Notion 하위 항목 만드는 방법 (3단계)

Notion의 하위 항목을 사용하면 데이터베이스 항목을 더 작고 추적 가능한 단계로 나눌 수 있어요. 데이터베이스 설정에서 기능을 켜면, 각 항목에 고유한 속성, 마감일, 담당자를 가진 하위 항목을 중첩할 수 있어요. 설정은 1분도 걸리지 않아요.

헷갈리기 쉬운 지점이 하나 있어요. 하위 항목은 작업 하나를 더 작은 조각으로 쪼개는 상위-하위 계층 구조예요. 작업 A가 끝나야 작업 B를 시작할 수 있는 식의 실행 순서는 종속성이 담당하는 별개 기능이고, 아래에서 따로 다뤄요.

1. 데이터베이스 선택

Notion에서 하위 항목을 만들려면 데이터베이스가 필요해요. 작업 추적기, 프로젝트 보드, 할 일 목록, 과제 추적기 등 어떤 데이터베이스든 사용할 수 있어요.

아직 데이터베이스가 없다면 Notion의 기본 제공 Tasks 템플릿을 사용하는 게 가장 빨라요. 새 페이지를 열고 /tasks를 입력한 다음 Tasks 데이터베이스를 선택하세요. 상태, 우선순위, 날짜 속성이 미리 설정돼 있어요.

2. 데이터베이스에 하위 항목 활성화

데이터베이스를 열었으면 다음 단계를 따르세요:

1. 데이터베이스 상단의 설정 메뉴를 여세요.
2. '데이터베이스 설정'에서 '추가 설정'을 선택하세요.
3. 이어서 나타나는 메뉴에서 '하위 항목'을 고르고 '하위 항목 켜기'를 누르세요.

중간의 '추가 설정'을 건너뛰면 하위 항목 메뉴가 열리지 않아요. 메뉴에 적힌 이름도 '하위 작업'이 아니라 **'하위 항목'**이에요. 이 단계에서 막히는 가장 흔한 원인이 바로 없는 이름을 찾는 거예요.

켜고 나면 Notion이 데이터베이스를 자기 자신과 연결하는 관계형을 만들어요. 이 관계형이 같은 데이터베이스 안의 항목을 상위 항목과 하위 항목으로 이어 줘요.

3. 상위 작업에 하위 항목 추가

하위 항목을 켜면 목록 보기에서 작업 위에 마우스를 올렸을 때 제목 왼쪽에 작은 화살표가 생겨요. 화살표를 클릭하면 하위 항목을 만드는 메뉴가 열리고, 거기서 이름과 속성을 지정하면 돼요.

다른 방법도 있어요:

• 드래그 앤 드롭: 기존 작업을 다른 작업 위로 끌어다 놓으면 즉시 하위 항목으로 중첩돼요.
• 페이지 열기: 페이지를 열고 '상위 항목' 관계형 속성에서 직접 상위 작업을 지정할 수 있어요.
• 다단계 중첩: 하위 항목에 또 다른 하위 항목을 추가할 수 있어요. 단계, 마일스톤, 개별 실행 항목이 있는 복잡한 프로젝트에 유용해요.

하위 항목 활용 팁

다양한 뷰에서 하위 항목은 어떻게 보이나요?

하위 항목은 모든 데이터베이스 보기에 나타나고, 어떤 모양으로 보일지는 설정 메뉴의 '하위 항목' > '표시 옵션'에서 직접 골라요. 보기 종류에 따라 선택지가 달라져요:

• 표, 목록, 타임라인 보기: '토글에 중첩 항목으로 표시'는 상위 항목의 토글을 열고 닫아 하위 항목을 보여 주는 트리 구조예요. '병합된 목록으로 표시'는 상위와 하위를 들여쓰기 없이 같은 높이로 늘어놓아요.
• 보드, 캘린더, 갤러리 보기: '카드 속성'을 고르면 상위 항목 카드에 하위 항목이 모두 표시돼요. 여기서도 '병합된 목록으로 표시'를 선택할 수 있어요.

프로젝트 전체를 단계와 마일스톤 단위로 내려다보고 싶다면 '토글에 중첩 항목으로 표시'가 맞아요. 하위 항목 하나하나를 독립된 작업처럼 다룰 때, 예를 들어 캘린더에 개별 일정으로 올릴 때는 '병합된 목록으로 표시'가 편해요.

하위 항목 진행률 추적 방법

Notion은 하위 항목의 진행률을 기본으로 보여주지 않지만, 롤업 속성으로 만들 수 있어요:

1. 데이터베이스에 새 롤업 속성을 추가하세요.
2. 롤업을 적용할 관계형으로 '하위 항목'을 선택하세요.
3. 연결된 페이지에서 읽어 올 속성을 고른 다음, 마지막으로 계산 방식을 지정하세요.

계산을 고르기 전에 알아 둘 게 하나 있어요. Notion이 문서로 공개한 롤업 계산 목록에는 체크된 비율을 세는 항목이 없어요. 백분율 계산은 '빈 값 세기(%)'와 '비어 있지 않은 값 세기(%)' 둘뿐이고, 둘 다 셀이 채워졌는지만 볼 뿐 체크박스가 켜졌는지는 보지 않아요. 체크박스에 백분율 롤업을 걸어도 완료율이 나오지 않는 이유예요.

실제로 쓸 만한 설정은 두 가지예요:

• 개수를 보고 싶을 때: 하위 항목의 아무 속성이나 지정하고 계산을 '모두 세기'로 두세요. 상위 작업마다 하위 항목이 몇 개 딸려 있는지 표시돼요.
• 완료율을 보고 싶을 때: 하위 작업이 끝나야 비로소 채워지는 속성, 예를 들어 완료 날짜 속성을 지정하고 계산을 '비어 있지 않은 값 세기(%)'로 두세요. 완료 날짜가 하나씩 입력될수록 비율이 올라가요.

어느 쪽이든 하위 항목이 바뀌는 순간 값이 알아서 갱신돼요.

하위 항목 필터링 및 정렬 방법

가장 빠른 길은 하위 항목 메뉴 자체예요. 설정 메뉴에서 '하위 항목' > '필터 옵션'을 열면(표시 옵션에 따라 '포함'으로 적혀 있기도 해요) 세 가지 중에서 고를 수 있어요:

• 상위 항목만: 필터에 맞는 상위 항목이 하위 항목 개수와 함께 표시돼요.
• 상위 항목 및 하위 항목: 필터에 맞는 상위 항목과 하위 항목이 함께 표시돼요.
• 하위 항목만: 필터에 맞는 하위 항목만 표시돼요.

세 가지가 모두 나오는 건 표, 목록, 타임라인 보기예요. 보드, 캘린더, 갤러리 보기는 '상위 항목만' 하나만 지원해요.

더 세밀하게 걸러야 한다면 '상위 항목' 관계형에 직접 필터를 거세요:

• 최상위 작업만: '상위 항목'이 비어 있는 항목으로 필터링하세요.
• 하위 항목만: '상위 항목'이 비어 있지 않은 항목으로 필터링하세요.
• 기한 지난 하위 항목: '상위 항목'이 비어 있지 않은 조건과 마감일이 오늘 이전인 조건을 조합하세요.

이 필터를 반복 작업 자동화와 결합하면 Notion 안에서 가벼운 프로젝트 관리 체계가 만들어져요. 구조를 더 넓게 잡고 싶다면 Notion 프로젝트 관리 가이드에서 전체 설계를 다뤄요.

주의할 제한 사항

• 자동 상태 롤업 없음: 모든 하위 항목을 완료해도 상위 작업이 자동으로 완료 처리되지 않아요. 수식을 쓰거나 상위 작업을 직접 체크해야 해요.
• 대규모 데이터베이스 성능: 수천 개의 항목과 깊은 중첩(4단계 이상)이 있는 데이터베이스는 속도가 느려질 수 있어요. 대부분의 워크플로우에서는 2~3단계 중첩이 가장 적합해요.
• 종속성은 별개 기능이에요: 하위 항목은 상위-하위 계층 구조라서, 그 자체로는 작업 A가 끝날 때까지 작업 B를 막아 두는 순서를 강제하지 않아요. 그 순서를 잡아 주는 게 종속성이고, 켜는 자리도 '데이터베이스 설정' > '추가 설정' > '종속성'으로 같아요. 켤 때 날짜를 자동으로 옮길 방식을 '날짜가 겹칠 때만 이동', '항목 간 시간 이동과 유지', '자동으로 날짜 이동 금지' 중에서 고른 다음 '종속성 켜기'를 누르면 돼요. 주로 타임라인 보기에서 써요.

규모가 큰 프로젝트에서는 계획은 Notion에 두고 실행은 작업 앱에서 하는 경우가 많아요. 양방향 동기화를 걸어 두면 양쪽에 같은 내용을 다시 입력하지 않아도 상태가 맞춰져요. Todoist 연동과 Google Tasks 연동은 상위-하위 관계를 목록 하나로 뭉개지 않고 Notion 관계형으로 그대로 보존해요. 방법별 비교는 Notion과 Todoist 동기화하는 방법에서 다뤄요.

결론

하위 항목을 켜는 데는 1분도 걸리지 않아요. 켜고 나면 데이터베이스 항목마다 실행 단계를 안에 정리해 둘 수 있고, 상태나 마감일, 담당자처럼 이미 쓰던 속성이 그 단계에도 그대로 붙어요.

정작 발목을 잡는 건 설정이 아니라 용어예요. Notion 메뉴에서 기능 이름은 '하위 항목'이고, 중첩에 쓰이는 속성 이름은 '상위 항목'이에요. 설정에서 '하위 작업'을 찾으면 아무것도 나오지 않아요.

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