Google カレンダーのタスクの使い方と、時間を確保する方法

Google カレンダーには、多くの人が使いこなせていないタスク機能があります。日付と時刻を設定したタスクはグリッドに表示され、所要時間も入力すれば、会議と同じように時間を確保できます。右側のタスクのサイドパネルを使えば、カレンダーを離れずに ToDo の登録や完了のチェックもできます。

ただし、タスクと予定（イベント）は別のものです。混乱の多くはここから始まります。本記事では、パソコンとスマートフォンでの追加方法、タスクで時間を確保する設定、表示されないときの対処法、そして組み込み機能で足りなくなったときに Notion へ移す方法を解説します。

なお、標準アプリ単体としての正式名称は Google ToDo リストですが、Google カレンダー内のこの機能は一般に「タスク」と呼ばれるため、本記事では「タスク」で統一します。

タスクと予定の違い

Google カレンダーに置けるものは、予定とタスクの 2 種類です。この使い分けを取り違えることが、カレンダーが散らかって見える一番の原因になります。

• 予定（イベント）はアポイントメントです。開始時刻と終了時刻があり、参加者を招待でき、場所やビデオ会議のリンクを持てます。さらに自分の空き時間をブロックするので、他の人からは「予定あり」として見えます。
• タスクは ToDo です。タイトル、任意の説明、日付、任意の時刻、そして「完了」のチェックボックスを持ちます。誰かを招待することはありません。自分の時間を押さえるのは、所要時間を入力して「予定あり」にしたときだけです（時間を確保する方法は後述）。経費精算を出す、歯医者に電話する、ドラフトを確認する、といった自分のアクションアイテムに向いています。

実用的な目安はこうです。他の人が関わるなら予定にする。自分だけの ToDo ならタスクにする。

Gmail のサイドバー、専用アプリの Google ToDo リスト、カレンダー自体など、Google のどこで作ったタスクも同じ 1 つのリストに集約されます。カレンダーで追加したタスクは、Gmail にもそのまま表示されます。

Google カレンダーにタスクを追加する使い方

手順は、空いているグリッド枠から始めても「作成」ボタンから始めても短く、ほぼ同じです。

パソコン（Web 版）の場合：

1. Google カレンダーを開き、グリッドの空いている枠をクリックするか、左上の「作成」をクリックします。
2. 表示されたメニューで「タスク」をクリックします。
3. タイトルを入力し、日付と（必要なら）時刻を設定します。
4. 任意：リストを複数持っている場合は特定のリストに振り分ける、繰り返すタスクの場合のみ「繰り返し」をオンにする、説明を書き込む、などを行います。
5. 「保存」をクリックします。

スマートフォン（Android・iPhone）の場合：

1. Google カレンダーアプリを開き、右下の「+」ボタンをタップします。
2. 「タスク」をタップします。
3. タイトル・日付・時刻を入力し、リストを選び、必要に応じて繰り返しを設定します。
4. 「保存」をタップします。

時刻付きのタスクは、その時間帯のグリッド上にチェックマークアイコン付きのブロックとして表示され、通常の予定よりも薄い色合いになります。一方、時刻がないタスクは時間軸のグリッドには表示されず、その日の上部にある終日エリアにまとまります。

この 1 点でつまずく人が非常に多く、後述の「表示されない」対処法でも最初に確認したいポイントの 1 つです。

タスクで時間を確保する方法

所要時間を入力したタスクは、会議と同じようにその枠を押さえ、空き情報を「予定あり」にできます。Google のヘルプによると、設定はタスクの作成時に行います。

1. グリッドの空いている枠をクリックし、「タスク」を選びます。
2. 開始日時と、そのタスクにかける予定時間を入力します。
3. 空き情報を「予定あり」に設定します。
4. 「保存」をクリックします。

すでにあるタスクを時間ブロックにするには、タスクを開いて「時間を追加」をクリックします。

空き情報が「予定あり」のときは、「会議への招待を自動的に辞退する」もオンにできます。ただし、この設定とサイレント モードを使えるのは、仕事用または学校用のアカウントだけです。

制限が 2 つあります。繰り返すタスクには終了時刻を追加できません。サブタスクを設定したタスクは、繰り返せません。

1 週間分をまとめて組み立てたいときは、Notion のタイムブロッキング用テンプレートが週の計画の土台になります。

タスクのサイドパネルから管理する

カレンダーを離れずにタスクを処理する最速の方法が、タスクのサイドパネルです。右側のツールバーにある青いチェックマークのアイコンをクリックすると、自分が持つすべてのリストとともにパネルが開きます。

これは Gmail のサイドバーで見えるパネルと同じもので、リストもデータも共通です。ここでの操作がカレンダーの中だけに閉じ込められることはありません。

このパネルからは次のことができます。

• 「タスクを追加」からタスクを登録し、日付・時刻・リストをその場で設定する。
• 上部のドロップダウンからリストを切り替えて、仕事用と個人用を分ける。
• 円のアイコンをクリックして完了にする（完了したタスクは、折りたたまれた「完了」セクションに移動します）。
• 期日順または自分で決めた手動の並び順で並べ替える。
• カレンダー上部の「保留中のタスク」で、期限を過ぎた作業を探す。過去 365 日間の未完了のタスクが一覧で表示されます。

グリッド上では、時刻付きのタスクを別の枠へドラッグして再スケジュールできます。新しい時刻は次回の同期時にタスク側へ書き戻されるため、変更はそのタスクが表示されるすべての場所に反映されます。

繰り返しの作業には、タスクを開いて「繰り返し」を毎日・毎週・毎月・毎年・カスタムから設定します。グリッドに表示されるのは直近の一定数の回だけで、時間の経過とともに後の回が追加されていきます。

Google カレンダーにタスクが表示されないときは

タスクがグリッドから消える原因は、ほぼ次の 4 つのいずれかです。

1. 「ToDo リスト」カレンダーがオフになっている。 左側のサイドバーの「マイカレンダー」で「ToDo リスト」を探し、チェックボックスがオンになっているか確認します。オフになっていると、タスクは存在しているのにすべて非表示になります。これが最も多い原因です。
2. タスクに日付または時刻がない。 カレンダーに表示するには、タスクに日付が必要です。時刻がなければ時間軸のグリッドには出ず、各日の最上部にある終日エリアに置かれます。時間帯の枠に置きたい場合は、時刻を追加してください。
3. 完了したタスクが非表示になっている。 表示切り替えのメニューで「完了したタスクを表示」の選択が外れていると、完了済みのタスクはグリッドから消えます。もう一度選択すれば戻ります。サイドパネルで「完了」を展開し、タスクのチェックを外して未完了に戻すこともできます。
4. アプリの更新・再同期が必要。 Web 版ならページを再読み込みします。モバイルでは下に引っ張って更新し、表示中のアカウントで「タスク」レイヤーが有効になっているかをアプリのメニューで確認します。

組み込みのタスク機能でできないこと

Google カレンダーのタスクは、1 つの役割に非常に優れています。自分の ToDo を会議と同じグリッドに並べ、一日をタイムブロックで組み立てることです。ただし、フラットなチェックリスト以上を求めた瞬間に限界が見えてきます。

• 優先度もラベルもない。 高・中・低の優先度はなく、@自宅 や #買い物 のようなタグ付けもできません。唯一の構造はリストを分けることだけです。
• プロジェクトビューがない。 タスクはリストであって、プロジェクト管理ツールではありません。カンバンボードもガントチャートもロールアップも、リレーションでつないだデータベースもありません。
• 繰り返しに制限がある。 サブタスクを設定したタスクは繰り返せず、繰り返すタスクには終了時刻を追加できません。
• 1 つの画面、1 人だけ。 タスクは個人のものです。リストを共有したり、同僚のタスクを自分のカレンダーで見たりはできず、モバイルのウィジェットも一度に 1 つのリストしか表示しません。

すべての機能と制約の詳しい内訳は、Google ToDo リストの完全ガイドにまとめています。こうした不足が致命的なら、ツールを乗り換えるのも 1 つの選択肢です。最も多い乗り換え先は Todoist と Google ToDo リストの比較で詳しく扱っており、より広い候補はおすすめの ToDo リストアプリやおすすめのプランナーアプリのまとめでご確認いただけます。もう 1 つの選択肢は、登録は Google カレンダーのまま続け、その上に構造を Notion で重ねる方法です。

Google カレンダーのタスクを Notion に取り込む

Google カレンダーのタスクを限界まで使い込んだ人の多くは、同じものを求めています。いま使っている素早い登録はそのままに、そのタスクに優先度・プロジェクトとのリレーション・カスタムビュー、そして仕事の起点になる他の情報と並べて見えるダッシュボードを足したい、というものです。Notion はまさにその構造のために作られており、Google カレンダーの予定と Google ToDo リストのタスクを 1 つのフィルター付きビューにまとめて扱えます。

Notion には Google ToDo リストとのネイティブ接続がないため、連携は双方向同期のレイヤーを介して行います。タスクをグリッドのまま素早く登録したいなら、2sync を使うと、カレンダーのサイドパネルで作ったタスクが Notion のデータベースページとして表示され、日付・繰り返し・サブタスクの親子関係も Notion のリレーションで保持されます。Notion 側での変更は Google にも書き戻されます。登録は便利な場所（パソコンならカレンダーのグリッド、スマートフォンならタスクアプリ）のまま、構造は Notion 側で整えられます。同じ設定で Google カレンダーの予定を Notion に同期することもできるので、1 つの Notion ビューに会議とタスクを並べて表示できます。

ステップごとのセットアップ、フィールドの完全なリファレンス、各手法の横並び比較については、Notion と Google ToDo リストを同期する方法をご覧ください。

2sync を介して、Google ToDo リストのタスクと Google カレンダーの予定を 1 つの Notion ビューに同期した状態。

まとめ

Google カレンダーのタスクを使えば、自分の ToDo を会議と同じグリッドに並べられ、所要時間を入れれば枠も押さえられます。一日の計画を、2 つのアプリを行き来せずに 1 画面で立てられます。

タスクと予定の使い分けを押さえ、何も隠れないように「ToDo リスト」カレンダーをオンにしておけば、組み込みの機能だけでも日々のタイムブロックは十分にこなせます。

その先の管理は Notion に任せられます。Google カレンダーは登録とスケジュールの画面として使い続け、双方向同期で同じタスクを Notion へ運べば、組み込み機能にはない優先度・プロジェクト・ダッシュボードビューを手に入れられます。

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