné reprend l'adresse entière ; les deux autres n'exposent que le pays et le libellé |
| Entreprise, fonction, surnom | Texte | Rien de particulier |
| Anniversaire | Date | L'année disparaît si Google n'en a pas |
| Photo | Fichiers | Les images volumineuses sont optimisées |
| Libellés | Sélection multiple | Un libellé créé dans Notion crée un groupe dans Google |
Les champs personnalisés de Google Contacts ne sont pas synchronisés. Pour une colonne supplémentaire, ajoutez une propriété qui existe uniquement dans Notion. La référence des champs détaille chaque champ et son type.
Méthode 1 : exporter un CSV et l'importer dans Notion
C'est la voie gratuite, adaptée à un instantané. Elle cesse d'être une bonne idée le jour où vous corrigez un numéro de téléphone.
Pour exporter depuis Google :
- Ouvrez Google Contacts, puis cochez les contacts voulus ou sélectionnez-les tous.
- Cliquez sur Exporter.
- Choisissez CSV Google, puis validez.
Pour importer dans Notion :
- Dans Notion, ouvrez Paramètres, puis Importer, puis CSV. Vous pouvez aussi taper
/csvdans une page. - Sélectionnez le fichier et associez chaque colonne à une propriété.
Trois limites comptent. Notion accepte 5 Mo par fichier CSV avec le forfait gratuit et 50 Mo avec les forfaits payants. Une nouvelle importation CSV ne peut pas créer de relations. Enfin, un import ultérieur ajoute des lignes au lieu de mettre à jour celles qui existent.
L'export Google contient bien plus de colonnes qu'un CRM n'en demande. Avant d'importer, supprimez celles que vous ne lirez jamais.
Méthode 2 : créer un Zap dans Zapier
Si vous utilisez déjà Zapier, un seul Zap fait arriver les nouveaux contacts Google dans Notion sans manipuler de fichier. Associez le déclencheur New Contact ou New or Updated Contact à une action Notion comme Create Data Source Item.
Le point faible, c'est le sens. Un Zap ne va que dans une direction. Pour renvoyer les modifications de Notion vers Google, il faut un second Zap, avec son déclencheur et son association de champs.
Zapier propose aussi Find or Create Data Source Item, qui cherche dans Notion avant d'écrire. C'est cette étape qui évite qu'un déclencheur ajoute deux fois la même personne.
Notre comparatif avec Zapier montre ce qui distingue un outil de synchronisation d'une plateforme d'automatisation, et les alternatives à Zapier pour Notion couvrent le reste du marché.
Méthode 3 : utiliser un outil de synchronisation bidirectionnelle
Un outil de synchronisation fait correspondre une base Notion et une liste Google Contacts, de sorte qu'une modification d'un côté apparaît de l'autre. Trois outils couvrent ce duo, chacun avec ses propres choix.
- 2sync synchronise les noms, les e-mails, les téléphones et leurs étiquettes, les adresses, l'entreprise, la fonction, l'anniversaire, la photo et les libellés dans les deux sens, règle la direction champ par champ et s'exécute toutes les 2 à 5 minutes selon l'offre.
- Unito associe nom, téléphone, e-mail, entreprise, site web et adresse. Son propre guide Google Contacts, mis à jour le 8 avril 2024, recommande un flux à sens unique de Google vers Notion, pour qu'une modification dans Notion ne touche jamais votre liste Google. Voir notre comparatif Unito et 2sync.
- SyncPenguin demande au premier lancement s'il faut fusionner les données existantes ou ne synchroniser que les nouvelles.
Choisissez selon la liste des champs, le sens voulu et le comportement au premier lancement, pas selon le logo.
Configurer la synchronisation bidirectionnelle avec 2sync, pas à pas
Comptez environ cinq minutes. Il vous faut un compte Google et un espace de travail Notion.
1. Connecter votre compte Google Contacts
Ouvrez la page de configuration Google Contacts et Notion et cliquez sur Connect Google Contacts. Connectez-vous à Google et autorisez l'accès à vos contacts, puis choisissez les groupes de contacts à synchroniser, ou tous.
2. Connecter Notion
Connectez votre espace de travail, puis choisissez la base à synchroniser. Prenez le modèle Contacts proposé par 2sync, ou collez le lien d'une base existante après avoir ajouté 2sync sous ••• > Add connections.
3. Associer les champs
Réglez chaque champ sur bidirectionnel, unidirectionnel vers Notion ou unidirectionnel vers Google Contacts. + Ajouter un champ affiche les champs facultatifs.
4. Ajouter un filtre
Cette étape est facultative. Ajoutez un filtre si vous voulez un sous-ensemble, par exemple Labels contient Clients.
5. Activer la synchronisation
Activez la synchronisation. L'assistant propose d'abord un test pour vérifier que tout fonctionne, ou de lancer directement la première passe.
Les contacts arrivent sous forme de pages, une par personne, avec les propriétés que vous avez associées. Un contact qui a une adresse e-mail, un téléphone, une entreprise et une date d'anniversaire ressemble à ceci côté Notion.
Si vous n'avez pas encore de base, notre modèle Circles of Trust gratuit est conçu pour cette synchronisation, et les meilleurs modèles de CRM Notion présentent d'autres options. Pour aller plus loin côté CRM, lisez comment construire un CRM personnel dans Notion.
Le guide de configuration Google Contacts détaille chaque écran.
Que deviennent les doublons au premier lancement ?
Une première synchronisation fait remonter les doublons que votre liste contient déjà. Chaque méthode les traite à sa façon.
- Import CSV. Rien n'est vérifié. Importez deux fois le même fichier et chaque ligne apparaît deux fois.
- Automatisation. Tout dépend de l'étape Find or Create que vous avez ajoutée, ou non.
- SyncPenguin. Il propose au premier lancement de fusionner les données existantes dans un sens, dans l'autre ou dans les deux, ou de les laisser telles quelles.
- 2sync. La documentation conseille de nettoyer d'abord dans Google avec l'outil « Fusionner et corriger ». Elle suggère aussi de ne synchroniser que les contacts porteurs d'un libellé, pour laisser de côté les fiches orphelines, et d'utiliser l'éditeur en masse pour supprimer les pages en double dans Notion.
Un bon premier lancement suit cet ordre :
- Fusionnez les doublons dans Google.
- Appliquez un filtre par libellé.
- Synchronisez un petit groupe.
- Vérifiez le résultat.
- Élargissez ensuite le filtre.
La limite de 25 000 contacts
Google Contacts permet d'enregistrer jusqu'à 25 000 contacts, soit 20 Mo, photos exclues, d'après sa page d'aide.
Deux autres limites comptent quand vous déplacez des contacts en masse. Google déconseille d'importer plus de 3 000 contacts à la fois et demande de découper les gros CSV, d'après son guide d'import. Côté 2sync, l'offre Solo couvre jusqu'à 3 000 éléments synchronisés, tandis que Premium et Pro n'ont pas de plafond.
Si vous approchez des 25 000, synchronisez un libellé comme Clients ou Partenaires plutôt que tout le carnet d'adresses. Votre base Notion reste ciblée, très en dessous de n'importe quel plafond.
Quelle voie choisir
- Une copie unique d'une liste que vous ne toucherez plus : l'import CSV.
- De nouveaux contacts qui arrivent dans un seul sens, comme une étape d'une automatisation plus longue : Zapier.
- Un carnet d'adresses que vous modifiez dans les deux applications, avec noms, téléphones, libellés et photos à jour : un outil de synchronisation bidirectionnelle.
Gardez Google Contacts et Notion synchronisés
Connectez Google Contacts, choisissez une base Notion, associez les champs et filtrez par libellé. Les changements d'un côté arrivent de l'autre en quelques minutes. L'offre Solo coûte 7 € par mois en facturation annuelle, ou 9 € au tarif mensuel, après un essai gratuit de 14 jours.
Si vos contacts sont dans Outlook plutôt que dans Google, la gestion des contacts Outlook comme CRM traite le même sujet pour Microsoft 365.
FAQ
Comment synchroniser Notion et Google Agenda ?
C'est une automatisation distincte de celle des contacts : 2sync relie un agenda Google et une base Notion dans les deux sens. Vous pouvez ensuite associer sa relation Attendees (participants) à votre base de contacts, l'adresse e-mail principale servant de clé. Le guide Google Agenda détaille la configuration.
Qu'est-ce qu'une intégration Notion ?
Une intégration relie Notion à une application que vous utilisez déjà, pour que les deux côtés affichent les mêmes données sans recopie. Avec 2sync, la synchronisation est bidirectionnelle pour Google Agenda, Google Tasks, Google Contacts, Google Sheets, Outlook Calendar, Outlook Contacts, Microsoft To Do et Todoist ; Gmail et Outlook Mail alimentent Notion dans un seul sens.
Où sont sauvegardés mes contacts Google ?
Dans votre compte Google, pas sur l'appareil : une fiche enregistrée dans le compte se retrouve sur Google Contacts et sur chaque appareil connecté, d'après l'aide de Google. Une synchronisation vers Notion n'y change rien : la liste de référence reste dans le compte Google, Notion en porte le contexte, et la synchronisation elle-même ne conserve aucune copie de vos contacts, seulement les métadonnées de connexion et les paramètres de configuration.
J'ai perdu mes contacts Google, que faire ?
Un contact supprimé reste 30 jours dans la corbeille de Google Contacts, d'où vous pouvez le récupérer, et Google permet aussi d'annuler en une fois toutes les modifications des 30 derniers jours (aide de Google). Dans 2sync, la suppression est désactivée par défaut : supprimer une page Notion ne vide pas votre carnet d'adresses.
Comment transférer mes contacts vers mon compte Google ?
Dans Google Contacts, ouvrez Importer, puis Sélectionner le fichier, et choisissez un fichier .csv ou .vcf, d'après l'aide de Google. C'est le sens inverse de l'export décrit plus haut, utile quand vos fiches viennent d'un autre carnet d'adresses ou d'un tableur.
Avertissement : les captures des interfaces Notion et Zapier présentées dans cet article proviennent de Notion et de Zapier.
